Aby spoločnosť fungovala efektívne, v tíme by mala prevládať priateľská a zdravá atmosféra. Nie vždy je vlastník podniku oprávnený primerane vyhodnotiť každého zamestnanca a zistiť, odkiaľ pochádzajú problémy so zamestnancami. Aby sa vyriešili nepríjemné situácie a odstránili sa možné konflikty, zbavili sa neefektívnych zamestnancov a kontrolovali finančné náklady na zamestnancov, je potrebné zorganizovať komplexný audit zamestnancov organizácie.
O čom to hovoríš?
Čo sa bežne rozumie pod pojmom „audit“? Zamestnanci v organizácii sú hlavným zdrojom, dôležitejším ako peniaze. A audit je metóda na určenie efektívnosti personálu. Počas auditu je možné zistiť, aký dobrý je systém personálneho riadenia, ako aj nájsť metódy optimalizácie a zvyšovania efektívnosti. Hlavným cieľom takejto udalosti je vyhodnotiť produktivitu v kontexte každého konkrétneho zamestnanca, čo nám umožňuje všeobecne vypočítať, ako užitočný je zamestnanec z hľadiska ziskovosti.
Pri vykonávaní špecializovanej analýzy je možné vykonať audit výpočtov so zamestnancami za odplatu, posúdiť efektívnosť systému a spôsob kontroly vzťahov v rámci organizácie:
- hospodársky;
- sociálne;
- práce.
Systém personálneho auditu je nevyhnutný pre vysokú fluktuáciu zamestnancov v podniku, pretože umožňuje zistiť príčinu tohto javu.
Analytické úlohy
Hlavné úlohy zverené odborníkom vykonávajúcim audit personálu sú zvyčajne tieto:
- určenie, či ľudské zdroje zodpovedajú stratégii rastu spoločnosti;
- identifikácia súladu riadiacej štruktúry a pracovného procesu s normami štátneho práva;
- hodnotenie efektívnosti zamestnancov pri riešení ich úloh;
- identifikácia príčin problémov s personálnou interakciou, hľadanie spôsobov riešenia situácie, ako aj zníženie negatívnych dopadov.
Ako to ide?
Vo všeobecnom prípade sa audit zamestnancov delí na:
- vzdelávanie;
- zber údajov;
- analýza informácií;
- zhrňujúcu.
výcvik
Audit a kontrola personálu sa začína stanovením cieľov, ktoré podujatie sleduje. Na základe toho pripravujú dokumentárnu podporu a určujú termíny. V prípravnej fáze sú menovaní realizátori projektov, vyberajú sa účastníci a vytvára sa plán, podľa ktorého sa budú údaje zbierať a analyzovať. Je tiež potrebné rozhodnúť v prospech tohto alebo tohto typu podávania správ.
Práca s informáciami
Zhromažďovanie údajov zahŕňa činnosti na sledovanie pracovného toku vybraných zamestnancov. Odborníci, ktorí vykonávajú personálny audit dokumentácie štúdie personálu, správ, prieskumov a zbierania dotazníkov, organizujú rozhovory so zamestnancami spoločnosti. Štatistika získaná v priebehu takejto štúdie sa vopred spracuje a potom podrobí dôkladnej analýze.
Tretím krokom audítorskej práce je spracovanie všetkých predtým zhromaždených údajov. Na základe získaných informácií sa tvoria:
- stolík;
- grafika;
- grafy;
- schému.
Takéto metódy prezentácie údajov sú jasné a zrozumiteľné a umožňujú vám rýchlo analyzovať situáciu. Audit systému riadenia zamestnancov sa vykonáva s prihliadnutím na vopred zvolený algoritmus na analýzu informácií a hodnotenie efektívnosti zamestnancov.Vypočítané ukazovatele sú jasne porovnávané s podobnými spoločnosťami, ktoré sú vedecky spoľahlivé.
Posledný krok
V konečnej fáze nám umožňuje samotný audit osád so zamestnancami (práca, ich vyplácanie) pracovného procesu vyvodiť závery. Špecialisti, ktorí podujatia usporiadali, formulujú odporúčania na zlepšenie efektívnosti pracovného procesu. Na základe identifikovaných situácií je zrejmé, ako je možné optimalizovať ľudské zdroje a znížiť ich náklady.
Čo to dáva?
