Kto sú administratívni pracovníci spoločnosti?

V súčasnosti je pracovná činnosť v administratívnej službe štruktúry často vnímaná ako počiatočné štádium kariéry alebo práca pre študentov prvého ročníka, čo si spravidla nevyžaduje serióznu prípravu. Čo sa myslí pod pojmom administratívny personál? Kto je v spojení do príslušnej kategórie? Prečo? Odpovede na tieto a ďalšie rovnako dôležité otázky nájdete v procese čítania tohto článku.

Spoločné vlastnosti

Napriek tomu, že administratívny personál často znamená iba začiatok rastu, veľa ľudí si vybuduje úspešnú kariéru a získava profesionálne uznanie v tejto oblasti. Títo zamestnanci nebudú nazývať túto prácu, ktorá si nevyžaduje primeranú kvalifikáciu a je mimoriadne ľahká. Aké sú povinnosti, ktoré služba zvyčajne vykonáva? Administratívni pracovníci vykonáva množstvo úloh súvisiacich s organizáciou základných obchodných procesov. Medzi ne patria tieto položky:

• Vedenie záznamov.
• Kontrola, pokiaľ ide o vykonávanie príkazov a príkazov vedúceho pre rôzne oddelenia a oddelenia.
• Administratívni pracovníci zapojené do poskytovania sociálnych, domácich, ekonomických, materiálnych a technických služieb pre štruktúru.
• Organizácia a následná oprava v kancelárii, ak je to potrebné.
• Organizácia premiestnenia.
• Administratívny personál je zamestnanci, ktorí sú povinní komunikovať s prevádzkovými službami.
• Interakcia s prenajímateľmi.
• Organizácia a následné usporiadanie firemných akcií. Je dôležité dodať, že v tomto prípade administratívny personál poskytuje iba ďalšiu pomoc.

Je dôležité si uvedomiť, že tento zoznam je možné konkretizovať a dopĺňať v závislosti od potrieb a úloh spoločnosti.

Praktický aspekt problému

Ako sa ukázalo, administratívny personál je Zamestnanci, ktorých oblasť činnosti zahŕňa technické vykonávanie manažérskych funkcií alebo vykonávanie práce súvisiacej s organizačnými manažérskymi záležitosťami.

Takže vo vládnych organizáciách je personálne oddelenie, ktoré riadi personál a vyberá personál, často zahrnuté do administratívneho oddelenia, odboru podnikovej správy atď. Takáto prax v súvislosti s rozsiahlymi organizáciami súkromného vlastníctva však nie je rozšírená - v tomto prípade je oddelenie riadenia samozrejme nezávislou štruktúrou vedenou vedúcim. Je dôležité poznamenať, že v roku 2007 administratívny personál manažéri osobných asistentov a asistenti oddelení často nie sú zahrnutí. Vzťahujú sa teda spravidla na zamestnancov danej štrukturálnej jednotky a sú podriadení zodpovedajúcej hlave. Ich úlohy sa obmedzujú priamo na riešenie problémov tejto jednotky. Charakterizuje to isté skupina administratívnych zamestnancov kolegovia riešia problémy celej organizácie.

Je potrebné poznamenať, že počet administratívnych zamestnancov spoločnosti závisí najmä od jej vnútornej štruktúry, veľkosti a oblasti činnosti. Napríklad mnoho štátnych združení, správcovských spoločností veľkých podnikov alebo veľkých podnikov rozdeľuje administratívnych pracovníkov na nezávislé oddelenie. Spravidla sa nazýva administratívne oddelenie alebo všeobecné oddelenie.Katedra je komplexná organizácia, ktorej vedúci organizuje personálne riadenie a podáva správy vedúcemu spoločnosti.

Štátne inštitúcie

Správne oddelenie štátnej inštitúcie môže zahŕňať tieto oddelenia nezávislého spôsobu činnosti:

• Podpora dokumentácie.
• Protokol-organizačné.
• Kontrolné oddelenie.
• Podpora domácnosti.
• Verejná služba atď.

Je dôležité poznamenať, že vo veľkých obchodných štruktúrach práce. Administratívni pracovníci v tomto prípade predstavuje obchodné oddelenie. Zahŕňa to kancelárskych manažérov, sekretárky, personál údržby (vodiči, čističe, kuriéri). Za prácu katedry nesie plnú zodpovednosť vedúci príslušnej kategórie.

V spoločnostiach, ktoré majú zložitú štruktúru, ktorá zahŕňa niekoľko kancelárií, administratívny a technický personálje spravidla vytvorená podľa jedinej schémy. Na jeho prácu dohliada činnosť správneho riaditeľa. Medzi jeho úlohy patrí riadenie a koordinácia činností administratívnej štruktúry ako celku. Administratívny riaditeľ je podriadený vedúcim správnych odborov, ako aj riaditeľom kancelárií štrukturálnych celkov a nezávislých kancelárií.

