V každej organizácii musí byť každý dokument zaregistrovaný a zapísaný do špeciálneho denníka. Platí to aj pre pracovné dohody. Register pracovných zmlúv, ktorého vzorka sa bude ďalej analyzovať, sa vyžaduje v každej spoločnosti, ktorá vedie záznamy o dokladoch a údajoch svojich zamestnancov.
Potrebujem časopis
Lídri organizácií by mali pochopiť, že register pracovných zmlúv a dodatkových dohôd nie je strata času, ale príležitosť poistiť sa. Po prvé, je to veľmi výhodné. Všetky informácie o dokumentoch sú obsiahnuté na jednom mieste, namiesto ukladania hromady zmlúv všetkých zamestnancov na váš pracovný stôl. Po druhé, časopis môže byť potrebný, ak dôjde ku konfliktom medzi zamestnancom a zamestnávateľom. Po tretie, vďaka časopisu môže pracovník pre ľudské zdroje v krátkom čase vydať zamestnancovi akékoľvek informácie.
V niektorých organizáciách je bežné viesť niekoľko takýchto časopisov: pre zmluvy na dobu neurčitú a pre prípady urgentné.
Slovo zákona
Mimochodom, právne predpisy nikde neuvádzajú, že sa vyžaduje register pracovných zmlúv. Stalo sa však, že ide o danú kancelársku prácu a jej všeobecné pravidlá. Podľa noriem musí byť každý dokument stanovený. Tento denník je navyše uvedený v zozname riadiacich dokumentov. A jeho neprítomnosť v organizácii môže spôsobiť problémy s inšpekčnými orgánmi.
Skúsení zamestnanci personálneho oddelenia tvrdia, že existencia registra pracovných zmlúv, ktorého vzorka bude uvedená neskôr, výrazne uľahčuje pracovné dni a umožňuje vám organizovať údaje o zamestnancoch a viesť o nich záznamy.
plniaci
Ako presne by mal účtovný denník vyzerať, nie je zákonom upravené. Vo väčšine prípadov je forma registra pracovných zmlúv pravidelným zápisníkom. Hlavná vec je, že kryt je hustý pre väčšie využitie.
Na titulnej strane časopisu musí byť uvedený názov organizácie, názov časopisu, začiatok jeho údržby. Ďalej sú na prvom hárku uvedené osoby zodpovedné za vedenie knihy. Ak sa predpokladá, že oprávnené osoby sa môžu zmeniť, je lepšie zadávať informácie o nich riadnym spôsobom:
- Číslo v poriadku.
- Podrobnosti o zamestnancovi.
- Názov príspevku.
- Dôvody, prečo môže táto osoba robiť zmeny v časopise.
- Podpis zamestnanca.
Vyplnenie registra pracovných zmlúv sa môže nazývať štandardné. Všetky informácie sú zaznamenané do tabuľky, počet stĺpcov, v ktorých sa líši v závislosti od želania samotnej organizácie. V priemere môže byť až desať stĺpcov. Tabuľka je vyplnená nasledovne:
- Sériové číslo registrácie dokumentu.
- Dátum uzavretia zmluvy.
- Číslo zmluvy.
- Podrobnosti o zamestnancovi.
- Názov pozície alebo špeciality.
- Názov oddelenia alebo jednotky.
- Obdobie platnosti zmluvy.
- Povaha práce.
- Existencia dodatočných dohôd.
- Osobitné poznámky.
Prípadne môžete zadať ďalší stĺpec, do ktorého sa zamestnanec podpíše vedľa poskytnutých informácií. Podpis okrem toho znamená, že zamestnanec dostal kópiu zmluvy.
Tí, ktorí nevedia, ako vyzerá register pracovných zmlúv, môžu vidieť ukážkový dokument na nasledujúcej fotografii.
Papierová verzia
Napriek tomu, že éra počítačovej technológie dnes prekvitá, takmer všetky spoločnosti si vedú papierovú verziu registračného denníka.
Po prvé, tento dokument musí byť zošitý, očíslovaný a osvedčený vedúcim organizácie. Po druhé, personálne oddelenie zabezpečuje, že je oveľa pohodlnejšie viesť takýto denník. A po tretie, v časopise by mali byť podpisy zamestnancov s uvedením ich súhlasu so špecifikovanými informáciami.
Elektronická verzia
Elektronická forma registrácie pracovných zmlúv má výhody aj nevýhody. Elektronické dokumenty sú nepochybne veľmi pohodlné. Hromádky priečinkov a papierov neprepúšťajú stôl a police, pretože všetko je uložené v počítači. V elektronickej verzii však nemôžete získať podpis zamestnanca v dokumente a často sa stáva, že sa počítač pokazí a všetky informácie jednoducho zmiznú.
