Odpoveď na otázku: „Čo je EDI?“ Stručná exkurzia do histórie workflow je daná, sú stanovené typy a účel interného a externého obehu dokumentov organizácie. Zverejňujú sa faktory úspechu implementácie systémov EDI v podniku a úloha správy elektronických dokumentov ako prostriedku na optimalizáciu obstarávania. Elektronické podpisy, certifikačné strediská a prevádzkovatelia sa považujú za kľúčové komponenty EDI. Organizácia pracovného postupu s vládnymi agentúrami sa prezentuje ako prostriedok na zníženie času a nákladov. Systém EDM moskovskej vlády je uvedený ako príklad realizácie pracovného postupu v bezpapierovej podobe v megalopolickom meradle.
Čo je EDI?
Tok dokumentov - pohyb dokumentov organizácie od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia až po dokončenie vykonania alebo odoslania; komplex práce s dokumentmi: príjem, registrácia, rozposielanie, kontrola vykonávania, vytváranie prípadov, uchovávanie a opakované použitie dokumentácie, referenčné práce. Koncept správy elektronických dokumentov je stanovený v štátnej norme. Poskytuje prísnu, ale úzku definíciu:
Elektronická správa dokumentov (EDF) je jednotný mechanizmus pre prácu s dokumentmi predkladanými v elektronickej podobe, pri ktorých sa uplatňuje koncepcia „bezpapierovej papierovania“.
(GOST R 7.0.8-2013).
Pracovný postup: od hlinených tabliet po priemysel 4.0
Prvé systémy správy dokumentov sa objavili s vynálezom písania, alebo skôr symbolického písania. Hlava rodiny zaznamenala s rezmi na drevenej značke počet zozbieraných vreciek zrna a narodených jahniat. To možno považovať za začiatok interného pracovného toku v podniku.
Asýrski kňazi a úradníci starovekých čínskych kráľovstiev, ktorí dostali písanie od vynálezcov, ho okamžite prispôsobili úlohe verejnej správy - vyberanie daní, kodifikácia zákonov, zasielanie rozkazov guvernérom a diplomacii. Tento pracovný postup bol viac-menej formalizovaný.
Už to bol medzištátny a dokonca aj medzištátny tok dokumentov.
S rozvojom civilizácie sa pravidlá výmeny informácií zaznamenané na médiu komplikovali. Prvá revolúcia v pracovnom postupe prišla s vynálezom cenovo dostupného papiera. Zákonníci píšu najdôležitejšie pergamenové zvitky vynásobené počtom a vytvárajú masy úradníkov s nižším postavením - nie s rozhodovacími právomocami, ale kopírujú dokumenty iných ľudí, vytvárajú kópie, vydávajú osvedčenia, píšu žiadosti, berú do úvahy dokumenty, ktoré sa dostali do časopisov a doručujú dôležité dokumenty inému oddeleniu.
A v tom okamihu, kuriéri, kuriéri, kuriéri ... viete si predstaviť len tridsaťpäť tisíc kuriérov!
A. Griboedov
Byrokracia ako technológia riadenia získala nástroj obrovskej moci. Občas to zničilo štát, hospodárstvo a spoločnosť.
Druhá revolúcia prišla s vynálezom písacích strojov. Technológia riadenia sa nezmenila, zvýšila sa produktivita byrokratov a ich výkon.
Tretí - s príchodom počítačov a e-mailov. V prvej etape, ktorá sa dnes končí, sa technológie na výrobu a doručovanie dokumentov zmenili. Technológie riadenia zostali prakticky nezmenené. Byrokracia túto revolúciu strávila. V tejto fáze sa objavil koncept EDI. Elektronická správa dokumentov najprv dôkladne reprodukovala všetky procesy riadenia, postupy a trasy tradičného obehu dokumentov.
Štvrté - prichádzanie a klepanie na dvere. Jeho podstatou je, že programy a zariadenia si začínajú vymieňať údaje a robiť rozhodnutia bez ľudského zásahu. Chladnička objednáva dodávku výrobkov, systém triedy RTE (podnik v reálnom čase) prijíma objednávky, nakupuje suroviny, rekonfiguruje výrobnú linku a dodáva výrobky zákazníkovi. V tejto fáze má ľudstvo šancu zbaviť sa armád úradníkov, ktorí sa nerozhodujú a neprinášajú pridanú hodnotu. Vyspelé podniky a štáty to už robia.
