V priebehu činnosti akéhokoľvek podniku sa objavuje veľké množstvo obchodných dokumentov. Z tejto masy vynikajú personálne dokumenty v samostatnom komplexe. V našom článku chceme hovoriť o tom, aké typy existujú, ako sú uložené.
Vzťahy so zamestnancami
Správne organizovaný pracovný tok v podniku je kľúčom k úspechu jeho činností. Preto je potrebné vždy venovať náležitú pozornosť obchodným dokumentom, a preto musia byť správne naformátované a uložené.
Je potrebné pripomenúť, že pracovné vzťahy medzi zamestnávateľom a zamestnancami sa vždy riadia zákonníkom práce Ruskej federácie. Organizácia by mala na základe svojich článkov riadne organizovať prepúšťanie, prijímanie a prevod zamestnancov. Všetky tie dokumenty, v ktorých sú vyznačené fázy pracovnej činnosti pracovníkov, sú to dokumenty o pracovníkoch (personál, personál).
Úlohou týchto dokumentov je správne vykonávať a zabezpečovať pracovné vzťahy medzi zamestnancami a zamestnávateľom. Je potrebné poznamenať, že personálna dokumentácia je jedným z najdôležitejších aspektov personálnej služby v akomkoľvek podniku. Správnosť a aktuálnosť dokumentácie by mala byť pod kontrolou hlavy.
Väčšina dokumentácie je povinná a je ustanovená Zákonníkom práce Ruskej federácie, pokynmi na vedenie pracovných kníh, dôchodkovou legislatívou a inými predpismi.
Druhy dokladov o pracovníkoch
Dokumenty o pracovníkoch možno rozdeliť do nasledujúcich typov:
- Doklady, ktoré sa týkajú personálneho obsadenia podniku.
- Dokumenty potvrdzujúce povýšenie zamestnancov.
- Dokumenty potvrdzujúce vykonávanie pracovnej disciplíny.
- Dokumenty súvisiace s ukončením zamestnania.
Ako vidíme, dokumenty týkajúce sa zamestnancov zahŕňajú veľa dokumentov, ktoré upravujú vzťahy medzi zamestnávateľmi a zamestnancami. Všetky upravujú určité problémy týkajúce sa zamestnancov podniku.
Dokumenty primárneho personálu sú rozdelené do dvoch typov:
- V účtovníctve.
- O účtovníctve pracovnej doby a výpočtoch týkajúcich sa odmeňovania
Medzi dokumenty týkajúce sa zamestnancov patria: objednávky, pracovné zmluvy, diplomy, osvedčenia, pracovné knihy, osobné spisy, karty, osvedčenia o osvedčovaní zamestnancov, osobné splnomocnenie.
Ukladanie dokumentov
V posledných rokoch však nanešťastie existuje trend nedostatočnej pozornosti na bezpečnosť obchodných dokladov. Na základe výsledkov inšpekcií štátnej archívnej služby boli vyvodené závery, ktoré naznačujú, že uchovávanie dokumentov o zamestnancoch za normálnych podmienok sa pozoruje iba v 20% overených podnikov.
Každá spoločnosť však musí dodržiavať právne predpisy. Správny prístup k obchodným dokumentom priamo súvisí s potrebou pomáhať organizáciám s orgánmi dôchodkového poistenia a inými vládnymi agentúrami. Porušenie správy dokumentov môže mať za následok nežiaduce následky a tiež čelí pokute.
Dokumenty o zamestnancoch (druhy cenných papierov sú uvedené v tomto článku) svedčia o pracovných skúsenostiach ľudí a sú tiež základom pre menovanie dôchodkov a iných platieb občanom. V prípade, že zamestnávateľ urobí akékoľvek chyby, ktoré podcenia príjem zamestnanca, osoba môže túto skutočnosť napadnúť na súde.
Okrem toho je potrebné pochopiť, že uchovávanie dokumentov o zamestnancoch je potrebné, pretože iba na ich základe je možné obnoviť historické informácie, ktoré sa odohrali. Nie je zbytočné, že pre osobné doklady sú najdlhšie doby uchovávania stanovené zákonom.
