Je dôležité, aby vedúci organizácií zorganizovali prácu zamestnancov tak, aby priniesli čo najväčší výnos a plne odhalili ich potenciál. Aby ste to dosiahli, musíte vedieť, ako prakticky delegovať oprávnenie, ktoré sa používa na zlepšenie výkonnosti spoločnosti bez toho, aby sa tým narušil súčasný stav.
definícia
Delegovanie sa prejavuje ako jednotné rozdelenie práv a povinností medzi subjekty systému. Jeho princípy sformuloval začiatkom 20. storočia P. M. Kerzhentsev.
Delegovanie je udelenie oprávnenia vykonávať úlohy zodpovednej osobe so súčasným pridelením zodpovednosť za výsledok. Delegácia vám umožňuje správne rozdeliť úlohy medzi zamestnancov a používa sa na dosiahnutie konečných cieľov organizácie.
Zodpovednosť spočíva v záväzku zamestnanca vykonávať prácu kvalitným spôsobom a dosiahnuť uspokojivý záver. Zamestnanci sú v oblasti svojich činností zodpovední vyšším orgánom.
Právomoci (právomoci) pôsobia ako obmedzené práva na využívanie príslušných zdrojov na vykonávanie určitých úloh. Každá pozícia v organizácii je sprevádzaná osobitnými právomocami. Zmena pracovného miesta vedie k nahradeniu kompetencií zamestnanca.
prihláška
Delegovanie je prenos určitých právomocí a zodpovedností na zamestnancov spoločnosti a rovnomerné rozdelenie rôznych funkcií medzi nimi. Vykonáva sa úkon, ktorý definuje oficiálne úlohy delegovania ako vedúceho, ktorý je schopný rýchlo vyriešiť všetky súčasné problémy a kvalifikovane využiť zamestnancov, ktorí sú schopní najlepšie zvládnuť každý konkrétny typ úlohy.
ciele
Delegovanie právomoci sa používa na dosiahnutie určitých cieľov organizácie, napríklad:
- prepojenie „ľudského faktora“ - zvýšenie aktivity a záujmu zamestnancov na nižšej úrovni;
- zvýšenie efektívnosti (efektívnosti) zamestnancov v dôsledku zvyšovania ich kvalifikácie a získavania nových zručností;
- vyloženie vrcholového manažmentu s uvoľnením času na riešenie strategických, prevádzkových a manažérskych otázok.
Delegovanie úloh
Na delegovanie sú vhodné tieto typy úloh:
- rutina;
- nepodstatné problémy;
- prípravné práce;
- špecializovaná práca.
Nie všetky úlohy však možno preniesť na bežných zamestnancov. Povinnosťou každého vedúceho je vyriešiť tie úlohy, ktoré môžu ovplyvniť budúce činnosti organizácie.
Sú to otázky dôveryhodného charakteru a neštandardné strategické problémy a neočakávané situácie, ktoré si vyžadujú rýchle riešenie.
Preto nie je delegované:
- stanovenie cieľov;
- riadenie podriadených;
- rizikové úlohy;
- neobvyklá práca;
- prijímanie strategických a manažérskych rozhodnutí;
- Dôverné úlohy
- rozvoj organizačnej politiky.
Požiadavky na subjekty delegovania
V procese prenosu pokynov sa môžu nadriadení aj zamestnanci stretnúť s niekoľkými ťažkosťami.Účinné riadenie delegovania právomoci je možné iba analýzou všetkých existujúcich a pravdepodobných prekážok, ktoré ovplyvňujú správu a monitorovanie súčasných činností.
Problémy, ktoré niekedy vznikajú s riaditeľom alebo vedúcim oddelenia a bránia delegovaniu:
- strach zo straty súčasnej pozície as ňou spojenej moci;
- pochybnosti o pripravenosti ostatných zamestnancov, nízka charakteristika ich činnosti;
- prehnaná sebaúcta, nadmerná ambicióznosť;
- Pochybujte, že jeho činy budú nepochopené.
