Skôr alebo neskôr v činnostiach jednotlivého podnikateľa prichádza čas, keď musíte fakturovať svojmu obchodnému partnerovi. Neexistuje oficiálne schválená forma takého dokumentu, preto ho každý podnik alebo podnikateľ samostatne určuje. Účet je zároveň základom pre vyrovnanie, preto musí mať určité podrobnosti.
Čo je to účet a jeho povinné údaje
Účet je dokument, ktorý zobrazuje hlavné body nadchádzajúcej transakcie. Hlavným účelom jeho vzniku je požiadavka zaplatiť za určité služby alebo dodanie tovaru.
Ako fakturovať? V prvom rade ide o platobný doklad, preto musí obsahovať bankové údaje na platbu. Okrem toho by sa na faktúre mali uviesť tieto informácie:
- úplné údaje o jednotlivom podnikateľovi, konkrétne F. I. O. a TIN;
- názov organizácie, ktorá bude platiť faktúru, jej daňový kód;
- ak je faktúra vystavená v súlade s podmienkami podpísanej dohody, odkaz na ňu je uvedený v dokumente;
- adresa sídla podnikateľa;
- úplné údaje o účte (číslo a dátum), aby sa dali identifikovať podľa iných požiadaviek;
- názov produktu alebo služby s maximálnym popisom predávaných výrobkov;
- množstvo dodaného tovaru;
- jednotkové náklady a celková suma.
Na konci dokumentu musíte uviesť celú splatnú sumu. Ak je podnikateľ v systéme DOS, uveďte sumu s DPH v číslach a slovách. Na samom konci sa pripojí podpis IP, ak existuje účtovník, potom jeho podpis a pečať (ak existuje).
Ako ďalšie podmienky môže účet obsahovať:
- dodacie podmienky;
- lehota na odoslanie tovaru alebo poskytnutie služieb;
- zľavy;
- povinnosti strán;
- tresty.
Či fakturovať alebo nie
Musím na platbu fakturovať? V skutočnosti takýto postup nie je upravený zákonom. Strany môžu konať na základe zmluvy, ako aj uskutočňovať platby na základe zmluvy. Účet však napriek tomu umožňuje presnejšie urovnanie vyrovnaní medzi zmluvnými stranami.
Faktúru bude potrebné vystaviť, ak je to ustanovené v podmienkach dohody podpísanej oboma stranami. Takýto doklad sa bude vyžadovať aj vtedy, ak podľa podmienok zmluvy nie je stanovená jasná suma na zaplatenie. Napríklad dodávka tovaru sa uskutočňuje postupne, prostredníctvom ďalších aplikácií alebo hovoríme o účtoch.
V súlade s požiadavkami určitých článkov daňového poriadku je faktúra povinná fakturovať aj v týchto prípadoch:
- ak je jednotlivý podnikateľ oslobodený od DPH (článok 145);
- ak je dokument vyhotovený osobne od predávajúceho a ide o všeobecný daňový systém (článok 145);
- v prípadoch, keď už bola prijatá čiastočná platba vopred (článok 168).
Účet vám v každom prípade umožňuje rýchlo vytvárať finančné vzťahy medzi stranami a uskutočňovať rýchle platby.
Poradie registrácie
Ako vystaviť faktúru a ako sa zobrazuje? Faktúru si môžete sami vystaviť na hárku A4 alebo A5 v ľubovoľnom kancelárskom programe, napríklad v programe Word alebo Excel. Dnes existuje veľa šablón, to znamená, že koleso nemusíte znova objavovať. V prípade potreby je možné faktúru vystaviť na hlavičkový papier.
Existuje tiež niekoľko programov CRM, ktoré vám umožňujú bezplatne vytvoriť účet.Malo by sa tiež pamätať na to, že napriek tomu, že podoba takého dokladu ako účtu chýba v regulačných dokumentoch, môže byť predložená na pojednávaní ako dôkaz.
Metódy prevodu účtu na protistranu
Dokumenty generované v podnikoch je možné prenášať rôznymi spôsobmi. Účet nie je výnimkou. Prenáša sa takto:
- faxom;
- e-mailom
- poštou
- osobne v ruke.
Hlavné chyby v príprave
Ako fakturovať? Táto otázka často vzniká medzi začínajúcimi samostatnými podnikateľmi. Znalosť chýb, ktoré by sa nemali robiť, bude ľahšie vypracovať správny dokument.
Predovšetkým, ak je účet podpísaný jednotlivým podnikateľom a účtovníkom, ich podpisy musia byť dešifrované. Ak sa faktúra zašle vo forme elektronického dokumentu s podpisom elektronického digitálneho podpisu, dešifrovanie už nie je potrebné.
