Častá otázka: „Musím viesť pokladňu?“ Od roku 2012 do roku 2014 boli všetci jednotliví podnikatelia, ktorí vykonávajú zúčtovanie hotovosti, povinní mať registračnú pokladňu.
Podnikateľom bolo umožnené prejsť na zjednodušený systém registračných pokladníc. To výrazne uľahčilo pracovný tok pre jednotlivých podnikateľov, ktorých podnikanie je obmedzené rozsahom a je vykonávané bez zamestnancov alebo sa nelíši v pravidelnosti peňažného obratu. Ak sa výpočet s hotovosťou robí dostatočne často a vykonáva ho zamestnanec, nezanedbávajte registračné pokladnice, pretože dobre zavedené účtovanie transakcií vám umožní ušetriť finančné prostriedky.
V tomto článku si ukážeme, ako viesť registračnú pokladňu pre jednotlivého podnikateľa.
Hotovostná disciplína
Najprv sa pokúsime zaoberať terminológiou. Čo sa myslí pod pojmom „Cash Book“? Aký je rozdiel medzi „Pokladníkom“ a „Pokladnicou“. Špeciálny denník obsahujúci informácie o všetkých hotovostných transakciách sa nazýva pokladničná kniha. Zákon zaväzuje viesť knihu všetkých súkromných podnikateľov, a to aj tých, ktorí používajú zjednodušený daňový systém (USN). Nazýva sa KO-4. „Pokladňa“ (KKM, KKT) je nainštalované zariadenie, vďaka ktorému môžete od svojich zákazníkov prijímať hotovosť. Tieto zariadenia môžu byť nainštalované toľko, koľko potrebujete, ale pre každé z nich musíte zostaviť individuálne správy. Daň sa môže opýtať, či IP vedie registračnú pokladňu?
„Pokladňa“ organizácie je súhrnnou komunitou všetkých peňažných transakcií (vydávanie, skladovanie, príjem). Zahŕňa celú prijatú sumu vrátane registračných pokladníc. Z toho vynakladajú všetky hotovostné výdavky, ktoré sú potrebné na implementáciu organizácie. Odovzdajte peniaze kolektorom na následný prevod do banky. Pokladnica môže byť samostatná miestnosť, trezor v miestnosti alebo dokonca zásuvka na pracovnú plochu. Celý zoznam operácií s registračnou pokladňou je sprevádzaný vykonaním hotovostných dokladov, čo presne znamenajú, keď hovoria o dodržiavaní disciplíny v hotovosti. Vzťahuje sa to na súbor pravidiel potrebných na vykonávanie operácií, ktoré sprevádzajú prijímanie, vydávanie a uchovávanie hotovosti. Ako teda viesť registračnú pokladňu pre podnikateľov?
Čo je to hotovostná disciplína?
Po prvé, týka sa vybavovania dokumentov v pokladni, ktoré odrážajú pohyb peňazí. Samozrejme je tiež dôležité dodržať limit pokladne (maximálna možná suma peňazí, ktorá je povolená na konci dňa). Postupujte podľa pravidiel na vydávanie peňazí podľa správy. Okrem toho obmedzenie vyrovnania vykonaného v hotovosti medzi účastníkmi podnikateľskej činnosti na základe jednej dohody s sumou nepresahujúcou 100 tisíc rubľov.
Pokladňa
Je dôležité pochopiť, ako viesť pokladňu.
Povinnosť dodržiavať hotovostnú disciplínu nezávisí od dostupnosti registračnej pokladnice alebo od toho, ktorý daňový systém ste si vybrali. Pokladnicu nemôžete používať pri výpočtoch, pri písaní tržieb, ale musíte prísne dodržiavať pravidlá peňažnej disciplíny. V skutočnosti ide o tento príkaz - ide o pohyb peňazí, čo znamená, že hotovostná disciplína by mala byť na vrchole. Od polovice roka 2014 do súčasnosti existuje postup, v ktorom sa riadenie registračných pokladníc nazýva zjednodušené. Tieto zmeny sa v najväčšej miere dotkli jednotlivých podnikateľov a ich zamestnancov.Teraz už individuálny podnikateľ nemôže viesť registračnú pokladňu na rovnakej úrovni ako LLC a okrem toho nesmie vystavovať doklady na registračnej pokladnici (PKO, RKO, pokladnica).