Preto veľa personálnych manažérov, ak majú elektronický denník, je to iba ako záložná verzia papierových médií.
Zvyčajne vytvárajú elektronickú verziu vo formáte Excel. Táto tabuľka má veľa funkcií a dá sa ľahko vyplniť. Elektronický formát časopisu je:
- kontrola ukladania informácií;
- utajenie informácií;
- okamžité vytváranie kópií objednávok a certifikátov;
- Okamžité vyhľadávanie potrebných dokumentov.
Okrem toho si môžete osobitne viesť denník ďalších. dohody o pracovných zmluvách. Niekedy je však nevhodné hľadať informácie o zamestnancovi v rôznych dokumentoch. Je lepšie, ak sú tieto informácie v spoločnom dokumente zvýraznené ako samostatný stĺpec.
rysy
Pri protokolovaní sa najlepšie zachovávajú niektoré funkcie. Môže to zahŕňať:
- Register pracovných zmlúv a samotných zmlúv sa môže začať každý rok. Platí to najmä pre veľké podniky, kde je veľa dokumentov.
- Ak sa oprávnená osoba pri zadávaní informácií dopustila chyby, nepredpokladajú sa za ňu žiadne pokuty.
- Takýto dokument by sa mal uchovávať najmenej 75 rokov.
- Po ukončení lodného denníka je potrebné ho očíslovať a očíslovať. Ďalej vložte pečať a odošlite ju do archívu dokumentov, kde je skutočne uložená.
- Ak zmluva na dobu určitú patrí do kategórie neobmedzených, musí sa táto skutočnosť zaznamenať. Ďalej je zmluva opätovne zaregistrovaná alebo je v denníku urobená príslušná poznámka.
- Vodca musí osvedčenie o registrácii potvrdiť tak, že svoj podpis umiestni na zadnú stranu notebooku.
Kto vedie časopis
Ako sme už zistili, zmluvný účtovný denník je dokument, ktorý potvrdzuje prítomnosť dôležitých dokumentov v organizácii.
Podľa pravidiel tieto dokumenty vypĺňajú a uchovávajú oprávnené osoby. V jeho jadre sú to zamestnanci HR alebo HR manažéri. Sú zodpovední za rôzne kontroly, to znamená za úplné poskytovanie informácií o zamestnancoch.
Rovnakí zamestnanci tiež zodpovedajú za originály všetkých zmlúv a dodatočných dohôd s nimi. Tieto dokumenty začnite podľa pokynov zamestnávateľa.
Objednávka určuje:
- druh ťažby dreva (papier alebo elektronika);
- pracovník zodpovedný za protokolovanie;
- registračný formulár.
Skôr bol predložený register pracovných zmlúv (vzorový dokument). Teraz môžete na fotografii vidieť, ako vyzerá časopis na registráciu ďalších zmlúv k zmluvám.
zmeny
Skôr bolo povedané, že s malým dohľadom zamestnanec nenesie osobitnú zodpovednosť ani sankcie. Stále však musíte časopis starostlivo vyplniť.
Je prísne zakázané vykonávať akékoľvek zmeny bez ohľadu na typ dokumentu. Ak oprávnený zamestnanec urobí vážnu chybu, časopis by sa mal zatvoriť. To znamená, že na poslednej strane knihy je uvedený dôvod jej uzavretia. Tento problém by sa mal ďalej nahlásiť vedúcemu spoločnosti. Aby ste mohli začať nový účtovný denník, musíte vydať objednávku.
Pokiaľ ide o ďalšie zmeny, ktoré sa týkajú konkrétneho zamestnanca, zahŕňajú:
- prepustenie z funkcie;
- zmena pracovných podmienok;
- presun zamestnanca do iného oddelenia, divízie alebo zmena postavenia zamestnanca.
Pre tieto informácie sa vytvorí buď samostatná kniha pre doplnkové dohody, alebo samostatný stĺpec v denníku registrácie zmlúv.
Je dôležité si uvedomiť, že takýto časopis je v prvom rade dôležitý pre zamestnanca, ktorý vedie informácie o zamestnancoch.
Vďaka tomuto dokumentu môžete ľahko nájsť informácie v tých časopisoch, ktoré sa už dlho prenášajú do archívu. Časopis sa tiež považuje za právne potvrdenie existencie všetkých tých pracovných zmlúv, ktoré sa uzatvárajú so zamestnancami, ktorí vykonávajú svoje činnosti v podniku.