Miesto EDI systémov medzi informačnými systémami
V závislosti od stupňa zrelosti informačného systému v podniku alebo inštitúcii môže byť EDI systém:
- Samostatne implementovaný softvérový produkt si občas vymieňa údaje s inými subsystémami prostredníctvom rozhraní alebo manuálne.
- Samostatný softvér, hlboko integrovaný do podnikového riadiaceho systému, je výmena údajov organizovaná online alebo pri výskyte danej udalosti.
- Modul systému riadenia veľkých podnikov (trieda ERP alebo PLM).
Medzi systémami uvádzanými na svetovom trhu zaujímajú systémy EDI miesto medzi systémami pracovných tokov a systémami správy záznamov.
Priama implementácia správy elektronických dokumentov založená na západných systémoch v ruskom podniku (organizácii) je zriedka úspešná. Svetový pohľad a etické rozdiely medzi obchodnými modelmi a modelmi služieb sú príliš veľké. Dotknutou prekážkou je tiež dojemná ruská láska k byrokracii, nie ako technológia a prostriedok, ale ako sebestačný cieľ úradníka alebo úradníka.
Elektronická správa dokumentov: druhy a účel
Obeh dokumentov podniku alebo organizácie je rozdelený na dva hlavné typy - externý a interný. Historicky sa najprv vyvinula automatizácia interného pracovného toku.
V dobre vybudovanom informačnom prostredí podniku alebo organizácie sú všetky subsystémy správy dokumentov vzájomne prepojené, vzájomne si vymieňajú údaje a sú vybavené systémom krížových odkazov. Napríklad konečný dohodnutý text zmluvy je teda k dispozícii pre logistiku na vytváranie žiadostí o platbu, pre finančníkov na kontrolu, pre technológov a dizajnérov - pokiaľ ide o zadávacie podmienky atď.
Hlavným účelom interného systému EDI je poskytnúť účastníkom systému informácie potrebné pre ich prácu a prijímanie manažérskych, technických, finančných a personálnych rozhodnutí. Organizácia kontroly vykonávania prijatých rozhodnutí je tiež jednou z najdôležitejších funkcií EDI. Správa elektronických dokumentov je tiež prostriedkom organizácie elektronického archívu.
Externá EDI má ďalšie funkcie - umožňuje organizáciám vymieňať si právne a finančne významné dokumenty prostredníctvom komunikačných kanálov. Dôležitú úlohu tu hrá elektronický podpis, ktorý umožňuje identifikáciu odosielateľa ešte spoľahlivejšie ako zvyčajné podpisy a pečiatky na tradičných dokumentoch.
Automatizácia pracovného toku v podniku
V čase rozhodnutia o automatizácii má spoločnosť papierový systém pracovných tokov. Zamestnanci vytvárajú dokumenty v rôznych programoch a posielajú si ich navzájom e-mailom. Má určitú úroveň zrelosti a odráža sa v regulačných dokumentoch: nariadenia, pokyny a nariadenia.
Tím, ktorý sa bude podieľať na automatizácii, by mal určite študovať súbor týchto dokumentov a porozumieť tomu, do akej miery odrážajú obchodné procesy, ktoré sa v organizácii skutočne vyvinuli. V elektronickom systéme správy dokumentov by mal každý tok informácií odrážať skutočný tok:
- materiál;
- finančné;
- práce.
A slúžiť špecifickému obchodnému procesu.
Obchodný model vytvorený na základe takejto analýzy by sa nemal implementovať iba do informačného systému, ale mal by sa odrážať aj v aktualizovanej regulačnej dokumentácii.