Podnikatelia musia iba potvrdiť výplatu mzdy pomocou miezd a miezd. Podľa zjednodušenia ani jednotliví podnikatelia a malé podniky (počet zamestnancov nepresahuje sto ľudí a príjem je nižší ako 800 miliónov rubľov ročne), nie je potrebné stanoviť limit hotovostných peňazí. Všetky pravidlá riadenia hotovosti sú stanovené pokynmi Banky Ruskej federácie (výnos č. 3210-U z 11. marca 2014 a č. 3073-U zo dňa 7. októbra 2013).
Ako na tom mať pokladňu a dokumenty?
Dokumenty pokladnice
Celú skupinu operácií s pokladňou vykonáva oprávnený zamestnanec (zvyčajne pokladník), v prípade, že tieto funkcie nevykonáva, vykonáva vedúci. Ak existuje niekoľko pokladníkov, vymenuje sa hlavný pokladník. Dokumenty v pokladni tvoria hlavný účtovník alebo iný určený úradník, s ktorým bola uzavretá účtovná dohoda. Hotovostné operácie sa vykonávajú s týmito dokumentmi: príkaz na príjem hotovosti, ktorý sa vyplní v prípade každého prijatia peňazí. Ak sú peniaze zostavené prostredníctvom pokladnice alebo pomocou BSO, nie je zakázané vystaviť príjmový doklad na celkovú sumu prijatej hotovosti na jednu směnu. Ak sú peniaze vydané z pokladnice, zostavia tento postup písomným výdajovým príkazom. Ak pokladník dostane rozkaz (napríklad od zamestnanca, ktorý bude kupovať papier), musí sa ubezpečiť, že príkaz na zablokovanie účtu má vízum pre hlavného účtovníka alebo vedúceho, ako aj overiť totožnosť zamestnanca.
Údaje o všetkých príjmoch a výdavkových príkazoch sa zaznamenávajú do pokladnice (vo forme KO-4). Na konci pracovného dňa sa údaje v pokladničnej knihe porovnajú s údajmi o vydaných pokynoch a stanoví sa výška hotovostného zostatku v pokladni. To je povinnosťou pokladníka. Musí vedieť, ako správne viesť pokladňu.
Ak počas pracovného dňa nedošlo k žiadnym hotovostným transakciám, potom v pokladničnej knihe nie sú žiadne záznamy. Účtovná kniha (vo forme KO-5) sa vyplní iba v prípadoch, keď v organizácii nepracuje ani jeden pokladník, ale niekoľko. Zápisy do knihy sa zaznamenávajú počas práce v okamihu, keď je hotovosť prevedená z hlavného pokladníka na pokladníka, čo je potvrdené podpisom. Na vydávanie platov, štipendií a iných platieb sa vyhotovujú výkazy miezd a miezd. Vyplňovanie hotovostných dokladov je možné v listinnej alebo elektronickej podobe. Dokumenty na papieri sa vyhotovujú ručne alebo na počítači a podpisujú sa osobnými podpismi. Dokument v elektronickej podobe vyhotovený pomocou počítača musí poskytovať ochranu pred neoprávneným prístupom, navyše musí byť podpísaný elektronickým podpisom. Je potrebné pripomenúť, že také druhy účtovných dokladov, ako sú: KUDIR, účtovná kniha BSO, správy a časopisy pokladníkov-operátorov, nie sú klasifikované ako hotovostná disciplína.
Má pokladňa IP? Táto otázka veľa zaujíma.
Pokladničná kniha
Začiatok pokladničnej knihy zodpovedá začiatku kalendárneho roka. Vykoná sa vo forme časopisu pozostávajúceho z 50 (alebo sto) strán, v ktorom je uvedený dátum exspirácie. V situácii, keď sa kniha končí pred koncom kalendárneho roka, sa otvorí ďalšia kniha, v ktorej sa záznamy naďalej uchovávajú v chronologickom poradí. V tomto prípade sa uvádza aj dátum začiatku údržby a dátum ukončenia. Táto organizácia referencií umožňuje stanoviť postupnosť pokladničných kníh. Podľa predchádzajúcich pokynov bolo potrebné očíslovať, roztriediť všetky hárky a pripevniť podpis zodpovednej osoby a pečať. Jednotliví podnikatelia sú povinní držať hotovosť, ak majú registračnú pokladňu.
