Platby cez internet sa už dávno stali bežnými, ale výmena dokumentov, najmä medzi jednotlivcami, je stále v papierovej podobe. Na vyriešenie tohto problému a uľahčenie výmeny dokumentov je určený kvalifikovaný elektronický podpis. Právne subjekty s EDS spolupracujú už dlho, jednotliví podnikatelia ich používajú na prenos niektorých údajov (napríklad DPH pri prenájme vládnych priestorov), zatiaľ čo jednotlivci môžu pomocou svojho podpisu získať prístup na webovú stránku štátnych služieb. Ako získať vylepšený kvalifikovaný elektronický podpis a aké výhody prináša?
Čo je to?
Kvalifikovaný elektronický podpis sú údaje potvrdzujúce pravdu elektronického dokumentu, chýbajúce skreslenia v ňom od okamihu, keď bol podpis skutočne nainštalovaný. Umožňuje vám tiež určiť vlastníctvo dokumentu. Tieto podrobnosti možno získať iba ako výsledok kryptografickej konverzie kódu, informácií.
Osvedčenie o elektronickom podpise je dokument potvrdzujúci právo vlastniť verejný kľúč elektronického podpisu. Osvedčenie je možné získať iba v CA (certifikačnom stredisku) alebo v kancelárii ich oprávnených zástupcov.
Držiteľ certifikátu je fyzická osoba, ktorá získala certifikát elektronického podpisu v jeho mene. Každý majiteľ certifikátu má dva kľúče: verejný a súkromný. Overovanie elektronických podpisov sa vykonáva pomocou verejného kľúča. To je zase spojené so súkromným kľúčom, prostredníctvom ktorého je vygenerovaný elektronický podpis a dokument je podpísaný.
klasifikácia
Jednoduchý elektronický podpis, ako názov napovedá, je najjednoduchšou verziou EDS. Používa tiež heslá, kódy alebo iné prostriedky, ktoré potvrdzujú vytvorenie podpisu vlastníkom.
Vylepšený nekvalifikovaný elektronický podpis je možné získať iba konverziou kryptografických informácií. Tu sa nemôžete obísť bez súkromného podpisového kľúča. Prostredníctvom takéhoto elektronického podpisu je možné nielen identifikovať osobu, ktorá dokument podpísala, ale tiež zistiť zmeny vykonané po podpísaní.
Vylepšený kvalifikovaný elektronický podpis má všetky znaky nekvalifikácie. Jediným rozdielom je, že na jeho overenie a vytvorenie sa používajú závažnejšie prostriedky kryptografickej ochrany, ktoré musia byť overené FSB Ruska. Okrem toho je tu rozdiel: kvalifikovaný certifikát elektronického podpisu sa môže vydávať iba v certifikačnom stredisku, ktoré prešlo akreditáciou. Zoznam akreditovaných CA sa nachádza na webovej stránke štátnych služieb.
rovnocennosť
Federálny zákon č. 63 uznáva dokument podpísaný akýmkoľvek elektronickým podpisom, jednoduchý a vylepšený, ktorý sa rovná papierovému dokumentu podpísanému manuálne. Existuje však jedna vlastnosť: medzi stranami, ktoré uskutočňujú elektronickú výmenu dokumentov, musí byť dohoda predtým podpísaná.
Kvalifikovaný podpis je tiež analógom podpisu podpísaného vlastnou rukou, môže však nahradiť pečať organizácie. Regulačné orgány uznávajú právnu silu dokumentov podpísaných kvalifikovaným digitálnym podpisom. Môžu byť použité na súde.
Oblasť použitia
V prvom rade ide o elektronickú správu dokumentov. Elektronické podpisy pomôžu ustanoviť externú a internú výmenu dokumentov vo všetkých prípadoch, keď sa vyžaduje vlastnoručný podpis.
Interná správa dokumentov využíva nekvalifikované a kvalifikované elektronické podpisy na schvaľovanie a schvaľovanie dohôd a iných dokumentov upravujúcich vnútorné procesy organizácie. Napríklad, ak riaditeľ podpíše dohodu elektronickým podpisom a prevedie sa na vykonanie.
Hlavný faktor
Pri správe externých dokumentov je prítomnosť kvalifikovaného elektronického podpisu veľmi dôležitou podmienkou, pretože je to ručiteľ právnej sily. V ostatných prípadoch regulačné orgány neuznávajú elektronický dokument ako originál, čo znamená, že nemá právnu silu a nemožno ho použiť v súdnom konaní. Okrem toho sa dokument podpísaný zdokonaleným kvalifikovaným digitálnym podpisom môže uložiť do digitálneho archívu, pričom sa zachová jeho legitimita.
EDS sa môže použiť na podávanie správ regulačným orgánom. Mnohí už ocenili, ako rýchlo a pohodlne sa vykonáva elektronické vykazovanie. Každá organizácia si navyše môže zvoliť najvhodnejší spôsob pre seba, či už ide o produkty 1C, samostatný softvér alebo stránky FSS a Federal Tax Service. Základom každej takejto činnosti je kvalifikovaný certifikát kľúča elektronického podpisu, ktorý musí vydať autorizovaná alebo akreditovaná certifikačná autorita. Metóda odosielania však nie je kritická.
