V rámci svojich aktivít organizácia vypracúva širokú škálu dokumentov, z ktorých každý nesie vlastné sémantické zaťaženie. Správne vyplnenie, podrobnosti a úplnosť uvedených informácií sú upravené zákonom. Drobné organizácie v oblasti účtovníctva a výkazníctva sú hmatateľnými ústupkami od daňovej služby. Väčšie spoločnosti znášajú celé daňové zaťaženie. Kto môže podpísať prvotné dokumenty a iné typy, ako ich správne zostaviť a zohľadniť v účtovníctve - tieto a ďalšie informácie sa budú brať do úvahy v tomto článku.
Typy dokumentov v organizácii
Spoločnosti každý deň vykonávajú obchodné operácie, ktoré sa musia okamžite prejaviť v účtovníctve, správe a daňovom účtovníctve. Čo sú primárne dokumenty? Toto je len odrazom týchto operácií a slúži tiež ako dôkaz toho, že sa uskutočnili. Potom sa na účely analýzy, systematizácie, kontroly, predpovedania a vykonávania iných ekonomických postupov všetky transakčné dokumenty zaregistrujú v osobitných adresároch a časopisoch - účtovných registroch. A na konci vykazovaného obdobia sa na základe informácií o všetkých prevádzkach pripravuje dokumentácia k vykazovaniu, ktorá je konečným odrazom činnosti spoločnosti za určité obdobie.
Čo je primárnym dokumentom
Podstatou primárneho dokumentu je stanovenie skutočnosti vykonanej operácie. Dokument sa vypíše v čase jeho poverenia alebo bezprostredne po ňom. Odráža množstvo podrobností potrebných na potvrdenie skutočnosti operácie, na stanovenie osôb, ktoré sa na nej podieľajú, ako aj na jej zloženie. Organizácia musí v súvislosti s primárnou dokumentáciou splniť všetky požiadavky stanovené zákonmi a regulačnými orgánmi. Požiadavky zahŕňajú otázku, kto môže podpísať primárne dokumenty. Legislatíva vydala dostatok pokynov, vyhlášok a zákonov. Za najdôležitejší právny akt upravujúci registráciu primárnych organizácií sa považuje čl. 9 402-FZ „Účtovníctvo“.
Príklady primárnej dokumentácie
Spoločnosť každý deň podniká určité kroky: nakupuje tovar, faktúry, expeduje výrobky, platí za nákupy a dane, prichádza a míňa hotovosť pri pokladni. Všetky tieto operácie sa vykonávajú prostredníctvom primárnych dokumentov. Na presné odzrkadlenie týchto opatrení sa používajú tieto formy dokumentov:
- TORG-12 alebo konosament;
- faktúra;
- úverové a debetné hotovostné záruky;
- pracovné úkony a vykonané služby;
- úkony prevodu hmotného majetku;
- nákladného listu;
- platobné príkazy a bankové výpisy;
- požiadavka na vydanie hmotného majetku.
Do tohto zoznamu môžete pridať veľa príkladov primárnej dokumentácie, ktorú spoločnosť používa. Jeho hlavný rozdiel od účtovných registrov a výkazníctva je papierovanie počas operácie alebo s malým oneskorením.
predpisy
Vzorky primárnych dokumentov schvaľuje Výbor pre štátnu štatistiku, ministerstvo financií a zákon o účtovníctve. Vychádzajú tiež regionálne požiadavky a nariadenia. Najdôležitejším legislatívnym aktom upravujúcim prácu účtovníka je 402-FZ. Art. 9 sa podrobne opisujú pravidlá údržby dokumentácie.
Legislatívne orgány takmer štvrťročne vydávajú pravidelné zmeny a doplnenia existujúcich právnych predpisov, nové regulačné právne akty a uverejňujú zmeny v oblasti vedenia záznamov a podávania správ. Z tohto dôvodu účtovníci neustále zvyšujú svoju kvalifikáciu, prihlásia sa na odborné tematické publikácie a snažia sa držať krok so všetkými správami o daniach a účtovníctve. Nedodržanie požiadaviek môže mať za následok vysoké pokuty, veľa úprav existujúcich správ a iné sankcie.
Podrobnosti o dokumentoch
Právne predpisy ustanovujú povinné podrobnosti o primárnych dokumentoch, ktoré musí organizácia uviesť. Ich prítomnosť určuje, či sa dokumenty zohľadňujú v záverečných výkazoch pri odpočítaní súm od základu dane, či je akceptovaná skutočnosť o obchodnej transakcii, či federálna daňová služba tvrdí, že transakcie sú zákonné.
