Pred zostavením správy si musíte pamätať na to, ako sa líši etiketa obchodného listu a osobného listu. Najdôležitejšie je dodržať úroveň dôvery v prezentáciu zvolenej témy. Adresát bude pravdepodobne obťažovaný týmto alebo tým problémom a bude sa snažiť zapojiť do riešenia nastolených problémov, ak bude cítiť živú komunikáciu v listoch. Preto tí, ktorí poznajú modernú etiketu obchodného písania, do textu nezahrnujú také anachronizmy, ako napríklad „vychádzať zo skutočnosti“, „mali by ste“ alebo ešte viac zabudnuté „týmto vás informujem“.
Hlavné rysy
Zachovala sa obchodná orientácia a jasná definícia cieľa, konzistencia vo vyhlásení o skutočnostiach, špecifiká návrhov a žiadostí a informačný obsah správ o skutkoch a skutkoch. Obchodné listy sa začali zostavovať uvoľnenejším spôsobom, nezískali však otvorené emocionálne prejavy, epitetá a porovnania z čŕt osobnej korešpondencie, stále tu prevláda stará etiketa obchodného písania. A iba preto, že účelom tohto oznámenia je, ako predtým, predloženie návrhu, na ktorý musí nevyhnutne nasledovať konkrétna odpoveď, by mal byť vplyv autora obchodného listu veľmi veľký, pretože motivuje adresáta k činnostiam špecifickej povahy. Text je navyše zostavený tak, že autorovo stanovisko nepredstavuje jeho vlastný prístup k problému, ale vzájomne prospešné záujmy pri jeho riešení.
V etikete obchodného listu sa nepoužíva zámeno „ja“, ako je bežné v osobnej korešpondencii, ale tu je vhodné zdôrazniť aj iné zámeno - „vy“. Ak je obchodná správa napísaná bez chýb, vytlačená presne, text je umiestnený v súlade so všetkými pravidlami a existujúcimi požiadavkami, a preto je nielen ľahko čitateľný, ale aj s potešením, korešpondencia bude mať určite pokračovanie. Aj keď dnes je veľmi často potrebné rozlúštiť rozmarne prekrútené vety, hľadajúce tému a predikát, aby sme sa dostali na koniec svojho významu. Pravidlá písania firmy sa teraz veľmi rýchlo menia. Aký dobrý tón bolo písať rukou. Potom bolo možné sa ubezpečiť, že správa nebola vyhotovená na základe kópie. Koľko osobnosti bolo možné v tejto správe vidieť a vzťah medzi adresátom a autorom sa vždy pridal. Je škoda, že tento zvyk je úplne zastaraný a takmer všetky listy sa stali elektronickými.
Moderné pravidlá
Obchodný list, ktorého vzor bude uvedený nižšie, predstavuje korešpondenciu s moderným civilizovaným činom. Dnes neexistujú žiadne menej rozmanité pravidlá, ktoré sa musia dodržiavať. Aj keď v porovnaní s úradným jazykom, ktorý v krajine existoval pred 50 rokmi, sa tieto pravidlá javia skôr ako nuansy alebo špeciálne jemnosti. Predovšetkým, ako to vyžadujú pravidlá písania v obchodnom styku, pred začatím textu musíte svojmu adresátovi pozdrav privítať. Aj keď spoločnosti a akékoľvek malé organizácie už majú interné prepojenie formátu ISQ, kde odpoveď nasleduje po otázke, otázka za odpoveďou a v tejto rýchlej korešpondencii nie je zakaždým potrebná adresa podľa mena. Správne vykonanie obchodného listu však vyžaduje individuálne zameranie, a preto je potrebné osobné odvolanie.
Predmet listu v modernej korešpondencii je zvyčajne umiestnený v samostatnom poli a musí byť vyplnený primerane, tj podľa obsahu.Správne sformulujte predmet listu - získajte polovicu úspechu, pretože toto je prvá vec, ktorú vidí adresát. Presné znenie mu pomôže správne naladiť a rýchlo a úplne vnímať prijaté informácie. A určite musíte adresáta informovať o prijatí jeho odpovede - je to dobrý tón, ktorý prejavuje rešpekt voči kolegom a partnerom, urobilo sa to pred sto a dvesto rokmi, a potom ste neboli v zhone žiť a presne vedieť, ako napísať obchodný list. Dnes musíte na správu rýchlo reagovať, čo pomáha e-mailom - komunikácia prebieha veľmi rýchlo. Ak nemôžete okamžite odpovedať, stále musíte poslať správu o prijatí odpovede, kde uvediete čas nasledujúcej komunikačnej relácie.
