Návrh archívneho inventára v našej krajine v posledných rokoch je obzvlášť dôležitý kvôli neustále sa vyskytujúcim zmenám, reformám, reštrukturalizáciám a zmenám ovplyvňujúcim ekonomický sektor. Informácie uložené v archívoch sa považujú za dôležité a cenné. To vám umožní pochopiť, prečo sa situácia vyvinula špecifickým spôsobom, ako aj pochopiť, aké sú vyhliadky do budúcnosti. Archívy sú neoceniteľným zdrojom informácií, ale až potom sú skutočne užitočné, keď ich môžete navigovať. Na tento účel bol zavedený systém organizácie archívov.
Relevantnosť problému
Archívy našej krajiny sú zamerané na zhromažďovanie spoľahlivých informácií. Hlavnou funkciou archívneho inventára je zjednodušiť vyhľadávanie potrebných informácií v najväčších úložiskách informácií. Na tento účel sa poskytuje referenčný systém, metodický základ, ktorý sa uplatňuje na všetky archívne inštitúcie štátu. V skutočnosti hovoríme o vedeckom a referenčnom aparáte, vďaka ktorému funguje archív na vnútroštátnej úrovni. Účinnosť tohto zariadenia závisí od toho, ako efektívne a starostlivo sa vytvárajú adresáre, tj.
Súčasná realita podnikania je taká, že archívny zoznam prípadov je kľúčovým referenčným sprievodcom, ktorý pomáha pri navigácii medzi morom informácií. Inventár je dokument, ktorý obsahuje zoznam uložených súborov a súčasne sa používa na zaznamenávanie dokumentácie. Zaťaženie informáciami sa odhaduje ako veľké, inventár slúži ako základ pre zostavenie ukazovateľov a príručiek. V mnohých ohľadoch, aký dobrý je zoznam, určuje, ako ľahko a rýchlo sa nájdu potrebné informácie. Hovoria o dvoch hlavných funkciách takejto dokumentácie: informácie a účtovníctvo.
O terminológii
Archívny spis prípadov je hlavným adresárom, ktorý štruktúruje prácu archívnej organizácie. Inventár je účtovným záznamom, zároveň je to vedecký a referenčný objekt, ktorý poskytuje príležitosť na rýchle nájdenie požadovaného. Inventár - posledný krok papierovania s dokumentáciou, ktorá musí byť uložená v štátnom archíve alebo usporiadaná s niektorým oddelením. Aby bol archív plne vybavený, je potrebné vytvárať súpisy všetkých záležitostí určených na nepretržité alebo viac ako desaťročné ukladanie. Je potrebné vytvoriť adresáre popisujúce, ktorá osobná dokumentácia týkajúca sa štátu bola odborníkmi vyhodnotená a uznaná ako hodnotná, preto sa musí uchovávať.
V moderných kancelárskych prácach, keď hovoríme o archívnych súpisoch a ich účele, poznamenávajú, že dokumentácia patrí do referenčnej kategórie. Tvorí sa s cieľom opísať zloženie a obsah uložených jednotiek a konsolidovať systém a systém účtovníctva prijatý v konkrétnom fonde. Objekty, ktoré sa zvažujú v súpise, sú jednotky. Každý inventár je jedna úroveň. V jednotke by malo byť dostatok informácií, aby ste v jednotke našli potrebné údaje bez toho, aby ste na ňu trávili veľa času.
Ktoré a kde
Podľa metodických odporúčaní by sa zostavovanie archívnych zoznamov malo individualizovať pre prípady, ktoré sa majú trvalo uchovávať dlhšie ako desať rokov a ktoré sa týkajú osobných informácií o personáli. Oddelene je potrebné zostaviť súpis prípadov charakteristických pre jednu právnickú osobu. Môže ísť napríklad o úradné vyšetrovacie, súdne alebo vedecké správy - všetko záleží na povahe inštitúcie.Inventár sa spravidla tvorí v tej istej inštitúcii, kde sa dokumenty, ktoré sa majú uložiť, zhromaždili a preniesli s nimi do archívu. Štátne archívne organizácie majú špecializovaný vedecký aparát. Ak prijatý popis nespĺňa jeho normy, inventarizácia sa zostaví znovu, pričom sa zohľadnia miestne požiadavky.
Zostavenie archívneho inventára vám umožňuje odhaliť zloženie dokumentácie, opísať jej obsah, zjednodušiť účtovanie celkového počtu uložených súborov a pomôcť stabilizovať vnútornú systematizáciu riadenia dokumentárneho obehu. Každý prípad je opísaný na špeciálnej karte. Musí byť uvedený názov, z ktorého je zrejmé, aký druh dokumentov je uložený vo vnútri a obsah takejto jednotky. Správne vyplnený kompletný inventár jasne popisuje obsah celého dokumentačného fondu.
