Osobné doklady sú doklady vydané štátnymi orgánmi, ktoré obsahujú biografické informácie na identifikáciu vlastníka. Vyžadujú sa pri transakciách s nehnuteľnosťami, získavaní pôžičiek, kúpe lístkov. Rovnako ako registrácia pracovných vzťahov.
Klasifikácia dokumentov
Na klasifikáciu dokumentov podľa zásady pôvodu a podobnosti.
Podľa pôvodu existujú typy dokumentov:
- súkromného;
- oficiálne.
Dokument súkromného pôvodu je papierové médium vytvorené jednotlivcom v jeho osobnom živote, ktoré nesúvisí s jeho pracovnou sférou alebo verejnými povinnosťami. Medzi takéto dokumenty patria listy, monografie súkromnej povahy, denníky, fotoalbumy.
Úradný dokument je zdrojom informácií vytvorených právnickou osobou, samostatným podnikateľom s cieľom plniť jej zákonné úlohy a ovplyvňovať sociálnu oblasť a oblasť práce.
Druhy dokladov
Medzi oficiálne rozlíšiť tieto typy osobných dokumentov:
- preukazy totožnosti;
- potvrdenie špecializácie, vzdelanie, kvalifikácia;
- potvrdenie veku;
- osobného charakteru.
Nie je možné nájsť prácu, ak sa vyššie uvedené dokumenty neposkytujú personálnej službe. Táto povinnosť zamestnanca je upravená v článku 65 Zákonníka práce Ruskej federácie. Hlavným dokladom preukazujúcim totožnosť osoby je pas.
Ale okrem pasu existuje veľa dokladov, ktoré ho môžu v prípade potreby nahradiť, identifikáciu. Ide o osvedčenie námorníka, vojenského opravára, vojenského preukazu totožnosti, povolenia na pobyt, rodného listu, cudzieho pasu atď.
Doklady o zamestnaní
Zamestnanie bude odmietnuté, ak sa v pozícii ustanovia odborné zručnosti a ak uchádzač nemá doklad o vzdelaní. Pre zdravotníckych pracovníkov je to okrem diplomu od lekárskeho ústavu a stáže osvedčenie o vyššej odbornej príprave a osvedčenie o práve poskytovať lekárske služby v konkrétnej špecialite.
Medzi dokumenty osobnej povahy patria sťažnosti, sťažnosti, písomné nároky, vysvetlenia.
Osobný súbor
Zoznam záležitostí nomenklatúry schvaľuje vedúci organizácie. Osobný spis nie je pre spoločnosti povinný. Výnimka pre vládne organizácie, kde sa vydávajú každému. Zamestnávateľ sa nezávisle rozhodne, či založí alebo nie. Hmatateľné výhody: osobné súbory poskytujú rýchle, aktuálne a úplné informácie o každom zamestnancovi. V prípade inšpekcií vykonávajúcich inšpekčné orgány, keď môžu byť naliehavo potrebné početné dokumenty zamestnancov, vykonávanie takýchto prípadov výrazne zjednodušuje postup. Všetky potrebné dokumenty na vytváranie priečinkov poskytuje samotný zamestnanec, niekedy však zamestnávateľ nezávisle zhromažďuje informácie na overenie novoprijatého zamestnanca, napríklad charakteristiky a odporúčania.
Počas pracovnej doby je zamestnanec zapojený do pracovného procesu: je možné presunúť ho na iné pracoviská alebo na iné pracovné miesta a uložiť disciplinárne sankcie alebo vyznamenania. Toto všetko je sprevádzané uverejňovaním osobných dokumentov, ktoré dopĺňajú osobný spis zamestnanca. Uzatvára sa po ukončení pracovných vzťahov so zamestnancom. Obdobie uchovávania osobných záznamov zamestnancov prepustených pred 1. januárom 2003 je 75 rokov a 50 rokov v prípade osobných údajov prepustených po 1. januári 2003. Prípady vedúcich organizácií, zástupcov akejkoľvek úrovne, zamestnancov s cenami a tituly sa ukladajú na neurčito.
Regulačná štruktúra dokumentov
Zloženie osobných spisov neupravuje žiadny akt. Zamestnávatelia určujú zoznam dokumentov nezávisle na základe špecifík organizácie. Prichádzajúce dokumenty sú rozdelené do niekoľkých kategórií.
Pri uzatváraní pracovnej zmluvy boli potrebné osobné doklady. Na základe toho sa vyplní pracovná zmluva, informácie sa vložia do programu 1C. Neexistuje spôsob, ako sa obísť bez pracovnej zmluvy, pasu, záznamu o zamestnaní, DIČ, SENINY.
Ak sa uchádzač uchádza o miesto vyžadujúce odborné vzdelanie, potom diplom. Ak je kandidát zodpovedný za vojenskú službu, potom vojenská karta. Pre niektoré kategórie zamestnancov je povinná lekárska správa na základe výsledkov lekárskej prehliadky.
Ďalšou kategóriou sú dokumenty, ktoré boli vytvorené počas pracovnej doby v organizácii. Patria sem kópie príkazov na prevody, vylúčenie.
A poslednou kategóriou sú dokumenty, ktoré vznikli pri ukončení pracovnej zmluvy. V závislosti od dôvodov prepustenia ide o rezignáciu, oznámenie o prepúšťaní, kópiu úmrtného listu a kópiu príkazu na prepustenie.
Vykonávanie obchodný dokument
Zamestnanci menovaní na príkaz generálneho riaditeľa zodpovední za udržiavanie pracovných tokov zamestnancov sú osobne zodpovední za bezpečnosť dokumentov. Ak sa informácie o zamestnancovi zmenia, osobný spis sa doplní, ale starý dokument sa nedá odstrániť. Zložky s puzdrami by mali byť v špeciálnej kovovej skrinke alebo v bezpečí. Po dosiahnutí cieľov spracovania je zakázané uchovávať osobné dokumenty zamestnancov. Keď sa dosiahne cieľ, pre ktorý boli požadované dokumenty, mali by byť z prípadu vylúčené a vrátené vlastníkovi na podpis. Ak nie je možné vrátiť sa, sú predmetom ničenia špeciálne určenou komisiou.