Problémy, ktoré zamestnanci niekedy zistili pri vykonávaní pridelených úloh:
- pochybnosti o správnosti použitých rozhodnutí;
- nedostatok skúseností;
- zásadné nezhody s šéfom;
- neochota viesť ostatných výkonných umelcov, najmä pokiaľ ide o pokuty.
V prípade ťažkostí musí príslušný manažér najprv riešiť osobné prekážky, ktoré bránia účinnej regulácii práce, a potom starostlivo preskúmať problémy podriadeného. Analýza situácie naznačí možné chyby v riadení a umožní vám robiť informované a informované rozhodnutia, napríklad v súvislosti s nahradením výkonného umelca alebo odstránením zbytočného pracovného zaťaženia, alebo pokiaľ ide o vypracovanie psychologických problémov, či už vašich vlastných alebo výkonných.
Proces delegovania
Každý vedúci by sa mal snažiť zabezpečiť, aby pri organizácii pracovného procesu rovnomerne plánoval pracovné povinnosti v celom tíme, využíval právomoci a nezbavoval sa zodpovednosti za proces plnenia úloh.
Delegácia v organizácii je rozdelená do niekoľkých etáp:
Fáza I - odovzdanie pokynov exekútorovi;
Etapa II - poskytnutie autority a zdrojov dodávateľovi;
Etapa III - znenie povinností zamestnanca s uvedením nevyhnutného výsledku implementácie.
Pri kontrole činnosti podriadených je dôležité stredné miesto. Nadmerná starostlivosť môže viesť k stagnácii a nedostatku iniciatívy zamestnanca. Ak tento proces nekontrolujete, výsledok bude kriticky ďaleko od požadovaného kvôli nekoordinovanému toku práce. Je potrebné vopred stanoviť spätnú väzbu a dosiahnuť medzi zamestnancami rešpekt a vysokú autoritu.
Správcovia často hrešia tým, že presunú nechcenú a nezaujímavú prácu na svojich podriadených, najmä ak sú sami o tejto téme iba povrchne oboznámení. Nie je to však vždy správne, pretože šéf práce je stále zodpovedný za tok práce. Ak hlava sám nemá potuchy, aké výsledky by sa mali očakávať pri výstupe, ako bude schopný kontrolovať činnosť podriadeného? Odpoveď je zrejmá.
Skúsení nadriadení radšej zveria zamestnancom úlohy, ktoré sú o niečo zložitejšie ako predtým. Takéto úlohy pomáhajú maximálne odhaliť potenciál podriadených. V tomto prípade je však lepšie vydávať príkazy na papieri, aby sa zvýšila motivácia zamestnancov.
Pri distribúcii kompetencií v organizačnom systéme je mimoriadne dôležité zohľadniť tieto aspekty:
- právomoci by mali byť plne v súlade so stanoveným plánom úlohy, je to cieľ, ktorý určuje rozsah právomocí, a nie naopak;
- právomoci všetkých zamestnancov by mali byť kompetentne spojené do jedného komplexu bez rozporov a mali by zabezpečiť rovnováhu celej štruktúry;
- všetky právomoci by mali byť jasné a konkrétne, aby zamestnanci mohli vždy zistiť, čo sa od nich vyžaduje a aké zdroje majú k dispozícii.
Správne zaobchádzanie s autoritou zvyšuje efektívnosť celej organizácie. Zamestnanci jasne chápu prácu, ktorú im prislúchajú, a stanovené ciele, a tým dosahujú najlepšie výsledky.
Výhody
Vo všeobecnosti je proces delegovania charakterizovaný prítomnosťou dvoch pozitívnych aspektov:
- Čas hlavy je uvoľnený na riešenie problémov vyžadujúcich osobnú účasť. Existuje možnosť sústrediť sa na plánovanie perspektív rastu spoločnosti a administratívnu stratégiu.
- Delegácia je jedným z najlepších spôsobov, ako motivovať tvorivo rozvinutých a aktívnych zamestnancov, ktorí chcú rásť a učiť sa. Môže byť použitý na tréning pred získaním vyššej pozície. Pomáha rozvíjať u zamestnancov nové vedomosti, zručnosti a schopnosti používané pri úspešnejších činnostiach.