Čas a miesto
Je potrebné si uvedomiť, že psychologicky je hranica časovej reakcie v jej kritickej hodnote štyridsaťosem hodín. To je, ak neexistuje funkcia záznamníka. Po uplynutí dvoch dní je adresát už presvedčený, že jeho list bol bez dozoru alebo prinajlepšom stratený. Pravidlá obchodného listu obsahujú tento bod: nikdy neodkladajte odpoveď, pretože ide o nevyhnutnú stratu klienta a partner sa začne báť a premýšľať o prerušení všetkých druhov vzťahov. V každom prípade ide o hrubé porušenie etiky obchodnej korešpondencie. Ak potrebujete poslať rovnaké informácie, môžete jednoducho rozšíriť zoznam adries. Zaradenie všetkých adries do jedného poľa „do“ značne skracuje čas doručenia a v partnerstvách sa zachováva transparentnosť: každý, kto dostane list, vidí uvedený zoznam.
Veľkým prísľubom pokračovania partnerstva je slušná veta „vopred ďakujem.“ Ako je napísané v obchodnom liste a v ktorej časti je umiestnené - každý sa sám rozhoduje. Adresát by ich, samozrejme, mal vidieť až potom, čo už získal informácie a podnet konať. Na konci listu je pred kontaktným blokom najlepšie miesto pre túto frázu. Mimochodom, o kontaktných informáciách: malo by to byť v každom liste, nielen v prvom. Telefónne čísla autora, jeho poloha a všetko ostatné sa nedajú prinútiť hľadať. Vyhotovenie obchodného listu nezávisí od dĺžky korešpondencie. Vždy sa musia dodržiavať pravidlá. A aby sa nerozhodlo, či príjemca prijal list, existuje funkcia žiadosti. Iba v tomto prípade si môžete byť istí, že je prečítaný. História korešpondencie musí byť zachovaná, nemôžete napísať odpoveď s novou správou. Pri odosielaní celej komunikačnej pásky na vyriešenie konkrétneho problému je však potrebné pamätať nielen na podriadenie, ale aj na dôvernosť. Ak sú osobné údaje v korešpondencii, musia sa pred prečítaním tretími stranami vymazať.
Prvá možnosť a úvod
Ako napísať obchodný list tak, aby sa adresát okamžite začal zaujímať o túto správu a jeho záujem nezmizol až do konca čítania? Existujú tri body, ktoré sú takmer magické pre tých, ktorí ich používajú. V prvom rade ide o tému, ktorú človek uvidí skôr, ako otvorí e-mail. Závisí od nej, či sa tak stane, či sa adresát chce so správou oboznámiť. Druhým bodom je prvá úvodná veta, ktorá nastavuje osobu na čítanie. A samozrejme, koniec je dôležitý. Fráza „ďakujem vopred“ funguje veľmi dobre. Ako je napísané v obchodnom liste, koniec je najdôležitejším okamihom, pre záverečné vety existuje veľké množstvo možností, hlavnou vecou je zvoliť správny tón. Z demokratického „Čo hovoríš?“ úradníkovi „Aký bude váš názor na túto otázku?“
Teraz sa pokúsime podrobne analyzovať obchodný vzorový list.
Možnosť 1
Predmet: Obchodný list
Dátum: 2. júna, piatok
od: Ivan Petrov
Ak chcete: Anna Sidorová
Ahoj, ahoj
Pozývame vás na pohovor so zamestnávateľmi 12. júna o 14.00 h. Keďže budú aj ďalší žiadatelia a zamestnávatelia plánujú zorganizovať stretnutie iba dve hodiny, je lepšie neskoro.
S pozdravom,
Ivan Petrov.
Druhá možnosť a dodatok
Predmet: Obchodný list. Stretnutie so zamestnávateľmi
Dátum: 2. júna, piatok
od: Ivan Petrov
Ak chcete: Anna Sidorová
Ahoj, ahoj
Váš životopis sme starostlivo preskúmali a pozývame vás na rozhovor so zamestnávateľmi 12. júna o 14.00 h. Keďže sa uskutoční pohovor aj s ďalšími žiadateľmi a zamestnávatelia majú v pláne zorganizovať stretnutie iba dve hodiny, je lepšie neskoro. A v odpovedi uveďte, či prídete, a tiež vopred upozornite, ak nás v tejto chvíli nemôžete navštíviť.
