Situácia, keď sa podnikatelia stretávajú s potrebou okamžitých dokumentov, nie je ani zďaleka nezvyčajná. Príspevky môžu byť potrebné pre daňovú kontrolu, dôchodkový fond alebo pre uloženie v archíve.
Je prísne zakázané lepiť dokumenty alebo upevňovať zošívačkou. Aby ste predišli problémom a nezískali si reputáciu negramotnej osoby, musíte vedieť, ako flash dokumenty v súlade so všetkými požiadavkami.
Všeobecné pravidlá
Na prvý pohľad sa môže zdať, že v záväzných dokumentoch by nemali vzniknúť žiadne ťažkosti, ale nie je to úplne pravda. K procesu sa musí pristupovať zodpovedne, aby dokumenty boli v správnej forme. Mnoho tlačiarní môže túto prácu vykonať za stanovený poplatok av krátkom čase, ale nie každý podnikateľ riskuje zverenie dôležitých dokumentov cudzincom. Aby sa služby profesionálov nevyužívali zakaždým, je potrebné zistiť, ako správne dokumenty Flash rýchlo vytlačiť.
Štruktúry dohľadu neposkytujú podnikateľom konkrétne usmernenie v tejto záležitosti, preto sa s tým musíte vysporiadať sami. Informácie možno získať z usmernení v oblasti kancelárskej práce.
Šiť papier s niťou
Ako Flash dokumenty týmto spôsobom? Za týmto účelom pripravte príslušenstvo. Musíte mať nite, ihly a lepidlo. Proces pozostáva z troch etáp:
- Príprava dokumentov. Všetky papiere musia byť usporiadané v správnom poradí a očíslované ceruzkou v rohu listu. Otvory môžu byť vyrobené pomocou šrotu alebo pomocou dierovača. V prípade, že je veľa papierov a nie je možné ich prepichnúť dierovačom, stojí za to použiť ostrý klinec a kladivo. Počet dier závisí od dôležitosti a účelu dokumentu. Vysoko citlivé dokumenty sú zošité do piatich otvorov, aby sa zabránilo falšovaniu letákov. Otvory by mali byť umiestnené vľavo, v strede voľného poľa. Vzdialenosť by mala byť približne tri centimetre od jednej punkcie k druhej.
- Write-off. Aby ste pochopili, ako spojiť dokumenty vláknami, musíte poznať dôležité nuansy. Vo väčšine prípadov sa zvyčajne používa povraz alebo nite LS-210. Povolené sú aj iné trvalé vlákna. Proces je potrebné začať od zadnej strany otvoru, ktorý je umiestnený v strede. Zvyčajne sa dokumenty zošívajú dvakrát, aby sa dosiahla požadovaná sila. Niť sa privedie k zadnej časti stredného vpichu a je zviazaná uzlom. Ak potrebujete pripevniť papiere, ktoré nemajú osobitnú hodnotu, môžete použiť bežné vlákno.
- Certifikácia dokumentu. Pre správnu certifikáciu papiera je potrebné pripraviť malý list s rozmermi 4 x 5 cm, ktorý musí byť prilepený k zväzku tak, aby boli konce nite voľné. Na hárku musíte uviesť počet podaných príspevkov v číslach a slovách, ako aj pozíciu, priezvisko a iniciály zodpovednej osoby. Certifikačný orgán potom podpíše svoj podpis a pečať, ak existuje. Okraje podpisu a pečate musia presahovať nálepky na letáku.
Ako pripraviť doklady na daňovú kontrolu?
Každý podnikateľ je povinný poskytovať rôzne správy o svojej činnosti, takže je nevyhnutná znalosť toho, ako je potrebné doložiť daňovú dokumentáciu. Aby sa predišlo nezrovnalostiam, odporúča sa prekonzultovať so zodpovednou osobou pravidlá týkajúce sa vyhotovenia písomností.
K hotovému dokumentu by mal byť zoznam všetkých priložených dokumentov. Zoznam musí byť priložený na samom začiatku prípadu a očíslovaný samostatne.Je tiež potrebné uviesť dátumy dokumentov a počet listov. Je potrebné si uvedomiť, že číslo je umiestnené na listoch, nie na stranách. Ak ide o dokument s viacerými zväzkami, listy každého zväzku sa očíslujú osobitne.
