V akejkoľvek organizácii je dokumentácia uložená na určitý čas, po ktorom musí byť odovzdaná do mestského alebo štátneho archívu. Proces prenosu úradných dokladov na uskladnenie má určité vlastnosti, ktoré sa môžu líšiť v rôznych častiach krajiny.
Papierovanie je oblasťou práce, ktorá je zodpovedná za proces dokumentácie, ako aj za vykonávanie úradných listín.
Archívna administratívna práca je osobitnou činnosťou štátnych štruktúr, organizácií a občanov v oblasti účtovníctva, skladovania a používania archívnych dokumentov.
Druhy dokumentov
Archivácia a papierovanie obsahuje mnoho pojmov na označovanie rôznych druhov dokumentov. Dokumenty sú:
- Pokuta (obsahuje údaje vo forme obrázka akéhokoľvek druhu).
- Fotografický dokument (vytvorený pomocou fotografie alebo ikonografie. Tento dokument obvykle obsahuje obrázky rôznych umeleckých predmetov).
- Grafické (používajú čiary, klavíry a ťahy).
- Fonografický dokument (nosič so zvukovými údajmi, ktorý je nainštalovaný akýmkoľvek systémom nahrávania zvuku).
- Audiovizuálne (obsahuje obrázky a zvuky).
- Filmový dokument (častejšie sa jedná o audiovizuálny alebo obrazový dokument; na jeho zostavenie sa používa metóda kinematografie).
- Písomný dokument (jedná sa o údaje, ktoré možno identifikovať pomocou akéhokoľvek typu listu).
- Text (obsahuje všetky hlasové údaje využívajúce zvukový záznam).
- Strojový text (nahrávanie sa podieľa na vývoji jedným z možných spôsobov, vďaka ktorým sa informácie spracúvajú pomocou elektronického počítača).
- Belova (konečná podoba dokumentu skopírovaná rukou alebo pomocou technických prostriedkov bez opráv a chýb).
- Ručne písané (znaky v takomto dokumente sa používajú iba ručne).
- Videogram (obrázok zobrazujúci informácie na obrazovke).
- Písomný stroj: znamená znaky listu, ktoré sa používajú akýmkoľvek technickým spôsobom.
- Návrh dokumentu - odráža činnosť autora so všetkými blotmi a opravami.
štandardy
V súlade s ruským právnym poriadkom je postup prenosu úradných listín do archívu upravený GOST R 7.0.8-2013. 12 mesiacov po ukončení papierovania sa dokumenty povinne prenášajú do archívu v súlade so všetkými pravidlami a požiadavkami. Prípravu na prevod môžu vykonať samotní pracovníci výroby alebo spoločnosť tretej strany.
Archív a papierovanie GOST 2013 obsahuje definície základných, najbežnejších pojmov, ktoré sa v tejto oblasti používajú. V dokumente môžete vidieť najbežnejšie výrazy - formulár alebo inventár, ako aj vysoko špecializované výrazy, napríklad panel obmedzení prístupu.
Okrem toho GOST pre správu a archiváciu kancelárií obsahuje definíciu (výklad) pojmov, ktoré sa týkajú oblasti organizácie práce s dokumentmi, dokumentáciou a inými kancelárskymi procesmi.
Stupne prípravy
Postupná príprava materiálov na prenos do archívu:
- uistite sa, že papierovanie spĺňa všetky požiadavky stanovené v tomto archíve;
- vykonávať dokumentáciu k brožúre;
- očíslovať všetky listy;
- vyvinúť Case Certifier;
- uveďte podrobnosti o obale;
- vytvoriť interný spis;
- vytvoriť inventár.
Ak sa dá očakávať prenos dokumentov, ktoré sa majú uchovávať menej ako 10 rokov, potom sú prípustné absencie brožúry, systematizácia, číslovanie a certifikačné prvky.V prvom rade je potrebné sa zamerať na požiadavky konkrétneho archívu, pretože normy rôznych inštitúcií môžu obsahovať jedno alebo všetky vyššie uvedené problémy.
Zákon o archívnych veciach a uchovávaní záznamov uvádza hlavné pojmy a ich definície v tejto oblasti. Nižšie uvádzame niektoré z nich.
