Životne dôležitá činnosť nie je jediná organizácia, spoločnosť, podnik, a dokonca ani štát, bez zefektívneného pracovného postupu nemožná. Dokumenty, ako aj potreba ich pohybu, vytvorenia alebo prijatia pred vrátením, uplynutím platnosti alebo pripútanosťou k veci, pevne vstúpili do života osoby od okamihu písania. Zachované od staroveku potvrdzujú dokumentáciu rôznych sfér života jednotlivcov alebo verejných záležitostí.
História kancelárskych prác v Rusku
Prvé dokumenty, ktoré zaznamenali život starovekého ruského štátu, boli anále. Rozprávali o dohodách, ktoré sa uzavreli medzi Ruskom a Byzanciou, odrážajú historické udalosti. Listami boli uvedené aj diplomatické vzťahy. Okrem toho hovorili aj o rôznych dohodách, najmä medzi obchodníkmi. Listy môžu byť podľa účelu súdne a indikatívne.
Všetky dokumenty boli napísané na pergamene, čo sa v tom čase považovalo za veľmi drahý materiál. Až do konca obdobia feudálnej fragmentácie Ruska bolo ešte príliš skoro hovoriť o koncepcii kancelárskej práce ako systému.
História administratívnej práce v ruskom štáte sa skladá z období: predrevolučný, sovietsky a post-sovietsky.
predrevolučnej
Predrevolučná dokumentácia vyvinutá v XVI - začiatkom XX storočia. Táto fáza je zasa rozdelená do niekoľkých období:
- Po vytvorení centralizovaného ruského štátu sa začal formovať cirkevný poriadok. Uskutočňovali sa v chatrčiach (usporiadané, laboratóriá, zemstvo). Samotný systém sa vyvinul v objednávkach - centrálnych inštitúciách. Preto názov obdobia. Charakteristickou črtou klerikálnej práce je vznik samostatného „personálu“ ľudí, ktorí sa podieľali na príprave projektov, zisťovaní, organizovaní ukladania dokumentov, kopírovaní návrhov.
- Pracovný tok na vysokej škole sa rozvíjal po reforme ústrednej správy. Vysoké školy začali používať registračné knihy a organizované archívy. Ukladanie dokumentov predpísaným spôsobom sa najprv zorganizovalo presne počas obdobia práce na vysokej škole.
- Výkonný pracovník (v XIX - začiatok XX. Storočia.) Bol vyvinutý počas reformy. Nový administratívny systém je založený na zásadách jednoty velenia - presnom výkone pokynov vedúcich pracovníkov, ako aj na hierarchii - prísnom rozdelení zodpovedností medzi úradníkov rôznych pozícií a funkcií.
Sovietska cirkevná práca
Sovietske úradné práce sa začali formovať od októbra 1917 a pokračovali až do roku 1991. Počas tohto obdobia sa úrady snažili tento systém čo najviac racionalizovať. Boli urobené pokusy zaviesť normy pri práci s úradnými dokumentmi. Zostavil sa zoznam typických riadiacich dokumentov v podniku, ktorý stanovil obdobie uchovávania tejto dokumentácie. V sedemdesiatych rokoch bol špeciálne vytvorený jednotný štátny systém kancelárskych prác, ktorý stanovil jednotné formy a metódy práce s dokumentmi.
Post-sovietskej
Kancelárske práce v postsovietskom období sa rozvíjajú od roku 1991 a vyvíjajú sa dodnes. V 90. rokoch 20. storočia sa v Ruskej federácii začalo zlepšovať legislatívny a regulačný rámec stanovujúci požiadavky na dokumentáciu.
