Dejiny vývoja takejto kategórie, ako je audit, považujú mnohí autori odlišne. Zodpovedajúca definícia v preklade z latinčiny sa interpretuje ako „vypočutie“ a používa sa v praxi na overenie. Pod auditom sa teda rozumie audit vykonaný nezávislým odborníkom zameraný na konkrétnu činnosť alebo jav. Z tohto dôvodu rozlišujú medzi technickými, prevádzkovými, environmentálnymi a logistickými auditmi, o ktorých sa hovorí v tomto článku. Čo znamená prezentovaná kategória? Ako sa líši od ostatných? Aké typy logistického auditu existujú? Odpovede na tieto a ďalšie rovnako dôležité otázky nájdete v procese čítania nášho článku.
Koncepcia a organizácia logistického auditu
Dnes spolu s koncepciami finančného, účtovného, technického a iného typu auditu zaujíma dôležitú pozíciu aj logistický audit. V prvom rade je jeho činnosť zameraná na zníženie nákladov na logistiku a zvýšenie efektívnosti podniku ako celku.
Logistický audit by sa mal chápať ako komplexný audit efektívnosti logistických subsystémov. Úlohou logistického auditu pri výbere logistickej stratégie je identifikovať „problémové oblasti“. V procese sa tak vytvára strom vzťahov medzi nimi, ktoré sú príčinnej povahy. Okrem toho sa vykonáva rozsiahly ekonomický výpočet so zreteľom na predaj, využitie priestoru a správu zásob. Organizácia auditu logistiky a fázy správania sa priamo týkajú týchto druhov inšpekcií:
- Audit obstarávania, tj logistika.
- Plánovací audit podľa schémy „tržby - výroba - nákupy“.
- Audit logistických nákladov na skladovanie, balenie, skladovanie a pohyb obchodovateľných výrobkov.
- Audit distribúcie predajných výrobkov v súlade s dodávateľským reťazcom.
Výsledky auditu logistiky
Teoretický základ systému auditu logistiky zahŕňa okrem organizačného problému aj výsledok postupu vo forme správy obsahujúcej tieto informácie:
- Posúdenie skutočného stavu vo vzťahu k logistickému systému podniku.
- Zoznam technických, informačných, organizačných a technologických odporúčaní na zlepšenie všetkých logistických subsystémov.
- Posúdenie potreby určitých zmien.
- Predbežná (potenciálna) návratnosť investícií.
Výsledky, ktoré sa oznamujú po postupe, ako je audit logistických systémov, sa zvyčajne týkajú vhodnosti určitých projektov týkajúcich sa týchto bodov:
- Vypracovanie stratégie z hľadiska logistickej zložky štruktúry.
- Reengineering (návrh) systému alebo subsystému logistiky. Pozoruhodným príkladom tohto riešenia je návrh skladového komplexu.
- Vytvorenie systému súvisiaceho s reguláciou logistických obchodných procesov.
Logistický audit a jeho hlavný princíp
Kľúčovým princípom logistického auditu je vyvíjajúci sa pohyb zo všeobecného na konkrétny. Inými slovami, postup začína kontrolou cieľov globálnej štruktúry a končí dôvodmi zmeškaných príležitostí, nízkou produktivitou a nízkou účinnosťou.Po vypracovaní všeobecných otázok zahŕňa logistický audit podniku podrobnú štúdiu o logistických funkčných oblastiach v spoločnosti.
V súlade s vyššie uvedeným princípom sa teda skúmajú súčasné stratégie podniku, ktoré môžu plne ovplyvniť organizáciu z hľadiska pohybu tokov hmotnej prírody. Na to je v každom prípade nevyhnutná analýza poslania spoločnosti, ako aj stratégie výroby, marketingu a obstarávania spoločnosti. Audit logistických systémov s jeho posledným krokom zahŕňa vytvorenie databázy. Môže sa teda použiť na vyhodnotenie činnosti týchto systémov v podniku.
Na implementáciu postupu uvedeného v článku sa vytvára tím, ktorý zahŕňa predstaviteľov logistických služieb a ďalších funkčných oddelení spoločnosti (účtovníctvo a financie, predaj a marketing, obstarávanie a výroba, informačné služby atď.). Je dôležité dodať, že napríklad logistický audit dopravného systému podniku sa vykonáva za prítomnosti odborníkov tretích strán. Navyše, študenti špecializovaných vysokých škôl sú často priťahovaní implementáciou postupu. Tento krok je nepochybne vhodný, pretože pre začiatočníkov tak či onak potrebujeme praktický základ na dosiahnutie cieľov stanovených v profesionálnom pláne.
