Služby nákladnej dopravy sa považujú za veľmi obľúbené, ale pre ich poskytovanie musia spoločnosti správne zostaviť rôzne prepravné doklady. Ak nie je k dispozícii, môže sa to stať základom problémov s dopravnou políciou alebo daňovým inšpektorátom. Všetky služby spojené s prepravou tovaru sú zasielateľstvo. Na ich zabezpečenie sa vyžaduje medzi klientom, zastúpeným príjemcom alebo odosielateľom nákladu, a zasielateľom, aby uzavrel expedičnú zmluvu, na ktorú sa vzťahujú požiadavky čl. 801 Občiansky zákonník. K zásielke sa musí priložiť potvrdenie o preprave, ktoré obsahuje informácie o prepravovanom tovare. Každý účastník takejto dohody musí porozumieť tomu, pre čo je zasielateľský doklad, ako je vystavený, kým je podpísaný a aké informácie obsahuje.
Koncept dokumentu
Preposielací doklad je predložený dokumentáciou vytvorenou pri odovzdaní tovaru prepravcovi. Občania sa často pýtajú, či je potrebné zaslať potvrdenie. Je povinná pre registráciu, pretože je nevyhnutnou súčasťou zmluvy o preprave tovaru.
Dokumentáciu vypĺňa priamy zasielateľ, ale zároveň musí mať podpis odosielateľa. Prečo potrebujem potvrdenie o preposlaní? Slúži ako dôkaz toho, že prepravca skutočne prijal tovar, je preto povinný ho včas dopraviť na určené miesto.
Tento dokument okrem toho slúži ako dôkaz, že špeditér koná určitý čas ako vlastník prepravovaného nákladu. Je to on, kto musí dbať na to, aby žiadna okolnosť nemohla nepriaznivo ovplyvniť integritu prepravovaných vecí. Zasielateľ je zodpovedný za náklad, takže ak je poškodený, musí odborník uhradiť škodu spôsobenú zákazníkovi.
Typy zasielaných dokumentov
V časti 5 Pravidiel zasielateľstva, ktoré boli schválené PP č. 554, je uvedený zoznam všetkých dokumentov, ktoré by mali byť dopravcovi k dispozícii. Patria sem:
- potvrdenie o priamom zaslaní;
- príkaz určený pre zasielateľa a vystavený odosielateľom;
- príjem skladu.
Prečo potrebujem potvrdenie o preposlaní? Je na náklady jej, aby prepravca mohol potvrdiť, že od klienta dostal konkrétny tovar. Po preprave predmetov prestáva byť za ne zodpovedný.
Je povinné ho zostaviť?
Pri uzatváraní prepravnej expedície je potrebné k nej priložiť dodatočnú dokumentáciu. Účastníci transakcie majú často otázku, či je potrebné zaslať potvrdenie. Je to nevyhnutný dokument vyhotovený písomne a podpísaný oboma stranami procesu.
Ak tento dokument nie je k dispozícii, vzniknú ťažkosti pri zohľadnení prepravných nákladov. To povedie k neschopnosti správne vypočítať daň z príjmu.
V článku 6 pravidiel sa uvádza, že namiesto doručenia sa môžu použiť aj iné dokumenty, ktoré potvrdzujú prijatie a prepravu konkrétneho nákladu. Tieto doklady sú zostavené písomne a obsahujú zoznam všetkého tovaru prepravovaného dopravcom. V zmluve uzavretej medzi oboma stranami transakcie by sa malo uviesť, ktoré ďalšie dokumenty sú pripojené k dohode.
Kto sa pripravuje?
Vyplnenie prepravného dokladu sa považuje za jednoduchý proces a musí ho vyriešiť sám dopravca. Špecialista môže kontaktovať klienta so žiadosťou o ďalšie informácie o prepravovanom tovare.
Vydáva sa klientovi po prijatí všetkého tovaru. Na základe tohto dokumentu má zasielateľ právo vlastniť tovar až do konca jeho prepravy. Preto je nákladný list a doklad o preposielaní najdôležitejším dokumentom každého dopravcu. Na základe tejto dokumentácie je v každej spoločnosti k dispozícii správne účtovníctvo.
Môže sa namiesto faktúry použiť potvrdenie?
