S cennými papiermi je potrebné zaobchádzať opatrne, pretože znehodnotenie spôsobuje veľa nepriaznivých dôsledkov. Obnovenie bude nejaký čas trvať. Aby sa tomu zabránilo, je potrebné zabezpečiť správne ukladanie dokumentov doma. Môžete na to použiť rôzne metódy.
Funkcie ukladacieho priestoru
Organizácia ukladania dokumentov doma má svoje vlastné charakteristiky. Musí sa zohľadniť bezpečnosť. Papiere by mali byť skryté a chránené pred poškodením. Ak deti žijú v dome, dokumenty sa musia umiestniť tak, aby k nim nemali prístup. Môžete si vybrať trezory pre dom, rovnako ako mezanín, horné police skrinky.
Upozorňujeme, že pracovná plocha nie je bezpečné miesto. Káva pokazená v dôsledku náhodne rozliatej kávy alebo prievanu. Ale ak sú umiestnené v škatuliach s kľúčom alebo tajným dnom, bude to chrániť pred poškodením.
Kam ukladať dokumenty doma? Existuje veľa možností, ale nezabudnite, že miesto musí byť prístupné majiteľovi. Často sú situácie, keď musíte naliehavo získať nejaké doklady. V prípade núdze sa počíta každá sekunda. Teraz na to existujú funkčné interiérové prvky vrátane špeciálnych úkrytov. Sú to police so zásuvkami, knihami, sejfmi, zásuvkami, imitáciami.
Triedenie dokumentov
Príspevky je možné rozdeliť podľa nasledujúcich kritérií:
- Do bytu. Budú sa skladovať účtenky za vodu, plyn, elektrinu.
- Komunikácia. Táto časť bude obsahovať zmluvy a potvrdenky telefonicky, televíziou a internetom.
- Úvery. To zahŕňa zmluvy a kontroly.
- Sociálne služby. Ak sa využívajú služby týchto organizácií, dokumenty od nich by sa mali uvádzať osobitne.
- Kópia. Je vhodné vyhotoviť kópie dokumentov v množstve 5 ks. je ešte lepšie ich naskenovať.
- Osobné dokumenty. Patria sem pasy, osvedčenia.
- Medicine. Je potrebné oddelene ukladať dokumenty týkajúce sa zdravia.
- Fotky. Musia byť umiestnené v obálke.
- Pokyny a záruky. V prípade potreby vždy nájdete ten správny papier;
- Zriedka použité dokumenty.
Dokumenty malého formátu sú zvyčajne pevné dosky. Ak sa často používajú napríklad cestovné pasy, certifikáty, mali by ste ich uložiť v malom priečinku s oddeľovačmi.
Možnosti ukladania dokumentácie
Ak existuje veľa cenných papierov, vyvstáva otázka, ako ukladať dokumenty doma? Nápady sa môžu líšiť, hlavná vec je, že všetko je v poriadku. Inak bude veľa času strávené hľadaním.
Na skladovanie sa používajú trezory, priečinky a skrinky. Papiere by sa do nich mali vkladať podľa nevyhnutných kritérií: účel, dátum alebo typ. Preto bude oveľa ľahšie nájsť potrebný papier.
zložky
Priečinok na ukladanie dokumentov doma sa považuje za vynikajúcu voľbu. To zmestí veľa súborov s papiermi. Väčšina z týchto produktov je vo formáte A4, takže sa výborne hodia na ukladanie certifikátov, certifikátov a zmlúv.
Pre lepšie pohodlie môžete dokumenty označiť nápismi, napríklad „práca“, „banka“, „bývanie“. Preto bude oveľa ľahšie nájsť potrebný dokument. K prvému súboru môžete pripojiť zoznam všetkého obsahu. Je vhodné nalepiť šeky a potvrdenky na hárky A4. Je lepšie opraviť roh, aby sa dokument nepoškodil.
portfólio
Dokumenty je možné ukladať doma pomocou špeciálneho portfólia. Zvyčajne má veľa pobočiek. Tovar je možné kúpiť v kancelárskom obchode.Tieto zariadenia prichádzajú v rôznych prevedeniach, vrátane klasických aj originálnych. Výber toho správneho bude jednoduchý.
Portfólio na ukladanie dokumentov doma môže obsahovať rôzne doklady. Nevýhodou je nemožnosť otáčania stránok a bezplatné prezeranie. Z tohto dôvodu je žiaduce vytvoriť nápisy a poznámky.
Fotoalbumy
V týchto zariadeniach je možné ukladať dokumenty doma. Musia mať magnetické listy. Napríklad je možné do nich vkladať doklady o platbe, ktoré určujú, ktoré lepidlo nie je potrebné. Na každom liste bude miesto pre poznámky, čo je veľmi výhodné.
obálky
Papierové vrecká sú vynikajúce na ukladanie dokumentácie, ktorá by sa mala archivovať. Takéto doklady sú zriedka potrebné, ale je príliš skoro alebo nevyhodiť. Po označení môžete vložiť do škatule alebo na poličku.
Obálky si môžete vyrobiť sami. Na tento účel sa používa silný papier, lepidlo a príslušenstvo. Ukázalo sa, že je to praktická vec, ak využívate svoju fantáziu a pracujete efektívne. S touto obálkou si nemusíte robiť starosti s integritou papiera.
boxy
Používajú sa na ukladanie mnohých vecí a dokumenty nie sú výnimkou. Môžete do nich vložiť veľa papierov, stačí ich správne rozložiť, aby ste našli niečo, čo práve potrebujete. Odporúča sa najskôr ich usporiadať do priečinkov.