Prijímanie verejných služieb
Všetci občania Ruskej federácie môžu získať elektronický podpis, aby ho mohli používať na prijímanie verejných služieb, avšak v tomto prípade sa nevyžaduje kvalifikovaný certifikát na overenie elektronického podpisu: bude stačiť najjednoduchšia a najkvalifikovanejšia EDS, je celkom vhodná pre potreby jednotlivca. S jeho pomocou môže každý občan podpísať elektronickú žiadosť, ktorá sa môže zaslať výkonnému orgánu, ak je takýto tok dokumentov možný.
Ako získať kvalifikovaný elektronický podpis pre jednotlivca? Najjednoduchší spôsob, ako získať univerzálnu elektronickú kartu, ktorá sa vydáva od 1. januára 2013 a má vstavaný vylepšený kvalifikovaný elektronický podpis. Takáto karta je jedinečným identifikačným nástrojom občana, pomocou ktorého je možné platiť, objednávať a prijímať rôzne verejné služby prostredníctvom internetu. Karta má svojou koncepciou nahradiť veľa dokumentov, napríklad dôchodkové osvedčenie a zdravotnú politiku, aby ich kombinovala s elektronickou peňaženkou, cestovným lístkom a elektronickým podpisom.
Použitie ES
Vylepšený kvalifikovaný elektronický podpis je vhodný pre interné aj medzipodnikové pracovné postupy. Možno ho získať na certifikačnej autorite akreditovanej Ministerstvom komunikácií RF. Chráni dokument pred zmenami, potvrdzuje jeho integritu a autorstvo.
Vylepšená kvalifikovaná ES môže pomôcť pri riešení širokého spektra problémov. Používa sa napríklad na podávanie správ daňovým úradom a na výmenu elektronických dokumentov. Táto verzia certifikátu má najväčší počet možných funkcií, ale to neznamená, že je vhodnejšie pre každú organizáciu používať ho. Po prvé, cena certifikátu priamo závisí od počtu funkcií. Po druhé, pri výbere menej funkčného certifikátu sa musíte uistiť, že dostupné možnosti plne uspokojujú potreby organizácie.
Existujú aj situácie, keď typ použitého certifikátu určuje strana, ktorá dokument prijíma. Existujú napríklad operátori správy dokumentov, ktorí akceptujú certifikáty iba od ich certifikačného strediska, preto sa pri výbere certifikátu musíte uistiť, že jeho používanie v nevyhnutnom informačnom systéme nie je obmedzené.
Výhody elektronickej výmeny dokumentov
Keďže teraz majú všetky organizácie a spoločnosti možnosť zorganizovať výmenu právne záväzných elektronických dokumentov, oplatí sa prediskutovať výhody tohto procesu.
V prvom rade ide o rýchlosť doručovania dokumentov. Bez ohľadu na adresu protistrany bude dodacia lehota na dokumenty desaťkrát menšia ako obyčajné papierové. Používanie elektronických dokumentov tiež znižuje náklady spojené s prípravou a prenosom papierových kópií.
Existujú vážnejšie ekonomické výhody, pretože správa elektronických dokumentov znamená značné zrýchlenie obchodných procesov. Najjednoduchším príkladom je rýchle uzavretie a aktivácia transakcií, vďaka ktorým sa dosiahne väčší hotovostný tok. To znamená, že po zavedení správy elektronických dokumentov bude spoločnosť schopná zvýšiť zisk za jednotku času.
automatizácia
Použitie kvalifikovaného kľúča elektronického podpisu môže tiež skrátiť čas na spracovanie, zasielanie dokumentov a tento proces prakticky automatizovať. Podľa zákona sa na medzipodnikovej výmene môžu podľa zákona zúčastňovať listy vyžadujúce právnu silu, faktúry, konosamenty, faktúry, vykonané úkony, úkony poskytovania služieb, faktúry, doklady o zosúladení vzájomného vyrovnania, nákladné listy.
Z dôvodu rýchlosti a spoľahlivosti elektronickej výmeny dokumentov sa spoločnosti nemôžu obávať jednoduchého a včasného podávania správ daňovým úradom. Umožňuje vám tiež ušetriť časť peňazí.
Dôležité faktory
Tok dokumentov v rámci spoločnosti v elektronickej podobe má zmysel iba vtedy, ak má každý dokument právnu silu a môže sa použiť na súde alebo v iných prípadoch. Aby mal elektronický dokument právny význam, je potrebné vyriešiť niektoré problémy. Po prvé, proces podpísania a odoslania elektronického dokumentu dodávateľom, a po druhé, prijatie a overenie kvalifikovaného elektronického podpisu na dokumentoch prijatých od dodávateľov. Po tretie, je potrebné zorganizovať ukladanie a spracovanie už podpísaných dokumentov, archiváciu a navigáciu. Po štvrté, je dôležité zabezpečiť zachovanie legitimity dokumentov v archívnom sklade.
Jednoduché riešenie
Na vyriešenie prvých dvoch problémov môžete využiť služby medzipodnikovej výmeny, ktoré spravujú prevádzkovatelia správy elektronických dokumentov. Pri výbere takejto služby je potrebné zohľadniť niektoré faktory, ako napríklad dostupnosť príslušných licencií pre prevádzkovateľa, schopnosť integrovať výmennú službu do podnikového informačného systému a účtovanie dokladov.
Ďalšie dve úlohy možno vyriešiť pomocou systému elektronického riadenia dokumentov, ktorý už má všetky potrebné funkcie. Ak sa v účtovnom systéme vyskytne počiatočná tvorba dokumentov, môžete do neho integrovať systém elektronickej správy dokumentov.
Ak takýto systém neexistuje, je možné tieto úlohy čiastočne prideliť prevádzkovateľovi výmenných služieb.