Je ťažké si predstaviť veľkú spoločnosť, štát alebo vzdelávaciu inštitúciu, v ktorej takéto postavenie neexistuje. Plánovanie stretnutí, príprava dokumentácie, práca s korešpondenciou, prijímanie hovorov sú iba časťou zodpovednosti osoby zastávajúcej pozíciu, ktorú budeme študovať. Od roku 2016 je rozsah základných funkcií načrtnutý v novom regulačnom ustanovení - profesionálnej úrovni ministra. Teraz ho možno použiť ako základ pre vypracovanie potrebných servisných pokynov.
Funkcie povolania
Napriek neustálym zmenám v zoznamoch najpopulárnejších a najvyhľadávanejších povolaní na svete je pozícia sekretárky stále pomerne rozšírená. Oficiálne v Rusku existuje toto povolanie už tri storočia. V roku 1720 to Peter schválil, požiadavky na zamestnancov boli dosť vysoké: gramotnosť, znalosť zákonov, schopnosť vyhotovovať dokumenty.
Spočiatku boli sekretárkami iba muži, dnes je to hlavne ženské povolanie. Čiastočne je to spôsobené skutočnosťou, že výkon sekretárskych povinností si vyžaduje vytrvalosť, usilovnosť, schopnosť vykonávať rovnakú a monotónnu prácu.
Aké sú požiadavky moderných manažérov na zamestnancov, ktorí zastávajú takúto pozíciu? Tajomník musí byť spoľahlivým používateľom základných kancelárskych počítačových programov, musí byť schopný zvládnuť kancelárske vybavenie, pracovať s dokumentáciou, musí mať dobré komunikačné zručnosti (dobrá reč, dialógové zručnosti, slušnosť, etiketa). Okrem toho buďte pozorný, organizovaný, disciplinovaný, emocionálne stabilný.
Pokiaľ ide o potrebné vzdelanie, neexistujú v tomto ohľade žiadne prísne požiadavky na odbornú úroveň tajomníka. Ak máte všeobecné vzdelanie, postačí odborná prax alebo špeciálne kurzy. Prítomnosť vysokoškolského diplomu však spravidla dáva výhodu pri prijímaní do zamestnania.
Profesionálny štandard
Požiadavky na sekretárske práce nadobudli formu regulačného aktu v roku 2016. Bol prijatý všeobecný profesionálny štandard pre špecialistu v oblasti dokumentárnej a organizačnej podpory riadenia organizácie. Hlavným cieľom normy je optimalizácia personálnej politiky. Pri posudzovaní odbornej kvality zamestnanca sa naňho môže zamerať. Tento dokument sa používa aj na prípravu vzdelávacích programov pre vzdelávanie tajomníkov.
Profesionálny štandard obsahuje:
- zoznam základných pracovných funkcií;
- zoznam zručností, vedomostí a znalostí potrebných na ich vykonávanie;
- požiadavky na úroveň vzdelania a pracovné skúsenosti.
Dokument tiež uvádza možné názvy pracovných miest a požiadavky na ne. Zahŕňa napríklad profesionálne štandardy „tajomník hlavy“, úradník a iné.
Štruktúra obsahuje niekoľko sémantických blokov:
- všeobecné informácie (označenie účelu činnosti, kodifikátor);
- funkčná mapa (zoznam pracovných funkcií a kvalifikačných kategórií);
- opis pracovných funkcií (špecifikácia zoznamu povinností, zručností predpísaných zamestnancovi);
- informácie o tvorcoch noriem.
Tretia časť sa začína odbornou úrovňou tajomníka - správcu, pokiaľ ide o kvalifikáciu, úroveň vzdelania a prax, z ktorých vyplývajú najpriaznivejšie požiadavky.
Hlavné funkcie zamestnanca, ktorý zastáva študované miesto, sú formulované takto:
- organizovaný zber odborných informácií;
- informačná podpora k aktuálnym problémom;
- systematizácia, dokumentácia a uchovávanie prichádzajúcich informácií;
- sprevádzanie obchodných udalostí;
- vytvorenie nevyhnutných podmienok pre prácu vedúceho organizácie a administratívnu podporu.