S pozdravom,
Ivan Petrov.
Tu je typický obchodný list o stretnutí a podľa predložených dvoch možností sa okamžite zistí, ktorá z nich je efektívnejšia. V druhom variante je adresát upozornený na predmet listu a okamžite chápe, o čom sa bude diskutovať. Okrem toho tento list ľahko nájde do desiatich dní v čase stretnutia, jednoducho pri pohľade na tému, aj keď dostane päťdesiat až sto listov denne. Predmet dokonale identifikuje správu. To znamená, že tento list sa týka presne stretnutia, a nie dokumentov, nie platieb, nie zákazníkov a podobne - všetko je jasne uvedené. Úvodná veta mierne špecifikuje situáciu a pridáva vzájomnú úctu k účastníkom konania: prvý rešpektovaný a napísaný „starostlivo zvážený“, plus výsledok - rozhovor, a druhý by mal byť za to vďačný. Obsahuje tiež dôvod listu. Posledná veta zaväzuje adresáta napísať odpoveď.
Obchodné postavenie
Všeobecné pravidlá písania obchodných listov sa vzťahujú na každú korešpondenciu, či už ide o list, na ktorom sa rokuje o stretnutí, alebo ide o list o odmietnutí neúspešnému partnerovi. Štruktúra je takmer vždy rovnaká, dá sa jednoducho pamätať, ale obsah charakterizuje autora a vo svojej osobe spoločnosť, ktorú zastupuje ako civilizovaný, korektný a kompetentný partner. Korešpondencia je často emocionálne nákladnou a zložitou prácou, pretože komunikácia elektronickými prostriedkami sa stala jednou z hlavných a v zásade neoddeliteľnou súčasťou práce podnikateľa.
Píšu kolegom o práci, píšu manažmentu, obchodným partnerom a klientom. Píšu ľuďom, ktorí sú dobre známi, a tým, ktorí pravdepodobne nikdy nebudú musieť niečo vidieť. V zásade neexistujú žiadne požiadavky na zostavovanie obchodných listov podľa jedného modelu, učebnice zatiaľ neboli napísané, ale etika obchodnej komunikácie sa už rozvinula, pretože práve to je motorom úspešného podnikania. Obchodné písmeno je vizitka spoločnosti, ktorá odráža jej oficiálne postavenie. Závisí to od toho, či bude spolupráca pohodlná a produktívna a či bude vôbec prebiehať. Preto je dodržiavanie pravidiel dobrého správania v každej správe kľúčom k úspechu.
Obchodná korešpondencia
Pravidlá a normy obchodnej korešpondencie elektronicky sú úplne rovnaké, ako obchodná komunita pôsobí v ktorejkoľvek zo svojich interakcií - sú to telefonické rozhovory, rokovania a podobne. Existuje niekoľko charakteristických čŕt, ktoré porovnávajú elektronickú korešpondenciu s dlhoročnými spôsobmi obchodnej komunikácie, a predovšetkým - to je nevyhnutnosť času. Princípy však zostávajú rovnaké a vôbec nezávisia od spôsobu vedenia obchodnej korešpondencie - či už ide o elektronický list alebo o papier.
1. Oponenti musia vzájomne rešpektovať individuálne aj obchodné postavenie.
2. Oponenti si vždy navzájom dávajú pozor na obchodné záujmy druhej strany.
3. Dôvernosť sa vždy dodržiava.
4. Výmena informácií musí byť sprevádzaná dochvíľnosťou.
Dodržiavajú sa tieto zásady, ak pole Predmet nie je navrhnuté alebo nie je jasne a správne naformátované? Nie. Odosielateľ neuznáva čas adresáta a svoju úlohu nevykonáva dostatočne rýchlo. Klient alebo partner na zadanú tému okamžite ocení obsah správy a prioritu čítania. Je tiež dôležité vedieť, ako začať s obchodným listom. Toto je osobný pozdrav. To určuje dôveru účastníkov rozhovoru, dáva určité osobné zameranie. Ignorovanie mena príjemcu je neprijateľné, pretože sa považuje za nesprávne.
