V podmienkach moderných obchodných vzťahov medzi výrobcom a kupujúcim môže nastať situácia, keď sa platba za prijatý tovar alebo služby dostane na účet spoločnosti neskoro. Oneskorenie môžu byť spôsobené rôznymi faktormi. Dlhy zákazníkov sa môžu akumulovať. To vedie k spomaleniu cyklu obratu, neschopnosti podniku financovať svoje činnosti.
Aby sa predišlo negatívnym dôsledkom, je vedenie spoločnosti povinné kontrola pohľadávok, To vám umožní prijať potrebné opatrenia na jeho včasné zníženie. O tom, ako tento proces prebieha, by mal byť známy každý finančný manažér.
Pojem pohľadávky
Kontrola pohľadávok a záväzkov vykonávané akýmkoľvek podnikom bez ohľadu na jeho rozsah činnosti. Je to potrebné na zabezpečenie podmienok pre normálne fungovanie všetkých komponentov spoločnosti.
Dlhy dlžníkov sú súčasťou prevádzkového kapitálu organizácie. Sú to prostriedky, ktoré dočasne chýbajú v podnikovom účte. Dlžníci (dlžníci) ich pri svojej činnosti dlhšiu dobu používajú. Toto sú vlastnícke práva spoločnosti, ktoré sú jedným z predmetov občanov.
Najtypickejším príkladom pohľadávok je dlh protistrán spoločnosti, ktorý nezaplatil ihneď po dodaní tovaru, vykonaní práce alebo služieb, ich dohodnutá hodnota. Spoločnosť menej často dostáva takéto vlastnícke práva v prípade mimozmluvných záväzkov, napríklad pri spôsobovaní materiálnej škody jednotlivcom alebo právnickým osobám.
Potreba kontroly
Pri práci s klientmi sa prirodzene objavila otázka kontroly ich dlhov. Vyžaduje si to dôkladné a pozorné štúdium. Účtovníctvo a kontrola pohľadávok a záväzkov sa týkajú otázok finančnej stability organizácie, jej bezpečnosti. Takýto postup ovplyvňuje aj prijatie čistého zisku spoločnosti, kapitálového obratu a ziskovosti podniku. Túto analýzu preto nemožno zanedbať.
Kontrola pohľadávok umožňuje manažmentu spoločnosti včas reagovať na problémy, ktoré sa vyskytnú v tejto oblasti. Ak protistrany nezaplatia svoje dlhy včas, spoločnosť nemôže nakúpiť potrebné materiály na výrobu včas, splatiť svoje vlastné dlhy za služby poskytované inými organizáciami.
Cyklus spätného chodu sa v tomto prípade spomaľuje. Čistý zisk spoločnosti klesá. Všetky ukazovatele finančnej stability a stability klesajú. Výsledkom bude zlyhanie organizácie. Aby sa tomu zabránilo, mali by sa implementovať analytici a manažment kontrola pohľadávok a záväzkov.
Dôsledky nedostatočnej kontroly
Analýza a kontrola pohľadávok sa musí vykonať v každom zariadení. Ak vedenie tejto problematike nevenuje náležitú pozornosť, objaví sa niekoľko vážnych problémov.
Spoločnosť stráca hotovosť. Ak kupujúci dostane odklad bez dobrého dôvodu a vyhliadky na splatenie dlhu, ani na súde nebude možné jeho dlh splatiť. Je to vážne poškodenie akejkoľvek organizácie.
Ukazovatele finančnej stability tiež klesajú. Spoločnosť nebude schopná nakoniec splatiť svoje daňové povinnosti, vyplácať mzdy zamestnancom atď. Ukazovatele efektívnosti využívania zdrojov sú znížené.Fondy, ktoré sú v obehu, sa dočasne nezúčastňujú na výrobných činnostiach. Mohli by byť nasmerovaní na rozvoj podniku, ale v súčasnosti tento kapitál chýba.
S rastom pohľadávok spoločnosť postupne stráca svoju povesť a konkurencieschopnosť produktov.
Ciele kontroly
Účtovníctvo a kontrola pohľadávok sledovať určité ciele. Správa dlhu protistrany je potrebná na to, aby sa ich výška obmedzila na prijateľnú úroveň. Kontrola vám tiež umožňuje zvoliť si podmienky predaja, ktoré zaručujú včasné prijatie platby po predaji tovaru alebo služieb.
Analýza pohľadávok vám umožňuje vyvinúť špecifický prístup ku každému klientovi. Pre jednu skupinu kupujúcich je potrebný systém zliav a pre inú naopak kvóty.
Ovládanie tiež umožňuje rýchlo požadovať vrátenie dlhu, zníženie rozpočtového dlhu. Manažér bude schopný posúdiť náklady spojené so správou dlhov, nevyužité príležitosti v dôsledku zmrazenia finančných prostriedkov v obehu.
Klasifikácia dlhov
Účtovníctvo a kontrola pohľadávok zahŕňajú rozdelenie dlhov na neuhradené a oneskorené. Prvá kategória zahŕňa záväzky zákazníkov, ktorých lehota splatnosti uvedená v zmluve ešte nenastala. Táto skupina tiež zahŕňa dlhy, ktorých životnosť nepresahuje 1 mesiac. Sú spojené s bežným procesom urovnania (to je uvedené v dohode).
Dlh po splatnosti obsahuje množstvo finančných prostriedkov, ktoré mal kupujúci už vložiť na účet predajcu, ale nestalo sa tak. V takom prípade môže spoločnosť podať žalobu na protistranu.