Nie je potrebné tvrdiť, že dokumenty nemožno stratiť, navyše sa musia uchovávať vo vhodných podmienkach. Vedúci a vedúci personálneho oddelenia akejkoľvek organizácie sú povinní poskytnúť všetky podmienky potrebné na súčasné a archívne uloženie.
Hlavné požiadavky na obsah cenných papierov zahŕňajú:
- Dostupnosť samostatnej miestnosti pre súčasné skladovanie.
- Krabice alebo skrinky s papiermi by mali byť zamknuté kľúčom.
- Dokumenty by sa mali obmedziť.
- Pre archív musíte vybrať samostatnú miestnosť a riadiť prístup k nej.
Čas skladovania
Podmienky uchovávania dokladov o pracovníkoch sú najdlhšie v porovnaní s inými obchodnými dokladmi. Medzi dokumenty s dlhou skladovateľnosťou patria:
- Všetky administratívne doklady - príkazy, príkazy, vyhlášky.
- Zoznamy zamestnancov.
- Účtovné karty zamestnanca.
- Osobné záležitosti.
- Osobné účty zamestnancov.
- Oblečenie a časové rozvrhy.
- Pracovné zmluvy a dohody.
- Zápisnica zo schôdze.
- Zoznamy ľudí, ktorí odchádzajú do dôchodku pri prednostnom odchode do dôchodku.
- Účtovanie účtovných kníh a prepúšťanie zamestnancov.
Dali sme ďaleko od celého zoznamu tých dokumentov, ktoré boli uložené 75 rokov. Výnimkou sú nasledujúce dokumenty:
- Zákony o priemyselných haváriách - 45 rokov.
- Tarifný list - 25 rokov.
- Zápisnica zo schôdzí komisie o vyplácaní príspevkov za dlhodobú službu - 15 rokov.
Spoločnosť musí v stanovenom čase zaistiť bezpečnosť cenných papierov spôsobom predpísaným zákonom.
Príprava dokumentov
Archív dokumentov o pracovníkoch v podniku by mal byť v samostatnej miestnosti, v ktorej nie je prístup k neoprávneným osobám. Prípady, ktoré sú úplne pripravené a náležite pripravené, sa do nej prenášajú. Je potrebné poznamenať, že príprava dokumentov sa začína vo fáze ich tvorby.
Personálne oddelenie je zodpovedné za správne vykonanie dokumentov o zamestnancoch. Kvôli ľahšiemu použitiu sú celú škálu dokumentov usporiadané personálnymi dôstojníkmi takto:
- Prípady sa vypracovávajú pre každý typ dokumentu: v prípade objednávok, osobných spisov, protokolov atď. Nadpisy odrážajúce nomenklatúru sú uvedené v priečinkoch.
- Všetky prípady majú priradené čísla účtov a je priložený súpis.
- Poskytuje sa bezpečné úložisko bezpečného prúdu: v trezore alebo v uzamknutej skrini.
- Všetky listy hárkov sú vyplnené a očíslované. Miesto firmvéru je zapečatené pečaťou podniku a osvedčené podpismi zodpovedných osôb.
- V každom prípade musia byť určite k dispozícii interné súpisy.
- Na obálkach hotových dokumentov sú uvedené všetky podrobnosti: obdobia uchovávania, názvy, dátumy.
Vytvorenie osobného spisu
Osobný spis obsahuje všetky dokumenty, ktoré obsahujú informácie o zamestnancovi podniku a jeho pracovnej činnosti. V zásade by sa osobné záznamy mali zakladať pre všetkých zamestnancov organizácie. V súčasnosti ich však spravidla vydávajú iba vedúci odborníci a vedúci pracovníci. Organizácia má právo nezávisle rozhodnúť o tom, aký druh papiera sa dostane k zamestnancom. Zloženie dokumentov v osobnom spise sa preto môže v rôznych podnikoch líšiť. Vo všeobecnosti by však mala obsahovať nasledujúce dokumenty:
- Súpis dokladov.