Popis práce
Vo svojej práci sa tajomník riadi platnou legislatívou, chartou organizácie, rozkazmi a príkazmi vedúceho, vlastným popisom práce. V poslednom dokumente sú pridelené odborné úlohy, ktoré sú pridelené úradníkovi. Zamestnanec by mal začať poznať hlavné ustanovenia pokynov, aby začal vykonávať úradné povinnosti. Jeho ustanovenia môžu slúžiť ako dôkaz v prípade konfliktu pracovných situácií. Obsah pokynov by preto mal byť konkrétny. A vylúčiť možnosť dvojitého výkladu.
Opis práce tajomníka pre odborné normy sa zostavuje s prihliadnutím na špecifiká konkrétnej organizácie a obsahuje tieto oddiely:
- všeobecné ustanovenia;
- zamestnanecké funkcie
- zodpovednosť za prácu;
- práva zamestnancov;
- iné podmienky a požiadavky.
Všeobecné ustanovenia určujú, do ktorej kategórie zamestnanec patrí a komu je podriadený, postup vymenovania a odvolania, požiadavky na kvalifikáciu, vedomosti a zručnosti. Nasleduje podrobný popis toho, čo presne je zamestnanec funkčný a aké práva má. V časti o úradnej zodpovednosti sa uvádza porušenie právnych predpisov, za ktoré môže byť zamestnanec potrestaný.
Opis práce schvaľuje vedúci organizácie a je zamestnancom oznámený (na základe podpisu).
Profesionálny štandard "Tajomník hlavy"
V súlade s jeho ustanoveniami je žiaduce prijať na túto pozíciu zamestnancov s vysokoškolským vzdelaním (na vysokoškolskej úrovni) alebo so stredným odborným vzdelaním. Okrem toho sa oceňujú pracovné skúsenosti (najmenej dva roky).
Profesionálny štandard uvádza hlavné pracovné činnosti zamestnanca:
- koordinácia dočasných plánov s vedúcim;
- výber formy plánovania a riadenie organizátora šéfa;
- koordinácia stretnutí, rokovaní s partnermi, zákazníkmi, zamestnancami;
- informovanie vedúceho o čase a harmonograme nadchádzajúcich udalostí.
Tajomník vedúceho musí mať množstvo zručností na vykonávanie uvedených činností. Stanoviť ciele, určiť poradie a prioritu ich implementácie, pomôcť manažérovi pri rozdeľovaní pracovného času, zabezpečiť informačnú bezpečnosť a zvoliť najpohodlnejšie spôsoby oznamovania nadchádzajúcich udalostí. Na základe týchto záverov sa obvykle vypracuje popis práce tajomníka vedúceho odbornej úrovne.
Mal by byť tiež oboznámený so špecifikami hlavného podnikania organizácie, ustanoveniami pracovného práva a pravidlami vedenia obchodných rokovaní.
Medzi vymenované pracovné činnosti tajomníka vedúceho patrí niekoľko rôznych povinností:
- plánovanie pracovných dní;
- Organizovanie telefonických rozhovorov a obchodných ciest;
- pracovať s návštevníkmi na recepcii;
- organizácia pracovných podujatí a stretnutí;
- udržiavanie potrebného pracovného poriadku v kancelárii vedúceho pracoviska;
- kontrola vykonávania pokynov a pokynov;
- vyhotovenie pracovnej dokumentácie;
- v prípade potreby rozvoj miestnych aktov;
- uchovávanie dokumentácie;
- organizácia informačnej interakcie zamestnancov a vedenia organizácie.
Hlavné povinnosti tajomníka vedúceho
Pozícia tajomníka vedúceho organizácie zahŕňa neustálu spoluprácu s ľuďmi a ochotu radiť klientom a návštevníkom v základných otázkach. Veľa závisí, samozrejme, od špecifík hlavnej činnosti inštitúcie a od pozície vedenia.Majú významný vplyv na vypracovanie popisu práce tajomníka podľa profesionálnej úrovne.