Funkčnosť a kompilácia: množstvo odtieňov
Zostavenie archívneho inventára vám umožňuje určiť, koľko jednotiek je vo fonde. Týmto sa realizuje bezpečnosť dokumentácie a kontrola nastavenia objemu. Pretože prípadom sú priradené poradové čísla, môžete rýchlo nájsť užitočné informácie. Inventár zároveň pomáha vytvoriť a nastaviť racionálne usporiadanie dokumentácie zodpovedajúcej jasnej logike. Klasifikácia dokumentácie v rámci archívu je zoskupenie založené na niektorých vedeckých výpočtoch. V tomto prípade sa berú do úvahy štrukturálne črty, ktoré boli historicky akceptované v konkrétnej inštitúcii, ako aj špecifiká práce fondu.
Klasifikácia, ktorá je neoddeliteľným prvkom v archívnom súpise, zahŕňa najprv vypracovanie systému na rozdelenie všetkých prípadov do skupín a následné priame rozdelenie. Po klasifikácii všetkých kariet môžete pre ne vytvoriť inventár. Niekedy sa robí súpis, ktorý odráža všetky záležitosti nadácie. Zvyčajne je to potrebné, ak podnik už neexistuje. Ak časť právnickej osoby zanikne, vytvorí sa súpis všetkých prípadov za všetky roky existencie tejto jednotky.
Zásoby: na čo slúžia?
Na federálnej úrovni existuje dokumentácia vysvetľujúca, o aké záležitosti sa archivujú archívne zoznamy - ide o legislatívu. V podniku môžu byť tiež prijaté miestne akty upravujúce túto otázku. Zásoby sa spravidla vyrábajú za rok, ale je možné ich zostaviť aj na iné časové obdobie. Takto klasifikujú záležitosti, ktoré sa objavili v spoločnosti počas tohto obdobia. Zásoby môžu mať rôzne funkcie, môžu byť tematické alebo subjektívne. Môžete zanechať súpis všetkých záležitostí fondu, môžete si vytvoriť samostatný nezávislý dokument pre rôzne časti tohto fondu.
V skutočnosti je archívnym súpisom zoznam uložených súborov, konečný výsledok, certifikačný list, adresár. Opis označuje, ktoré jednotky sú uložené v súbore. Použite na to čísla, indexy, nadpisy, termíny, počet hárkov a poznámok. Inventár je spravidla zostavený do tabuľky a každý uvedený parameter má svoj vlastný stĺpec. Primárnou dokumentáciou pre osobu zodpovednú za zostavenie súpisu je nomenklatúra prijatá v kancelárskych prácach podniku. Predtým, ako začnete pracovať v archívoch, mali by ste skontrolovať, či sa názvy dokumentov zhodujú s názvom prípadu, ako sú správne naformátované, či je dokumentácia vo vnútri správna. Aby sa inventár považoval za správne zostavený, všetky skladovacie jednotky sa musia očíslovať, pričom sa zohľadnia vnútorné pravidlá systematizácie. Jednotný systém noriem sa uplatňuje tak na záležitosti, ako aj na predmety v nich obsiahnuté. Ak chcete správne vyplniť popisný článok, musíte všetky položky presunúť s maximálnou presnosťou. Pri zavádzaní prvkov, ktorých nadpisy sa zhodujú, musíte napísať „Rovnaké“. Ak sa záhlavia líšia, informácie sa prenášajú úplne.
Základné pravidlá
Zoznam archívnych dokumentov môže pozostávať z niekoľkých listov.Na každej novej položke by mali byť všetky nadpisy uvedené v úplnom znení presne zodpovedajúcom pôvodnej dokumentácii, aj keď predchádzajúci list mal rovnaké názvy. V poznámkach je potrebné opísať fyzický stav dokumentácie a v prípade, že sa prípad nevykonal, uviesť značku. Ak jeden prípad obsahuje dokumentáciu niekoľko rokov, je potrebné ju usporiadať so zameraním na dátum začatia údržby. Pri číslovaní sa nesmie prekročiť hodnota „9999“. Päťciferné čísla sa na to nevzťahujú. Pokiaľ je to možné, všetko by sa malo systematizovať a opísať, pričom by sa mala zohľadniť chronológia. Druhým triediacim pravidlom je vnútorná štruktúra podniku.
Pri zostavovaní súpisu archívnych dokumentov je posledným krokom pri jeho tvorbe jedinečné číslo. Na ich určenie sa vedie register zásob. Ak organizácia prijíma súpisy od štrukturálnej jednotky a používa ich pri svojej práci, aby sa vygeneroval popis celého archívu podniku, je potrebné, aby oddelenie všetky dokumenty previedlo dvojmo. Inventár za tento rok sa vyhotovuje v štyroch kópiách, pre záležitosti personálu sú potrebné tri rovnaké súpisy. V prípadoch určených na skladovanie dlhšie ako dve desaťročia by sa mal vykonať inventár v dvoch kópiách. Pri zostavovaní súpisu dokumentácie týkajúcej sa personálu musíte najskôr spočítať všetky objednávky, potom zoznamy, karty. Až potom sa triedia osobné súbory, potom účty a výplatné listy. Ďalej v poradí sú pracovné knihy, záverečnou časťou sú akty vypracované v rámci priemyselných havárií. Ak chcete systematizovať osobné záležitosti, uchýlite sa k abecednému usporiadaniu. V súpise je potrebné robiť prípady so zameraním na rok, v ktorom bola osoba prepustená.