- Zhrnutie a autobiografia.
- Profile.
- Kópie dokumentov o dostupnosti vzdelávania.
- Kópie špecifikácií.
- Kópie objednávky na schválenie pracovného miesta.
- Pracovná zmluva.
- Všetky druhy pomoci.
- Kópie príkazov na vymenovanie, odvolanie a premiestnenie.
Interný inventár by mal obsahovať informácie o sériových číslach každého dokumentu v súbore. Takýto dokument je podpísaný osobou, ktorá ho zložila.
Vo vnútri prípadu musí byť vyplnený dotazník, ktorý obsahuje množstvo informácií týkajúcich sa biografie, vzdelania, rodinného stavu zamestnanca. Zamestnanci zvyčajne používajú pracovný zošit, vojenský preukaz a pas, diplom, aby ho vyplnili správne.
Dokumenty o účtovníctve personálu
Personálne záznamy vedie personálny úradník. Na základe primárnych cenných papierov sa vykonáva operatívne účtovanie zmien a pohybov v počte zamestnancov podniku. Účtovné doklady zahŕňajú: objednávky, karty, personálne zabezpečenie, mzdy a mnoho ďalších dokumentov.
Pri prijímaní do zamestnania je každému zamestnancovi pridelené osobné číslo, ktoré je následne uvedené vo všetkých dokumentoch týkajúcich sa personálneho účtovníctva a miezd. Aj keď sa osoba presťahuje na nové miesto alebo pri prepustení z funkcie, jeho personálne číslo zostáva s ním a nie je pridelené inej osobe.
Personálne objednávky
Objednávky zamestnancov sú jedným z najdôležitejších dokumentov v personálnych záležitostiach. Sú zoskupené do samostatných prípadov a zároveň majú vlastné číslovanie. Vnútri priečinka je usporiadaná v chronologickom poradí.
Niektoré objednávky sa vytvárajú v zjednotenej podobe a v budúcnosti vyplnia iba potrebné stĺpce. Všetky ostatné dokumenty sa zostavujú podľa potreby, zároveň však musia všetky dokumenty spĺňať určité požiadavky.
Organizácia dokumentov o personálu vrátane objednávok sa vykonáva na základe podmienok ich uchovávania. Je logické ukladať ich v prípadoch, ktoré majú rovnaké termíny. Napríklad, príkazy na prijatie a prepustenie by sa mali zachovať 75 rokov, čo znamená, že sa musia uchovávať oddelene od ročných dokladov upravujúcich dovolenku a uchovávať iba päť rokov.
Ak je podnik veľký a tok dokumentov je celkom slušný, potom je možné rôzne druhy dokladov vyhotoviť ako samostatnú záležitosť (napríklad objednávky na dovolenku - jeden priečinok, objednávky na služobné cesty - iný). Tým sa výrazne uľahčí práca s dokumentmi. Okrem toho je každý jednotlivý prípad zaznamenaný v nomenklatúre organizácie. Ak má objednávka prílohu, je tiež podaná. Ale pokiaľ ide o dôvody objednávok - správy, výkazy, akty, sú uložené oddelene.
Ako ukazuje prax, príkazy a dôvody pre ne sa uchovávajú spolu v súčasnej dokumentácii, ale pri príprave na archiváciu sa začnú reorganizovať a ukladajú do rôznych priečinkov. Napríklad vyhlásenia sa uchovávajú až do 75 rokov, ale sú súčasťou osobného spisu.
Všetky ostatné základne majú skladovacie obdobia až päť rokov, takže sa formujú do samostatného podniku.
Ukladanie objednávok
Na určenie doby použiteľnosti objednávok musíte použiť štandardný zoznam dokumentov. Pravidelne sa reviduje a aktualizuje. V súčasnosti je zoznam zostavený v roku 2010 relevantný. Podľa neho sa rovnako ako predtým majú dôvody na objednávky skladovať približne päť rokov a väčšina samotných objednávok sa uchováva až 75 rokov (pri plnení povinností, služobných cestách, meniacich sa mien, dovoleniek a osvedčení).