Vedenie záznamov a archivácia: Podmienky a definície
- Dokumentácia - stanovenie informácií v akejkoľvek forme v súlade s danými pravidlami.
- Unified Documentation System (DCL) - systém obsahujúci informácie, ktoré sú potrebné pre riadenie v konkrétnej oblasti práce.
- Pravidlá dokumentácie - zoznam pravidiel a predpisov týkajúcich sa procesu práce s dokumentmi.
- Unified Document Form (UFD) - veľa detailov, ktoré sú nastavené v špecifickom poradí na rôznych nosičoch údajov na vyriešenie problémov v oblasti činnosti.
- Dokumentačný systém - veľa dokumentov, ktoré sú jednotného typu, typu a účelu, ako aj požiadaviek na ich prípravu.
- Názov dokumentu - špecifický názov dokumentu v liste.
- Organizačný a administratívny dokument - má riešenie rôznych organizačných a administratívnych úloh, otázok riadenia, regulácie práce výrobných oddelení, organizácií, ako aj štátnych štruktúr a orgánov.
- Rekvizity - akýkoľvek z požadovaných prvkov úradného dokumentu. Rekvizity sa najčastejšie skladajú z variabilných a konštantných častí.
- Forma - vzorka papiera. Označuje rozsah použitia, otázky týkajúce sa konštrukcie a hlavné podrobnosti.
- Formulár je súbor detailov, ktoré pomáhajú identifikovať autora úradného dokumentu.
- Normalizovaný výkaz je zoznam schválených UVD.
- Registrácia - zadanie do dokumentu všetkých potrebných prvkov, ktoré sú stanovené požiadavkami kancelárskej práce.
- Servisné pole jednotnej formy - UVD zóna je pevné v technických zložkách úložiska a používa sa na aplikáciu špecializovaných snímok.
Toto sú základné pojmy a definície existujúceho štátneho štandardu pre archiváciu a administratívu.
Typy detailov
Samostatne sa oplatí venovať podrobnostiam, ktoré sa používajú pri príprave úradných dokumentov:
- Podpis - písomný podpis oprávnenej osoby.
- Schvaľovacia pečiatka - vyjadruje kladné hodnotenie organizácie alebo osoby, ktorá nie je autorom úradných listín.
- Dátum - označuje deň, v ktorom bol papier vypracovaný, ako aj dátum jeho prijatia, schválenia alebo uverejnenia.
- Obmedzovacia známka - značka, ktorá označuje, že informácie sú dostupné určitému obmedzenému počtu ľudí.
- Názov - sumarizuje podstatu dokumentu.
- Pečiatka schválenia - hovorí o normatívnosti a zákonnosti informácií obsiahnutých v dokumente.
- Visa - vyjadruje súhlas alebo nesúhlas oprávnenej osoby s informáciami uvedenými v dokumente.
- Text - údaje zaznamenané akýmkoľvek typom systému na zaznamenávanie písmen alebo zvukov. Zahŕňa hlavnú časť rečových informácií v dokumente.
Návod na použitie
Pravidlá, zoznamy, pokyny pre archívnu administratívnu prácu a ďalšie regulačné dokumenty pomáhajú implementovať základný zákon. Existujú základné požiadavky na prevádzku archívnych štruktúr, ktoré boli vytvorené v roku 2002.
Je potrebné poznamenať, že tieto pravidlá neboli zaregistrované na ministerstve spravodlivosti Ruskej federácie. V tomto ohľade stále platia „Základné pravidlá archívov departementov“ z roku 1986.
Existencia týchto požiadaviek v oblasti papierovania a archivácie je spôsobená potrebou konzistentnosti v účtovníctve, používaní, vyplňovaní a uchovávaní dokumentov v archívoch, pri organizácii všetkých týchto procesov. Hlavným cieľom požiadaviek je nomenklatúra.
Algoritmus akcií je teda nasledujúci:
- organizovať preskúmanie hodnoty cenných papierov;
- pripraviť dokumenty na odoslanie do archívu;
- založiť firmu;
- vypracovať postup prideľovania dokumentov na zničenie;
- pošlite prípad do archívu.
