Ako usporiadať veci do priečinkov? Prečo je nomenklatúra potrebná a čo sa všeobecne týmto termínom rozumie? Ako ukladať súbory, priečinky a ako inak môžete organizovať dokumentáciu v podniku? Kancelárska práca je v súčasnosti taký komplex úloh, ktorý vyžaduje systematický prístup a maximálnu presnosť. O čom je nomenklatúra záležitostí a na čo je určený, by mali vedieť nielen zamestnanci zodpovední za pracovný tok v spoločnosti, ale aj všetci riadiaci pracovníci, ktorí majú záujem o kontrolu nad pracovnými procesmi organizácie.
Všeobecná terminológia
Pokiaľ ide o nomenklatúru prípadov, je potrebné predovšetkým poznamenať, že tento výraz sa používa na označenie takejto systematizačnej metódy, ktorá zahŕňa vytvorenie zoznamu prípadov začatých v rámci podniku a inštitúcie. Pre každú z nich sú doby skladovania jasne predpísané, pričom sa zameriavajú na pravidlá, ktoré platia podľa platných zákonov našej krajiny.
Teória a každodenný život
Aká je nomenklatúra prípadov v praxi? Toto je schéma distribúcie, ktorá pomáha zoskupovať vykonanú dokumentáciu, a tým vytvárať prípady. Za týmto účelom spoločnosť schválila schému, klasifikáciu a následne ich uplatnila v praxi. Indexový index sa zavádza aj pre prípady, dokumenty. Musíte zadať trvanie ukladania a určiť vzhľad indexu karty, ktorý sa používa ako referenčný materiál a používa sa na vyhľadávanie dokumentácie podľa počtu nenaplnených. Pri odpovedi na otázku, čo je nomenklatúra prípadov, je potrebné poznamenať, že tento výraz sa používa na označenie účtovného dokladu, ktorý upravuje prácu oddelení zodpovedných za administratívnu prácu, archívy. Nomenklatúra jasne uvádza všetky tieto prípady, doba skladovania je do desiatich rokov, to znamená tých, ktoré patria do počtu dokumentácie pre dočasné uskladnenie.
Prečo je to potrebné?
Kto potrebuje vedieť, čo je nomenklatúra prípadov, ako ju uviesť do praxe? V prvom rade ide o osoby zodpovedné za organizovanie pracovných postupov v podniku, ako aj za vedúceho inštitúcie, právnickej osoby. Nomenklatúra pomáha rýchlo nájsť potrebný dokument, ak je známy druh alebo obsah. Kvalita formácie, vykonanie nomenklatúry prípadov určuje, ako rýchlo bude možné pracovať s dokumentáciou v rámci stien inštitúcie. V súčasnosti je skutočnosť, že nomenklatúra je k dispozícii, povinná pre každú právnickú osobu, či už ide o inštitúciu alebo organizáciu, podnik.
Na štátnej úrovni bola prijatá Jednotná štátna colná správa - je to taký systém, ktorý načrtáva pravidlá pre vedenie dokumentácie. V prílohách k tomuto dokumentu nájdete aktuálnu vzorku nomenklatúry prípadov. Takýto jednotný štátny systematický zdroj informácií okrem toho zhromaždil všetky ustanovenia, ktoré je potrebné riadiť vývojom a implementáciou nomenklatúry prípadov na jeden rok v inštitúcii alebo podniku.
Funkcie otázok
V súčasnosti je v kancelárskej práci nomenklatúra komplexným konceptom, ktorý zahŕňa niekoľko druhov a skupín dokumentácie. Je obvyklé hovoriť o typickej, približnej a špecifickej nomenklatúre.Jednotlivci sa zvyčajne zavádzajú na úrovni inštitúcie ako celku a samostatnej štrukturálnej jednotky.
Typická vzorová nomenklatúra sa vyzýva na kombináciu dokumentácie, ktorá je svojou povahou a zložením podobná. Model tiež upravuje špecifický indexovací systém, ktorý sa používa v určitej agentúre. Je potrebné použiť takýto zoznam názvov prípadov. Približný je však poradný, hoci vo všeobecnosti je rozumné a vhodné ho dodržať, pretože pomáha zefektívniť celý objem úradných dokumentov, ktoré sa v spoločnosti hromadia.
Systém ako základ objednávky
Každý moderný podnik musí systematizovať súčasnú dokumentáciu a je to nomenklatúra, ktorá predstavuje takého klasifikačného sprievodcu, ktorý môže vyriešiť problémy organizácie. Toto je dokument, v ktorom sú názvy všetkých záležitostí podniku, ktoré sa môžu začať, vyznačené riadok po riadku. Zároveň je jasne vysvetlené, ako dlho sa musí papier skladovať. Nomenklatúru účtovníctva, personálne služby, podnik ako celok musí schváliť jeho vedúci.
