Organizácia personálnych záznamov v podniku nie je náročná, ale náročná úloha. Rieši sa postupným začatím personálnych procesov, ktoré sa riadia platnými zákonmi.
Správna údržba personálnej dokumentácie vo všeobecnosti nielen šetrí spoločnosť pred inšpekciami regulačných orgánov, ale tiež umožňuje zamestnancom vyhnúť sa problémom, napríklad pri získavaní dôchodkov alebo možnosti požiadať o ďalšie sociálne záruky. Často sa stáva, že z dôvodu nesprávneho vedenia záznamov na pracovisku musia ľudia tráviť obrovské množstvo času, financií a nervov, aby dokázali všetkým orgánom, že majú nárok na dávky, príspevky a iné platby. Preto by mal každý vedúci pracovník pamätať na to, že vedenie personálnych záznamov a správna organizácia kancelárskych prác sú jednou z hlavných úloh, za ktorú zodpovedá svojim zamestnancom a štátu.
Tento článok bude hovoriť o správnosti zavedenia tohto procesu, ako aj o všetkých jeho nuansách. Potom bude možné získať odpoveď na otázku, ako zorganizovať osobné záznamy od nuly, a nie robiť chyby.
Koncepty a definície
Skôr ako pochopíte nastavenie tohto procesu, mali by ste definovať základné pojmy. Takže osobné záznamy - to je proces organizácie účtovníctva zamestnancov, ktorý je spojený s úradnou evidenciou prijímania do zamestnania, presúvaním z jedného miesta na druhé a prepúšťaním zamestnancov, ako aj účtovaním pracovných vzťahov podniku a jeho zamestnancov.
Správa personálnych záznamov je činnosť, ktorá poskytuje dokumentáciu a organizáciu práce s personálnymi dokumentmi.
Je teda zrejmé, že riadenie ľudských zdrojov a personálne záznamy sú dva vzájomne prepojené javy, ktoré sú zamerané na implementáciu personálnej politiky podniku.
Ciele a ciele
Účelom personálnych záznamov je priame vytvorenie účinného a funkčného systému správy personálnych záznamov a riadnej evidencie pracovných vzťahov medzi zamestnávateľom (podnikom) a zamestnancom (personálom).
Úlohy, ktoré sú určené na personálne záznamy, sú však tieto - úprava vzťahu medzi zamestnávateľom a zamestnancami podniku a vytvorenie právneho rámca pre pracovné vzťahy.
Po pochopení, čo je to personálne účtovníctvo, môžete začať uvažovať o tom, ako zorganizovať personálne záznamy od začiatku.
Etapy organizácie osobných záznamov
Skôr než začnete krok za krokom organizovať personálne záznamy, potrebujete jasný akčný plán rozdelený do niekoľkých fáz. Pomôže vám to nevynechať dôležité body v tomto procese.
Organizácia osobných záznamov vo všeobecnosti zahŕňa absolvovanie nasledujúcich krokov:
- Vytvorenie personálnej služby (oddelenia) v prípade, že spoločnosť plánuje zamestnať veľký počet zamestnancov alebo pridelenie účtovných povinností konkrétnemu špecialistovi, ak spoločnosť plánuje mať malý počet zamestnancov.
- Vypracovanie základnej regulačnej dokumentácie (v oblasti personálneho riadenia podniku).
- Organizácia kancelárskych prác (určenie, kto a ako bude vypracúvať dokumentáciu, vypracovanie objednávkových formulárov týkajúcich sa personálnych záležitostí, vedenie spravodajských časopisov atď.).
- Automatizácia osobných záznamov (ak je to potrebné).
- Identifikácia spôsobov kontroly presnosti účtovníctva (regulácia a pridelenie právomoci úradníkom zodpovedným za riadne účtovníctvo).
Každá z týchto fáz má určité úlohy a podúlohy. Je potrebné zvážiť všetky z nich.
Kto by mal viesť záznamy?
Ako už bolo uvedené, existujú dva spôsoby, ako určiť, kto sa bude podieľať na udržiavaní personálnych záznamov v podniku. Všeobecne záleží na tom, koľko ľudí je plánovaných zamestnávať na dosiahnutie svojich cieľov (spravidla je cieľom podniku organizovať obchodné činnosti za účelom zisku).
Pre veľké spoločnosti sa odporúča vytvorenie personálneho servisu alebo plnohodnotného personálneho oddelenia. Pre malé podniky je prípustné pridelenie personálnych povinností účtovníkovi alebo tajomníkovi. Existuje však tretia možnosť - prevod účtovných záznamov na outsourcing do špecializovaných organizácií.
