Tento článok podrobne preskúma pozíciu odborníka na obstarávanie, najmä jeho popis práce. Ide o dokument, ktorý poskytuje zamestnancovi samotná spoločnosť a ktorý jasne vymedzuje všetky jeho práva a povinnosti, pravidlá pracovnej činnosti, vymedzenie hraníc zodpovednosti v prípade porušenia pracovného poriadku a ďalšie miestne regulačné veci, ktoré je potrebné študovať pred nástupom do zamestnania. Musíte vedieť, ako správne napísať túto inštrukciu a z čoho sa skladá, ako aj zvážiť všetky funkcie osoby vykonávajúcej túto prácu. Tento článok tiež predstaví opis úlohy špecialistu na obstarávanie vo vzorke, takže čitateľ sa bude môcť nielen dozvedieť o špecifikách práce tohto zamestnanca, ale tiež sa pozrieť na to, aké dôležité je pre túto pozíciu interné (ako aj iné) postavenie. právny dokument.
Federálne právo
Všetky informácie o pozíciách a pokynoch, ktoré sa k nim vzťahujú, diskutované v tomto článku, sú založené na federálnom zákone Ruskej federácie o systéme zmlúv v oblasti obchodu, obstarávania, realizácie prác a služieb, ktoré zodpovedajú potrebám štátnych a obecných štruktúr. Číslo tohto zákona je 44 a bolo prijaté 5. apríla 2013. Preto popis práce špecialistu na obstarávanie so 44 federálnymi zákonmi priamo súvisí, rovnako ako rovnaká inštrukcia pre manažéra obstarávania.
Špecialista na obstarávanie a manažér obstarávania
Na niektorých miestach porovnáme špecialistu na obstarávanie v tomto článku s podobnou pozíciou, ktorá sa nazýva „manažér nákupu“, a to z dôvodu, že majú významné priesečníky a celú tému pokrýva. Popisy úloh špecialistu na obstarávanie a manažéra dodávok sú tiež veľmi podobné.
Špecialista obstarávania, rovnako ako manažér zodpovedný za obstarávanie v rámci svojej spoločnosti, je prakticky novou profesiou: prinajmenšom je omnoho mladšia ako mnoho iných špecialít z tejto pracovnej oblasti. To však vôbec neznamená, že pred tým, ako sa objavili, neboli odborníci tohto druhu vôbec potrební: existovali a ľudia predtým vykonávali rovnaké úlohy v rôznych organizáciách a podnikoch (obvykle spojených s priemyselnou výrobou), iba názov príspevku bol iný. Zamestnanci, ktorí sa teraz nazývajú špecialistami na obstarávanie, sa potom nazývali inžiniermi, ktorí zodpovedajú za materiálnu a technickú podporu svojho podniku so všetkým, čo je potrebné pre úspešnú implementáciu jeho činností.
Zamestnanie týchto odborníkov
Predtým, ako prejdeme popisy úloh špecialistu na obstarávanie a jeho kolegov v osobe manažéra, ktorý organizáciu poskytuje, ako aj všetky aspekty ich práce, mali by sme stručne opísať, čo robia obaja.
Ak zredukujeme všetky funkcie pracovných činností týchto špecialistov na spoločného menovateľa bez toho, aby sme vykonali hĺbkovú analýzu (ako to bude uvedené nižšie) všetkých jemností ich práce v konkrétnom podniku s určitým materiálnym stavom, môžeme vyzdvihnúť hlavnú primárnu úlohu, ktorej čelia.Ako už bolo možné uhádnuť, táto úloha spočíva v včasnom a systematickom poskytovaní hlavného podniku materiálnymi hodnotami potrebnými na udržanie systému práce. Jednoducho povedané, títo odborníci sa zaoberajú nepretržitým dodávaním surovín, ktoré si vyžadujú špecifiká výroby jeho organizácie.
Nie je to taká jednoduchá úloha, ako by sa mohla zdať na prvý pohľad. Poskytovanie rôznych druhov tovaru a iných hmotných produktov podniku si vyžaduje serióznu prácu, ktorá zahŕňa veľké množstvo súvisiacich povinností, ako napríklad: analýza cenových a kvalitatívnych výhod konkrétneho dodávateľa, ich priame vyhľadávanie a založenie a udržiavanie zmluvy, sledovanie všetkých súčasných prebiehajúcich transakcií. a ich podpora s cieľom zabezpečiť vysokú úroveň bezpečnosti a produktivity z hľadiska získania deklarovaného zisku spoločnosti, ako aj oveľa viac.