Zamestnanci organizácie vytvárajú väčšinu dokumentov v elektronickej podobe v rôznych programoch, posielajú si ich navzájom e-mailom. Forma dokumentov je upravená, avšak pravidlá týkajúce sa takýchto zásielok, načasovanie a obsah reakcie nie sú príliš formalizované. Toto sa už dá nazvať EDI systém na embryonálnej úrovni vývoja. Teraz môžeme hovoriť o automatizácii správy elektronických dokumentov - vytvorení systému na vytváranie, plnenie, spracovanie, smerovanie elektronických dokumentov. Dôležitým doplnkom systému bude subsystém na monitorovanie výkonnosti a podávania správ.
Ak je splatnosť procesov v podniku dostatočná, existuje šanca, že prechod na správu elektronických dokumentov bude úspešný. Hlavným faktorom úspechu pri implementácii sú zamestnanci podniku. Predstavujú tiež hlavné riziko.
Počas organizácie elektronických systémov na správu dokumentov musí implementačný tím prispôsobiť nielen formy dokumentov a štandardné schvaľovacie trasy, ale často - základnú logiku systému. V opačnom prípade nie je možné uspokojiť požiadavky zákazníka, ktorý je presvedčený, že obchodné procesy, ktoré sa historicky vyvíjali v ich organizácii, nemožno v žiadnom prípade zlepšiť a nedotknúť sa ich.
Takýto kompromis vedie k zvýšeniu ceny samotnej implementácie a podpory systému - každá inštalácia aktualizácií od dodávateľa sa zmení na miniatúrnu implementáciu. Kvalita systému je znížená.
Ako ukazuje skupina Gartner, skutočne jedinečné obchodné procesy, ako sú procesy, ktoré spoločnosti poskytujú konkurenčnú výhodu, sú vo vedúcich podnikoch dokonca nižšie ako 1 až 5%. Zostávajúce procesy bez toho, aby bola dotknutá organizácia, je možné (a mali by) nahradiť štandardnými procesmi zo základnej konfigurácie systému.
V skutočnosti je základnou konfiguráciou všeobecná skúsenosť najúspešnejších podnikov v priemysle. Prechod na štandardné obchodné procesy vedie k nižším transakčným nákladom a zvýšeniu celkovej podnikovej efektívnosti. Elektronická správa dokumentov bude jednoduchá a pohodlná. Týmto sa v plnej miere zaplatí jednorazové úsilie o organizačné zmeny, regulačné úpravy a školenie zamestnancov. Počas tréningu je potrebné trpezlivo a dôsledne vysvetľovať používateľom, čo je EDI, ako to zmení ich život a život celého podniku k lepšiemu.
EDI medzi podnikmi. Ekosystémy pracovného toku
Systémy EDI (Electronic Data Interchange) sa objavili na Západe v 70. rokoch 20. storočia.
Uskutočňovali elektronický obeh dokumentov medzi organizáciami, umožňovali podnikom umiestňovať a prijímať objednávky na trhu, zabezpečovali prepravu vyrobených výrobkov zákazníkovi a generovali príslušné logistické a finančné dokumenty v elektronickej podobe.
Na konci mesiaca alebo štvrťroka boli v prípade potreby vyhotovené papierové doklady, ktorých vznik, doručenie, prijatie, vrátenie nezpomalili obchodný a výrobný proces. Zároveň sa vytvoril štandard výmeny údajov EDI, ktorý prežil až po implementáciu XML.
Prepojenie na elektronický systém správy dokumentov EDI výrazne urýchlilo obchodné a výrobné činnosti podnikov.
EDI s vládou
Pochádza tiež zo Západu. Koncom minulého storočia mohli subjekty finančnej a hospodárskej činnosti podať vyhlásenie o príjmoch v elektronickej podobe. V 20. storočí dostali túto príležitosť aj ruskí herci. V posledných rokoch sa stalo povinné predkladanie informácií daňovému inšpektorátu, dôchodkovému fondu (dôchodkovému fondu), inšpekcii práce v elektronickej podobe, najskôr pre veľké, potom pre stredné a v posledných fázach - pre malé podniky a organizácie.
Podniky sú povinné uzavrieť dohodu s FIU o správe elektronických dokumentov. Občania dostali tiež možnosť preložiť svoju komunikáciu s daňovým úradom v elektronickej podobe. Popularita týchto služieb sa každým rokom zvyšuje medzi populáciou.
