Dokonca aj najbohatšia spoločnosť, ktorá vlastní nákladovo najvýhodnejší produkt, premýšľa o primeraných úsporách. Iba v tomto prípade bude mať viac prostriedkov a príležitostí na udržanie vlastného podnikania nad vodou a ďalší rozvoj.
Nie je žiadnym tajomstvom, že čím väčší podnik, tým väčšie sú jeho náklady. Druhé rozpočtové položky, ktoré zahŕňajú tlač dokumentov, navyše zaberajú spolu svoj leví podiel. A vzhľadom na aktuálny výmenný kurz dolára môžu byť tlačené súbory skutočne „zlaté“.
Koľko peňazí je potrebných na tlač dokumentov?
Podľa štatistík zverejnených spoločnosťou Hewelett-Packard každý podnik, ktorý možno klasifikovať ako stredný a veľký podnik, vynakladá okolo 6% svojich ziskov na náklady na papier. Pre niektorých sa toto percento ako percento môže zdať malé, ale vôbec to nie je.
Ak je priemerný mesačný príjem spoločnosti 10 miliónov rubľov, potom tlač dokumentácie stojí asi 600 tisíc rubľov! Je veľmi ťažké nazvať takúto postavu malou alebo nevýznamnou.
Primeraná optimalizácia nákladov na tlač pomôže novej a ešte nie veľmi obľúbenej službe - outsourcingu tlače.
Čo je to outsourcing tlače a ako to funguje
Táto služba pomôže ušetriť peniaze iba pre stredné, veľké a veľmi veľké podniky s veľkými vnútornými a vonkajšími pracovnými tokmi. Outsourcing tlače sa niekedy označuje ako „údržba kópií“.
Výpočet presnej výšky nákladov na tlač nie je niekedy zložitý, ale jednoducho neuveriteľný. Deje sa tak preto, že nákupy uskutočňujú rôzne oddelenia:
- Kanceláriu (papier) získava vedúci kancelárie, sekretár, ktorýkoľvek iný zamestnanec AXO.
- IT oddelenie je zodpovedné za včasný nákup a opravu tlačového zariadenia.
- O doplňovacie kazety, rovnako ako o akýkoľvek iný spotrebný materiál, sa stará oddelenie nákupu.
V rôznych mestách a regiónoch duplikujú pracovné dni po sebe desiatky, stovky a dokonca tisíce pracovníkov. Kancelárske vybavenie čas od času vyžaduje nielen úpravu alebo doplnenie paliva, ale aj opravu. Náklady sa zvyšujú, keď sa finančné prostriedky spoločnosti používajú iracionálne: v tlačiarni dochádza atrament a zmluva vyzerá vyblednutá, listy „testovacej“ tlače, keď potrebujete skontrolovať funkčnosť tlačového zariadenia atď.
Outsourcing tlače nie je nič iné ako komplexná služba tlačového zariadenia. Výhodou je, že zákazník platí iba za kópie vyhotovených dokumentov.
Ako sa vedie účtovníctvo tlače a ako je možné z počítača odstrániť počítadlo kópií?
Na všetkých nových modeloch technológie tlače je k dispozícii počítadlo vyrobených kópií. Je možné odčítať hodnoty z tohto počítadla ručne alebo je to možné aj v automatickom režime.
Manuálna metóda, ktorá zabezpečuje obvyklú tlač konfiguračnej stránky, nie je najvhodnejšia, ale najpresnejšia. Populárne je použitie rôznych programov, ktoré pomáhajú monitorovať tlačiarne (PaperCut, SNMP Discovery, PrintMonitor, atď.).
Všetky uvedené programy zobrazujú množstvo atramentu v kazetách, prítomnosť tlačených listov, približný čas do výmeny kazety atď.
Významným mínusom automatickej metódy je povinná integrácia do internetu. Nie každá verejná alebo súkromná inštitúcia bude riskovať únik interných údajov.
Zrejmé výhody používania
Bez ohľadu na zvolenú metódu možno outsourcing tlače nazvať efektívnejším spôsobom účtovania procesu tlače dokumentov. Okrem toho vám umožňuje spolupracovať s iným poskytovateľom tlačových služieb a optimalizovať pracovný čas oddelenia IT, ktoré sa zaoberá nielen pravidelnou údržbou tlačiarne, ale aj jej dopĺňaním, nastavovaním a opravou.
V tomto prípade môžete úplne zabudnúť na kvantitatívnu účinnosť kaziet, ich technické vlastnosti, doplňovanie paliva.