Pri vytváraní služby alebo oddelenia budete musieť vytvoriť určité regulačné dokumenty, konkrétne ustanovenie o službe (oddelení) a popisy pracovných miest zamestnancov. V prípade pridelenia povinností účtovníkovi alebo tajomníkovi bude potrebné zaregistrovať personálne funkcie v popise práce vybraného zamestnanca. Ak je to potrebné, odporúčame vám poslať účtovníka alebo sekretárku na kurzy ľudských zdrojov. Pomôže to zlepšiť zručnosti zamestnancov, ktorým budú zverené povinnosti v personálnych záležitostiach. Ak sa však rozhodne o spolupráci s organizáciami tretích strán pri prevode účtovných povinností na ne, potom sa vyžaduje zmluva.
Vypracovanie povinnej personálnej dokumentácie
Existuje množstvo dokumentov, ktoré povinne usmerňujú tých, ktorí vedú personálne záznamy a správu záznamov. Po prvé, takýmto dokumentom je zoznam zamestnancov. Je to dokument, ktorý zobrazuje zloženie, počet zamestnancov a platy zamestnancov, ako aj názvy pracovných miest. V personálnej tabuľke sú pracovné miesta zamestnancov rozdelené do jednotiek, čo umožňuje vykonať kvantitatívnu a kvalitatívnu analýzu celého podniku.
Ďalším krokom je vypracovanie štandardnej formy personálnych objednávok, ktorá bude zobrazovať informácie o prijatí, presune na iné miesto, odoslaní na dovolenku a prepustení zamestnancov podniku.
Ďalším povinným dokumentom sú vnútorné pracovné predpisy. Poukazujú na hlavné body, ktoré regulujú pracovnú činnosť všetkých zamestnancov podniku. Podľa tohto dokumentu, ak zamestnanec poruší pravidlá uvedené v dokumente, môže byť potrestaný jeho disciplináciou.
Ďalším dokladom personálnych záznamov je vzorová dohoda o uzavretí pracovných vzťahov medzi podnikom a zamestnancom. Pracovné zmluvy môžu byť rovnakého typu alebo môžu byť vypracované pre každú pozíciu osobitne. Okrem toho musí mať spoločnosť vypracovaný časový rozvrh, v ktorom sa zobrazia skutočné hodiny, za ktoré zamestnanec dostáva mzdy.
Mali by ste si tiež pamätať na rozvrh dovolenky v podniku. Tento dokument sa vypracuje najneskôr dva týždne pred koncom roka. Časový rozvrh dovolenky zobrazuje kalendárový plán na odosielanie osôb v deň povinnej dovolenky. Pri vypracúvaní takéhoto plánu by sa malo pamätať na to, že personál by sa mal posielať na dovolenku takým spôsobom, aby súčasná neprítomnosť určitých pracovníkov nespôsobila prerušenie pracovného procesu v podniku.
Nemali by sme zabúdať na vývoj predpisov o odmeňovaní.Tento dokument odráža proces odmeňovania zamestnancov organizácie a tiež upravuje výpočet dodatočných platieb, napríklad príspevkov, stimulov alebo bonusov. Záverečnou fázou je vypracovanie predpisov o jednotkách podniku a popisy úloh odborníkov a pracovníkov. Okrem toho sa odporúča vypracovať nariadenie o osobných údajoch. Keď budú regulačné dokumenty pripravené, môžete začať organizovať papierovanie.
Administratívne práce
Papierovanie zahŕňa správnu údržbu dokumentácie týkajúcej sa prijatia, pohybu a prepustenia personálu.
Povinné je vedenie osobných spisov, ktoré sa vytvárajú pre každého zamestnanca podniku. Zahŕňa záznamovú kartu osobného personálu, žiadosť o prijatie, kópiu pasu, kópie dokladov o vzdelaní, osvedčenie o lekárskej prehliadke, kópiu vojenského preukazu totožnosti (ak existuje) a ďalšie dokumenty, ktoré sa vytvoria v priebehu práce zamestnanca. , A tiež ďalšou a veľmi dôležitou úlohou je vypĺňanie pracovných kníh.
Okrem všetkých vyššie uvedených môžu byť vypracované aj ďalšie dokumenty, ktoré priamo súvisia so špecifikami podniku a ktoré zabezpečujú správnu činnosť v oblasti personálnych záznamov.
Aké časopisy by mali byť v oblasti riadenia ľudských zdrojov?