adresovanie
Tu by sa malo všetko premyslieť do najmenších detailov. Polia „To“, „Kopírovať“ alebo - čo je dôležitejšie - „Bcc“ sú najdôležitejšími nástrojmi etickej komunikácie a jej efektívnosti. Moderné podnikateľské prostredie už vyvinulo základné princípy týkajúce sa využívania týchto oblastí. Ak je meno priamo v poli „do“, adresát musí odpovedať na tento list, odosielateľ tejto odpovede čaká, pretože list pravdepodobne položil otázky. Ak je v rovnakom poli niekoľko mien, znamená to, že odosielateľ dostane odpovede od každého príjemcu. Ak je meno v poli „Kopírovať“, nie je potrebné odpovedať, iba odosielateľ potrebuje aktualizáciu. Ak sa však materiál listu zaujíma a prinúti vás zúčastniť sa korešpondencie, potom na začiatku potrebujete špeciálnu frázu, ktorá bude slúžiť ako známka dobrého vkusu. Príklady fráz obchodného listu, ak sa meno adresáta nachádza v poli „kópia“: „Dovoľte mi tiež hovoriť k tejto záležitosti ...“, „dovoľte mi pripojiť sa k diskusii ...“ alebo, demokratickejšie, „prepáčte, že zasahujem ...“.
Etiketa obzvlášť jemne naznačuje situáciu, keď je meno adresáta v poli „Bcc“. V tomto prípade je obchodná etika zraniteľnejšia ako kedykoľvek predtým, pretože sa vníma ako nástroj tajných informácií a kontroly. Nikto nevidí týchto príjemcov. Vidia však všetkých a všetko. Mnoho spoločností v podnikovej korešpondencii tento nástroj zakazuje, pretože sú obozretní v oblasti podnikateľskej etiky. Jediný čas, ktorý je to povolený, je prostredníctvom hromadných pozvánok (výročie, firemné akcie, dôležité stretnutia alebo rokovania). V takom prípade sa položky dostanú na mnoho adries, ale žiadny príjemca neuvidí e-mailovú adresu iného používateľa. Príjemcovia z poľa Bcc samozrejme nikdy nevstúpia do korešpondencie.
Informačný obsah
Formát, štruktúra, objem, jazyk - to všetko sa týka správnej práce s informáciami. Zvláštnosť a povaha jeho prezentácie je tiež nástrojom, ukazovateľom túžby korešpondovať a schopnosťou zostaviť príslušný text listu - s rešpektom a čo najpresnejšie vo vzťahu k adresátovi. Text je najlepšie vnímaný v zväzku, ktorý sa zmestí na jednu obrazovku, to znamená vo formáte A4. Prílohy zaslané listom by nemali prekročiť tri megabajty, pretože ich poštový server príjemcu nesmie zmeškať. Odosielané súbory nespôsobia príjemcovi problémy, ak sa použije univerzálne kódovanie rar alebo Zip. Text odpovede by mal byť umiestnený na vrchu a nie na spodku, to znamená na začiatku listu, čím sa uloží príjemca z vyhľadávania.
Odpoveď, ako už bolo spomenuté vyššie, nemôže byť napísaná ako nové písmeno, musíte si uložiť históriu korešpondencie, aby adresát nehľadal pôvodnú správu. Jazyk obchodného písania by mal byť čo najjednoduchší a zrozumiteľný, s minimálnym využitím interných firemných, profesionálnych slovníkov, slangu, anglizmu, skratiek a skratiek. To všetko je však možné v rámci spoločnosti uplatniť počas korešpondencie, pretože týmto spôsobom sa výrazne zvyšuje efektivita a rýchlosť komunikácie, a preto sa považuje za prijateľnú a úplne etickú. Interná korešpondencia zvyčajne pozostáva zo skratiek a slang pozostáva takmer úplne. Ale pri komunikácii s externými partnermi alebo obchodnými klientmi sa takéto prípady takmer nikdy nevyskytujú.
Trochu o pojmoch
Niekedy je nemožné obísť sa bez terminológie, najmä v špecializovaných spoločnostiach. Ďalšou otázkou je, že je potrebné vysvetliť potrebné slová zavedené do podnikateľského prostredia a partnerovi sa musí naučiť, ako ich používať. Napríklad klient chce inzerovať svoje produkty na internete a manažér, ktorý predáva tieto služby, píše frázy, ktoré sú pre cudzinca úplne nepochopiteľné, napríklad „kľúčové slová“, „kontextový banner“ atď. Bez nich sa však nemôžete obísť, a preto musíte klienta vyškoliť.