Obdobia ukladania môžete navyše navigovať podľa zoznamov oddelení vypracovaných pre organizácie určitých oblastí činnosti. Pravidlá ustanovujú preskúmanie hodnoty cenných papierov.
Doklady o dlhodobom skladovaní sa musia preniesť do archívu osobných dokumentov. Zostavuje sa na nich inventár, po ktorom sa prevedú na dlhodobé skladovanie.
Prípady, ktorých doba skladovania uplynula, sa môžu zničiť.
Ako zničiť dokumenty?
Archivované dokumenty podniku sa môžu zničiť (ak uplynula doba skladovania) samy osebe, alebo môžete vyhľadať pomoc od osobitných organizácií, ktoré sa zaoberajú týmto problémom.Bez ohľadu na to, ako tento proces organizujete, musí sa určite vypracovať akt ničenia.
Papiere je možné spáliť samostatne, ak na to existuje bezpečné miesto, alebo ich môžete zničiť pomocou špeciálneho prístroja. V takom prípade je akt napísaný v akejkoľvek forme. Veľké množstvo prípadov sa však ľahšie likviduje. V tomto prípade však musia byť všetky činnosti spojené s papierovaním. Pri akte o prijatí je potrebné stanoviť počet prípadov a ich hmotnosť. Je lepšie, ak zamestnanec organizácie bude osobne prítomný pri ničení dokumentov, aby sa zachovala dôvernosť.
Štátny archív
V každom regióne Ruskej federácie sa nachádza štátny archív dokumentov o pracovníkoch. Hlavným cieľom jeho činnosti je zabezpečiť spoľahlivé uloženie dokumentov o zamestnancoch všetkých podnikov. Archív okrem toho reaguje na otázky podnikov a občanov týkajúce sa otázok súvisiacich s personálnymi dokumentmi. Toto smerovanie jeho činnosti je veľmi potrebné a relevantné, pretože keď je organizácia zatvorená, ľudia jednoducho nemajú kam ísť, aby získali potrebné informácie.
Z tohto dôvodu archívy čelia úlohe uchovávať všetky dokumenty. V súčasnosti sú nielen súkromné, ale aj rozpočtové organizácie veľmi často likvidované a uzavreté. V takom prípade musia preniesť dokumenty o zamestnancoch na uloženie do štátneho archívu. Musia sa v ňom uchovávať tieto doklady po dobu 75 rokov: príkazy, vyrovnacie listy, dokumenty o premiestnení a prepustení, osobné spisy atď.
Je potrebné poznamenať, že prípady musia byť pripravené pred odovzdaním podľa všetkých pravidiel. Mestské archívy poskytujú svoje služby po predchádzajúcom súhlase s predložením dokumentov.
Príprava dokladov na prevod zahŕňa správne vykonanie všetkých prípadov, odborné posúdenie cenných papierov, ako aj zostavenie súpisov.
Musím platiť za skladovanie? Štátne a rozpočtové podniky neplatia za archívne služby. Likvidované podniky neštátnej formy prevodu vlastníctva správne vykonali prípady iba v prípade dohody.
Prípady sa prenášajú na základe schválenia a koordinácie s odbornou revíznou komisiou archívu. Prijímanie a prevod cenných papierov vykonávajú zamestnanci inštitúcie v prítomnosti likvidovanej organizácie. Tento proces je pomerne zdĺhavý a starostlivý, pretože stav dokumentov sa kontroluje ich vizuálnym prezeraním. Na konci sa vypracuje zodpovedajúci akt.
Namiesto doslovu
Dokumenty o zamestnancoch sú špeciálne kategórie dokladov, ktoré sú k dispozícii v každom podniku. Ich význam spočíva v tom, že nestratia význam príliš dlho. Dokonca aj po dlhom časovom období sa môže vyskytnúť situácia, v ktorej sa budete musieť znovu obrátiť. Nie je to pre nič za to, že tieto dokumenty sa vypracovávajú s osobitnou starostlivosťou a sú uložené mnoho rokov, nielen v podnikoch, ale aj v štátnych archívoch.