Rozdiel medzi odborníkom a manažérom
Veľmi často to znamená, že vo väčšine prípadov zamestnávatelia akýchkoľvek organizácií nevnímajú pozície odborníka na obstarávanie a manažéra obstarávania ako rozdiely medzi sebou. V skutočnosti väčšina zamestnávateľov vníma túto dvojicu ako synonymný tandem, hoci sú aj takí, ktorí si to nemyslia. Ak pracujeme s viac obchodným prístupom k úradnému vnímaniu pracovnej diferenciácie týchto pracovníkov, dostaneme nasledujúce:
- Špecialista na obstarávanie je zamestnancom spoločnosti, ktorá sa priamo podieľa na poskytovaní spoločnosti takým materiálom a tovarom, ktoré zodpovedajú povahe jej výrobnej činnosti (napríklad ak takýto zamestnanec pracuje v nábytkárskom závode, musí sledovať dodávku dreva do skladov svojej spoločnosti, laky a iné materiály potrebné v tomto prípade osobitne).
- Manažér obstarávania je zamestnanec spoločnosti, ktorý sa priamo podieľa na všetkých záležitostiach vyplývajúcich z dodania iného hmotného majetku, ktorý nesúvisí so samotnou činnosťou organizácie (napríklad to môže byť kancelárske potreby pre administratívnu prácu manažérov, dodávky potravín na denné stravovanie v jedálni a m. s.).
Pracovný titul špecialistu na obstarávanie
Keďže je hlavným a dominantným vnútorným právnym dokumentom organizácie, pokiaľ ide o zamestnancov na danom pracovnom mieste, ako aj o pracovnú zmluvu uzavretú medzi zamestnancom a jeho zamestnávateľom, je opis práce každého zamestnanca hlavným zoznamom všetkých pravidiel, práv, povinností a iných vecí potrebných na zoznámenie sa a štúdium. a podrobnosti týkajúce sa konkrétneho príspevku, ktorý tento dokument popisuje. Toto je dôležité vziať do úvahy, pretože ak sa odvolávate na právne predpisy platné v súčasnosti v našej krajine týkajúce sa pracovných činností, ukázalo sa, že žiadny zamestnanec bez osobnej vôle (právne zabezpečený úradným súhlasom) nemá povinnosť vykonávať pracovné činnosti, ktoré neboli priamo stanovené. v samotnej pracovnej zmluve. Preto z dôvodu úzkej interakcie tohto dokumentu s opisom práce špecialistu na obstarávanie (alebo akejkoľvek inej pracujúcej osoby) určuje konečnú efektívnosť a produktivitu zamestnanca opis práce. Preto je veľmi dôležité, aby zamestnávateľ vedel, ako správne zostaviť takúto inštrukciu, rovnako ako by si zamestnanec mal byť vedomý toho, či sa tento proces vykonal správne a či je obsah pokynu v súlade so všetkými právnymi predpismi a inými regulačnými faktormi.
Úseky špecializované na obstarávanie
Z hľadiska formy aj obsahu musí byť tento dokument implementovaný v súlade so všetkými normami prijatými v obchodnom obehu právnych dokumentov, ktoré určujú kvalitu a presnosť predkladania základných informácií o budúcom postavení žiadateľovi oň.
Takto vyzerá vzorka. V popise práce špecialistu na obstarávanie podľa profesionálneho štandardu uvidí tento špecialista (alebo iba uchádzač o tento titul) nasledujúce oddiely:
- Ľavý horný stĺpec tohto dokumentu obsahuje informácie o organizácii, ktorá ho vydáva osobe, ktorá sa uchádza o pozíciu. Ten správny odráža čitateľovi informácie o tom, ako a kým bol schválený popis práce odborníka na obstarávanie, a jeho text bol dohodnutý v súlade so všetkými požadovanými normami. Za slovom „Schválené“ nasledujú tieto údaje: dátum, kedy bol dokument priamo schválený, a informácie o manažérovi organizácie, ktorý vykonal toto schválenie. Nasleduje jeho osobný podpis. Slovo „Dohodnuté“ obsahuje aj dátum, kedy bolo schválenie vykonané, a údaje o zamestnancoch tých oddelení, ktorí sa priamo podieľali na príprave opisu práce. Na druhej strane musia svoje obrazy nechať v správnej línii a prichádzať za vyššie uvedenými údajmi. Pracoviská a inštitúcie, s ktorými organizácia spolupracuje pri príprave popisu práce pre zamestnanca na jeho pozícii: služba, ktorá poskytuje vhodné právne poradenstvo a priamu pomoc, oddelenie ľudských zdrojov a oddelenie spoločnosti, ktoré sa následne skončí so zamestnancom, ktorý sa uchádza o miesto.