Podľa nových platných pokynov centrálnej banky sa tieto požiadavky rušia. Individuálny podnikateľ má právo neurčiť hotovostný limit.Ak podnikateľ vyhotoví pokladničnú knihu, potom pri vydávaní potvrdení a výdavkov vyhotoví výťažok do pokladnice pomocou jedného potvrdenia o prijatí vydaného na celkovú sumu dokladov vystavených na daný pracovný deň. V organizácii je vedenie knihy povinnosťou pokladníka, prijíma aj peniaze a zapisuje do denníka. Na konci pracovného dňa pokladník prevedie zostatok hotovosti a všetky prvotné doklady účtovníkovi, ktorý podpíše tento list v časopise (vedúci to môže urobiť v prípade neprítomnosti účtovníka). Individuálny podnikateľ vykonáva tento postup osobne.
Spôsob vytvárania pokladnice v elektronickej forme je tiež povolený. Existujú dve možnosti: hotovostná kniha je zostavená elektronicky a potom prevedená na papier. Ak použijete druhú možnosť, hotovostná kniha sa vedie úplne v elektronickej podobe s použitím elektronického digitálneho podpisu. V prvom prípade tento postup nemá významné rozdiely od klasickej metódy. Ako viesť účtovníctvo v hotovosti? O tom ďalej.
Druhá možnosť registrácie pokladničnej knihy zahŕňa nasledujúce akcie:
- Na ochranu informácií o pokladni pred prístupom tretích strán sa nastaví heslo.
- Nezabudnite použiť záložnú jednotku alebo servisné informácie uložené na serveri.
- Elektronický podpis do pokladnice sa vydáva v súlade so zákonom č. 63-FZ zo 6. apríla 2011.
Po podpísaní knihy zodpovednou osobou nie je možné vykonať opravu. Ak sú vyššie uvedené podmienky splnené, elektronická pokladnica je rovnocenná papierovej verzii a nevyžaduje tlač.
Ako udržať hotovosť v 1C 8,3?
Pokladnicu je možné viesť aj v počítačovom programe. V „1C Accounting 8.3“ bola pokladničná kniha implementovaná ako správa. Účtovník alebo pokladník by pre ňu nemali robiť samostatné zápisy, najmä tie dvojité. Postačuje zadávanie primárnych dokladov na príjem a výdaj hotovosti. Na základe nich sa automaticky vygeneruje hotovostná kniha.
Zvyškový hotovostný limit
Limit zostatku v registračnej pokladnici je maximálna povolená suma peňazí, ktorých skladovanie je povolené na pokladni organizácie na konci dňa. Všetka hotovosť, ktorá presahuje určitý limit, sa musí previesť do banky. Toto pravidlo môže byť porušené v dňoch, keď sa vydávajú platy a štipendiá, ako aj cez víkendy (ak sa uskutočnili hotovostné transakcie). Postup stanovenia hotovostného limitu by sa mal prijať veľmi opatrne. Ak nie je stanovený limit, bude sa považovať za rovný nule, čo znamená, že akákoľvek suma na pokladni na konci pracovného dňa sa považuje za prekročenie hotovostného limitu. Ako viesť pokladňu SP, môžete uviesť v dani.
Existencia hotovosti v pokladni nad stanovenou sumou predstavuje hrubé porušenie peňažnej disciplíny, za ktorú sa ukladá pokuta. Hotovostný limit je stanovený hlavou objednávateľa na základe podpisu. Príkaz môže určiť obdobie, na ktoré je tento limit platný alebo nie, v druhom prípade bude výška limitu platná až do vydania nového príkazu. Pripomíname, že od 01. 06. 2014 nemusia jednotliví podnikatelia a malé podniky stanovovať hotovostný limit. Na jeho zrušenie stačí vytlačiť zodpovedajúcu objednávku. Príkaz je založený na pokynoch Banky Ruskej federácie z 11.03. 2014 č. 3210-U a musí nevyhnutne obsahovať nasledujúcu definíciu: „U pokladnice ponechajte hotovosť bez stanovenia limitu zostatku pri pokladni“.
Musím mať pokladňu SP?