Všeobecné ustanovenia naznačujú, že pozícia patrí do kategórie technických exekútorov, sú stanovené požiadavky na vzdelanie a dĺžku služby zamestnanca. Menovanie vykonáva priamo vedúci. Na formulovanie potrebných znalostí a zručností sa môže použiť profesionálna úroveň sekretárky. Patria sem: znalosť základov kancelárskej práce; znalosť metód registrácie a spracovania informačných údajov; Vlastníctvo PC oboznámenie sa s pravidlami obchodnej korešpondencie a komunikácie; znalosť vnútorných pravidiel a bezpečnostných postupov a oveľa viac.
Druhá časť pokynov popisuje povinnosti zamestnanca. V tretej časti - jeho práva. Napríklad tajomník riaditeľa má právo oboznámiť sa s návrhmi rozhodnutí týkajúcich sa jeho činnosti, navrhovať optimalizáciu jeho práce, požadovať informácie a dokumenty potrebné na vykonávanie úloh, atď.
V záverečnej časti pokynu sú uvedené opatrenia týkajúce sa zodpovednosti zamestnanca v prípade nesprávneho výkonu služobných povinností, ktoré spôsobujú materiálne škody.
tajomník úradník
Hlavnou úlohou úradníka je kontrolovať priebeh práce jednotky alebo celej organizácie (často zamestnanci pracujú na tejto funkcii). Zoznam hlavných zodpovedností je uvedený v profesionálnej úrovni tajomníka:
- archivácia a správne uloženie dokumentov;
- organizácia práce s dokumentmi;
- formovanie prípadov v súlade s požiadavkami nomenklatúry organizácie.
Uchádzač o toto miesto potrebuje stredné odborné vzdelanie.
Počas organizácie práce s dokumentmi môže tajomník prijímať a spracovávať prichádzajúce materiály, triediť ich av prípade potreby ich evidovať, pripraviť ich na posúdenie vedúcemu, nasmerovať ich k priamym exekútorom a viesť databázu.
Aby sa zabezpečilo riadne uchovávanie dokumentov, musí byť úradník schopný vypracovať nomenklatúru prípadov, overiť správnosť dokladov, formulárov a určiť načasovanie ich uchovávania, distribúcie a ukladania dokumentov.
Predtým, ako sú dokumenty zaslané do archívu na uloženie, úradník skontroluje podmienky ich uloženia (trvalé alebo dlhodobé), vypracuje interný inventár, vypracuje obaly spisov.
Referent alebo tajomník-správca?
Niekedy môže byť ťažké vyriešiť hierarchiu miest sekretariátu a ich zodpovednosť. Aký je napríklad zásadný rozdiel medzi asistentom tajomníka a správcom? Koniec koncov, funkcie, ktoré vykonávajú, sú dosť podobné.
Opis práce tajomníka-správcu podľa profesionálneho štandardu stanovuje:
- príjem a distribúcia prichádzajúcich telefónnych hovorov;
- organizácia práce s návštevníkmi;
- vykonávanie koordinačných funkcií.
Mal by byť oboznámený s pravidlami obchodnej etikety, telefonickými rozhovormi (so zákazníkmi, partnermi, zástupcami médií a ďalšími), byť schopný viesť konverzáciu a zmierňovať konfliktnú situáciu. Koordinačnými funkciami správcu sú spravidla záznamy o pohyboch zamestnancov, jazde kuriérom a trasách vodičov.
Pre referenta-referenta zatiaľ neexistuje samostatný odborný štandard, ale jeho povinnosti sú v mnohých ohľadoch podobné asistentovi manažéra. Rovnako ako správca pracuje s korešpondenciou, odpovedá na volania, stretáva sa a sprevádza návštevníkov, zostavuje cestovné poriadky. To všetko však priamo súvisí s postavou vedúceho organizácie. V niektorých prípadoch možno jeho povinnosti rozšíriť, čo sa odráža v pracovnom rozvrhu (môže byť nepravidelný).
