Aby sa zabránilo krádeži a strate, podniky používajú kontrolné metódy. Medzi hlavné patrí súpis zásob. Aká je?
Všeobecné informácie
Na posúdenie bezpečnosti a správneho vykonávania operácií pohybu zásob sa používa súpis zásob. Je tiež potrebné v prípadoch:
- Transformácia obecného alebo štátneho podniku, predaj, výkup, prenájom nehnuteľností.
- Pri zmene finančne zodpovednej osoby.
- Pred zostavením ročnej účtovnej závierky.
- V prípade nepredvídaných okolností (povodeň, požiar atď.).
- Pri reorganizácii alebo likvidácii organizácie.
- V prípade zistenia skutočnosti, že došlo k zneužitiu, krádeži alebo poškodeniu zásob.
- V prípade inej potreby, ktorá je stanovená platným zákonom (napríklad o pokynoch orgánov činných v trestnom konaní).
Tu sú prípady, keď je inventarizácia zásob povinná. Základom jej začiatku je rozkaz vedúceho organizácie (alebo iného relevantného dokumentu, napríklad uznesenie, rozkaz).
Inventarizačná provízia
Takáto jednotka zvyčajne funguje vo veľkých organizáciách. Zahŕňa vedúceho (alebo jeho zástupcu) v pozícii predsedu, hlavných špecialistov (hlavný účtovník, vedúci oddelenia, právny poradca, vedúci bezpečnosti). Ak je potrebné vykonať inventarizáciu, vytvorí sa priamo pracovná komisia, do ktorej sú prihlásení všetci potrební ľudia, ktorých jurisdikcia je oblasťou práce. Často tiež zahŕňa zástupcov útvaru vnútorného auditu alebo odborníkov z nezávislých firiem.
Ak existuje malé množstvo práce a existuje audítorská komisia, potom sa jej často pridelí súpis. V prípade, že počas kontroly nebol prítomný aspoň jeden člen skupiny, je to dôvod domnievať sa, že výsledky sú neplatné.
Konkrétny okamih
Ak sa vykonáva súpis zásob, musí sa na ňom zúčastniť zodpovedná osoba. Aj keď je potrebné poznamenať, že ak sa vyhne splneniu svojej povinnosti, potom bude spravodlivé, že bude dosť problematické, pretože to nie je definované platnými zákonmi. V takom prípade (ak na to nie je dostatočný dôvod) musí manažér vymenovať novú finančne zodpovednú osobu. Po ukončení auditu musí v prítomnosti ostatných členov komisie akceptovať skutočne potvrdené súpisy na úschovu, čo sa potvrdí jeho podpisom v súpise.
Čo sa stane v tomto procese?
Počas inventarizácie je potrebné vyriešiť celý rad problémov:
- Identifikujte skutočne prítomné zásoby a porovnajte skutočné údaje s ukazovateľmi účtovného (finančného, manažérskeho) účtovníctva.
- Skontrolujte podmienky, ktoré prispievajú k bezpečnosti zásob, správnosti registrácie ich dovolenky a príjmu.
- Overte, či je inventár správny.
- Skontrolujte meracie zariadenie.
Počas inventarizácie musí materiálne zodpovedná osoba poskytnúť členom komisie najnovšie dokumenty ku dňu overenia týkajúce sa príjmov a výdavkov alebo správu o pohybe materiálov.S cieľom zistiť správnosť zostatkov a zabrániť manipulácii predseda označí tieto dokumenty slovami „Pred začiatkom inventúry k [dátum]“. Aj keď je to jednoduchý, ale zároveň veľmi dôležitý krok. Od tejto chvíle začína inventár MPZ.
Čo ďalej?
Potom sa vykoná inventár dostupných položiek inventára. To znamená, že je skutočne stanovená v príslušných jednotkách množstva a hodnoty. Na porovnanie sa berú informácie z účtovných údajov. Na každej stránke je potrebné uviesť poradové číslo nehnuteľnosti a celkový počet kusov materiálov, ako aj ich peňažnú hodnotu. Tento prístup vylučuje možnosť ďalšieho vkladania dodatočných informácií od finančne zodpovednej osoby, ktorá skresľuje výsledok auditu. Napokon, nemali by sme zabúdať, že sú zásoby cenným zdrojom. Zodpovedná osoba ich môže použiť na svoje vlastné obohatenie a snaží sa skryť svoje zločiny na maximum (ak boli spáchané).
Ako vyzerá inventár?
V skutočnosti sa zostávajúce zostatky zaznamenávajú po výpočte, vážení, meraní. Akty sú priložené k súpisu. Ak existujú materiály, ktoré sa skladujú vo veľkom, potom sa ich fyzická hmotnosť alebo objem stanoví pomocou merania a technického výpočtu. V prípade neporušeného balenia je obsah zahrnutý na základe týchto dokumentov. Zároveň je však povinné selektívne overovanie jednotlivých položiek.
Pri vykonávaní týchto operácií sú potrebné materiálne zodpovedné osoby. Táto situácia nám umožňuje vylúčiť v budúcnosti možné kontroverzné otázky. Na poslednej stránke súpisu by mali predseda a členovia komisie urobiť tento zápis: „Skontrolujú sa všetky ceny a výpočet výsledkov za výrazy, stránky a všeobecne pre zoznam položiek inventarizácie“. Na certifikáciu sa používajú podpisy. Ak to tak nie je, inventarizácia a precenenie zásob sa považuje za neplatné. Ak materiálne zodpovedná osoba nemá námietky, podpisuje.