Hlavné ciele zavedenia nomenklatúry
Takýto úradný dokument zjednodušuje systematizáciu vnútorného pracovného toku. V skutočnosti je to taký plán, ktorý jasne uvádza, ktoré algoritmy by sa mali použiť na distribúciu vykonaných dokumentov a v čom by mali byť umiestnené. Toto vytvára archívny systém podniku a uľahčuje orientáciu medzi akumulovanými papierovými zdrojmi.
Nomenklatúra personálnych záležitostí, účtovníctva, ako aj všeobecná nomenklatúra podniku zároveň obsahujú jasnú definíciu časových intervalov vo vzťahu k rôznym kategóriám dokumentácie. Štruktúrovaný systém presne určuje, koľko času je potrebné uložiť dokumenty usporiadané v konkrétnom prípade. Pri vytváraní prípadu s použitím vykonaných dokumentov musíte okamžite predpokladať, ako dlho bude životnosť. Táto fáza sa nazýva prvotné preskúmanie, ktoré umožňuje zistiť hodnotu dokumentácie.
Register, systém a základné informácie
Nomenklatúra prípadov úradne vyhlasuje, podľa ktorého systému je potrebné prípady indexovať. Tieto informácie sú relevantné pre registráciu, pretože index stanovený nomenklatúrou je prvkom registračného čísla priradeného ku každému jednotlivému dokumentu v podniku. Nomenklatúra predstavuje informatívny odkaz, ktorý vám umožňuje rýchlo analyzovať štrukturálne črty konkrétneho právneho subjektu.
Dokumentácia sa používa, keď je potrebné vytvoriť zoznam prípadov. Platí to pre skladovanie cenných papierov, ktoré majú podľa zákona lehotu dlhšiu ako desať rokov, vrátane trvalého skladovania. Týmto sa nomenklatúra prípadov stáva hlavným účtovným dokladom používaným v oddeleniach zodpovedných za administratívnu prácu v podniku.
Účtovníctvo a ďalší rozvoj
Nomenklatúra prípadov je často najvýhodnejším dokumentom, prostredníctvom ktorého je účtovný systém implementovaný v podniku, ktorý vám umožňuje kontrolovať dočasné záležitosti, to znamená, že je určený na ukladanie na desať rokov.
Ďalším dôležitým účelom nomenklatúry prípadov je jej uplatniteľnosť pri tvorbe súboru referenčných kariet, ktorý je potrebný na udržanie relevantných informácií o vykonanej dokumentácii. Klasifikačný systém používaný pri tvorbe nomenklatúry sa stáva základom pre vytvorenie kartotéky, ktorá poskytuje referenčné informácie o toku dokumentov v rámci organizácie.
Ako to vyzerá?
Vzorová nomenklatúra prípadov môže vyzerať takto.
Pri príprave dokumentácie je potrebné uviesť vaše meno podniku, oddelenia, pre ktoré je nomenklatúra zadaná, ako aj súčasné dátumy.
To je dôležité!
Podnikateľovi sa niekedy zdá, že pri relatívne malom pracovnom postupe je zavedenie nomenklatúry iba neporiadok, nadmerné „papierovanie“, ktoré neprinesie skutočné výhody. Tento prístup k otázke je kategoricky nesprávny. V každej modernej spoločnosti je potrebné zaviesť správny, vhodný postup, ktorý zohľadní nomenklatúru konkrétnej organizácie. Pri vypracúvaní dokumentu je potrebné zabezpečiť, aby pokrýval celý objem pracovného toku podniku, vrátane etáp tvorby. Je potrebné, aby sa všetky nomenklatúry odrážali vo všetkých odvetviach činnosti, procesov a činnosti spoločnosti.
V právnych predpisoch prijatých na štátnej úrovni si môžete prečítať všeobecne akceptované požiadavky na prípravu takéhoto normatívneho dokumentu. Tomuto sa venujú pravidlá práce zavedené pre archívy spoločností, štandardné pokyny upravujúce obeh dokumentov v dokumentoch. V roku 1988 bol vyvinutý štátny systém podpory dokumentácie, ktorý je dodnes relevantný. Dokumenty, ktoré sa pravidelne prijímajú na úrovni štátu, sa dokončujú, pričom sa zohľadňuje realita dnešnej doby vrátane používania elektronických počítačov, zatiaľ čo základné teórie systematizácie a klasifikácie zostávajú rovnaké.
