Každý úradník má určité práva a povinnosti súvisiace s jeho úradnými činnosťami. Sú uvedení priamo v jeho popise práce, sú uvedení v pracovnej zmluve. V článku budeme analyzovať práva a povinnosti správcu dokumentov v tejto oblasti. Zvážte, aké požiadavky sú uvedené tomuto zamestnancovi, aby vedel, aká zodpovednosť je mu poskytnutá.
kategórie
Čo znamená „pracovná zodpovednosť správcu dokumentov kategórie 1“? Túto pozíciu zastupuje niekoľko kategórií - z hľadiska odbornej prípravy, odbornej praxe pracovníka:
- Prvý. Prítomnosť odborného vysokoškolského vzdelávania v oblasti správy dokumentov, prax na pozícii správcu dokumentov 2. kategórie - najmenej 3 roky.
- Druhý. Prítomnosť vysokoškolského vzdelávania v príslušnej oblasti, pracovné skúsenosti ako špecialista na dokumenty - najmenej 3 roky.
- Úradník pre dokumenty. Tento zamestnanec musí mať vyššie odborné vzdelanie v oblasti správy dokumentov. Zamestnávateľ nemá požiadavky na svoju pracovnú prax.
Pokiaľ ide o povinnosti správcu dokumentov, ich maximálny súbor sa poskytuje odborníkom prvej kategórie. Minimálne - pre pracovníkov, ktorí ešte nemajú kategóriu.
Odborné znalosti
Povinnosti správcu dokumentov sa začínajú skutočnosťou, že odborník musí mať určitý súbor vedomostí potrebných na vykonávanie úradných činností.
V popisoch úloh je predpísaná táto štandardná sada:
- Normatívne, legislatívne, právne akty, príkazy, nariadenia, iné rozhodnutia vyšších štruktúr vzťahujúce sa na dokumentáciu o činnosti zamestnávateľa.
- Hlavné ustanovenia zjednoteného systému správy štátnych záznamov.
- Normy jednotnej štruktúry organizačných a administratívnych dokumentov.
- Metódy plánovania, navrhovania a ďalšieho rozvoja dokumentačných systémov.
- Techniky navrhovania, plánovania, vedenia dokumentácie pomocou výpočtovej techniky a počítačového vybavenia.
- Postupy registrácie, klasifikácie, uchovávania, preskúmania pracovnej dokumentácie.
- Postup vykonávania kontroly nad vykonávaním dokumentácie.
- Požiadavky na spracovanie rôznych dokumentov - prichádzajúce, interné, odchádzajúce.
- Požiadavky na dokumentáciu plánovania a podávania správ o vektoroch činnosti štrukturálnych jednotiek organizácie.
- Organizácia archivácie.
- Regulačné dokumenty a metodický vývoj v oblasti navrhovania a používania automatizovaných systémov riadenia informácií.
- Základy dokumentácie.
- Základy programovania.
- Domáce a zahraničné skúsenosti v oblasti podpory dokumentácie pre činnosti zamestnávateľa.
Všeobecné vedomosti
Správca dokumentov bude zodpovedný aj za znalosti, ktoré sú potrebné pre každého člena tímu, zamestnanca sektora služieb, ktorý pracuje v kancelárii:
- Postup obsluhy počítača, inej kancelárie, výpočtovej techniky.
- Základy sociológie, ergonómie, sociálnej psychológie.
- Základy ekonómie, ako aj personálne riadenie, riadenie, organizácia práce.
- Ruská pracovná legislatíva.
- Pravidlá vnútorného pracovného harmonogramu zamestnávajúcej spoločnosti.
- Charta, kolektívna zmluva zamestnávateľskej organizácie.
- Ustanovenia ruskej ústavy.
- Existujúce normy a pravidlá ochrany práce.
- Kancelárska etika.
- Kultúra komunikácie.
- Základy správneho práva.
- Protipožiarne predpisy.
Vedenie v činnostiach
Povinnosti správcu dokumentov v škole, v podniku, v obchodnej spoločnosti, sú pri ich činnosti tiež riadenie nasledujúcich úkonov:
- Ústava Ruskej federácie.
- Súčasné ruské právne predpisy.
- Charta zamestnávajúcej organizácie.
- Kolektívna zmluva zamestnávateľa.
- Vnútorné pracovné predpisy v organizácii zamestnávateľa.
- Príkazy, vyhlášky, priame príkazy zamestnanca.
- Popis práce.
Funkčné povinnosti správcu dokumentov
Toto je podstatný prvok všetkých popisov úloh. Povinnosti správcu dokumentov v organizácii samozrejme závisia od vektora jeho činnosti, počtu správcov dokumentov a ďalších faktorov.
Štandardná sada je nasledovná:
- Vývoj a implementácia technologických procesov práce s dokumentáciou (dokumentárne dáta) na základe použitia výpočtovej a kancelárskej techniky. Patria sem účtovníctvo, kontrola, vykonávanie, vydávanie osvedčení, prevádzkové úložisko.
