Pracovné cesty sú reprezentované služobnými cestami, počas ktorých zamestnanci podniku riešia dôležité problémy organizácie. Výlety môžu byť v rámci Ruska alebo iných krajín. Platí ich zamestnávateľ, pre ktorý zamestnanec pripraví správu o výdavkoch na služobnej ceste. Tento dokument obsahuje informácie o tom, koľko peňazí bolo vynaložených na cestu. Na základe tejto správy musí účtovník previesť zamestnancovi potrebnú sumu finančných prostriedkov na pokrytie vzniknutých nákladov.
Koncept dokumentu
V prípade služobných ciest bola predbežná správa v roku 2017 zostavená vo forme AO-1. V roku 2018 zostala forma tohto dokumentu nezmenená. Tento dokument je schválený štatistickými úradmi, ale každá spoločnosť má možnosť urobiť akékoľvek doplnenie tejto správy.
Môžete nielen pridať nové stĺpce, ale tiež vylúčiť niektoré riadky, ktoré sa považujú za nadbytočné. Výkaz výdavkov na služobnú cestu je uvedený v primárnom účtovnom doklade. Slúži na potvrdenie, že finančné prostriedky vydané zamestnancovi na cestu boli zaslané na ten istý účel.
Kompilačné nuansy
Zostavenie výkazu výdavkov na služobnej ceste je pomerne jednoduché. Tento proces vykonáva zodpovedná osoba alebo zástupca zamestnanca, ktorý dostal na cestu určitú sumu peňazí od vedúceho spoločnosti. Aby sa zabezpečilo, že sa tieto prostriedky skutočne využili počas služobnej cesty, zostaví sa správa a zašle sa účtovníkovi spoločnosti.
Správu skontroluje hlavný účtovník a potom ju odovzdá riaditeľovi na podpis. Ak zamestnanec strávil pred cestou viac ako to, čo dostal, vo forme zálohy, potom môže dostať náhradu. Vydáva sa v hotovosti z pokladne organizácie. Za týmto účelom dostane občan najprv príkaz na úhradu v hotovosti, ktorý naznačuje, na aký účel boli prostriedky vynaložené.
Aké formuláre môžem použiť?
Pri príprave správy o výdavkoch môžu zamestnanci podnikov použiť tieto dokumenty:
- Formulár AO-1 schválený štatistikmi;
- forma špeciálne vyvinutá konkrétnou spoločnosťou na základe formulára AO-1;
- elektronický dokument, ak spoločnosť používa správu elektronických dokumentov.
Ak sa spoločnosť rozhodne vyvinúť svoju vlastnú formu, je dôležité do nej zadať požadované podrobnosti. Ak nie sú prítomné, môže to spôsobiť určité problémy s daňovými inšpektormi.
Ako sa to robí?
Všetci zamestnanci spoločnosti, ktorí cestujú na služobné cesty, by mali pochopiť, ako vyplniť správu o výdavkoch na služobnej ceste. Pomocou tohto dokumentu budú môcť potvrdiť platnosť a zákonnosť vzniknutých nákladov. Pravidlá návrhu zahŕňajú:
- formulár správy vydáva zamestnancovi odborník z účtovného oddelenia;
- Dokumentáciu môžete vyplniť sami alebo pomocou účtovníka;
- údaje sa zadávajú okamžite po ceste;
- niektoré informácie zapadajú do účtovníkov spoločnosti.
K tejto správe musí zamestnanec priložiť ďalšie dokumenty, ktoré slúžia na potvrdenie určitých výdavkov. Sú predkladané rôznymi šekmi, príjmami alebo inými platobnými dokladmi.
Vzor správy o cestovných nákladoch nájdete nižšie.
Aké informácie sú zahrnuté?
Vyplnenie tohto dokladu sa vykonáva na základe úradných dokladov dostupných zamestnancovi spoločnosti, ktorý prišiel z pracovnej cesty.Ak boli výpočty vykonané v hotovosti, k správe sú priložené rôzne platobné doklady. Ak boli použité bezhotovostné výdavky, bude potrebný výpis z banky.