Občania často majú otázku, či je potrebná faktúra, ak existuje potvrdenie. Medzi vlastnosti zostavovania rôznych dokumentov patria:
- ak dodávateľ koná ako zasielateľ, jeho náklady na prepravu sa potvrdia zodpovedajúcimi zasielacími dokladmi;
- dopravca nemusí vyhotovovať konosament, ale je to záväzný dokument pre dopravcu, ktorý sa často podieľa na priamej preprave tovaru;
- tieto dokumenty sú úplne odlišné a nemôžu sa vzájomne nahrádzať.
Ak dopravca vykonáva nezávislú prepravu, nezahŕňa dopravcu tretej strany, potom faktúru nepotrebuje, stačí teda iba potvrdenie. Zákazník môže sledovať tovar na prepravnom doklade rovnakým spôsobom ako na iných prepravných dokladoch.
Ako je správne zostavený?
Je dôležité nielen pochopiť, pre čo je zasielateľský doklad, ale aj ako ho správne zostaviť, aby sa skutočne používal ako oficiálna dokumentácia. Pri tvorbe tohto dokumentu sa berú do úvahy pravidlá:
- nevyhnutne stanovený dátum vystavenia potvrdenia;
- evidenčný štítok dokumentu je zaregistrovaný;
- uvedú sa informácie o odosielateľovi a príjemcovi;
- sú uvedené ďalšie osoby, ktoré sa podieľajú na procese nákladnej dopravy;
- uvedú sa informácie o priamom dopravcovi, ktorý je zodpovedný za náklad počas jeho prepravy.
Všetci účastníci procesu môžu byť jednotlivci aj rôzne spoločnosti. Ak organizácia koná ako účastník, jej meno a kontaktné údaje sa zaznamenajú do potvrdenia. Ak jednotlivec vystupuje ako strana transakcie, je potrebné zaregistrovať celé meno občana, jeho telefónne číslo a údaje z cestovného pasu.
Druh a obsah dokumentu
Neexistuje žiadna striktná forma zasielateľského dokladu, takže dokumentácia môže byť vyhotovená na štandardnom liste A4 alebo na hlavičkovom papieri dopravnej organizácie. Na tento účel je možné použiť tlačenú alebo ručne napísanú verziu.
Vzorka potvrdenia o presmerovaní je uvedená nižšie.
Podpis zasielateľa je nevyhnutne súčasťou dokladu, ktorý potvrdzuje, že všetky informácie uvedené v doklade sú spoľahlivé a odborník skutočne prijal náklad na uskladnenie. Potvrdenie sa generuje výlučne v dvoch kópiách, pretože jedna zostáva klientovi organizácie a druhá je prevedená priamo na špedíciu.
V prípade potreby je možné vyhotoviť ďalšie kópie, ktoré sú nevyhnutne podpísané dopravcom. Bez jeho podpisu sa považujú za neplatné. Ihneď po doručení nákladu na cieľovú adresu sa potvrdenie od klienta nevracia zasielateľovi, ale zostáva u odosielateľa. Z tohto dôvodu je tento dokument neobchodovateľný.
Postup vypĺňania dokumentácie
Uskutočnenie preposielania sa považuje za jednoduchý proces. Na to stačí zadať určité informácie postupne. Preto sa odporúča použiť nasledujúci algoritmus:
- pôvodne je dátum stanovený pri vytvorení dokladu a musí byť v súlade s dátumom, kedy prepravca prijal tovar od klienta;
- dokumentácii sa pridelí osobitné číslo, pre ktoré sa zohľadňujú vlastnosti vnútorného toku dokumentov konkrétnej dopravnej organizácie;
- údaje o klientovi predložené jeho F. I. O. a údaje z cestovného pasu sa vyplnia do formulára, a ak ide o spoločnosť, uvedie sa jej meno, podrobnosti, adresa a kontaktné údaje;
- poskytujú sa údaje o priamom dopravcovi a ak ide o súkromnú osobu, musia sa uviesť aj údaje z cestovného pasu;
- je uvedená krajina pôvodu tovaru;
- uvádza sa identifikačné číslo alebo komoditný kód nákladu s cieľom poskytnúť tieto informácie inšpektorom pri zastavení vozidla;
- informácie sú uvedené na označení, ktoré vám umožňuje určiť, za týchto podmienok musí byť tovar prepravený, ktoré podmienky musia byť splnené, a obvykle je označenie reprezentované rôznymi holografickými znakmi, symbolmi alebo inými znakmi;
- druh balenia je označený plastovým kontajnerom, kartónovou škatuľou, taškou alebo inými predmetmi;
- predpisuje, koľko miesta zaberá náklad v doprave;
- je uvedená hmotnosť nákladu, čistá aj hrubá;
- vkladajú sa údaje o objeme a rozmeroch prepravovaných zásielok;
- celková hodnota nákladu je uvedená na základe dostupných platobných dokladov prijatých od klienta;
- osobitná pozornosť sa venuje prepravným podmienkam, ktoré poukazujú na povinnosti dopravcu zabezpečiť bezpečnosť nákladu počas prepravy;
- sa vytvorí riadok pre osobitné podmienky, v ktorých je možné zadať rôzne informácie, ak obe strany súhlasia s ich dostupnosťou;
- na konci je na účtenke uvedený podpis zasielateľa s prepisom.