Tento formát služby umožňuje platbu po dokončení práce, to znamená, že peniaze sa platia za kvalitné tlačené dokumenty. Podobne ako iné dohody, aj dohoda o outsourcingu stanovuje jasné lehoty na poskytovanie služieb, ich náklady a čas splatnosti.
Spoločnosť, ktorá uzavrela takúto zmluvu, sa úplne oslobodzuje od mnohých malých starostí: nákup papiera, vybavenia a iného spotrebného materiálu, starosti s opravou zariadenia, úspora elektrickej energie a tlač dokumentov pre osobné potreby zamestnancov.
Aká známka nebude zaplatená?
Dohoda skutočne poskytuje iba kvalitný výtlačok. Kvalitný tlačený list by nemal obsahovať:
- rôzne bodky na papieri;
- pruhy a potlač;
- rôzne cudzie zvuky;
- zasekávanie papiera a mechanické poškodenie;
- skreslenie obrazu;
- častice tonera.
Aké sú spôsoby platby za službu?
Náklady na jednu kópiu dokumentu, ktorú platí zákazník, už zahrnuli všetky náklady na materiál, údržbu a opravu zariadenia.
Zmluvná strana môže ponúknuť niekoľko možných spôsobov, ako zaplatiť za svoje služby:
- Podniky najčastejšie uzatvárajú tradičné dohody, ktoré zahŕňajú náklady na každú kópiu.
- Veľké podniky s obrovským pracovným tokom majú záujem o jedinú cenovú zmluvu. Inými slovami: za neobmedzené použitie zariadení spoločnosť platí jednotný tarif mesačne.
- Zákazníci, ktorí jasne poznajú svoje malé potreby, majú lepšie zmluvy na pevné ceny. V tomto prípade povinná mesačná platba obsahuje limit stránky za špeciálnu cenu a ak spoločnosť vytlačí viac, ako je stanovený štandard, vytlačí sa vytlačený dokument, ktorý bol vyrobený nad normu, za obvyklú cenu.
Úskalia a skryté nevýhody
Napriek mnohým výhodám služby má mnoho skrytých nevýhod:
- Z dôvodu vysokých nákladov na službu sa odporúča používať iba veľké organizácie. Cena je splatná výlučne za originálne kazety a náhradné diely pre ich vybavenie.
- Každý predajca poskytuje služby výlučne pre svoje výrobky a prechod na tlačiarne inej značky môže mať za následok peknú cent. Vzhľadom na súčasnú situáciu na svetovom menovom trhu možno len ťažko označiť závislosť od zahraničného výrobcu za bezpečnú. Takéto riziká nespôsobuje ani jediné kancelárske vybavenie a jeho bezplatná údržba.
- Pri inštalácii zariadenia trvať na laser. Faktom je, že je oveľa ľahšie a pohodlnejšie viesť jasný záznam o vytlačených kópiách.
- Niektoré tlačiarne neobsahujú počítadlá tlače.
- Žiaden predajca nepovažuje tlač na iné formáty ako A4. Ak organizácia potrebuje vytlačiť dokument vo formáte A3, bude sa počítať ako 2 listy A4.
- Prechod na outsourcing kancelárskej tlače je dlhý proces. Prax ukazuje, že koordinácia všetkých ustanovení zmluvy môže trvať až dva mesiace, zatiaľ čo organizácia bude mať veľké problémy s prevodom pobočiek v regiónoch. Odborníci poznamenávajú, že proces zavedenia služby môže v priemere trvať dlho (od 3 do 6 mesiacov). Vedúci pobočiek v regiónoch môžu byť v rozpore s inováciami. Dôvodov môže byť veľa, ale najbežnejším z nich je osobný záujem o prácu s konkrétnym dodávateľom.U takýchto úradníkov sa o centralizácii tlače sníva iba v strašných snoch, čo sa môže stať vážnym problémom. Predtým, ako urobíte takéto vážne rozhodnutie - prechod na outsourcing kancelárskej tlače, dôkladne premyslite a analyzujte situáciu s pracovným tokom v spoločnosti.
Pokúste sa vypočítať náklady na kancelársku tlač za mesiac, štvrťrok a rok. Číslo musí byť presné! Zároveň zvážte všetky skryté náklady (spotreba energie, množstvo času stráveného údržbou tlačiarní, tlač osobných súborov zamestnancami atď.). Vyskúšajte dnešné ponuky outsourcingu kancelárskej tlače. Nikdy si nevyberajte predajcu vedeného mimoriadne nízkou cenou. Takáto spolupráca je plná bolesti hlavy. Dôležité skúsenosti a povesť, počet úspešných projektov.