Etapy zostavovania pobočiek auditu logistiky
Moderní vedci rozlišujú niekoľko fáz logistického auditu, medzi ktorými sú predbežné, hlavné a podľa toho aj konečné. Na úvod by bolo vhodné zvážiť predbežnú fázu logistického auditu.
Počas prvých dvoch až troch dní teda odborníci študujú funkčné oblasti výroby, dodávky, predaja a marketingu predajných výrobkov. Potom logistickí odborníci počas celého týždňa spracúvajú výsledky výskumu a pripravujú zoznam logistických funkcií, ktoré sú tak či onak dôkladne overené. Záverečná fáza auditu logistiky v tejto fáze obsahuje znenie otázok pre dotazníky a rozhovory, ako aj zostavenie zoznamu ukazovateľov, podľa ktorých sa bude vykonávať hodnotenie logistických funkcií.
Hlavná fáza auditu logistiky
Na úvod je potrebné poznamenať, že hlavná etapa takéhoto rozsiahleho postupu je klasifikovaná ako interné a externé audity. Táto kapitola pojednáva o audite logistických nákladov pomocou príkladu priemyselného podniku a jeho hlavnej etapy. Východiskovým bodom vnútorného auditu je pohovor s vedúcim podniku. Následne sa vykonáva logistický audit v súlade s týmito oblasťami:
- Prvý smer spočíva v prieskume zamestnancov funkčných oddelení spoločnosti o otázkach, ktoré sa tak či onak týkajú logistiky (predaj, sklady, preprava).
- Druhý smer spočíva v práci so vzorkou podnikovej dokumentácie.
- Treťou oblasťou je zhromažďovanie informácií v súlade so zmluvami o dodávkach na štatistickú analýzu predaja a nákupu obchodovateľných výrobkov.
V procese interného logistického auditu sa používa systém ukazovateľov, ktoré sú rozdelené do nasledujúcich skupín:
- Prvá skupina obsahuje ukazovatele obsluhy externých a interných zákazníkov, ako aj hodnotenie kvalitatívnych charakteristík služby, ktoré by mali zahŕňať schopnosť zásadne meniť vlastnosti objednávok v súlade s požiadavkami zákazníkov, čas vykonávania objednávok a stabilitu vzhľadom na túto dobu.
- Druhá skupina obsahuje ukazovatele, ktoré priamo súvisia s nákladmi na finančné prostriedky na vykonávanie logistických operácií a postupov.V procese analýzy nákladov vyhodnoťte pomer „náklady - prínosy“. To znamená výhody, ktoré zákazníci získajú prijatím a ďalšou implementáciou určitých rozhodnutí v spoločnosti.
- Tretia skupina má niekoľko ukazovateľov použitia vlastného vozového parku vozidiel (železničných koľajových vozidiel) alebo skladovacích zariadení, medzi ktorými je koeficient uplatňovania nosnosti vozidla, koeficient použitia objemu uskladnenia atď.
Externý audit
Ako sa ukázalo, hlavná etapa postupu zvažovaného v článku obsahuje také typy logistického auditu, ako sú interné a externé. V tejto kapitole je vhodné sa s nimi oboznámiť. Je dôležité poznamenať, že je rozumné stanoviť východiskový bod pre externý audit, len ak je zaručené dokončenie postupu interného auditu. V tejto fáze sa teda uskutočňuje štúdia očakávaní a požiadaviek klientov, aby sa určil optimálny výkon podniku; posúdenie techník používaných konkurentmi; hodnotenie úrovne materiálových tokov služieb zákazníkom atď.
Je potrebné poznamenať, že externý logistický audit sa vykonáva formou zasielania osobitne pripravených dotazníkov alebo selektívnych rozhovorov priamo so zástupcami obsluhovaných spoločností, ako aj kupujúcimi z rôznych miest v geografickom pláne alebo s iným objemom nákupov. Je dôležité doplniť, že štandardné dotazníky sa bez problémov úplne prispôsobia každej kontrolovanej štruktúre. Okrem toho sú spravidla rozhovormi nielen vedúci predstavitelia spoločnosti alebo jej jednotlivých divízií, ale aj konkrétni zamestnanci v súlade s ich oblasťou pôsobenia.