Malé spoločnosti

Administratívni pracovníci v malých spoločnostiach s komerčnými cieľmi spravidla pozostáva z jedného zamestnanca. Jeho pozícia sa označuje ako vedúci kancelárie alebo tajomník. Ak to tak nie je, určité administratívne úlohy (napríklad organizácia papierovania, správa dokumentov alebo objednanie kancelárie) sa pridelia určitému pomocnému zamestnancovi ako dodatočná záťaž.

tradične, administratívny personál zahŕňa sekretára, asistenta, osobného asistenta vedúceho, vedúceho administratívneho oddelenia. Tento zoznam okrem toho zahŕňa vedúceho kancelárie a administratívneho riaditeľa. Je dôležité poznamenať, že sem patrí niekoľko zamestnancov personálu údržby (napr, administratívny a technický personál pre elektrickú bezpečnosť). V nasledujúcich kapitolách bude potrebné zvážiť najbežnejšie administratívne miesta.

Vedúci kancelárie

Ako sa ukázalo, charakterizácia administratívny personál rozdelené na administratívne a technické oblasti. Vedúci kancelárie patrí do prvej skupiny. Inak sa nazýva správca alebo vyšší správca. Vedúci kancelárie podáva správy náborovému riaditeľovi alebo výkonnému riaditeľovi. V okruhu jeho podriadených sú iba zamestnanci, ktorí podporujú fungovanie stavby. Hlavným cieľom vedúceho administrátora je zabezpečiť adekvátne fungovanie kancelárie a jej plynulé fungovanie. Ako vedúci kancelárie administratívny pomocný personál vykonáva nasledujúce funkcie:

• Zabezpečenie kontroly nad dostupnosťou a prevádzkou kancelárskeho vybavenia.
• Rozpočtové výdavky na kancelársku podporu.
• Zabezpečenie včasného spracovania prichádzajúcej aj odoslanej korešpondencie, jej doručenie v súlade s účelom.
• Účasť na súpise komplexov kancelárskych nehnuteľností.
• Vykonávanie kontroly nad lehotami na vykonanie cenných papierov a ich príslušné vykonanie.
• Organizácia a kontrola práce podriadených pracovníkov, medzi ktorými sú spravidla telefónni operátori, tajomníci, vodiči, čističi a bezpečnostná stráž.
• Kontrola a podpora podnikového súborového systému.
• Rezervácia vstupeniek, poskytovanie vízovej podpory a rezervačné priestory pre zamestnancov spoločnosti.

Pre manažéra kancelárie sú relevantné tieto požiadavky týkajúce sa skúseností a kvalifikácie:

• Vhodné vzdelanie (stredné špeciálne alebo vyššie vzdelanie).
• Požadovaná znalosť jedného alebo viacerých cudzích jazykov.
• Vynikajúca znalosť výpočtovej techniky.
• Znalosť kancelárskej techniky.
• Pracovná prax v administratívnej oblasti najmenej jeden rok.
• Spoločenská schopnosť, odolnosť proti stresu, schopnosti v organizačných záležitostiach.

Vedúci právneho oddelenia

Vedúci tohto oddelenia podlieha výlučne generálnemu riaditeľovi. Medzi jeho podriadených patria všetci zamestnanci právneho oddelenia. Účelom činnosti vedúceho je vznik a ďalšie riadenie právneho servisu spoločnosti. Dotknutý zamestnanec vykonáva tieto funkcie:

• Výber a ďalšie vzdelávanie právnych úradníkov.
• Legalizácia organizačnej štruktúry podniku.
• Tvorba vnútorných štandardov spoločnosti.
• Vytvorenie pracovného postupu podľa vyvinutých právnych noriem spoločností.
• Organizácia právnych školení pre zamestnancov spoločnosti.
• Právna odbornosť projektov rôznych právnych dokumentov, ktorých príprava sa vykonáva v podniku.
• Organizácia prípravy záverov v súlade s právnymi otázkami, ktoré sa vyskytli v priebehu štruktúry.
• Zastupovanie záujmov podniku v súdnych orgánoch, ako aj vo verejných a štátnych združeniach pri štúdiu právnych otázok.
• Monitorovanie a prijímanie opatrení na vymáhanie dlhov v súlade s predchádzajúcimi dohodami.

Požiadavky na odborníka z hľadiska kvalifikácie a praxe:

• Právnické vzdelanie (najlepšie vyššie).
• Skúsenosti s príslušnou špecializáciou viac ako päť rokov.
• Znalosť angličtiny na priemernej úrovni.
• Skúsenosti s rokovaním a urovnaním záležitostí v prípravnom konaní.
• Pripravenosť na cesty a služobné cesty.
• Znalosti v týchto právnych oblastiach: občianske, daňové, správne, podnikové, rozhodcovské a iné právne oblasti.