V dokumentácii sú zahrnuté nasledujúce informácie:
- informácie o cestovanom občanovi;
- údaje o účtovníkovi, ktorý vyplní niekoľko odsekov tejto správy;
- názov organizácie, v ktorej občan pracuje;
- personálne číslo;
- účel preddavku, ktorý predstavuje výdavky na domácnosť alebo na zábavu;
- informácie o prekročeniach nákladov alebo zostatkoch hotovosti;
- uvádza zoznam dokladov potvrdzujúcich náklady občana počas služobnej cesty;
- Celková suma, ktorú zamestnanec spoločnosti utratí počas služobnej cesty
- podpis občana.
Po preštudovaní tejto správy účtovník k nej podpisuje. Ďalej označujú číslo a dátum správy. Uvádzajú sa náklady, ktoré sa majú zaúčtovať, ako aj počet účtov. Správne vypracovaný a overený dokument sa odovzdáva riaditeľovi spoločnosti na účely štúdia a podpisu.
Príklad vyplnenia správy o výdavkoch na služobnej ceste je uvedený nižšie.
Aké dokumenty sú priložené?
Zamestnanec spoločnosti počas služobnej cesty musí uložiť všetky platobné doklady, ktoré potvrdzujú určité výdavky. Zaznamenávajú sa do správy počas jej dokončovania. Táto dokumentácia môže byť predložená v rôznych formách. K správe sú preto priložené tieto dokumenty:
- šeky pokladníka sa považovali za najbežnejšiu dokumentáciu;
- prísne formuláre správ;
- peňažné záruky;
- príjmy;
- nad hlavou;
- iné platobné doklady.
Všetky tieto papiere by mali byť starostlivo skontrolované a skladované za optimálnych podmienok. Ak dôjde k ich strate, zamestnanec nebude schopný dokázať, že prostriedky, ktoré dostal od zamestnávateľa, skutočne vynaložil na potrebné účely. V takom prípade môže účtovníctvo odmietnuť uhradiť výdavky.
Ak sa finančné prostriedky vynakladajú v organizáciách a obchodoch, v ktorých nie je vystavený šek pre pokladníka, budete musieť požiadať o kontrolu komodít.
Aké sú problémy?
V procese vypĺňania správy o výdavkoch na služobnej ceste môžu vzniknúť rôzne ťažkosti. Patria sem:
- ak je osoba odoslaná do inej krajiny, potom musí potvrdiť výdavky s platobnými dokladmi prijatými od cudzincov, ale ak nemá znalosť cudzieho jazyka, nemusí mať odlišné potvrdenky a šeky;
- Občan často ihneď po takomto výlete odíde na dovolenku, takže nemá čas na vypracovanie správy okamžite po príchode, ale možno budete musieť vypracovať dokumentáciu aj ihneď po odpočinku;
- všetky dokumenty prijaté od cudzincov budú musieť byť preložené do ruštiny.
Závisí od správnosti vyplnenia správy a prípravy ďalších dokumentov, či budú výdavky občanom správne uhradené.