Ak chcete uložiť pevné pasy, diplomy a iné neštandardné dokumenty, je lepšie použiť hrubú obálku. Teraz je v predaji mnoho ďalších doplnkov, z ktorých mnohé sú dokonca zamknuté. Za pohodlnú vec sa považuje aj schránka na ukladanie dokumentov doma, pretože chráni dokumenty pred voľným prístupom.
trezory
Domáce trezory sa považujú za najspoľahlivejšie zariadenia. Tam môžete ukladať pracovné knihy, peniaze, známky. Niektoré návrhy majú niekoľko buniek, čo vám umožní umiestniť veľa hodnôt.
Pri kúpe tohto zariadenia by sa malo brať do úvahy toto:
- Objem, prítomnosť políc, registračná pokladnica.
- Veľkosti, hmotnosť.
- Pohľad na hrad.
Existujú trezory s elektronickými alebo kľúčovými zámkami, takže uchovávanie dokumentov doma bude v bezpečí. Kód sa musí zadať samostatne. Náklady na trezory, ktoré sa otvárajú pomocou kľúča, sú o niečo nižšie. Ak k zariadeniu bude mať prístup veľa ľudí, mali by ste zvoliť pomocou klávesov.
Trezory majú niekoľko políc, ktoré je možné pripevniť v rôznych výškach, aby sa ľahko ukladali priečinky. Niektoré doplnky majú vnútorné priehradky na pečate. Mali by ste zvoliť zariadenia s certifikátmi, pretože to potvrdzuje ich súlad s kvalitou.
K dispozícii sú nasledujúce typy trezorov:
- Portable. Môže byť použitý ako pre domácnosť, tak pre rôzne organizácie.
- Kompaktné. Používa sa na ukladanie formulárov, pečatí, pečiatok, kľúčov, cenností.
- Odolnosť proti ohňu. Používajú sa na tajné dokumenty, považujú sa za najbezpečnejšie, pretože chránia všetok obsah.
- Priestranný. Používajú sa vo veľkých spoločnostiach, kde pracuje veľa ľudí.
Pred uvoľnením sú trezory testované na pevnosť. Zvyčajne sú vyrobené z ich materiálov, ktoré chránia papier pred mechanickým namáhaním. Cena zariadenia závisí od technických charakteristík a stupňa ochrany.
Trvanie skladovania
Existujú dokumenty, ktoré sa musia uchovávať počas celého života. A niektoré môžu byť za pár mesiacov vyhodené. Doklady o nehnuteľnostiach, doprave a iných nákupoch sa musia uchovávať počas celého obdobia vlastníctva. Potvrdenia o nákupe musia zostať 1 rok. Záruky sa uchovávajú dovtedy, kým je platná ich platnosť.
Kontroly platenia za služby právnikov, lekárov, učiteľov by sa mali uchovávať 3 roky. Potom ich môžete vytvoriť a odstrániť originály. V prípade sporu sa môže hodiť papier. Je potrebné zachovať dohody o verejných službách, internete, televízii.Príjmy za účty za elektrinu sa uchovávajú 3 až 5 rokov.
Zdravotné záznamy vhodné pre rodinu musia byť prístupné. Kontroly zo súkromných kliník sa musia uchovávať najmenej 2 roky. Môžu byť požadované pri súdnych sporoch a poistných nárokoch. Všetky dokumenty musia byť umiestnené na bezpečných miestach, pravidelne triedené a všetky zbytočné odstránené. Až potom bude všetko v poriadku s cennými papiermi.
odporúčanie
Každé miesto na ukladanie dokumentov má svoje výhody a nevýhody. Aby sa zabezpečilo, že všetky dokumenty sú v poriadku, musia sa zohľadniť tieto pravidlá:
- Aby sa dokumenty nepoškodili, mali by sa skladovať mimo vody a slnka.
- Je vhodné vytvoriť priečinok s fotokópiami cenných papierov a preniesť ho príbuzným alebo iným spoľahlivým osobám. Je tiež potrebné ponechať dokumenty v elektronickej podobe na jednotke Flash. To vám umožní rýchlo obnoviť originály v prípade poškodenia.
- Ambulantnú kartu nie je potrebné uchovávať doma, pretože sa to považuje za porušenie zákona Ruskej federácie. Je uznávaná ako právny dokument, je ponechaná v nemocničnom registri.
- Keďže šeky časom miznú, je vhodné ich pri veľkých nákupoch kopírovať.
- Je zbytočné uchovávať zbytočné reklamy, noviny, vizitky doma. Papiere musia byť okamžite roztriedené a umiestnené na bezpečných miestach.
- Na to, aby bola dokumentácia v poriadku, je potrebné ich každoročne kontrolovať. Všetok nepotrebný materiál by sa mal zlikvidovať a zvyšok by sa mal umiestniť na ďalšie skladovanie.
Dokumenty môžete ukladať doma mnohými spôsobmi. Zo všetkých dostupných bude určite možné zvoliť najvhodnejšie. Je dôležité mať na pamäti nielen bezpečnosť, ale aj dostupnosť cenných papierov. Ak ich umiestnite správne, budete mať vždy po ruke ten správny dokument.