Štátne podnikanie a oblasť kancelárskej práce je najdôležitejšou oblasťou verejného života v ktoromkoľvek štáte. Zdokumentované informácie sú zákonné údaje. Zákonodarné činnosti prispievajú k budovaniu občianskeho práva, poriadku a dobrých životných podmienok, ktoré sú veľmi dôležité.
Pojem zdokumentované informácie
Takéto označenie sa na prvý pohľad v judikatúre často nepoužíva, ale zároveň je veľmi dôležité. Na základe federálnych právnych predpisov sú zdokumentované informácie typom súboru určitých údajov, ktoré sa na účely bezpečnosti zaznamenávajú na hmotnom nosiči.
Tento materiál tiež predpokladá prítomnosť podrobností o dostupných zdrojoch jeho pôvodu, čo vo všeobecnosti umožňuje určiť povahu týchto údajov alebo ich nosičov bez ohľadu na formu prezentácie. Bez nich pojem dokumentovaných informácií stráca svoj význam. Požiadavky neodmysliteľne vykonávajú dve základné funkcie - informácie a certifikáciu bezpečnosti. Inými slovami, na jednej strane obsahujú potrebné údaje a na druhej strane znemožňujú falšovanie dokumentov.
Medzinárodná organizácia pre normalizáciu
Spravovanie dokumentovaných informácií je upravené rôznymi právnymi aktmi, federálnymi dekrétmi, nariadeniami, medzinárodnými regulačnými dokumentmi. Medzinárodná organizácia pre normalizáciu (ISO) sa teda priamo zúčastňuje na vývoji dogiem, pravidiel a predpisov týkajúcich sa tvorby, uchovávania a využívania informácií. Vyvíja sa smer, ktorým sa má eliminovať porušovanie nezrovnalostí v obsahu reality, pri tvorbe požiadaviek na formu prezentácie údajov.
Známky zdokumentovaných informácií
Prvým a najdôležitejším znakom je prítomnosť nosiča materiálu. Ako taký môže pôsobiť takmer akýkoľvek objekt okolitého sveta, vrátane objektov a fyzických polí, kde sú zobrazené určité akcie alebo informácie. Rovnaké údaje je možné zaznamenať na rôzne médiá. Bude tiež pravda, že na tom istom mieste môžu byť dokumentované rôzne materiály.
Ďalšou najdôležitejšou črtou dokumentovaných informácií je schopnosť identifikovať zaznamenaný materiál. Toto je zabezpečené pomocou podpornej úlohy rekvizít. Ich prítomnosť pomáha určiť účel údajov, ich povahu, zdroj, čas dokumentácie. V niektorých prípadoch podrobnosti poskytujú potrebný stupeň ochrany konkrétnej vzorky vo forme pripojeného elektronického digitálneho podpisu.
Treťou charakteristikou zdokumentovanej informácie je schopnosť vybrať rôzne variácie a formy, ktoré vyjadrujú jej obsah. Môže byť tiež uložený na rôznych médiách v rôznych formách bez straty obsahu a detailov. To znamená, že uchovávanie dokumentovaných informácií znamená možnosť ich kopírovania. Takéto materiály môžu existovať vo forme rôznych modifikácií.
Správa informácií o dokumentoch
Podľa verzie Medzinárodnej organizácie pre normalizáciu sú zdokumentované informácie údaje, ktoré sa musia uchovávať a používať pod osobitnou kontrolou. V oblasti podriadenosti je priamo nosič materiálnej povahy, na ktorej je tento materiál uložený.Súbor požiadaviek na zdokumentované riadenie informácií je uvedený v oddiele č. 7 normy ISO 9001: 2015. Ak sa pokúsite zhrnúť a popísať tieto dizertačné práce, budú mať nasledujúcu formu:
- pravidelná analýza úrovne dostupnosti informácií v nevyhnutnom rozsahu, na mieste, kde je to potrebné, av čase, keď je to potrebné;
- pravidelné hodnotenie stupňa bezpečnosti zdokumentovaných údajov;
- riešenie problémov týkajúcich sa organizácie procesov distribúcie, vyhľadávania, kontroly prístupu a využívania informácií;
- posúdenie vplyvu účinných postupov na ochranu a uchovávanie dokumentov pred rôznymi chybami, napríklad či je zaručená ich čitateľnosť;
- overovanie dodržiavania pravidiel zaistenia a skladovania.
Čo sa stane?