Prvky externých systémov EDI
Klient - organizácia alebo jednotlivec, ktorý sa zúčastňuje na EDI a má elektronický podpis. Operátor EDI poskytuje svojim zákazníkom platformu na výmenu dokumentov.
Elektronický podpis (ES) - špeciálne vytvorená sada údajov, ktorá umožňuje jedinečnú identifikáciu účastníka EDI. Táto súprava je pripojená k elektronickému dokumentu a potvrdzuje jeho pravosť.
Elektronický podpis je informácia v elektronickej podobe, ktorá je pripojená k iným informáciám v elektronickej forme (podpísaná informácia) alebo je s nimi inak spojená a používa sa na určenie signatára informácií (Federálny zákon zo 6. apríla 2011 č. 63-FZ „O elektronickom podpise ")
V Ruskej federácii sú akceptované tri triedy elektronického podpisu. Líšia sa úrovňou ochrany a účelom.
- Jednoduchý podpis - potvrdzuje, že dokument bol zaslaný konkrétnou osobou - vlastníkom tohto podpisu. Používa sa na potvrdenie totožnosti odosielateľa e-mailu na adresu oficiálnych inštitúcií na rôznych úrovniach alebo konkrétnych úradníkov.
- Vylepšený nekvalifikovaný podpis - potvrdzuje tak zaslanie elektronického dokumentu konkrétnou osobou, ako aj skutočnosť, že od okamihu podpisu nedošlo k žiadnym zmenám v dokumente. Používa sa pri certifikácii dokumentov, pre ktoré je tlač voliteľná. Tento podpis sa generuje pomocou šifrovacích nástrojov, sú povolené certifikáty vydané necertifikovanou certifikačnou autoritou.
- Vylepšený kvalifikovaný elektronický podpis (CEP) - je generovaný pomocou šifrovacieho softvéru certifikovaného FSB. CEP používa osvedčenie od akreditovanej certifikačnej autority, ktorá slúži ako záruka pravosti podpisu. ED podpísaný CEP má rovnaké práva ako dokument v papierovej podobe overený osobným podpisom. Protest CEP je možný iba na základe súdneho príkazu. CEP sa používa na interakciu medzi vládnymi agentúrami využívajúcimi štátne informačné systémy
Certifikačný orgán (CA) - štát alebo verejná organizácia vydávajúca elektronické podpisy (certifikáty).
Dobré meno CA sú akceptované všetkými stranami zapojenými do obehu elektronických dokumentov. CA vydáva osvedčenia organizáciám a jednotlivcom - účastníkom obratu. Počas transakcií certifikačný úrad potvrdzuje pravosť konkrétneho elektronického podpisu.
Akreditované certifikačné stredisko je v zmluvnom vzťahu s koreňovou certifikačnou autoritou a musí splniť všetky požiadavky právnych predpisov krajiny, v ktorej sa nachádza.
Operátor EDI - obchodná organizácia, ktorá poskytuje účastníkom technologickú platformu na implementáciu EDI. Poskytovanie sa vykonáva na komerčnom základe s uzatvorením zmluvy. Prevádzkovateľ EDI podlieha povinnej certifikácii v štátnych orgánoch
Elektronická obchodná platforma (ETP) je komplex komunikačných kanálov, softvéru a hardvéru, ktorý je určený na organizovanie obchodu medzi komerčnými a štátnymi organizáciami, ako aj súkromnými osobami.
Elektronická obchodná platforma spája predajcov a kupujúcich rôznych produktov a služieb do jedného informačného prostredia a poskytuje im množstvo súvisiacich služieb. Mnoho zdrojov globálnej siete ponúka služby, ktoré spájajú dodávateľov a spotrebiteľov, pomáhajú im pri uzatváraní obchodu a konajú vo väčšej či menšej miere ako garant takejto dohody.
S cieľom minimalizovať svoje náklady môžu kupujúci organizovať elektronické dražby vo forme priamych a spätných aukcií, konkurenčných obstarávaní, žiadostí o cenové ponuky a ponuky, optimalizácie nákladov.Predajcovia získajú ľahký, rýchly a pohodlný prístup na trh a pohodlnú platformu na propagáciu svojich výrobkov.