Prečo potrebujeme audit? Zamestnanci sú na takéto udalosti kategoricky opatrní a vopred sa presvedčia, že manažéri jednoducho chcú niekoho vystreliť. Výhody auditu sú v skutočnosti omnoho väčšie, ako si dokáže predstaviť laik. Po dokončení overenia môžete:
- posúdiť, či sú potrební ďalší zamestnanci;
- skontrolovať, či je spoločnosti poskytnuté personálu;
- identifikovať riadiacu štruktúru;
- určiť, či školiť zamestnancov;
- porozumieť použitému štýlu riadenia;
- vyhodnotiť psychologické a sociálne prostredie v organizácii;
- identifikovať, kde začína odolnosť voči inováciám;
- pochopiť, či je inovačný potenciál veľký;
- určiť, aké rozdelenie zamestnancov v spoločnosti.
Ak sa vykonal audit kvality, personál a vedúci sa stanú súdržným celkom. Štúdia identifikuje nebezpečných pracovníkov, neproduktívnych a snaží sa tiež odstrániť konfliktné situácie. Audit vám umožňuje vytvoriť taký motivačný systém. Ktoré sa budú vzťahovať na podmienky konkrétnej organizácie.
Úrovne auditu
Audit systému riadenia zamestnancov je rozdelený do troch úrovní:
- sociálne a psychologické;
- finančné;
- organizačné a technologické.
Pokiaľ ide o menové záležitosti, pozornosť sa venuje:
- konkurencieschopnosť spoločnosti s cieľom posúdiť, ktoré porovnávajú ukazovatele s priemerom a najlepším v tejto oblasti;
- efektívnosť personálneho oddelenia, jeho úloha pri zlepšovaní kvality pracovného procesu;
- ako súvisia náklady na audítorské činnosti a ich výsledky.
Organizačná a technologická úroveň, ktorá zahŕňa štúdium dokumentov, analýzu ukazovateľov, ktoré majú hovoriť o zákonnosti fungovania, efektívnosti. Z tohto hľadiska audit a kontrola personálu zahŕňa podrobnú analýzu:
- rutinnej práce;
- prípady, keď zamestnanci nechodili na pracovisko;
- sťažností;
- zranenia na pracovisku;
- postoje zamestnancov k ich úlohám;
- úroveň potešenia zamestnancov;
- rozvojové programy.
A nakoniec, sociálno-psychologický - taký audit, ktorý zahŕňa analýzu vzťahov v rámci spoločnosti, ktorá umožňuje identifikovať motivačné faktory. Úlohou je zároveň určiť, ako je možné zlepšiť činnosť spoločnosti ako celku a osobitne každého jednotlivého zamestnanca.
Dôležité vlastnosti
Manažér musí okamžite jasne informovať všetkých zamestnancov, na aký účel sa plánuje audit. Zamestnanci budú pripravení stretnúť sa, iba ak každý zamestnanec pochopí, že udalosť je pre neho prínosná a užitočná. Po vykonaní špeciálneho školenia alebo seminára vysvetľujúceho hlavné ciele môžu byť momenty auditu tým najlepším riešením problému a dobrým začiatkom komunikácie medzi pozvanými špecialistami a stálymi zamestnancami.
Pri kontrole ukazovateľov získaných počas vyššie opísaných krokov sa analyzujú ako celok, to znamená komplexne. Tento prístup je zárukou, že výsledok bude odrážať dynamiku spoločnosti.
Audit navyše nie je len kontrolou toho, ako efektívne zamestnanec alebo jednotka pracuje. Počas podujatí sa analyzuje systém riadenia ľudských zdrojov implementovaný v organizácii. Inšpektori budú venovať značnú pozornosť manažérom spoločnosti, ako aj manažérom na rôznych úrovniach.
Spoločnosť obratne riadime
Riadenie podniku je predovšetkým zručné riadenie ľudských zdrojov. Zároveň je práca rozdelená do troch úrovní:
- lineárne;
- strategické;
- funkčné.
Z toho vyplýva, že overovanie by malo sledovať aj tieto úrovne. Výsledky auditu by však mali byť také užitočné, aby boli užitočné pri dlhodobom plánovaní budúcej firmy. Niektoré závery pomôžu pochopiť, aké sú krátkodobé potreby určitých pracovníkov. Audit vám nakoniec umožní zistiť, či je v organizácii potrebné viac manažérov.
Strategický audit je analýza z pohľadu vedúcich pracovníkov spoločnosti. Odborníci zároveň skúmajú manažérske postupy v spoločnosti a analyzujú fungovanie personálneho servisu. Na získanie údajov je potrebné viesť rozhovor s celým riadiacim tímom, preštudovať si podnikateľský plán, vyhodnotiť prácu personálnej služby. Tento prístup nám umožňuje pochopiť, ako zvýšiť konkurencieschopnosť spoločnosti identifikáciou silných a slabých stránok, rizík a potenciálu podniku.