Formy dokumentovaných informácií závisia predovšetkým od povahy ich materiálneho média. Existuje niekoľko hlavných typov. Najbežnejšie:
- papiera;
- zvukové nahrávky;
- video materiály;
- elektronické dokumentované informácie.
Druhy údajov na hmotných nosičoch
Informácie nad rámec verzie mnohých výskumných pracovníkov, nad rámec kritérií riadnosti a stupňa organizácie, sú rozdelené na zdokumentované a nezdokumentované. Aký je medzi nimi rozdiel?
Dokumentovaná je špecifická organizačná, oficiálna forma existencie informácií. Účel existencie tohto druhu údajov sa týka verejného blaha a právneho štátu. Typy zdokumentovaných informácií sa môžu líšiť. Koniec koncov, to všetko závisí od klasifikačného kritéria prijatého ako základ.
Informácie o kritériách prístupnosti sú tieto:
- s obmedzeným prístupom;
- štátny tajný materiál;
- dôverný druh;
- s neobmedzeným prístupom, verejné.
Ak je to možné, stáva sa to:
- voľne distribuované;
- údaje, ktorých prezradenie je prísne zakázané;
- Informácie zverejňované v súlade s federálnym zákonom;
- materiál, ktorého sprístupnenie je možné dohodou určitého okruhu osôb.
Zdokumentované vlastnosti informácií
Zdokumentované informácie sú údaje, ktoré existujú za určitých objektívnych podmienok a majú množstvo funkcií.
Medzi jeho vlastnosti patrí:
- pevný charakter, tj vlastníctvo jeho zdroja, okamih dokumentácie a povinnosť uchovávať;
- relevantnosť - schopnosť splniť požiadavky potenciálneho spotrebiteľa, vyhovieť požiadavkám;
- hodnota - údaje vhodné na daný účel;
- úplnosť - optimálny pomer medzi prijatými a potrebnými informáciami;
- užitočnosť - stupeň jeho nevyhnutnosti;
- spoľahlivosť - zobrazuje úroveň objektivity informácií;
- novosť - relevantnosť, pretože zdokumentované materiály sú vysvetlením informácií, ktoré môžu byť zastarané alebo môžu prestať platiť;
- včasnosť;
- prístupnosť - schopnosť spotrebiteľa slobodne prijímať údaje;
- bezpečnosť - nedostatok neoprávneného prístupu;
- ergonómia - optimálny pomer objemu a formy údajov pre konkrétneho spotrebiteľa;
- primeranosť - súlad informácií s realitou, pripravenosť odrážať skutočné objektívne podmienky.
Ochrana dokumentovaných informácií v ruskom práve
Zdokumentované označenie informácií poskytujú tri zdroje spolkového práva. Prvý zdroj uvádza užšiu interpretáciu. Uvádza sa v ňom, že zdokumentovanou informáciou je zaznamenávanie dôležitých údajov pomocou materiálového média prostredníctvom procesu zdokumentovania potrebných údajov, ak existujú podrobnosti, ktoré umožňujú identifikovať, určiť alebo určiť jeho materiálne médium (informačný zákon, článok 2).
Iný zdroj má širšiu interpretáciu.Uvádza sa v ňom, že dokument znamená prítomnosť média so zaznamenanými informáciami textovej, zvukovej alebo grafickej povahy. Jeho obsah je určený na prenos na určený účel v konkrétnom čase.
Príklady zdokumentovaných údajov
Dokumentované informácie sú právne akty, dokumenty, archívy, ktoré sa uchovávajú na rôzne účely. Uložené informácie sú vo väčšine prípadov určené na verejné použitie. Príklady zahŕňajú:
- právne akty, regulačný rámec;
- dokumenty, ktoré obsahujú informácie o mimoriadnych situáciách environmentálnej, demografickej, sanitárno-epidemiologickej, meteorologickej povahy;
- dokumenty obsiahnuté v zbierkach knižníc a iné rôzne fondy informačných systémov;
- informácie masmédií a iné verejné informácie v súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie.
Na základe uvedeného je potrebné poznamenať, že dokumenty a dokumentované informácie sú celkovo najdôležitejšími prvkami štátnej bezpečnosti a verejného blaha. Je to často úložisko strategicky dôležitých informácií pre štát. Preto je potrebné tento druh informácií starostlivo uchovávať, berúc do úvahy požiadavky stanovené štátnou legislatívou.