Nevyžaduje sa osvedčenie dokumentu pečiatkou organizácie. Príklad preposielacieho dokladu je uvedený nižšie.
Iné nuansy
Potvrdenie sa nepredkladá s prevoditeľným dokumentom, takže klient spoločnosti by ho nemal vrátiť zasielateľovi po splnení povinností podľa existujúcej dohody.
Chyby v dokumente nie sú povolené a opravy nie sú povolené. Ak špeditér pri príprave dokumentácie urobí chybu, potom musí začať znova, aby vyhotovil potvrdenie. Väčšina polí v tomto dokumente je určená priamo na opis nákladu, čo uľahčuje jeho identifikáciu. Je to potrebné nielen pre dopravcu, ale aj pre dopravných inšpektorov, ktorí môžu zastaviť vozidlo kvôli kontrole. Zvyčajne študujú informácie, ktoré obsahujú faktúry a zasielacie potvrdenie. V týchto dokumentoch musia byť údaje rovnaké.
K ďalším zasielateľským dokumentom patrí potvrdenie skladu a objednávka vygenerovaná priamo pre zasielateľa. Na základe týchto dokumentov prepravca preberá zodpovednosť nielen za prepravu nákladu, ale aj za jeho ochranu, aby počas prepravy zostal nedotknutý. Za tieto služby je určený poplatok špecialistovi.
V prípade potreby môže zmluvný partner poveriť vykonávaním úlohy organizácie tretích strán. Na to sa najčastejšie využívajú dopravné služby.
Je možné sledovať náklad?
Ďalším jedinečným účelom účtenky je možnosť zákazníka presne sledovať, kde sa nachádza jeho náklad. Na tento účel môžete použiť rôzne služby umiestnené na internete.
Sledovanie nákladu na preposielacom doklade sa považuje za jednoduchý proces, pretože vo vybranej službe stačí zadať číslo dokladu a nákladu, ako aj číslo aplikácie. Na základe zadaných informácií bude klient schopný presne pochopiť, kde sa nachádza jeho náklad, ako aj to, ako rýchlo dopravca splní zmluvné podmienky.
Právne poradenstvo
Príjemka zasielateľstva sa považuje za dôležitý dokument nielen pre samotného zákazníka, ale aj pre priameho zasielateľa.Dôvodom je skutočnosť, že dokument sa používa v daňovom účtovníctve na výpočet nákladov, ktoré vzniknú špecialistovi pri preprave tovaru. Preto sa musí vypracovať starostlivo, pričom sa musia zohľadniť početné požiadavky a bez chýb. Ak sa zistia rôzne bloty alebo nepresnosti, môže sa to stať základom pre zamestnancov federálnej daňovej služby, aby ju odmietli použiť na zníženie základu dane.
Potvrdenie obsahuje iba údaje o stranách dohody a náklade. Neobsahuje informácie o období prepravy tovaru. Preto je potrebné osobitne vystaviť a zaplatiť faktúru za platbu. Dopravca sa musí postarať o vytvorenie nákladného listu.
Celý balík dokumentov si vyžaduje nielen priamy dodávateľ, ale aj zákazník. To vám umožní ľahko sa zaoberať výpočtami daní a účtovníctvom.
záver
Špedícia sa považuje za dôležitý dokument pre všetky organizácie a jednotlivcov, ktorí sa špecializujú na prepravu tovaru. Na základe toho sa zodpovednosť za konkrétny tovar prevádza na špeditéra.
Je potrebné pristupovať zodpovedne s vyplnením a vyplnením takéhoto potvrdenia. Mal by obsahovať mimoriadne spoľahlivé a presné informácie. To v budúcnosti umožní v prípade akýchkoľvek nepredvídaných prípadov potvrdiť, že tovar bol prijatý a dodaný konkrétnou dopravnou spoločnosťou na miesto určenia.