- ETP na zadanie štátneho príkazu je ETP vybrané ministerstvom pre hospodársky rozvoj RF a FAS na otvorené aukcie v elektronickej podobe.
- ETP na predaj majetku dlžníkov (konkurz). Stali sa všetkými elektronickými stránkami, ktoré vykonávajú verejné obstarávanie.
- ETP na zadávanie objednávok pod 223-ФЗ.
- ETP pre komerčných zákazníkov - komerčné podniky tu predkladajú ponuky podľa pružnejších pravidiel.
- Obchodné špecializované ETP vytvorené pre konkrétnu spoločnosť. Napríklad: stránka Gazprom na predaj ropných produktov.
- Komerčné multidisciplinárne platformy elektronického obchodovania s univerzálnou sadou výrobkov a služieb.
ETP, ako je Aliexpress a E-bay, sú všeobecne známe.
Práva spotrebiteľov sú pre nich chránené tak pravidlami platforiem, ako aj systémom hodnotenia - každý kupujúci hodnotí predajcu.
Vládne služby
Webová stránka State Services integruje internetové portály mnohých vládnych agentúr a služieb do jedného konsolidovaného portálu. Bola vytvorená pri vývoji štátnej koncepcie „jedného okna“ s cieľom zjednodušiť komunikáciu občanov so štátnymi orgánmi. Po prihlásení sa pomocou kvalifikovaného elektronického podpisu môže občan Ruskej federácie získať informácie o:
- Vlastnosť.
- Daní.
- Education.
- Dôchodkové dávky.
- Na prepravu.
- K dokumentom.
A mnoho ďalších dôležitých bodov.
Môžete skontrolovať a platiť dane, pokuty a vládne poplatky. Občan má tiež možnosť požiadať o vydanie akéhokoľvek úradného dokladu, osvedčenia, pasu, víza, osvedčenia, atď. Za týmto účelom nemusí ísť do samotnej inštitúcie alebo do multifunkčného centra - žiadosť sa podáva elektronicky, v rovnakom formáte, ako je uvedené kópie potrebných dokumentov.
Po príprave požadovaného dokumentu postačuje jedna návšteva MFC, kde sa dokumenty overia, záznam o biometrických parametroch (ak je to potrebné) a vydanie požadovaného dokumentu. Tento typ správy elektronických dokumentov šetrí veľa času občanom aj zamestnancom inštitúcií - nemusia tráviť čas úvodným prijímaním občanov a dokumentov a pri osobných dodatkoch a opravách nepotrebujú ani osobnú prítomnosť.
Systém správy elektronických dokumentov Moskovskej vlády
V hlavnom meste bol vytvorený systém MosEDO, ktorý úspešne funguje od roku 2011. Elektronický obeh dokumentov s jeho pomocou vykonávajú štátne orgány, služby, obchodné a verejné organizácie. Tento systém je dobre zavedený a medzi zaslúženými uznanosťmi medzi Moskovčanmi je veľmi zaslúžený.
Systém je implementovaný a udržiavaný spoločnosťou Electronic Moscow OJSC a združuje viac ako 78 000 používateľov z 3 000 organizácií. Kancelárske práce, organizačné, administratívne a riadiace pracovné postupy moskovskej vlády sa úplne prenášajú do systému MosEDO. Elektronický obeh dokumentov najväčšieho mesta je vynikajúcim dôkazom perspektív a životaschopnosti systémov EDI vo vládnych orgánoch.
S rozvojom technológie nahradí elektronická správa dokumentov v nadchádzajúcich rokoch tradičný dokument. Hlavné dôvody v prospech EDI sú tie, ktoré uvádza:
- Rýchlosť.
- Nízke náklady.
- Pohodlie pre všetkých účastníkov.
- Vysoká bezpečnosť.
- Účinná kontrola.
Väčšina obstarávania v krajine sa už uskutočňuje pomocou EDI. Tradičná dokumentácia sa vyhotovuje po dokončení transakcií. Papierové dokumenty sa čoskoro vydajú iba v najdôležitejších výnimočných prípadoch a na otázku „Čo je EDI?“ nakoniec stratí svoj význam.