Je potrebné poznamenať, že tieto požiadavky sa nevzťahujú na dokumentáciu, ktorej práca nie je upravená zákonom Ruskej federácie z 21. júla 1993 „o štátnom tajomstve“.
organizácie
Archívne uchovávanie dokumentov a papierovanie pomáha jasne kontrolovať prácu s dokumentmi a zároveň zaisťuje ich bezpečnosť a prístupnosť. Existujú určité typy dokumentov, ktoré majú špecifický pojem a dokonca aj spôsob ukladania.
Pri organizácii archívnych kancelárskych prác odovzdávajú štátne útvary a orgány úradné dokumenty archívnym fondom Ruskej federácie (AF RF). Obchodné štruktúry majú zase širší výber metód na ukladanie dokumentácie.
Každá skupina úradných listín má svoj vlastný špecifický čas uchovávania, ktorý je regulovaný v súlade s regulačným rámcom Ruskej federácie. Vytvorí sa aj súpis, v ktorom sa zaznamená dátum zaistenia dokumentov v archíve s dátumom exspirácie a odkazom na príslušné ustanovenie zákona.
Požiadavky na miesto uloženia dokumentov 1
Vo vnútri spoločnosti je archívne ukladanie dokumentov organizované v špecializovaných budovách alebo v samostatných izolovaných izbách. Zároveň je prísne zakázané nadmerné vykurovanie a vysoká vlhkosť v miestnosti. Toto sú najdôležitejšie kritériá na ukladanie archívnych dokumentov. Rôzni dátové nosiče zároveň potrebujú svoj vlastný režim. Ide o:
- Papiere: 18 až 20 ° C, vlhkosť vzduchu - 52 až 57%.
- Fólie: čiernobiele - 16 ° С, farba - 3-6 ° С. Vlhkosť je 41–44%.
- Magnetické pásky a disky: 16-19 ° С, vlhkosť vzduchu - 52-64%.
Nie je možné zariadiť dokumenty v blízkosti skladov s potravinami a chemikáliami, ako aj v miestach rýchleho občerstvenia, v jedálňach. Okrem toho by mala existovať osobitná miestnosť na prijímanie dokumentov, v ktorej sa uskutoční aklimatizácia dokumentácie. Tieto miestnosti sa niekedy používajú na krátkodobé uloženie rôznych úložných médií.
Miestnosť by mala obsahovať potrebné police, regály a archívne zložky, špeciálne boxy. Obzvlášť potrebné a ekonomicky cenné dokumenty sa ukladajú do kovových skriniek s bezpečnostnými zámkami. Okrem základných požiadaviek existujú aj ďalšie, nemenej dôležité podmienky:
- Bezpečnosť. Archívne miestnosti musia byť odolné proti ohňu, chránené pred povodňami, musí existovať núdzový východ. Vzdialenosť dokumentov od zdroja tepla (vrátane okien) je najmenej 0,6 m. Je prísne zakázané umiestňovať blízko nich papier.
- Používajte len potrubia izolované ochranným zariadením.
- Podomietkové zásuvky a elektrické vedenie.
- Prísny zákaz prevádzky všetkých vykurovacích zariadení. Potraviny a iné položky, ktoré nesúvisia so skladovaním dokumentácie, nie sú tiež povolené.
- V prítomnosti musia byť mobilné alebo stacionárne kovové stojany. Papiere na nich sú najlepšie umiestnené v škatuliach alebo zväzkoch. Súčasne bude vzdialenosť v hlavnej uličke najmenej 1,3 m a medzi stojanmi - 0,7 m. Vzdialenosť od dolnej zásuvky - najmenej 0,1 ma od stojana k stene - nie viac ako 0,5 m.
Požiadavka na povinné skladovanie: umiestnenie skriniek je kolmé na steny, okná a batérie.
V budove archívnych papierov je umelé a prirodzené svetlo prijateľné. Zároveň je dôležité zabrániť vstupu priameho slnečného žiarenia do dokumentácie. Ak sa používajú žiarovky, musí byť na každej z nich nainštalovaný ochranný kryt. Fluorescenčné zariadenia by sa mali vyberať s malým UV spektrom.