- Časť popisu práce špecialistu na obstarávanie rozpočtovej inštitúcie, ktorá obsahuje všeobecné informácie, obsahuje: zoznam všetkých požiadaviek, ktoré musí uchádzač o pozíciu spĺňať (napríklad správny vek, stupeň, ktorý ste dostali, predchádzajúca pracovná skúsenosť, všetky predpoklady potrebné na vykonanie práce) a zručnosti atď.), ako aj zoznam dokumentov, ktoré obsahujú rôzne právne akty právnych predpisov Ruskej federácie a samotnej organizácie, v ktorých zvodič - s týmto zoznamom, je povinný mať na pamäti v čase oficiálneho uvedenia do pracovnej polohy. Táto časť okrem iného zdôrazňuje rôzne technické problémy, s ktorými sa zamestnanec môže stretnúť pri výkone svojich povinností: miesto tohto zamestnanca v celom podnikovom systéme (pokiaľ ide o zodpovednosť, vzťahy, rozvrh práce a rozvrh, atď.), Postup registrácie. pracovať alebo prepustiť z funkcie, postup pri nahradení iného zamestnanca podniku zamestnancom alebo nahradenie zamestnanca touto osobou, všetky informácie o osobe, ktorú mu určil vedúci atď.
- Hlavnou časťou tohto dokumentu, ako je opis práce špecialistu na obstarávanie (najmä v škole je toto voľné pracovné miesto relevantné nielen pre výrobné podniky), je jasný zoznam všetkých práv a povinností zamestnanca. Po prvé, zamestnanec má, samozrejme, možnosť oboznámiť sa so svojimi povinnosťami, ktoré by mali byť čo najpresnejšie a najpresnejšie, aby sa predišlo nedorozumeniam zo strany kandidáta a prípadným problémom v budúcnosti počas jeho práce. Priamo sú práva výsledkom povinností a plnia úlohu spočívajúcu v podstatnom uľahčení procesu zamestnanca pri plnení všetkých funkcií, ktoré mu boli pridelené poštou. Týmito právami môžu byť: a) právo na úplné informácie o svojej práci; b) právo vyjadriť orgánom návrhy, ktoré takým spôsobom ovplyvňujú pracovnú činnosť zamestnanca alebo celý podnik ako celok; c) právo na kariérny rast v rámci organizácie atď.
- Posledná časť popisu práce odborníka na verejné obstarávanie obsahuje informácie o zodpovednosti, ktorú bude zamestnanec nútený prevziať, ak si neplní svoje priame povinnosti týkajúce sa vykonávania pracovných činností.
Popis úlohy manažéra obstarávania
Inštruktážny dokument manažéra obstarávania je vo svojom obsahu a realizácii vo všetkých ohľadoch podobný popisu práce špecialistu na obstarávanie, nemali by sme však zabúdať na ich významné rozdiely. V prvom rade je dôležité, aby veľké podniky, ktorých zamestnanci poskytujú miesta pre obe tieto miesta. Preto by pri zostavovaní opisu práce mali ich kompilátori venovať osobitnú pozornosť konkrétnejšiemu zostavovaniu a určovaniu kritérií, podľa ktorých sa vyberú kandidáti na tieto voľné pracovné miesta, ako aj serióznemu riešeniu diferenciácie povinností a špecifík činností špecialistu na obstarávanie a manažéra obstarávania.
V oblasti práce je spravidla názor, že špecialista na obstarávanie je na vyššej pozícii ako jeho kolega, ktorý je zodpovedný za zásobovanie organizácie materiálnymi hodnotami všetkých profilov. Prítomnosť tohto stanoviska medzi masami je spôsobená najmä rozdielom v odmeňovaní zástupcov týchto dvoch pracovných miest: prvý má oveľa väčšiu peňažnú motiváciu pre prácu ako druhú. Požiadavky na ňu sa však uvádzajú prísnejšie.