Zásady delegovania
V prípade štruktúrovaného prístupu k delegujúcemu orgánu je vhodné dodržiavať nižšie uvedené zásady. V opačnom prípade môže ich zlyhanie viesť k ťažkostiam v riadení a následne k neuspokojivej prevádzke systému ako celku.
Princíp funkčnej definície
Je založená na úplnom a jasnom informovaní každého manažéra o štrukturálnej integrite organizácie: aké práva a povinnosti má každý subjekt systému, aké informácie a služby sú medzi nimi prepojené, smer a výsledky ich práce. Inými slovami, skúsený správca vždy vie, čo možno očakávať a od koho presne.
Skalárny princíp
Je založená na jasnom rozdelení povinností. Každý zmluvný partner by mal vedieť, komu by mal priamo podávať správy o výsledkoch svojej práce a o tom, ktoré činnosti by mal nezávisle regulovať. Táto zásada naznačuje reťazec oficiálnych vzťahov medzi podriadenými a vedúcimi predstaviteľmi celého organizačného systému. Čím je tento riadok výraznejší, tým je efektívnejšie riadenie a komunikácia medzi zamestnancami. Každý podriadený potrebuje presné pochopenie toho, kto na neho deleguje oprávnenie a komu odovzdať záležitosti, ktoré nepatria do jeho právomoci.
Zásada na úrovni orgánu
Kombinuje vyššie uvedené dva princípy. Každý zamestnanec by si mal jasne uvedomovať množstvo právomocí, ktoré mu boli zverené, a riešiť svoje vlastné problémy s problémami, ktoré zodpovedajú jeho úrovni právomocí, a nemali by tieto otázky predkladať vyššiemu riadeniu.
V opačnom prípade môže dôjsť k patovej situácii, keď budú manažéri opäť nútení čeliť problémom, ktoré už boli delegované na podriadených. Pri použití tohto pravidla by sa nemal uskutočňovať len prenos právomocí, ale aj delegovanie zodpovednosti.
Zásada založená na očakávaných výsledkoch
Ukazuje, že všetky činnosti organizácie si vyžadujú dôkladné plánovanie. Všetky úlohy by mali mať jasne definované ciele a konkrétne očakávané výsledky. V opačnom prípade manažér jednoducho nebude schopný kompetentne rozdeliť úlohy medzi zamestnancov a nebude mať úplnú predstavu o tom, či majú podriadení dostatočnú autoritu na prácu, ktorá im bola delegovaná.
Zásada jednotnosti velenia
Je založená na úzkom vzťahu medzi dodávateľom a manažérom. Čím vyššia je úroveň spolupráce, tým väčší je pocit osobnej zodpovednosti podriadeného a tým menšia je pravdepodobnosť, že dostane protichodné rozkazy. Je dôležité, aby úlohu delegoval na zamestnanca iba jeden šéf, aby sa predišlo nejasnostiam a situácii, keď „ľavá ruka nevie, čo robí pravá ruka“.
Zásada bezpodmienečnej zodpovednosti
Aj keď sa delegujú pokyny na podriadeného, právomoci a zodpovednosť za výsledky vykonanej práce súčasne, nie je to dôvod na odstránenie povinností, ktoré mu boli uložené, z hlavy. Je to šéf, ktorý sa rozhodne delegovať úlohu, takže je stále zodpovedný za prácu podriadených a vykonávanie úlohy. Za vykonanú prácu zodpovedajú výkonní umelci a za konanie podriadených sú zodpovední manažéri.Táto zásada má osobitný význam pri delegovaní právomocí štátu a ďalších osôb s vysokou úrovňou moci.
Zásada korelácie autority a zodpovednosti
Označuje, že delegovaný orgán musí splniť povinnosti, ktoré mu boli pridelené. Ak je rozsah právomoci menší ako zodpovednosť, potom dodávateľ nebude schopný v plnej miere vykonať prácu, ktorá mu bola postúpená, ale ak je vyšší, môže sa vyskytnúť márnosť uložených právomocí alebo zneužitie úradného postavenia.