Čas skladovania
Na archiváciu úradných dokumentov sa používa osobitná metóda systematizácie dokumentácie vo výrobe. Pomáha dodržiavať platné zákony a predpisy. Účelom tohto je eliminovať stratu dôležitých informácií.
Po uplynutí stanoveného času na uloženie cenných papierov v archíve zodpovedná osoba zničí úradné doklady a potom vydá likvidačný akt.
Okrem toho existujú dokumenty s neobmedzeným časom skladovania. Vykonáva sa pre nich postup financovania. Toto je rozdelenie dokumentov v archívnych kancelárskych prácach pre rôzne fondy a zbierky.
Regulačné dokumenty
Legislatíva v oblasti archívnej administratívnej práce obsahuje mnoho metodických odporúčaní a regulačných právnych aktov. Je to zložitý, ale logicky správny regulačný mechanizmus.
Hlavným pilierom pri regulácii vzťahov je zákon z 22. októbra 2004 č. 125-ФЗ „Archívne záležitosti v Ruskej federácii“. Na jeho základe boli na úrovni zakladajúcich subjektov Ruskej federácie prijaté zákony o pravidlách práce s dokumentáciou, zoznamoch dokladov s lehotami uchovávania. Zahŕňa aj ďalšie regulačné dokumenty týkajúce sa správy archívnych záznamov dohodnuté s archívnymi jednotkami.
Tieto zákony a nariadenia pomáhajú implementovať právne predpisy. Povinné pre všetky organizácie a inštitúcie všetkých foriem vlastníctva.
GOST o archivácii a papierovaní sa vzťahuje na dokumentáciu štátneho, obecného a súkromného vlastníctva. Identifikoval hlavné typy dokumentácie, ktorá sa prenáša do štátneho skladu a je zahrnutá v Archívnom fonde Ruskej federácie. Zahrnutie dokumentov v súkromnom vlastníctve sa uskutočňuje v súlade so zákonom.
Čas na prenos úradných listín do mestských a štátnych archívov je tiež presne vymedzený. Týka sa to obecných a štátnych, ako aj neštátnych podnikov, ktoré uzavreli dohodu o trvalom skladovaní.
Štátne a obecné archívy vytvárajú zoznamy organizácií a prenášajú ich doklady (výberové zoznamy) na uloženie a ďalší prevod do Archívneho fondu Ruskej federácie. Zaradenie neštátnych podnikov do týchto zoznamov je na ich žiadosť av súlade s existujúcou dohodou. Archív môže okrem toho viesť zoznamy zamestnancov pre organizácie, s ktorými sa spolupráca iba plánuje.
Čo sa stane s archívnymi dokumentmi, keď sa organizácia vypne?
Po likvidácii, reorganizácii alebo bankrote podniku sa všetka archívna dokumentácia prevedie na nástupcov, ktorí majú na to zákonné právo, do zriaďovateľa, štátneho alebo obecného archívu.
Privatizácia obecných alebo štátnych organizácií vám umožňuje ponechať v archíve všetky dokumenty, ktoré boli vydané v dôsledku ich činnosti (napríklad príkazy na zamestnancov).
Prístup k objednávkam a obmedzeniam
Sú tiež upravené zákonom. Obmedzenia majú vplyv na obrat v prístupe k dokumentácii obsahujúcej štátne (alebo štátne) tajomstvá alebo informácie o osobných alebo rodinných tajomstvách (v tomto prípade bude doba uchovávania 75 rokov od času, keď bol dokument zostavený).
Je potrebné poznamenať, že archívy musia právnickým osobám a fyzickým osobám bezplatne poskytovať právne doklady (kópie alebo osvedčenia o archívnych dokumentoch) v lehotách stanovených zákonom. Takéto doklady sa vyžadujú pre sociálnu ochranu, dôchodky, dávky a náhrady.
Archívne dokumenty zaistené ako dôkaz (v súlade so zákonmi Ruskej federácie) sa musia vrátiť.
Nedodržanie pravidiel, porušenie právnych predpisov Ruskej federácie v oblasti archívov má za následok administratívnu, trestnú a právnu zodpovednosť.