Ukladanie dokumentov v podniku
V procese činnosti firiem, inštitúcií, podnikov existuje obrovský tok dokumentov, dokumenty sú prijímané a tvorené. Keď zmizne potreba ich použitia v každodenných činnostiach na vyriešenie súčasných problémov a problémov, je potrebné zhromažďovať a uchovávať informácie. Okrem toho je mimoriadne dôležité zabezpečiť ľahký a rýchly prístup k potrebným údajom kedykoľvek, a to aj po niekoľkých dňoch, mesiacoch alebo rokoch po tom, ako sa papier dostane do obehu. Ak archívy nie sú správne usporiadané a termíny nie sú dodržané, môžu sa vyskytnúť ďalšie problémy s nájdením správneho dokumentu. Rýchle vyhľadávanie a aplikácia dokumentov na zamýšľaný účel je možná iba s ich jasným rozdelením do skupín, napríklad segregáciou v podnikaní.
Špeciálnou systematizačnou príručkou, ktorá určuje postup distribúcie cenných papierov v prípadoch, je nomenklatúra prípadov.
Pojmy „nomenklatúra záležitostí“ a „podnikanie“
Nomenklatúra prípadov sa nazýva najjednoduchší klasifikátor názvov prípadov, čo umožňuje rýchle triedenie dokumentov pre rýchle vyhľadávanie, ak je to potrebné, s uvedením doby použiteľnosti v predpísanej forme. Takýto klasifikátor má veľký význam pri organizovaní hladkého fungovania spoločnosti alebo obecnej inštitúcie.
Prípad je dokument pod jednou obalom alebo ich kombináciou, ktorý sa týka konkrétneho problému alebo typu činnosti. V prípadoch je zakázané duplikovať návrhy verzií cenných papierov, ktoré sa opakujú alebo stratili na dôležitosti, s uplynutou štandardnou trvanlivosťou.
Nomenklatúra vecí - viacúčelový dokument, ktorý:
- Je to základ pre ukladanie dokumentov do priečinkov, hľadanie potrebných dokumentov.
- Označuje indexovanie dokumentov a prípadov.
- Definuje trvanlivosť dokumentov.
- Je to druh manuálu pre prvú fázu skúšky.
- Je to dokument, ktorý zohľadňuje dočasné (až desaťročné) skladovanie.
- Je to základ pre tvorbu súpisov dokumentov, ktoré sa budú trvale a dočasne uchovávať.
- Je miestom uloženia aktov na zničenie záležitostí podniku s uplynutými lehotami na uchovávanie (zničenie papiera).
Druhy položiek v podnikoch
Existujú tri druhy nomenklatúr. Štandardná nomenklatúra je regulačný dokument stanovujúci zloženie prípadov, ktoré sa ustanovujú pri administratívnej práci organizácií toho istého typu.
Približná nomenklatúra má poradný charakter a zavádza určitý súbor prípadov (s uvedením ich indexov), ktoré sa začali pri fungovaní organizácií, na ktoré sa nomenklatúra vzťahuje.
Samostatnú nomenklatúru záležitostí konkrétneho podniku tvoria pracovníci oddelenia podpory dokumentov a správy dokumentov organizácie. Tento proces zahŕňa vedúcich štruktúrnych oddelení, pretože majú predstavu o plánovanom rozvoji podniku, ktorý vám umožňuje efektívne zabezpečiť druhy cenných papierov, ktoré sa môžu v organizácii objaviť v blízkej budúcnosti.
Základné pravidlá ukladania dokumentácie
V procese každého podniku sa vytvára obrovské množstvo príspevkov, ktoré sa líšia reprezentovanou hodnotou a významom. Druhy cenných papierov, pre ktoré by sa malo organizovať uchovávanie dokumentov v organizácii, postup a doby uchovávania, sa odrážajú v rôznych regulačných právnych aktoch, ktoré sa môžu týkať tak právnych predpisov spoločnosti, ako aj právnych predpisov o archivácii a účtovných zákonov. Zákony o účtovníctve a archivácii sú rovnako platné ako nariadenia vydané zakladajúcou radou alebo vedením konkrétnej organizácie.
Základným legislatívnym aktom v tejto oblasti je zákon o archívnych veciach v Ruskej federácii, ktorý nadobudol účinnosť dňom uverejnenia - 25. októbra 2004.Je to tento legislatívny akt, ktorý upravuje rôzne druhy vzťahov v oblasti správy archívov v záujme civilného obyvateľstva krajiny, spoločnosti a štátnych orgánov, ako aj vzťahy pri organizácii uchovávania dokladov bez ohľadu na formu vlastníctva podnikov.