- Účasť na plánovaní, organizácii, zlepšovaní oddelenia správy dokumentov zamestnávateľskej organizácie. Monitorovanie všeobecného stavu kancelárskej práce.
- Príprava návrhov na zabezpečenie súboru opatrení pre ergonomické pracovné podmienky, racionalizáciu pracovných miest pracovníkov na dokumentačnej podpore organizácie.
- Vývoj jednotných dokumentačných systémov, listov obchodných dokumentov na rôzne účely, úrovne riadenia, klasifikátorov údajov dokumentov.
- Organizácia a implementácia systému správy dokumentov.
- Opatrenia na zefektívnenie zloženia dokumentácie, rôznych informačných ukazovateľov, zníženie ich počtu, organizovanie vyhľadávania obchodných dokumentov.
- Účasť na výbere dokladov predložených na štátne skladovanie, na preskúmaní hodnoty obchodných dokladov.
- Účasť na stanovovaní cieľov, plánovaní, navrhovaní, prevádzke a zdokonaľovaní informačných systémov auto, systémov riadenia informácií
- Účasť na vývoji inovatívnych informačných technológií, ktoré sú založené na využití mikroprocesorovej a počítačovej technológie, návrhu a ďalšej aktualizácii databáz.
- Štúdium a syntéza pokročilých ruských a zahraničných skúseností v oblasti podporných aktivít v oblasti dokumentácie.
- Vypracovanie normatívnej a metodologickej dokumentácie v oblasti ich pôsobnosti.
- Zúčastňuje sa na výbere, umiestňovaní, školení a ďalšom vzdelávaní pracovníkov oddelenia dokumentácie.
Povinnosti správcu dokumentov v materských školách sa, samozrejme, môžu mierne líšiť. Smer činnosti organizácie priamo ovplyvňuje vypĺňanie tejto časti popisu práce.
Druhá variácia
Ak hovoríme o pracovných povinnostiach správcu dokumentov v škole, je možné tu uviesť nasledujúcu množinu:
- Vedenie záznamov v súlade s administratívnou dokumentáciou.
- Zabezpečenie úplného, kvalitného a moderného výkonu úradných úloh.
- Racionálne využívanie materiálov, technických zdrojov ako súčasť plnenia pracovných úloh.
- Uchovávanie zverenej dokumentácie pred zverejnením obchodných, úradných tajomstiev.
- Registrácia prichádzajúcej korešpondencie.
- Monitorovanie včasného vykonávania dokumentácie.
- Príprava a doručenie vykonaných dokumentov do archívu.
- Bezpečnostné monitorovanie dôveryhodných obchodných dokumentov.
- Príprava správ, plánovacia dokumentácia.
- Tlač a duplikácia kancelárskych dokumentov.
- Príprava návrhov objednávok na vzdelávacie aktivity.
- Vydávanie osvedčení zamestnancom a študentom.
- Údržba a poskytovanie účtovných (mesačných) výkazov času.
- Vykonávanie ostatných pokynov ich priameho vedenia.
Práva špecialistov
Stanovili sme pracovné povinnosti správcu dokumentov v inštitúcii. Teraz uvádzame práva tohto pracovníka:
- Predkladanie návrhov na zlepšenie organizácie podpory dokumentácie, jej racionalizácia v rámci existujúcich noriem.
- Požiadavka zo strany útvarov, oddelení, jednotlivých zamestnancov, ktorí pripravujú dokumentáciu v organizácii, na dodržiavanie určitých noriem a noriem.
- Vývoj a implementácia zjednotených, zjednotených dokumentačných systémov, pracovných výkazov, dodržiavania požiadaviek a smerníc v oblasti správy dokumentov.
Rozšírené práva
Zamestnávateľ môže doplniť zoznam práv správcu dokumentov týmito ustanoveniami:
- Právo požadovať od manažérov, zamestnancov podniku dokumentáciu potrebnú na zabezpečenie výkonu.
- Právo používať spoločnú knižnicu, informačné fondy, služby sociálnych, zdravotníckych a bytových jednotiek zamestnávateľskej spoločnosti.
- Právo predpísaným spôsobom odvolať sa proti príkazom vedúceho oddelenia a vedenia spoločnosti.
zodpovednosť
Povinnosti vedúceho správcu dokumentov budú samozrejme širšie ako funkčné povinnosti riadneho odborníka. Obaja sú však zodpovední za svoje činnosti. V predvolenom nastavení je to nasledovné:
- Za nesplnenie funkčných povinností (uvedené v popise práce).
- Za nekonzistentné údaje o stave vykonávania pokynov a úloh.
- Za porušenie pravidiel vnútorného pracovného harmonogramu v organizácii zamestnávateľa.
- Za porušenie bezpečnostných predpisov v podniku, protipožiarne normy.
Preskúmali sme základné práva a povinnosti správcu dokumentov. Ako je zrejmé z tohto článku, zamestnanec musí mať pri uchádzaní sa o toto zamestnanie určité vedomosti. Za nesprávne vykonávanie povinností je zodpovedný.