Povinné údaje v primárnych dokumentoch zahŕňajú tieto informácie:
- Mená dodávateľa, kupujúceho, príjemcu a platiteľa prepravy;
- bankové údaje, DIČ, fyzická a právna adresa spoločností;
- číslo a dátum dokladu;
- nomenklatúra, ktorá sa počas operácie presunula, kúpila alebo predala;
- merné jednotky, kvantitatívne a hodnotové vyjadrenie položky;
- celková suma za všetky pozície v dokumente;
- podpisy, pozície, dešifrovanie podpisov zodpovedných osôb;
- robiť počas prepravy údaje o čísle vozidla, údaje o vodičovi;
- počet sedadiel, hmotnosť a kategória prepravovaného nákladu;
- základ pre vykonanie dokumentu, číslo a dátum zmluvy, informácie o špecifikácii, osvedčenia, skúšky, ak existujú.
Kto môže podpísať primárne dokumenty
Značná pozornosť sa venuje podpisovaniu dokumentov. Je veľmi dôležité, aby tí, ktorí osvedčujú primátora, boli oprávnení vykonávať túto akciu. Ďalšou povinnou podmienkou registrácie týkajúcej sa podpisov je, že všetky osoby, ktoré sú nejakým spôsobom zapojené do procesu obchodnej transakcie a sú zodpovednými osobami, musia nevyhnutne vložiť svoj podpis do dokumentu. Kto teda môže podpísať primárne dokumenty:
- Generálny riaditeľ spoločnosti alebo individuálny podnikateľ;
- hlavný účtovník;
- skladovateľ, ktorý prepustil tovar;
- vodič, ktorý prevzal tovar na prepravu;
- skladovateľ, ktorý dopravil tovar do skladu;
- špecialista, ktorý prijal dokumentáciu;
- dopravca tretej strany, ak sa zúčastnil procesu doručovania.
Splnomocnenie na podpis
Právo podpisovať primárne dokumenty môže byť prevedené na oprávnenú osobu. Toto je pomerne bežná prax v spoločnostiach, kde existuje veľké množstvo predajov a tržieb, a riaditeľ je zaneprázdnený inými vecami, cestovaním a inými činnosťami súvisiacimi s fungovaním organizácie. Aby bolo možné zveriť podpis primárnej dokumentácie inej osobe, musí sa dodržať niekoľko pravidiel. Zamestnanec, ktorý osvedčuje dokumenty, musí byť v spoločnosti oficiálne zamestnaný pri plnení pracovnej zmluvy a zápise do pracovnej knihy. Spoločnosť musí uložiť všetky potrebné údaje pre zamestnanca. Prirodzene, musí mať špeciálne vzdelanie, musí rozumieť významu a pravidlám papierovania. Posledné a najdôležitejšie - na to musí byť riadne vykonaná plná moc.
Splnomocnenie sa vydáva pre konkrétneho zamestnanca s jeho cestovnými údajmi, miestom bydliska, skutočným miestom pobytu a pozíciou v organizácii. Píšu to na určité obdobie. Ak je pracovná zmluva urgentná - na obdobie jej platnosti. Ak zamestnanec pracuje bez podmienok zmluvy, plnomocenstvo sa vydáva na jeden rok.
V predchádzajúcej verzii sa zvažoval príklad s prevádzkovateľom účtovnej základne alebo účtovníkom, ktorého povinnosti zahŕňajú podpisovanie primárnych organizácií počas celého pracovného času.Existujú situácie, keď je plná moc napísaná ďalším úradníkom - vodičovi, zasielateľovi, technikovi, mechanikovi. Príkladom takéhoto prípadu je vyzdvihnutie vodičom zakúpeného tovaru z územia dodávateľa. Pri vyhotovovaní dokumentov, získavaní práva na zhromažďovanie a prepravu nákladu organizácia vydáva plnomocenstvo. Pozostáva z dvoch častí - samotného dokumentu a jeho chrbtice. Prvá časť zostáva dodávateľovi, chrbticu si vyberie spoločnosť. Toto splnomocnenie sa vydáva na obdobie najviac 10 dní, v ktorom sa uvádza spoločnosť, v ktorej musí zamestnanec prijať tovar a materiál.
Elektronický podpis
Primárne môžu byť podpísané iným spôsobom - elektronicky. Podmienkou je správa elektronických dokumentov, dostupnosť vhodného softvéru a hardvéru a certifikát elektronického podpisu. Je tiež potrebné vydať plnomocenstvo osobe, ktorej meno je uvedené v osvedčení. Po absolvovaní všetkých postupov na zriadenie a vykonanie správy a podpisov elektronických dokumentov bude môcť zamestnanec dať svoj podpis na základe splnomocnenia namiesto podpisu hlavného účtovníka, riaditeľa a iných osôb ustanovených plnomocenstvom.