Na základe h. 1 Článok. 17 zákona č. 125-ФЗ sú podnikatelia, súkromné a štátne organizácie povinné uchovávať archívne dokumenty počas obdobia ich uchovávania, vrátane písomností o pracovníkoch. V závislosti od štatútu obchodného podniku sa stanovuje postup na splnenie povinnosti skladovať cenné papiere a obdobie uchovávania dokumentov v organizácii. Obchodné inštitúcie majú právo ukončiť uchovávanie dokumentov po uplynutí času.
Účtovné doklady
V článku 17 zákona č. 129-ФЗ sa ustanovujú všeobecné lehoty uchovávania dokumentov, účtovných dokladov a účtovných výkazov. Podľa zákona je podnik povinný zabezpečiť uchovávanie účtovných dokladov najmenej päť kalendárnych rokov od 1. januára roku nasledujúceho po roku, v ktorom bola papierová dokumentácia datovaná.
Na určenie podmienok pre konkrétne typy dokumentov je potrebné odvolať sa na takýto akt ako na štandardný zoznam období uchovávania dokumentov schválených Federálnym archívom 6. októbra 2000. Dôležité je, že dátumy uvedené v zozname nezačínajú dátumom konečnej verzie dokumentu alebo úradného uverejnenia dokumentu, ale od 1. januára nasledujúceho kalendárneho roka. Ak však vedúci spoločnosti vydal rozkaz s prihliadnutím na špecifiká činnosti, potom sa môže doba skladovateľnosti dokladov v porovnaní s obdobím, ktoré stanovuje zoznam, predĺžiť.
Daňové priznania a iné doklady o výpočte daní
Obdobie, počas ktorého je podnik alebo obecná inštitúcia povinná viesť hlásenie o odpočte dane, je stanovené v odseku 170 vyššie uvedeného zoznamu. Obdobie uchovávania dokumentov v organizácii, pokiaľ ide o daňové priznania za posledný kalendárny rok, je najmenej desať rokov, štvrťročne sa ukladá najmenej päť nasledujúcich kalendárnych rokov, mesačné obdobia sa musia uchovávať najmenej jeden kalendárny rok - táto informácia je uvedená v zozname období uchovávania dokladov. Ak sa nepodávajú správy za kalendárny rok, ostatné druhy colných vyhlásení sa uchovávajú najmenej desať rokov. Ostatné typy podávania správ by sa preto mali chrániť najmenej päť kalendárnych rokov. Správy za kalendárny mesiac bez štvrťročných správ sa ukladajú podľa rovnakých zásad.
Dokumenty, na základe ktorých sa vypočítavajú dane a poplatky, nie sú v zákone definované. V článku 23 prvom odseku ôsmom odseku daňového poriadku Ruskej federácie sa však uvádza, že daňovníci musia uchovávať doklady štyri roky: účtovné a daňové záznamy, akékoľvek ďalšie doklady preukazujúce zisk, výdavky, platby a zrážky daní a iné poplatky. To isté nastavuje zoznam dokumentov označujúcich dobu uchovávania. Zverejňuje sa na oficiálnych webových stránkach vlády Ruskej federácie a Rosarchive.
Trvanie uchovávania dokumentácie v podniku
Skladovateľnosť dokumentov je časový rámec definovaný v právnych predpisoch Ruskej federácie a hodnoty vybrané na základe preskúmania, počas ktorého sa musia uchovávať až do ich zničenia.
Výsledkom činnosti podnikov a inštitúcií sú dokumenty rôzneho významu. Štandardný zoznam uchovávania dokumentov umožňuje zničenie dokumentov, ktoré už úlohu dokončili. Existujú však aj takí, ktorí už niekoľko rokov nestrácajú na dôležitosti. A tretí typ obsahuje vedecky alebo prakticky dôležité informácie. Tento typ má konštantnú trvanlivosť.
Typické obdobia uchovávania dokumentov môžu byť:
- dočasne do desiatich rokov;
- dočasne nad desať rokov;
- konštantný.