Vyplatenie hotovosti za správu
Peniaze za podávanie správ sa vzťahujú na sumy, ktoré sa poskytujú zodpovedným zamestnancom na cestovné alebo pohostinské výdavky a huzhudy. Vydávať peniaze na správu iba na základe žiadosti zamestnanca. V žiadosti by sa mali odzrkadľovať tieto údaje: veľkosť sumy, účel vydania a obdobie, po ktorom musí zamestnanec podať správu.Žiadosť je napísaná v akejkoľvek forme a musí byť podpísaná vedúcim. Ak zamestnanec vynaložil osobné prostriedky, bude mu za to vyplatená aj na základe žiadosti. Zamestnancom, ktorí neoznámili informácie o predchádzajúcich preddavkoch, sa spravidla neposkytujú peniaze na správu. Zamestnanec predloží predbežnú správu s prílohou v hotovosti alebo potvrdením o predaji najneskôr do troch dní. Ak sa tak nestane, prostriedky vydané zamestnancovi nebudú pripísané na ťarchu výdavkov.
Ako udržať hotovosť na 1C, málokto vie.
Hotovostné obmedzenia
Ďalším dôležitým pravidlom peňažnej disciplíny je dodržiavanie limitu objemu hotovostných transakcií medzi účastníkmi podnikateľskej činnosti (IP a LLC) podľa jednej dohody vo výške menej ako 100 tisíc rubľov. Na osady s jednotlivcami sa toto obmedzenie neuplatňuje. Toto ustanovenie sa nemusí dodržiavať ani pri vyplácaní miezd, sociálnych dávok a zodpovedajúcich súm zamestnancom (s výnimkou prípadu, keď zodpovedný zamestnanec vykonáva transakciu v mene plnej moci). Pri uskutočňovaní zúčtovania v hotovosti je potrebné venovať pozornosť tomuto bodu: Výnosy z hotovosti nemožno použiť na splácanie pôžičiek, výplatu dividend a vyplatenie nájomného.
Osobné potreby
Všetko, čo organizácia získa, patrí jej. V súvislosti s týmto ustanovením, aj keď v LLC je len jediný zakladateľ, stále nemôže podľa vlastného uváženia disponovať s finančnými prostriedkami LLC. Zakladatelia zakazujú vyberať peniaze z pokladne v súlade s ich osobnými potrebami. Jednotliví podnikatelia, na rozdiel od spoločností s ručením obmedzeným, nie sú týmto spôsobom obmedzení. Svoje peniaze môžu kedykoľvek spravovať. Čiastky, ktoré má jednotlivec podnikateľ právo utrácať v súlade so svojimi osobnými potrebami, nie sú zákonom obmedzené (jedinou požiadavkou je, aby podnikateľ musel včas zaplatiť dane a poistné). V tejto súvislosti je potrebné poznamenať, že ak jednotlivec podnikateľ nevydal príkaz na zrušenie údržby dokumentácie pokladne, potom musí pri prijímaní hotovosti z pokladne vydať príkaz na úhradu s poznámkou, že prostriedky boli vydané pre ich vlastné potreby.
Daňové kontroly
Do roku 2012 boli banky monitorované z hľadiska dodržiavania pravidiel pokladne (ako viesť záznamy, ľahko zistiť). Teraz je táto funkcia pridelená zamestnancom Federálnej daňovej služby. Vykonávajú kontroly v teréne a môžu napríklad kontrolovať, ako sa zaznamenáva hotovosť. Alebo ovládať proces tlače správ, ktoré obsahujú fiškálnu pamäť CCP a fiškálnu pamäťovú jednotku. Okrem toho môžu požadovať všetky doklady, ktoré sa používajú na spracovanie hotovostných transakcií (PKO a RKO, pokladnica, účtovanie v pokladnici atď.).
Daňoví úradníci tiež dôkladne monitorujú vydávanie peňažných dokladov (prísne formuláre správ). Za to, že spoločnosť alebo jednotlivý podnikateľ nedodržiava pravidlá pokladne a porušuje postup práce s hotovosťou, sa v článku 15.1 správneho poriadku Ruskej federácie stanovuje pokuta: pre individuálnych podnikateľov a zodpovedných zamestnancov organizácie - od 4 000 do 5 000 rubľov; pre právnické osoby - od 40 000 do 50 000 rubľov.
Zistili sme, či by IP malo viesť pokladňu.