Konkurencieschopnosť ako cesta k úspechu
Počas auditu je možné zvýšiť konkurencieschopnosť spoločnosti na trhu vďaka nasledujúcim opatreniam:
- odstránenie štrukturálnych nedostatkov pri súčasnom zachovaní personálneho potenciálu takým spôsobom, že spoločnosť posilní svoju pozíciu odstránením nepotrebných a nežiaducich prvkov vo svojej štruktúre. Proces spravidla zahŕňa reorganizáciu podniku, v ktorej sú niektoré jednotky vylúčené, zamestnanci prestanú pracovať a stratégie zmeny spoločnosti;
- identifikácia jedinečných vlastností organizácie, čím sa stáva atraktívnym pre potenciálnych zamestnancov a zákazníkov.
Konkurencieschopnosť sa vo všeobecnosti určuje podľa toho, ako efektívne spoločnosť využíva potenciál každého zamestnanca. Personálny manažment sa vykonáva nielen prostredníctvom známych mechanizmov správy dokumentov, ale aj nepriamo prostredníctvom:
- inovácie;
- marketing;
- service.
Pamätajte, že čím vyššia je produktivita spoločnosti, tým silnejší každý zamestnanec rešpektuje svoju spoločnosť.
Významné nuansy
Na hodnotenie spoločnosti na personálnom trhu sa používajú tieto ukazovatele:
- personálne obsadenie spoločnosti;
- úroveň spokojnosti zamestnancov.
Audit vám umožňuje vyhodnotiť stratégiu spoločnosti na prevádzkovej úrovni, keď sa priamo analyzujú výsledky práce. Audítor študuje:
- korelácia cieľa a výsledku;
- schopnosť zlepšovať a zjednodušovať pracovný tok;
- schopnosť dosiahnuť rovnaký výsledok s menšími investíciami.
Použitím účinných metód je možné rozvíjať ľudské zdroje, zvyšovať počet zamestnancov a zlepšovať systém riadenia informácií. Všetky procesy súvisiace s personálnymi službami sú priamo a nepriamo podrobené dôkladnému štúdiu.
vlastnosti
Vo výskume v podniku:
- vyniká zodpovedná osoba;
- ciele sú formulované;
- štúdium politiky, praktické metódy dosahovania cieľov;
- HR správy sa analyzujú;
- správy sa pripravujú s odporúčaniami o situácii;
- pripravuje sa plán rozvoja spoločnosti;
- analyzuje následky nápravy zistených nedostatkov pomocou plánu.
Nie je to také jednoduché
Každý smer auditu vyžaduje veľa času a úsilia. Externý audit je pomerne drahý a je k dispozícii iba pre firmy, ktoré sú „bezpečne na nohách“. Zároveň je potrebný audit, ak existuje potreba zvýšiť efektívnosť a dosiahnuť lepšie výsledky, ako sú k dispozícii.
Mnoho veľkých spoločností v našej dobe zavádza do svojich zamestnancov odborníkov špecializovaných na audit v rámci organizácie. Táto prax preukázala účinnosť pri decentralizovanej personálnej službe a prítomnosti regionálnych pobočiek.
Pri správnom vykonaní procesu umožňuje interný audit včasné zistenie nedostatkov v práci spoločnosti a prijatie opatrení na ich odstránenie.Zásady takého auditu:
- nezávislosť odborníkov;
- zodpovednosti;
- kompetencie.
A čo peniaze?
S komplexnými opatreniami je povinný audit osád so zamestnancami za odplatu. Pozornosť sa venuje tomu, do akej miery spoločnosť spĺňa požiadavky regulačných, právnych aktov a zákonov upravujúcich pracovné vzťahy. Odborníci na overenie analyzujú, ako presne a správne počítajú:
- zadržiavanie;
- platba;
- odpočty daní;
- výplaty miezd;
- sociálna zložka.
Audit osád zamestnancov je založený na zákonoch upravujúcich pracovné vzťahy, občianske právo a daňové zákony.
Na získanie údajov sú potrebné dokumenty o prevode, nábore, prepúšťaní, primárnom, vykazovacom a účtovnom registri.
Čo potrebujete?
Ak plánujete audit zúčtovania so zamestnancami za odplatu, nezabudnite, že analýza je možná v prítomnosti primárneho účtovníctva, pre ktoré sa používajú jednotné formuláre.
Vedúci spoločnosti musí poskytnúť dokumenty:
- pracovné príkazy;
- Karty T2;
- objednávky, ktoré vysielajú zamestnancov na dovolenku na iné miesta;
- doklady o ukončení zamestnania.