Podľa výsledkov externého auditu je teda možné sformulovať konkrétne odporúčania pre štruktúru a uviesť tie zmeny, ktoré je potrebné vykonať v súčasnom logistickom systéme v čase auditu.
Záverečná fáza
Po dokončení hlavnej fázy auditu logistiky je potrebné pripraviť tieto analytické správy:
- Prvá správa, vypracovaná v súlade s analýzou zoznamu zásob, obsahuje informácie o sortimente surovín a obchodovateľných výrobkov, zásob podľa skupín, kategórií alebo pozícií, odhady obratu položiek podľa zoznamu zásob.
- Druhá správa obsahuje analýzu peňažných tokov v spoločnosti aj mimo nej. Napríklad podrobný opis pohybu peňažných tokov cez sklad vo všeobecnosti a objem peňažných tokov v súlade s každou logistickou operáciou osobitne. Je dôležité poznamenať, že v segmentoch línie medzi skladovacími oblasťami je tiež dôležité uviesť výšku peňažných tokov. Získané výsledky sa používajú na stanovenie počtu ťahačov a vozidiel na vnútorné skladovanie.
- Tretia správa je venovaná vybaveniu podniku zdrojmi. Relevantné informácie teda zahŕňajú klasifikáciu a vlastnosti zariadení na manipuláciu s materiálom. Hlavným účelom opisu nie je nič iné ako posúdenie materiálnej a technickej základne relevantnej pre podnik.
Zhrnutie informácií
Ako sa ukázalo, audit logistiky sa vykonáva s cieľom zistiť nedostatky v logistickom systéme štruktúry. Po identifikácii „úzkych miest (oblasti so zvýšeným rizikom), tak či onak, odborníci v oblasti logistiky vypracujú odporúčania na nápravu zistených problémov. Tieto odporúčania sa samozrejme používajú na zlepšenie úrovne služieb pre existujúcich zákazníkov, na nájdenie nových zákazníkov a na zlepšenie riadenia peňažných tokov.
Príklad auditu logistiky
V tejto kapitole by bolo vhodné zvážiť postup auditu logistiky pomocou konkrétneho príkladu.Audit skladu nie je nič iné ako hľadanie metód na zlepšenie činnosti skladu v rámci expresnej štúdie skladových procesov a zdrojov. Vyššie uvedené podujatie sa môže uskutočniť jednorazovo aj priebežne. Ako už bolo uvedené, audit logistiky sa zameriava najmä na zistenie nedostatkov v organizácii skladu, ako aj v jeho práci. V tomto prípade je okrem toho vhodné vytvoriť určité návrhy na odstránenie zistených nedostatkov. Osobitnou úlohou postupu uvedeného v článku je často opodstatnenie automatizácie skladu.
Logistický audit sa často považuje za povinný krok predchádzajúci implementácii systému WMS. Výsledky výskumu a príslušné odporúčania logistických odborníkov nám teda umožňujú nájsť najoptimálnejšie možnosti skladovania komerčných produktov, ako aj optimalizovať implementáciu skladových operácií, počet zamestnancov, nakladanie atď. Inými slovami, logistický audit tak či onak prispieva k realizácii toho, čo je potrebné urobiť v sklade, aby sa pred automatizáciou dostal do absolútneho stavu.
Logistický audit v praxi
Logistický audit skladu zahŕňa tieto operácie:
- Analýza infraštruktúry.
- Analýza technického procesu.
- Analýza príslušných dokumentov.
- Analýza počítačových a informačných systémov.
- Vypracovanie návrhov a odporúčaní na zlepšenie situácie.
- Výpočet z hľadiska štúdie uskutočniteľnosti pre implementáciu systému WMS.
V procese logistického auditu skladu sa používajú tieto nástroje:
- Rozhovory so zamestnancami spoločnosti.
- Dohľad nad pracovným tokom v sklade.
- Analýza relevantnej dokumentácie vrátane pracovných pokynov, plánovania, rozloženia atď.
Výsledky logistického auditu v sklade sú tieto položky:
- Zoznam skutočných problémov podniku.
- Odporúčania na riešenie existujúcich problémov.
- Odôvodnenie potreby zavedenia automatizovaného systému.