Každý správca musí kompetentne zorganizovať delegovanie právomoci a zodpovednosti. Vyššie uvedené zásady mu v tom pomôžu.
Druhy oprávnení
V systéme organizácie je možné v súlade so súčasnými cieľmi a požiadavkami rozlišovať rôzne typy oprávnení. Sú určené činnosťou oddelení a ich všeobecnou funkčnosťou.
lineárne
Tieto právomoci sa priamo prenášajú z manažéra na dodávateľa a ďalej podľa schémy. Šéf s lineárnou autoritou je schopný robiť rozhodnutia v rámci svojich kompetencií bez predchádzajúcej koordinácie s ostatnými šéfmi. Sekvenčná schéma týchto právomocí tvorí hierarchiu úrovní správy.
Delegovanie právomoci a zodpovednosti sa navyše vyskytuje iba vtedy, ak sa zohľadňuje zásada jednotnosti velenia a zároveň normy riadenia. Pokiaľ ide o zásadu jednoty velenia, bolo to uvedené vyššie.
Táto zásada ukazuje, že každému zamestnancovi dominuje iba jeden vedúci pracovník a zamestnanec sa hlási iba svojmu nadriadenému. A miera zvládnuteľnosti je počet zamestnancov, ktorí sa hlásia konkrétnemu vodcovi.
Pri významnom náraste počtu okruhov v systéme vodcovstva však dochádza k výraznému spomaleniu operatívnej výmeny informácií. Z tohto dôvodu je potrebné do organizačnej štruktúry zaviesť ďalšie právomoci.
zamestnanci
Ak chcete zistiť, ktoré kategórie právomocí zamestnancov existujú, musíte najskôr analyzovať typy prístrojov pre personál, od ktorých sa rozlišujú tieto položky:
- Poradenský aparát sa používa na riešenie špecializovaných úloh. Môže pracovať dočasne aj nepretržite.
- Obsluha - používa sa na vykonávanie určených služieb (napríklad oddelenie ľudských zdrojov).
- Osobné - podkategória obslužného zariadenia. Vzniká, keď je najatý vedúcim asistenta alebo tajomníka. Všetci členovia majú vysokú formálnu autoritu.
Preto sú právomoci, ktoré možno preniesť na ktorékoľvek zo zariadení, rozdelené:
- Poradenstvo - používa poradné veliteľstvo, ktorého práva sú obmedzené odbornými odporúčaniami.
- Povinné schválenia - rozširujú sa na posudzovanie rozhodnutí manažérov v súvislosti s prístrojom.
- Paralelné - používajú sa v prípadoch, keď zariadenie môže prevrátiť rozhodnutia vedenia, ktoré sa používajú na zabránenie hrubému porušovaniu. Napríklad použitie paralelných právomocí je opodstatnené pri nákupe veľkých množstiev, keď sa vyžadujú dva podpisy.
- Funkčné - sú na najvyššej úrovni, môžu povoľovať určité akcie a rušiť. Ich použitie je rozšírené, najmä v oblastiach, ako sú kontrola zamestnania a účtovné metódy.
Používanie ďalších zariadení pomáha výrazne zjednodušiť štruktúru riadenia v spoločnostiach s veľkým počtom zamestnancov. Vďaka úzkej a správne štruktúrovanej interakcii všetkých subjektov spoločnosti sa zvyšuje efektívnosť organizácie ako celku. Na účinné vedenie je potrebné zohľadniť ďalšie aspekty: zásady delegovania právomoci, požiadavky, vlastnosti, typy atď.
Používanie delegovania je dôležité pre každého manažéra.Pomáha kompetentne organizovať pracovný proces a jasne rozdeľovať práva a povinnosti všetkých zamestnancov. Výkonní umelci sú oveľa ľahšie pracovať, keď vedia, čo sa od nich vyžaduje a aké výsledky by mali dosiahnuť. Delegovanie je navyše dôležitým faktorom, ktorý sa používa na zvýšenie efektívnosti každého zamestnanca a uvoľnenie dodatočného času pre manažéra na riešenie strategicky dôležitých úloh, čo v dôsledku toho vedie k zvýšeniu produktivity a produktivity celého systému.