Byrokratické okamihy
Inventúrny súpis sa musí vyhotoviť dvojmo. Jeden z nich je presunutý do účtovného oddelenia, kde zostaví zhrnutie. Druhý zostáva s finančne zodpovednou osobou. Ak účtovník po kontrole výpočtov a údajov nemá námietky, zaregistruje sa v zozname. Osobitne dôležité sú hodnoty, ktoré sú na ceste. Ak sa v podniku vykonáva súpis závodu, musí vypracovať samostatný akt.
Čo robiť, keď účtovník zistil nezrovnalosti?
Nie je možné to ignorovať. Preto je vypracované vyhlásenie o porovnaní (formulár č. INV-19). Na druhej strane sú zobrazené existujúce údaje, ako aj prebytok / nedostatok, informácie o riešení nezrovnalostí. Všetky tieto informácie musia byť overené podpisom účtovníka. Tretia strana uvádza ďalšie informácie o prebytkoch, ich výdavkoch, nedostatku a pokrytí.
Pozrime sa na niekoľko príkladov, ako by mohol vyzerať súpis zásob.
Zistil sa prebytok / nedostatok
Čo robiť v tomto prípade? Ako s tým súvisieť? V prípade, že sa vykonal súpis zásob a zistili sa prebytky, mali by sa považovať za iný príjem. Ako zariadiť zapojenie? V tomto prípade nás zaujíma debet 10, ako aj kredit 91 (podúčet 91-1). Prvý z nich nám umožňuje ukázať, že sa zaoberáme materiálmi. Pôžička je potrebná na preukázanie, že ide o iný príjem. A ak sa zistí nedostatok? V tomto prípade, bez ohľadu na jeho povahu, musíme použiť účet 94. Odpočítajú sa všetky nedostatky a straty z poškodenia majetku.
nedostatok
Uvažujeme o ďalšom príklade. Prebieha inventarizácia zásob. Zistilo sa, že existuje nedostatok materiálu, ktorý bol zaznamenaný v skutočných nákladoch na obstaranie. V tomto prípade je potrebné použiť debetný účet 94, zatiaľ čo kredit - 10. Druhý účet okrem toho zahŕňa nielen skutočné obstarávacie náklady, ale aj náklady na dopravu a obstarávanie. Musíte si však uvedomiť, že sa týkajú zmluvnej hodnoty chýbajúcich zásob.
Ak vezmete do úvahy len účtovnú (zmluvnú) cenu akcií, v tomto prípade vám pomôže debet 94, pomôže vám kredit 16. Ak sa posledný účet nevyužije z dôvodu určitých organizačných problémov, môžete namiesto 16. použiť 10. V tomto prípade by ste mali pripísať sumu náklady na dopravu a obstarávanie. Takto sa vedie jednoduchý inventár. Samozrejme, spočiatku pre neskúsených sa to môže zdať komplikované, ale trocha praxe - a všetky príspevky sa uverejnia bez problémov.
Prípadné vzniknuté nedostatky alebo škody musia byť odpísané v závislosti od príčin ich vzniku. To je veľmi dôležité. Je potrebné poskytnúť vedúcemu organizácie všetky informácie, ktoré potvrdia, aké opatrenia boli prijaté na náhradu materiálnej škody. Ako príklad možno uviesť arbitrážne súdy, orgány činné v trestnom konaní a odpovede týchto štruktúr. V tomto prípade bude debet zaujímavý z účtov 20, 23, 25, 26 (prípadne viac, v závislosti od situácie) a úveru - 94.
záver
Zásoby sú, samozrejme, dôležité pre fungovanie podnikov. A aby ste predišli krádeži, strate a poškodeniu, musíte situáciu dôkladne sledovať. Nemali by ste však byť príliš horliví a neustále vykonávať kontroly. Je možné predpokladať jeden plánovaný súpis MPZ na rok a niekoľko ďalších povrchových prehliadok za štvrťrok. Aj keď, samozrejme, všetko záleží na podniku, situácii v ňom a na mnohých ďalších bodoch.
A nakoniec chcem zvážiť ďalšie dôležité nuansy. Ak sa vykoná inventarizácia zásob v sklade a zistia sa problémy, zostaví sa porovnávací hárok. Pri analýze jeho údajov je možné identifikovať prepočet podľa jednotlivých mien. Prečo k tomu dochádza? Zmena klasifikácie je výsledkom skutočnosti, že rovnaké názvy materiálov sa dodávajú za rôzne ceny. Dôvodom môže byť to, že keď boli materiály vyrobené z rôznych surovín, došlo k určitým oneskoreniam.
Pre pochopenie zvážte malý príklad. Prírodný sušiaci olej stojí viac ako je vyrobený z umelého materiálu. Ďalší príklad. Podobná situácia sa pozoruje pre rovnaké materiály, ktoré majú rovnaký účel výroby. Prečo iné? A majú rôzne vlastnosti. Napríklad vznikla výrobná potreba a namiesto 100 mm klincov sa použil spotrebný materiál 90 mm. Ale sú lacnejšie! V tomto prípade vznikne kladný rozdiel súčtu.