Existuje aj niečo ako pochybný dlh. V takom prípade si dodávateľ tovaru alebo služieb nie je istý, či kupujúci zaplatí svoj dlh. Pochybné a nedobytné pohľadávky by sa však nemali zamieňať. Pohľadávky tohto druhu sa môžu odpísať zo súvahy podniku, keďže premlčacia doba už uplynula. Podnik pochybné dlhy účtuje, až kým sa nestanú beznádejnými.
Metódy kontroly
Kontrola pohľadávok v podniku na základe súpisu vyrovnaní s kupujúcimi a zákazníkmi. Túto prácu nevyhnutne robia analytici pred prípravou výročnej správy.
Súpis dlhov raz ročne však nestačí. Problémy môžu vzniknúť a hromadiť sa v priebehu niekoľkých mesiacov. Kontrolné opatrenia by sa preto mali vykonávať pravidelne. Najlepšie je venovať pozornosť tejto záležitosti raz mesačne. Pre niektoré podniky sa odporúča inventarizovať dlhy protistrán dvakrát mesačne z dôvodu ľudského faktora.
Manažéri predaja by mali byť motivovaní zásadou vyberania peňazí od zákazníkov. Vyžaduje sa aj finančná kontrola pohľadávok. To vám umožní vrátiť sa do obehu značné množstvo finančných prostriedkov.
opatrenia
Kontrolný systém pohľadávok na základe určitých činností. Sú podmienečne rozdelené do dvoch skupín. Prvá kategória obsahuje organizačné opatrenia a druhá - hodnotenie rôznych ukazovateľov dlhu dlžníka.
Za účelom vykonávania organizačných činností je menovaný zamestnanec zodpovedný za monitorovanie. Najčastejšie to môže byť interný audítor alebo audítor.
Potom manažér stanoví kľúčové dátumy, kedy sa budú príslušné ukazovatele hodnotiť. Podmienky na udelenie odkladu, ako aj jeho dokumentácia sa vyvíjajú. Reguláciu kontroluje osoba zodpovedná za audit.
Suma pohľadávok by sa mala brať do úvahy pri motivácii manažérov predaja. Pre všetky zmluvné strany sú stanovené úverové limity. Za stav pohľadávok musí byť zodpovedný obchodný riaditeľ.
Technická podpora
Vystúpiť vnútorná kontrola pohľadávok, mnoho podnikov používa špeciálne počítačové programy. Výrazne zjednodušujú proces spracovania údajov. Najobľúbenejší v podnikoch našej krajiny je program 1C. S jeho pomocou môžete vytvoriť register dlžníkov a monitorovať starnutie ich dlžných záväzkov.
Ak manažéri vedú záznamy o dlhoch v takomto programe, budú môcť sledovať, ktorí kupujúci akumulovali dlhy relatívne nedávno a ktoré už sú výrazne zastarané.
Na tento účel je potrebné v programe vygenerovať príslušnú správu. V nej budú pohľadávky zoradené podľa dátumu ich vzniku. V správe sa môžu zobraziť protistrany, ktorých dlh bol vytvorený pred týždňom, dvoma týždňami, mesiacom a rokom. Vzhľadom na typ činnosti podniku sa získané údaje klasifikujú ako starý alebo nový dlh.
Ukazovatele skóre
Kontrola pohľadávok je založený na určitých ukazovateľoch. Počas jeho vykonávania je potrebné pripraviť dlhový rozpočet pre každú protistranu (pomocou programu). Na konci každého mesiaca sa vypočíta miera zberu. To nám umožní odhadnúť podiel zaplateného tovaru na celkovom objeme dodaného tovaru.
Na základe podmienok zmlúv so zmluvnými stranami sa zostaví plán splácania dlhu. Monitoruje sa dynamika pomeru dlhu k obchodnému dlhu.
Na základe získaných údajov sa počíta aj doba dlhového obratu dlžníkov. Táto analýza vám umožňuje vyhodnotiť účinnosť kontroly úveru a určiť stupeň spoľahlivosti protistrán.
Vnútorné problémy
Kontrola pohľadávok musí byť vedený skúseným analytikom. Zároveň je možné nájsť vnútorné problémy, ktoré mohli spôsobiť dlhy. Zamestnanci zodpovední za predaj možno nedodržiavajú stanovené normy pre poskytovanie odložených platieb. Stávajú sa tiež skutočnosti zjavného podvodu zamestnancov spoločnosti.
Napríklad preto, aby zamestnanec zodpovedný za predaj získal bonus na konci mesiaca, snaží sa do správy zahrnúť viac predajných prostriedkov. Preto môže požiadať klienta, aby si výrobok kúpil fiktívne. To znamená, že zákazník neprevedie finančné prostriedky, ale akoby odoslal zásielku tovaru. Tieto prostriedky sú pripísané na účet kupujúceho. Manažér dostane bonus a klient dostane príležitosť získať ďalšie prostriedky v obehu. Zákazník môže za to tiež zaplatiť určitú prémiu manažérovi predaja. V tomto prípade stratí spoločnosť.
Úverový limit
Kontrola pohľadávok môže vrátiť značné množstvo peňazí do obehu. Aby sa predišlo možnému poškodeniu činnosti spoločnosti, používa sa prístup, ktorý zahŕňa stanovenie úverového limitu. Toto je úroveň pohľadávok, ktorá bude pre spoločnosť bezpečná.
Úverový limit je navyše stanovený pre organizáciu ako celok a pre každú zmluvnú stranu osobitne. Podobný limit je možné nastaviť aj pre každé obchodné oddelenie. Vyznačujú sa priemyselným princípom. Úverový limit je stanovený v súlade so sumou príjmu za posledný mesiac, ktorý jednotka prináša. Tento ukazovateľ schvaľuje generálny riaditeľ organizácie.
Kontrola pohľadávok vyžaduje každý podnik. To vám umožní zvýšiť ziskovosť a finančnú stabilitu organizácie.