V divíziách, ktoré sa zaoberajú referenčnými prácami, prípady pretrvávajú dva roky bez ohľadu na stav podnikania: trvalé a dočasné (nad desať rokov) skladovanie. Po uplynutí tejto doby sa v archíve organizácie odovzdajú.
Bez ohľadu na formu, v ktorej je dokumentácia vyhotovená (papierová alebo elektronická), doba uchovávania dokumentov sa nemení. Určujúca hodnota trvania ich používania závisí od informácií v nich obsiahnutých. Táto otázka je skúmaním hodnoty.
Preskúmanie hodnoty dokumentov je určenie významu, od ktorého závisí určenie doby ich uloženia. Skúma sa, aby sa zistilo, ktoré konkrétne práce môžu najlepšie poskytnúť štátu, spoločnosti, vede a jednotlivcom potrebné údaje. V prípade dokumentov, ktoré boli vybrané na dočasné uloženie, by ste mali určiť, ako dlho v budúcnosti budú potrebné. Dôležitou úlohou preskúmania cenných papierov je aj určenie doby uchovávania dokumentácie.
Z tohto dôvodu boli vynikajúce tieto úlohy skúmania hodnoty:
- Prenos dokumentácie, ktorá je dôležitá pre politiku, ekonomiku, ekonomiku, vedu, kultúru krajiny, do štátneho archívu Ruskej federácie, predbežný výber na tento účel.
- Dokumenty, ktoré si zachovávajú praktickú hodnotu, ale nepredstavujú vedeckú a historickú hodnotu, sa vyberajú na dočasné uskladnenie.
- Tí, ktorí stratili svoju hodnotu a nemajú vedeckú hodnotu, sú vybraní na zničenie.
- Stanovenie lehôt na uchovávanie dokumentov, ich zmena.
Počas preskúmania sa kontroluje aj kvalita organizácie nomenklatúry spisov, archívov a stanovenie doby použiteľnosti dokladov.
Spôsoby organizácie skladovania cenných papierov v podniku
S príchodom elektronickej technológie nie je potrebné využívať celú budovu na archívy, ak bude veľká organizácia s desaťročnou históriou stačiť, bude stačiť niekoľko miestností. V každom prípade je však potrebné organizovať ukladanie dokumentov v organizácii.
Existuje niekoľko možností, ako usporiadať elektronický archív:
- Lokálne - cenovo dostupný spôsob ukladania, ktorý spočíva v zhromažďovaní dokumentov v jednom priečinku v počítači alebo, ak má spoločnosť lokálnu sieť, vytvorení špeciálneho sieťového priečinka a nastavení prístupových práv k nemu. Nevýhodou tohto spôsobu ukladania je nedostatok bezpečnostných záruk, potreba nezávislého riadenia času uchovávania, zabezpečenie nástrojov na prezeranie (hovoríme o programoch na prezeranie dokumentov, obrázkov, videí, výkresov a iných dokumentov) a overovanie elektronických podpisov.
- Špeciálny elektronický archív - špecializované systémy na správu elektronických dokumentov alebo elektronické archívy. Takéto úložné systémy neopakujú vyššie uvedené nevýhody miestneho archívu. To znamená, že EDMS poskytuje prehliadanie, riadi načasovanie ukladania cenných papierov, umožňuje získať informácie o elektronickom podpise. Mínus - služba je platená.
- V cloude - sľubný spôsob ukladania dokumentov, môžu byť uložené priamo v službe online a nezaberajú miesto na počítačoch organizácie. Zamestnanci majú vždy možnosť obrátiť sa na potrebnú dokumentáciu, služba zabezpečí prezeranie s vhodnými nástrojmi a poskytne údaje na bezpečnostnom certifikáte - prístup do siete by bol možný iba.
Právne predpisy neupravujú, ktorý spôsob uchovávania údajov by sa mal používať, a zoznam dokumentov s dátumami uvádza iba regulačný časový rámec. Je dôležité iba dodržiavať pravidlá prenosu dokumentov, správneho vyhotovenia a osvedčenia na podpis.