Administratívny personál pre elektrickú bezpečnosť

Elektrický personál, ktorý vykonáva práce na elektrických inštaláciách, je zaradený do týchto kategórií:

• Administratívni a technickí pracovníci sú vedúci a špecialisti, ktorí vykonávajú povinnosti spojené s organizáciou prevádzky a údržby, inštalácie, opravy a uvedenia do prevádzky v súvislosti s elektrickými zariadeniami.
• Prevádzkoví zamestnanci - pracovníci, ktorí zabezpečujú údržbu a prevádzkové riadenie elektrických zariadení. Zahŕňa to inšpekciu, prípravu pracoviska, prepínanie prevádzky, prijímanie a následný dohľad nad zamestnancami, výkon práce v súlade so súčasnou prevádzkou.
• Opravársky personál - personál zabezpečujúci opravy a údržbu, uvedenie do prevádzky, inštaláciu a testovanie zariadení.
• Prevádzkový a opravársky personál - opravársky personál, ktorý je špeciálne vyškolený a vyškolený na servisné zameranie na určité množstvo elektrických zariadení, ktoré sú mu pridelené.

právnik

Advokát sa často nazýva právnym poradcom iným spôsobom. Podáva správu generálnemu riaditeľovi alebo vedúcemu príslušného oddelenia. Podriadení právnika sú úradníkmi tohto oddelenia. Hlavným cieľom jeho činnosti je poskytovanie podpory pri práci právneho oddelenia. Kľúčové úlohy špecialistu sú tieto body:

• Vypracovanie právnej dokumentácie.
• Poskytovanie metodického poradenstva pre právne činnosti spoločnosti.
• Vykonávanie opatrení na posilnenie finančnej, zmluvnej a pracovnej disciplíny.
• Konzultácie so zamestnancami štruktúry z hľadiska odborných otázok, pomoc pri príprave dokumentácie a regulačných aktov majetkovej orientácie.

Právny poradca vykonáva tieto funkcie:

• Účasť na príprave právnej dokumentácie a zmlúv.
• Účasť na súdnych sporoch.
• Poskytovanie poradenstva zamestnancom a manažmentu spoločnosti v súlade s právnymi aspektmi.
• Účasť na overovaní gramotnosti dokumentácie, ako aj zmlúv z právneho hľadiska.
• Udržiavanie systému súborov zmlúv.
• Poskytovanie pomoci zamestnancom príslušného oddelenia pri príprave rôznych druhov projektov.

odosielateľ

Dispečer sa hlási priamo vedúcemu výroby, nemá však podriadených. Hlavným cieľom jeho práce je prevádzková regulácia výrobného procesu a ďalšie činnosti stavby. Dispečer vykonáva tieto funkcie:

• Monitorovanie dostupnosti zásob, ktoré sú potrebné pre nepretržitý proces výroby divízií spoločnosti (komponenty, materiály, preprava, vybavenie).
• Organizácia prevádzkovej kontroly nad výrobným procesom, dodávka hotového výrobku, výkon práce alebo služieb podľa harmonogramu výrobného procesu.
• Vedenie expedičného denníka, tvorba správ o hlásení a iná technická dokumentácia z hľadiska výrobného procesu.

V prípade dispečera sú relevantné tieto požiadavky týkajúce sa kvalifikácie a praxe:

• Existencia stredného odborného vzdelávania.
• Znalosti v oblasti plánovania výroby v podniku.
• Odolnosť proti stresu, družnosť.

Generálny tajomník

Inak môže byť táto pozícia označená ako osobný asistent alebo referent. Zamestnanec sa zodpovedá riaditeľovi pre ľudské zdroje alebo generálnemu riaditeľovi. Nie sú podriadení generálneho tajomníka. Hlavným cieľom práce tajomníka je poskytnúť kvalitnú administratívnu podporu štruktúre riaditeľa. Osobný asistent vykonáva tieto úlohy:

• Zabezpečenie správneho pracovného toku.
• Organizácia dňa režiséra v pracovnom pláne.

Asistent tajomníka vykonáva najmä tieto funkcie:

• Časový rozvrh pre generálneho riaditeľa, organizácia obchodných stretnutí a obchodných ciest.
• Úpravy, preklady a vyhotovovanie obchodných listov a dokumentácie.
• Zabezpečenie kontroly prichádzajúcej korešpondencie a telefonických hovorov.
• Príprava a vyhotovenie obchodných listov, správ, iných dokladov.
• Organizácia interakcie medzi riaditeľom a ostatnými zamestnancami štruktúry.
• Kontrola kvality prípravy, správneho zostavenia, následnej koordinácie a schválenia dokumentácie predloženej na podpis priamo riaditeľovi organizácie.
• Organizácia práce pri prijatí generálneho riaditeľa.
• Plnenie jednotlivých pokynov hlavy.
• Sprievod hlavy na služobných cestách.

Skutočné požiadavky na prax a kvalifikáciu sú v tomto prípade:

• Prítomnosť vysokoškolského vzdelávania.
• Znalosť cudzieho (najlepšie anglického) jazyka.
• Vynikajúce použitie PC.
• Vysoký štandard týkajúci sa obchodnej etikety.
• Aspoň dva roky praxe.
• Prezentovateľný vzhľad, spoločenskosť.