Často sa stáva, že na faktúre sa dátum vydania a zostavenia dokumentu nezhoduje. To je zle. A ešte jeden problém - nepozornosť pri vyplňovaní podrobností o platbe. Ak sa dokument pripravuje v osobitnom účtovnom programe, samozrejme to tak nie je. Ak však IP zriedka účtuje, potom pred odoslaním zmluvnej strane je potrebné niekoľkokrát skontrolovať zúčtovacie účty a ďalšie podrobnosti.
Fakturačný denník
Vzniká logická otázka - ak forma účtu nie je upravená zákonom, potrebujete na jeho zaznamenanie denník? V skutočnosti by takýto časopis mal byť povinný pre osoby, ktoré sa zaoberajú sprostredkovateľskými službami. Formu takého účtovného dokladu poskytuje nariadenie vlády Ruskej federácie č. 1137.
V takom prípade je držiteľ denníka fakturovaných faktúr povinný doň vložiť údaje o prijatí faktúr. Regulačné akty ustanovujú možnosť viesť takýto denník v elektronickej aj papierovej forme, hoci jeho predloženie Federálnemu inšpektorátu dane sa poskytuje výlučne v elektronickej podobe. Časopis sa skladá z dvoch častí a je udržiavaný štvrťročne.
V prvej časti denníka prijatých a vydaných faktúr sú uvedené prijaté faktúry a v druhej, - vydané. Dokument sa má IFTS predkladať štvrťročne, tj za prvý štvrťrok do 20. apríla, druhý - do 20. júna atď.
Všetci jednotliví podnikatelia a právnické osoby, ktorí sa zaoberajú mediáciou, sú povinní uchovávať takéto časopisy 4 celé roky, ktoré sa počítajú od okamihu, keď do nej bol vložený posledný záznam.
V prípade absencie takéhoto časopisu sa poskytuje pokuta vo výške 10 000 rubľov, ktorá je rovnaká pre právnické a fyzické osoby.
V ostatných prípadoch sa účtovanie faktúr vykonáva výlučne na žiadosť podnikateľa.
Ako zobraziť DPH na účte?
Ak jednotlivý podnikateľ pracuje na spoločnom základe a je platcom dane z pridanej hodnoty, musí sa pri fakturácii táto daň oddeliť v samostatnom riadku. V praxi existujú dve možnosti a obe sú správne.
Celková splatná suma sa počíta vrátane DPH, napríklad:
„Celková suma je: 100 000,00 rubľov, vrátane 18% DPH - 18 000,00 tisíc rubľov. Celková suma na zaplatenie: 100 000,00 rubľov. “
Druhá možnosť:
„Celková suma je: 82 000,00 rubľov, vrátane 18% DPH - 18 000,00 tisíc rubľov. Celková splatná suma: 100 000,00 rubľov. “ To znamená, že najskôr je určená suma bez DPH, potom je pridelená suma dane a celková splatná suma.
Platobná lehota
Ako fakturovať a správne zobrazovať dátum splatnosti? Lehota, do ktorej sa musí uskutočniť platba, sa môže uviesť v samotnom dokumente aj priamo v zmluve. Ak je v zmluve stanovená cena a dátum splatnosti, strana, ktorá ju stanoví, nemá právo na zmenu hodnoty.
Ak faktúra nemá lehotu, v ktorej je potrebné uskutočniť platbu, nejde o porušenie. Aj keď v praxi môže dôjsť k „ťažkým“ platbám určitých problémov.V takýchto prípadoch sú najčastejšie podmienky stanovené v zmluve. Ak nedôjde k dohode, potom strana, ktorá musí uskutočniť platbu, má možnosť samostatne určiť, kedy bude platiť.
Určite je možné určiť aj čas platby. Napríklad dátum prijatia faktúry alebo prijatia tovaru. V každom prípade strana fakturujúca platbu a určujúca podmienky vyrovnania v nej zaručuje druhej strane, že počas tohto obdobia sa náklady na tovar alebo služby nezvýšia.
V skutočnosti by nemali vzniknúť žiadne problémy s fakturáciou IP spoločnosti LLC. Potenciálny zákazník kontaktuje jednotlivého podnikateľa, oznamuje jeho želanie kúpiť konkrétny produkt a jeho množstvo. Predávajúci na základe písomnej alebo ústnej žiadosti vystaví faktúry a prevedie ich na úhradu protistrane. Strana, ktorá prijala faktúru a súhlasila s jej zaplatením, prevedie prostriedky na bankový účet dodávateľa a dostane jeho tovar.