Najprv musíte spustiť nasledujúce časopisy:
- oboznámenie sa s pravidlami vnútorného harmonogramu práce;
- registrácia personálnych objednávok;
- registrácia objednávok;
- registrácia objednávok na pravidelnú dovolenku;
- registrácia práceneschopnosti;
- registrácia pracovných zmlúv;
- účtovanie vyslaných pracovníkov;
- sledovanie času;
- účtovanie pohybu pracovných kníh;
- Účtovanie osobných kariet;
- účtovné kontroly.
Okrem samotných časopisov môžu byť vypracované pokyny na ich vyplnenie. A tiež všetka dokumentácia, ktorá je zaregistrovaná v týchto časopisoch, je uložená v samostatných priečinkoch podľa schválenej nomenklatúry.
Automatizácia účtovníctva
Ako je zrejmé z vyššie uvedených informácií, personálne záznamy sú veľmi starostlivý proces, ktorý si vyžaduje osobitnú pozornosť zamestnancov, ktorí sú zodpovední za udržiavanie tohto problému. Preto je dnes možné automatizáciu zjednodušiť.
Existuje veľa programov, ktoré zjednodušujú prácu zamestnancov a znižujú pravdepodobnosť akýchkoľvek chýb. Podnik spravidla potrebuje nainštalovať licencované verzie takéhoto softvéru. Je však potrebné poznamenať, že nákup takéhoto programu sa vyplatí v krátkom čase a nedovolí vážne chyby v práci. Takéto programy vo všeobecnosti riešia tieto problémy:
- vedenie personálnych záznamov v súlade s pracovnými predpismi;
- Zostavovanie a podávanie správ o problematike personálu;
- včasné schvaľovanie všetkých personálnych procesov s fakturačným oddelením alebo účtovníctvom.
Jedným z najpopulárnejších a najvyhľadávanejších programov v súčasnosti je 1C s konfiguráciou „Human Resource Management“.
Čo robiť, ak nie je možné samostatne organizovať osobné záznamy krok za krokom od začiatku?
Ak podnik musel čeliť takémuto problému, keď nie je možné samostatne stanoviť personálne procesy, potom nie je ťažké takúto situáciu vyriešiť. Na tieto účely existujú spoločnosti, ktoré sú schopné poskytovať takúto službu.
Špecialisti poradenských spoločností vykonajú audit a vypracujú potrebný balík dokumentov. Takéto organizácie sa vo všeobecnosti vyzývajú, aby tieto problémy riešili:
- Vyberte si optimálny systém riadenia zamestnancov v podniku.
- Vypracovať interné regulačné dokumenty.
- Vypracujte potrebné pokyny a predpisy.
Okrem toho môžu títo odborníci v prípade potreby viesť zriadenie služby správy personálu a oddelenia správy dokumentov. Zapojenie odborníkov tretích strán vo všeobecnosti pomáha manažmentu pri zavádzaní práce týmto smerom. Je to veľmi užitočné pre podnik ako celok, najmä pri jeho vytváraní.
záver
Pri zhrnutí tohto článku stojí za zmienku, že personálne účtovníctvo a personálne riadenie sú vzájomne prepojené procesy, v ktorých personálna politika podniku bude úplne závisieť od kvality organizácie prvého.
V žiadnom prípade by sa nemali prehliadať personálne záležitosti, pretože od nich závisia nielen činnosti organizácie, ale častejšie aj osud zamestnancov. Človek si musí len predstaviť, aký rozhorčený sú tí ľudia, ktorí nemôžu získať svoj zaslúžený dôchodok alebo akúkoľvek inú platbu z dôvodu nekvalitného výkonu svojich povinností personálnym dôstojníkom.
Po zvážení otázky, ako zorganizovať osobné záznamy od nuly, môžeme začať implementovať program na zavedenie tohto procesu v podniku. Najdôležitejšou vecou nie je zanedbanie odporúčaní Zákonníka práce, rozhodnutí ministerstva práce, Goskomstatu, Rosarkhivu a ďalších vládnych orgánov.
Po úprave všetkých personálnych procesov vo vnútri ich nestrácajte zo zreteľa. Je dôležité pamätať na to, že pracovníci, ktorí sa zaoberajú personálnymi záznamami, by mali byť poslaní, aspoň príležitostne, na kurzy v oblasti riadenia ľudských zdrojov, aby si zlepšili svoje zručnosti. A tiež by mal vykonávať rutinný audit účtovných procesov v oblasti personálu. Pomôže to udržať prácu v tomto smere.