Pre daňové úrady je potrebné dokumenty flash do 3 otvorov, nič viac a nič menej. Vzdialenosť medzi vpichmi by mala byť viac ako tri centimetre. Musíte ich usporiadať do polí na ľavej strane. Otvory sa vyrábajú pomocou hrubej alebo hrubej ihly. Prepichnutia by mali byť v strede poľa, aby bol text jasne viditeľný. Všetky otvory musia byť vyrobené tak, aby boli presne pod sebou.
Aké vlákno šiť?
Doklady pre daň musia byť prešité iba prepichovacou ihlou pomocou povrazu alebo nite LS-210. V extrémnom prípade je povolené niekoľkonásobné lemovanie nylonovou niťou.
Vlákno sa zobrazí na zadnej strane posledného listu. Konce, ktorých dĺžka nesmie byť väčšia ako 6 cm, musia byť zviazané. Nálepka je vyrobená v súlade so všeobecne uznávanými pravidlami a je osvedčená podpisom a pečaťou. Konce nite by mali byť voľné.
Ak sa dokument bude uchovávať dlhšie ako desať rokov, musí sa vykonať päť vpichov. V takom prípade by nálepka mala byť vyrobená z hodvábneho papiera.
Obal dokumentu
Musíte vedieť nielen to, ako na dokumenty flash, ale aj ako si vybrať obal. Môžu byť troch typov: štandardný, neštandardný a typ používaný na dlhodobé skladovanie papiera. Rozmery krytu sú spravidla 229 x 324 mm, používajú sa pre listy A4.
Ak je dokument väčší, musíte si vytvoriť vlastný obal. Za týmto účelom môžete kontaktovať tlačiareň alebo si ju vyrobiť sami. Papiere, ktoré je potrebné skladovať dlhšie ako 25 rokov, by mali byť orámované silným obalom z hrubej lepenky. Ak sa má dokument preniesť do štátneho archívu, obalový materiál by nemal obsahovať kyseliny.
4-otvorový firmvér
V závislosti od toho, ako dlho sú dokumenty uložené, môže byť vykonanie dvoch typov:
- Čiastočné, v ktorých listy nemôžu byť očíslované. V takom prípade nie je potrebné zostavovať súpis a certifikačný list. Tento dizajn je povolený pre dokumenty, ktoré sa neuchovávajú dlhšie ako desať rokov.
- Úplné vykonanie je potrebné, ak boli dokumenty v archíve viac ako desať rokov. V takomto prípade musíte dokumenty Flash preblikať do 4 otvorov.
Obal by mal byť pevný, vyrobený z hrubej lepenky, ktorej hrúbka je 0,35 - 1,5 mm. Prvky popisu musia byť umiestnené v súlade s GOST 17914-72. Pri podávaní papiera musíte mať na pamäti, že text by mal byť dobre prečítaný. Musia byť odstránené všetky kovové prvky, ako sú kancelárske sponky a svorky.
Pre firmvér v 4 otvoroch musíte pripraviť šrób, upínací prípravok na upínanie, veľké ihly a nite. Ak je k dispozícii veľa plachiet, je lepšie vyvŕtať.
Jemnosti archívneho šitia
Pred blikaním dokumentov musíte skontrolovať všetky dokumenty a usporiadať ich v správnom poradí. Listy zásob by sa mali očíslovať osobitne. Nakoniec je potrebný svedok.
Ak je puzdro čiastočne vyplnené, musí sa lepenka nanášať hore a dole. V prípade úplného prevedenia je potrebné steh a spojiť pomocou PVA lepidla.
Na upevnenie balenia by ste mali použiť útlak alebo špeciálne zariadenie. Dolná a horná punkcia by mala byť umiestnená vo vzdialenosti 30 mm od okrajov polí. Zostávajúce dva otvory sú umiestnené vo vzdialenosti asi 80 mm od extrémnych vpichov.
Konce závitu musia byť navlečené do rôznych ihiel a držané v stredných vpichoch na prednej strane. Závit je zobrazený zozadu cez extrémne vpichy na prednú stranu. Ďalej navlečené do susedných otvorov. Konce musia byť zviazané zozadu.
záver
Správne podávanie správ a správa dokumentov je jedným zo základných aspektov úspešného podnikania. Manažéri by preto mali k tejto záležitosti pristupovať so všetkou zodpovednosťou a vedieť, ako správne prepláchnuť dokumenty.