Opis práce vedúceho špecialistu na obstarávanie a popis práce manažéra obstarávania sú dva dokumenty, ktoré sú takmer totožné, ale je veľmi dôležité si uvedomiť, že iba jasné vymedzenie povinností týchto zamestnancov optimalizuje pracovný proces a vedie k efektívnejším pracovným výsledkom celého podniku.
Požiadavky na kandidátov
Uchádzači o obidve profesie z dôvodu podobnosti niektorých svojich právomocí a špecifík ich pracovných povinností, a tiež preto, že tak manažér obstarávania, ako aj špecialista obstarávania majú takmer rovnaké opisy úloh v DOW (manažérska dokumentácia), predkladajú rovnaké požiadavky. Špecialista obstarávania aj manažér nákupu by mali:
- Majú schopnosť rokovať so zákazníkmi a dosiahnuť od nich vysokú konverziu.
- Byť schopný prevziať zodpovednosť za ťažké rozhodnutia.
- Byť schopný analyzovať situáciu na trhu alebo akýkoľvek iný predmet potrebný na analýzu.
- Vykonávať prácu s pôsobivým množstvom informácií a udržiavať nemenej rozsiahlu dokumentáciu.
- Mať teoretické kompetencie v oblasti nákladnej dopravy a colnej legislatívy.
- S dôverou vlastníte osobný počítač a používajte všetky programy potrebné na prácu.
Toto však nie je celý zoznam požiadaviek, ktoré sa predkladajú kandidátom na jedno z dvoch pracovných miest posudzovaných v tomto článku. Zamestnávateľ má právo, ako vedúci obstarávania, vyššie uvedenému špecialistovi na obstarávanie, ktorého popisy pracovných miest sme už riešili, ako aj na manažéra obstarávania, uviesť ďalšie požiadavky, medzi ktoré môže patriť napríklad plynulosť v cudzom jazyku v prípade ak organizácia vykonáva svoje činnosti, a to aj v zahraničí, v krajine, v ktorej sa nachádza.
Existujú aj rozdiely. Opis práce špecialistu v oblasti obstarávania teda zabezpečuje zamestnanie len za vysokoškolským vzdelaním (finančné, ekonomické, právne alebo iné v podobných oblastiach), zatiaľ čo manažér obstarávania sa môže stať osobou so stredným odborným alebo bežným stredným vzdelaním.Odmena, ako už bolo spomenuté, je u týchto zamestnancov iná.
Rozdiel v pracovných povinnostiach špecialistu a manažéra
Tu sa stáva veľmi dôležitým faktorom smerovanie pracovnej činnosti spoločnosti a špecifiká pracovného procesu v nej.
Opis pracovných miest špecialistu na obstarávanie (vzorka, ktorú ste už videli) a manažéra obstarávania preberajú nasledujúce pracovné povinnosti:
- Kompletná skupina tovaru alebo skupina tovaru v podnikovom sklade, organizačná kontrola všetkých procesov súvisiacich s týmto tovarom.
- Komoditná bezpečnosť na požiadanie bez zbytočného odkladu.
- Vyhľadávanie a vyjednávanie s najvhodnejším dodávateľom pre organizáciu.
- Udržiavanie všetkej právnej dokumentácie týkajúcej sa dodávateľov.
- Sledovanie financií, ktoré sprevádzajú tovar.
- Monitorovanie realizácie všetkých dodávok včas.
- Sledovanie pohybu tovaru v rámci dodávateľského reťazca.
- Vykonávanie kontroly kvality tovaru, ktorý prišiel do organizácie.
- Zodpovedanie riešeniam osobných kompetencií pri problémoch, ktoré sa vyskytnú v priebehu práce s dodávateľmi.
Rozdiely medzi špecialistom na obstarávanie a manažérom obstarávania by mali určovať priamo organizácie, ktoré ich priamo zamestnávajú, čo najjasnejšie tak, aby sa predišlo neproduktívnej práci, ktorá nespĺňa vysoké výrobné normy.
Zamestnávateľ má tiež právo dať svojmu zamestnancovi ďalšie pracovné funkcie v súlade so špecifikami jeho vedenia.
výsledok
44 Federálny zákon dostatočne podrobne upravuje popis práce špecialistu na obstarávanie. Po dôkladnom preštudovaní tohto dokumentu nájdete odpovede na takmer všetky otázky týkajúce sa tejto pozície. Pre špecialistu na obstarávanie je opis práce najdôležitejším právnym dokumentom týkajúcim sa jeho pracovných povinností.