Správny audit mzdových pracovníkov je možný, ak má špecialista na overenie k dispozícii:
- mzdové;
- list odpracovaných hodín;
- časový výkaz;
- vyhlásenia T-49;
- osobný účet.
Inšpektor dostáva dodatočné informácie z primárnych dokumentov, ktorými sa určuje platba za dielo, pričom zohľadňuje aj vývoj.
Súbor opatrení
Počas auditu sa venuje pozornosť týmto registrom:
- zhrnutie;
- na 76. účte;
- časopisy číslo 8, 10;
- súvaha;
- hlavná kniha.
Počas kontroly auditu:
- súlad so zákonom;
- účtovníctvo, kontrola platieb v prípade úkolovej práce;
- časová kontrola;
- výpočet odpočtu;
- trezor na platbu;
- Dane zo mzdy;
- zložený plat.
To je dôležité!
Analytické účtovníctvo spoločnosti zohľadňuje všetkých jednotlivcov:
- v zoznamoch;
- nevstúpili do nich.
Ak vezmeme do úvahy:
- platba;
- prémia;
- prínosy;
- druhej;
- rôzne odpočty vrátane dane.
Informácie o tom sa zvyčajne ukladajú na osobný účet, v zúčtovaní, v platobných dokladoch. Štúdium údajov sa zjednodušuje dokumentáciou v elektronickom formáte. Odporúča sa viesť oddelené registre pre rôzne položky od vyššie uvedeného čísla.
Pri kontrole najatý odborník zisťuje, či existuje účtovníctvo ako také, zisťuje, ako dlho sa ukladajú údaje, z ktorých je možné odvodiť ročnú ziskovosť podniku, ročný príjem zamestnancov tejto spoločnosti.
Celkový príjem sa tvorí v dôsledku:
- priame poplatky;
- naturálny zisk;
- zisk z výsledkov určitého obdobia;
- ceny zamestnancov cestovných kancelárií vo viacerých regiónoch;
- bezdôvodná výživa;
- jednorazové platby.
Medzi špecializované regióny patria:
- sever;
- územia s nimi spojené;
- Ďaleký východ.
Audítor vykonáva kontrolu výpočtov analyzovaním nasledujúcich dokumentov z interného pracovného toku organizácie:
- výpisy, platby;
- primárna dokumentácia;
- osobné účty zamestnancov.
V takom prípade sa overia výsledky spoločnosti a výsledky každého oddelenia spoločnosti. Potom audítor zistí, či boli odpočty vykonané správne a či boli vyplatené mzdy. Nezabudnite venovať pozornosť jedinej sociálnej dani. Na monitorovanie situácie špecialista požaduje prístup k základu dane. Zrážky sa vzťahujú na tieto oblasti:
- dôchodkové zabezpečenie;
- zdravotné poistenie;
- sociálne poistenie.
Pri analýze správnosti odmeňovania práce sa venuje pozornosť 76. účtu, podľa ktorého dochádza k interakcii s veriteľmi, dlžníkmi. Audítor zároveň zistí, ktoré karty boli uchovávané a ako boli vyplnené, ako aj to, či sa venovala pozornosť vkladom, ako boli vydané zamestnancom.
Je potrebné pripomenúť, že pri výpočte miezd, ktoré sú vlastné veľkému počtu spoločností, existuje niekoľko bežných chýb. Audítor bez problémov skontroluje každý podnik za taký, a preto môže vlastník podniku, ktorý sa na audit pripravuje vopred, sám kontrolovať takéto momenty. Ide o tieto vážne nedostatky:
- nedostatok pracovných výkazov;
- chýbajúce štandardné formuláre pre dokumentáciu o primárnych platbách;
- nesprávne daňové posúdenie;
- nesprávny výpočet súm pre rôzne typy platieb;
- nesprávne zaúčtovanie celkových príjmov zamestnancov (často nezahŕňa bonusy, dary atď.).
Aby som to zhrnul
Vykonávanie auditu zamestnancov a osád so zamestnancami nám umožňuje sformulovať niekoľko návrhov na zlepšenie efektívnosti pracovného procesu. V rámci zamestnancov je to vyjadrené v odporúčaní reorganizovať podnik, zaviesť nové systémy motivácie alebo uplatniť iné metodiky.
Pokiaľ ide o výpočty miezd, najbežnejším odporúčaním je zavedenie automatizovaného mzdového systému obsahujúceho štandardné formy dokladov. To zjednodušuje proces a robí ho rýchlejším, čím sa eliminuje pravdepodobnosť chyby vyvolanej ľudským faktorom.