Funkcie pri cestách do zahraničia
Služobné cesty sa môžu uskutočňovať nielen v rámci Ruska, pretože sa často vyžaduje návšteva zahraničných partnerov, preto sa vyžaduje pracovná cesta do zahraničia. Ako v tomto prípade vydať správu o výdavkoch? Z tohto dôvodu sa berú do úvahy funkcie:
- po návrate z cesty musí zamestnanec vypracovať správu do troch pracovných dní;
- ak boli peniaze vydané v cudzej mene, je to určite uvedené v dokumentácii;
- informácie o výdavkoch v cudzej mene sa musia uvádzať bez prevodu výmenným kurzom rubeľ;
- ak sú dokumenty potvrdzujúce určité výdavky vyhotovené v cudzom jazyku, budete sa musieť zaoberať ich prekladom z jedného riadku do ruštiny;
- prekladový proces môže vykonávať priamy zamestnanec spoločnosti alebo zamestnanci špecializovaných spoločností;
- Ak sú lístky na rôzne vozidlá vytvorené v cudzom jazyku, potom je nevyhnutne potrebný prenos podrobností, na ktoré sa vzťahuje celé meno.cestujúci, miesto príletu, let, dátum odchodu a príchodu, ako aj cena letenky;
- nie je potrebné prekladať informácie, ktoré nemajú žiadny význam, napríklad to zahŕňa pravidlá letu alebo vlastnosti prepravy batožiny;
- prevod nie je potrebný, ak má občan elektronickú letenku, pretože všetky informácie sa vyplňujú na základe požiadaviek jednotného medzinárodného kódexu;
- prevod sa vyžaduje pre všetky ostatné podporné doklady, ktoré zahŕňajú hotelový účet alebo šek na prenájom auta.
Zamestnanec spoločnosti bude môcť potvrdiť cieľové utrácanie peňazí od zamestnávateľa iba vtedy, ak sa zohľadnia všetky uvedené požiadavky. Ak sa do prevodu podieľajú zamestnanci špecializovaných spoločností, náklady na tieto služby sa zahŕňajú do ostatných výdavkov spoločnosti.
Môže zamestnanec ísť po dovolenke na dovolenku?
Pracovné cesty často trvajú dosť dlho, takže zamestnanec potrebuje bezprostredne po takejto ceste odpočinok. Po takomto výlete je dovolené si okamžite vziať dovolenku. Z tohto dôvodu sa nevyžaduje, aby prišli do práce a okamžite previedli predbežnú správu o služobnej ceste.
Dokumentáciu je možné vypracovať okamžite po odchode z dovolenky, nie však do troch dní po návrate z cesty.
Dodacie lehoty
Dokument je na prenájom do troch dní. Odpočítavanie začína týmito bodmi:
- návrat z pracovnej cesty;
- výstup z dovolenky;
- návrat z práceneschopnosti.
Odpočítavanie do troch dní preto začína plynúť od okamihu, keď sa občan vráti do práce, aby pokračoval v kariére. Ak dôjde k porušeniu lehôt na odovzdanie predbežnej správy na služobnej ceste, vedie to k tomu, že zamestnanec nedostáva od spoločnosti peniaze na pokrytie výdavkov, ktoré mu vznikli. Okrem toho sa táto situácia môže stať základom zodpovednosti spoločnosti, ak daňoví inšpektori zistia porušenia.
Aké zapojenie sa používa?
Na schválenie správne vyplneného formulára predbežnej správy na služobnej ceste je potrebné uviesť príslušné údaje do účtovných záznamov. Účtovník na tento účel používa účtovanie na vyjadrenie výnosových alebo nákladových transakcií. Výdavky sa účtujú na účet 71.
Ak občan utratil viac za cestu, ako dostal od zamestnávateľa, môže počítať s náhradou týchto výdavkov. Za týmto účelom ich musí potvrdiť úradnými dokumentmi. Iba v takom prípade účtovník zapíše potrebné informácie do účtovníctva spoločnosti.
záver
Každá spoločnosť môže požadovať služobné cesty z rôznych dôvodov. Môžu sa vykonávať v Rusku alebo v iných krajinách. Pracovníci na služobných cestách môžu očakávať, že dostanú náhradu za svoje výdavky. Za týmto účelom musia uložiť platobné doklady potvrdzujúce vzniknuté výdavky.
Zamestnanec spoločnosti po pracovnej ceste pripraví predbežnú správu. Obsahuje informácie o všetkých výdavkoch počas cesty. Ďalšie dokumenty, ktoré sú k nemu priložené, študuje účtovník a riaditeľ spoločnosti. Na základe tejto správy sa potrebné údaje zaúčtujú do účtovníctva spoločnosti.