Položka Forms
V klasickej verzii je tento dokument zostavený ako tabuľka. Indexy, klasifikácie sa stávajú základom registračných procesov dokumentácie generovanej v rámci podniku, ktorá z nej prechádza k externým príjemcom a je akceptovaná na spracovanie z externých zdrojov. Dobre zostavená nomenklatúra je vhodným nástrojom na vytváranie ďalších klasifikátorov, ktoré nevyhnutne sprevádzajú proces kancelárskej práce akejkoľvek modernej spoločnosti. Takže predbežné preskúmanie dokumentácie často vyžaduje klasifikátor otázok, oblasti na diskusiu. Pre vykonanú dokumentáciu sú potrebné aj špeciálne klasifikátory. Pri zavádzaní elektronického systému je potrebné vyvinúť navigátory, reprezentácie, ktoré odrážajú rôzne štrukturálne jednotky a výkonných umelcov. Okrem toho môžete na základe nomenklatúry prípadov vyvinúť systém, ktorý vám umožní usporiadať dokumentáciu podliehajúcu osobitnej kontrole, ako aj iné typy.
Nomenklatúra patrí do kategórie plánovacej dokumentácie. V ňom nájdete nadpisy prípadov navrhovaných na plánovanie, účtovníctvo v rôznych smeroch činnosti, ekonomickú činnosť podniku. Funkcie priradené spoločnosti sú viditeľné z nomenklatúry. Dokument je pripravený na budúci rok, takže je v ňom potrebné položiť nielen dostupné možnosti a potreby pracovného toku, ale aj tie, ktoré sa plánujú v blízkej budúcnosti. Je žiaduce, aby pri zostavovaní nomenklatúry bolo možné spravodlivo a presne predpovedať potreby systému správy dokumentov v podniku na nasledujúcich päť rokov, hoci to nie je vždy možné v súčasných zložitých ekonomických podmienkach, ktoré nútia podniky prispôsobiť sa.
Realita a plán
V praxi sa najčastejšie nomenklatúra prípadov považuje za účtovnú dokumentáciu, ktorá je kvôli prítomnosti čísla indexom pre každú uvedenú položku. Konečný záznam nomenklatúry, ktorý sumarizuje výsledky roka, nám umožňuje dospieť k záveru o počte a kategóriách prípadov začatých v uplynulom období. Môžete tiež vypočítať počet prípadov, objemy, ktoré boli zavedené za minulý čas, bez vynaloženia osobitného úsilia a bez zbytočného plytvania časom. Toto poskytuje kvantitatívny opis dokumentárneho fondu, systému pracovných postupov. Potreba takejto analýzy vzniká tak v rámci samostatnej štrukturálnej jednotky, ako aj celej organizácie.
Nomenklatúru fungujúcu ako účtovné záznamy je možné použiť pri prenose súborov do archívu.To platí predovšetkým pre tie, ktoré sú určené na dočasné uskladnenie - nie viac ako desať rokov. Nomenklatúra poskytuje aj vhodný základ na vytvorenie súpisu, ktorý zahŕňa prípady určené na nepretržité alebo dočasné skladovanie, ak obdobie presiahne desať rokov. Nomenklatúra je výhodná, keď sa vytvára súpis prípadov obsahujúci dokumentáciu o zamestnancoch spoločnosti, ako aj akty, ktoré upravujú ničenie dokumentov, prideľovanie dokladov, ktoré nepotrebujú alebo nemôžu byť uložené.
Špecifiká určitých typov organizácií
Povinným opatrením bude zostavenie položky pre ktorúkoľvek vládnu agentúru. Tento dokument musí byť prítomný v obecných, podriadených územných právnych subjektoch. Takýto povinný postup je spôsobený prenosom dokumentácie vytvorenej v organizáciách, inštitúciách určených na uchovávanie v archívoch obce alebo na federálnej úrovni.
Ak hovoríme o súkromnej organizácii, je potrebná aj tvorba nomenklatúry, ale požiadavky, ktoré sa na ňu vzťahujú, sú oveľa menej prísne. Na jednej strane je dokument aj multifunkčný - nezávisí od účasti štátu v spoločnosti. Odporúča sa vypracovať nomenklatúru v čase, keď sa práve vytvára právnická osoba. Počas preberania, zlúčenia alebo splynutia je potrebné preformulovať takýto systém klasifikácie toku dokumentov, ak sa súčasne vytvorí nová právnická osoba. Podľa pravidiel je vývoj nomenklatúry mimoriadne dôležitou úlohou a je potrebné s ňou pracovať ešte pred vypracovaním inštrukcie opisujúcej pravidlá pracovného postupu.