Odborné štandardy tajomníka akademického ústavu
Týchto zamestnancov možno nájsť v zamestnancoch školy, vysokej školy alebo univerzity. Pracovné miesto patrí do kategórie podporných učiteľov. Na určenie základnej funkčnosti môže zamestnávateľ použiť všeobecnú normu špecialistu na podporu dokumentácie. Ministerstvo práce zatiaľ neschválilo osobitný odborný štandard pre tajomníka vzdelávacej jednotky vzdelávacej inštitúcie. Pre prácu je potrebné odborné vzdelanie (stredné) v oblasti kancelárskej práce alebo odbornej prípravy na základe všeobecného vzdelávania. Neexistujú žiadne prísne požiadavky na dostupnosť pracovných skúseností.
V tejto pozícii zamestnanec:
- prijíma korešpondenciu, odovzdáva ju vedúcemu vzdelávacej organizácie a výkonným umelcom;
- vedie papierovanie (vrátane elektronických);
- pripravuje návrhy objednávok pre kontingent študentov;
- zostavuje osobné spisy študentov;
- sleduje vyučovacie hodiny učiteľov;
- robí žiadosti, listy;
- vykonáva kontrolu nad vykonávaním príkazov a pokynov hlavy.
Vedecký tajomník a jeho povinnosti
Tento príspevok patrí do oblasti vedy. Na univerzitách, vo výskumných ústavoch, akadémiách, vedeckých organizáciách sa vyžaduje vedecký tajomník. Spravidla zabezpečujú prácu vedcov a dizertačných rád. Odborná úroveň vedeckého tajomníka zahŕňa plánovanie vedeckých udalostí (stretnutia, konferencie, okrúhle stoly), ich organizáciu a správanie, prípravu príslušnej dokumentácie a monitorovanie vykonávania prijatých rozhodnutí.
Na túto pozíciu môžu byť vymenovaní zamestnanci s vedeckým vzdelaním, skúsenosťami s organizačnou a vedeckou prácou (najmenej 5 rokov) a publikácie v recenzovaných publikáciách.
Vedecký tajomník:
- zhromažďuje návrhy do ročného plánu vedeckého rozvoja a výskumu;
- kontroluje včasné vykonávanie stanovených tematických plánov vedeckej práce a prípravu príslušných správ;
- pripravuje návrhy pracovných plánov pre vedeckú (vedeckú a technickú) radu, monitoruje vykonávanie svojich rozhodnutí;
- považuje materiály potrebné na udelenie akademického hodnosti a obhajobu dizertačnej práce;
- pripravuje návrhy plánu uverejňovania vedeckých prác;
- rozvíja kritériá na hodnotenie výkonnosti zamestnancov pri certifikácii;
- formuluje návrhy na ďalšie vzdelávanie a stáže vedcov.
Funkčnosť hovorcu
Docela „mladá“ profesia. V Rusku začal získavať popularitu približne v polovici 90. rokov minulého storočia. Podľa profesionálnej úrovne tajomníka sa názov tohto miesta nepridelí osobitne. Ale pre mnoho organizácií je mať takého zamestnanca naliehavú potrebu. Je to on, kto tvorí verejnú mienku o spoločnosti. Medzi hlavné zodpovednosti patrí: organizovanie tlačových konferencií; obsah webovej stránky organizácie; príprava tlačových správ; plánovanie informačných kampaní (v tlači, sieťach, televízii) zameraných na vytvorenie pozitívneho obrazu spoločnosti.
Odborný štandard tlačového tajomníka stanovuje, že uchádzač musí mať vysokoškolské vzdelanie v oblasti žurnalistiky, reklamy, filológie alebo PR. Žiaduce sú aj skúsenosti z práce (od 3 rokov) v príslušnej oblasti, kompetentná ústna a písomná reč, znalosť cudzieho jazyka.