Štruktúra a obsah: jemnosť dizajnu
Za tvorbu rôznych typov archívnych súpisov sú zodpovedné za rôzne štruktúry podniku. Takýto štrukturálny dokument by sa mal na jeden rok skladať z oddelení a zodpovednosť za vytvorenie konsolidovaného súpisu má archív útvarov. Takýto dokument bude podkladom pre prácu odborníkov štátneho archívu prijímajúcich dokumenty od podniku. Súhrnný inventár používajú na vytvorenie svojej internej archívnej dokumentácie takým spôsobom, že osobné súbory a dokumenty určené na trvalé uloženie sa nachádzajú v rôznych priečinkoch archívu.
Akákoľvek forma archívneho inventára začína titulnou stránkou. Za nadpisom nasleduje obsah, potom predslov, po ktorom sa inventár začína priamo. Nezabudnite uviesť všetky skratky použité v dokumente, dešifrovať ich, umiestniť ukazovatele a tabuľky prekladu farieb. Nevyhnutným prvkom súpisu je bibliografia. Potom nasleduje slovník pojmov a certifikačný list dokument uzavrie. V názve musí byť uvedený celý názov archívu a spoločnosť, ktorá tieto dokumenty vytvorila, názov fondu a registračné značky, názvy súpisov a dátumy.
O čom píšu?
Účelom obsahu archívneho inventára je uviesť, ktoré sekcie sú vo vnútri, na ktorých stránkach začínajú. Predslov zhromažďuje informácie o podniku, ktorý tvoril dokumentačný fond, o samotnom fonde. Tu píšu anotáciu, popíšu aký druh dokumentácie je uložený vo vnútri. Predslov je tiež zoznam referenčných prístrojov.
Hlavným textom je popis. Pre každú jednotku uveďte sériové číslo, názov a pravosť. Ak predtým spoločnosť použila inventárne čísla, musia sa zaznamenať v hlavnej časti inventára. Uvádza tiež, ktoré účtovné jednotky sú, koľko listov je v konkrétnej jednotke, v akom jazyku je zložená a v ktorej verzii je reprodukovaná. V súpise môžu naznačovať niektoré vizuálne vlastnosti uloženého prípadu. Ak je určený na ukladanie obzvlášť dôležitej a hodnotnej dokumentácie, opis môže dať takýmto objektom anotácie.
Zoznam skratiek použitých v archívnom súpise je potrebný, ak sa pri práci použili nejaké konkrétne skratky použité v konkrétnom podniku. Prostredníctvom ukazovateľov odrážajú koncepty predmetu. Ukazovatele sú niekedy spojené s geografiou, menami, dátumami. Komentované sú povolené. Ak sa v práci použili špeciálne výrazy, tieto sa musia dešifrovať v slovníku sprevádzajúcom súpis. Certifikačný list slúži na označenie všetkých informácií o dokumente. Hovorí, koľko hárkov je očíslovaných vo vnútri, koľko jednotiek je uložených, či sa zloženie počas ukladania zmenilo. Zostavovateľ inventára je povinný podpísať certifikačný list. Ak sú potrebné zmeny, tieto sú zaznamenané na certifikačnom liste pôvodcom alebo inou osobou zodpovednou za postup.
Podrobné a presné
Ako môžete vyvodiť zo vzoriek archívnych záznamov prípadov, hotový objekt by mal byť navrhnutý v súlade s normami kancelárskej práce. Je potrebné vytvoriť helpdesk, vďaka čomu bude získavanie údajov rýchlejšie a efektívnejšie. Prostredníctvom takéhoto zariadenia môžete rýchlo získať ďalšie údaje o dokumentačnom fonde. Referenčné zariadenie sprevádzajúce súpis by malo obsahovať titulnú stránku a obsah dokumentu, predslov, zoznam použitých skratiek a skratiek, ako aj indexy. V niektorých prípadoch môžu existovať ďalšie prvky - tabuľky, slovníky.
V názve musí byť uvedený názov archívu, v ktorom je dokumentácia uložená, aký je názov fondu vrátane skratky, ako aj jeho číslo. Uveďte číslo zoznamu a jeho názov. Obsah by mal obsahovať úplný zoznam všetkých častí a referenčných prístrojov vrátane predslovu, zoznamu použitých skratiek a názvov častí. Pri zostavovaní inventára je ku každému názvu priradené číslo stránky. Oprávnene sa usudzuje, že pre vyšetrovacích pracovníkov je jednou z najdôležitejších častí predslov, ktorý opisuje históriu inštitúcie, ktorá fond vytvorila. Píšu historické prostredie, podmienky, v ktorých bola spoločnosť aktívna, dátum jej vzniku a hierarchickú štruktúru podriadenosti. Predslov naznačuje, ako bola organizovaná administratíva, aká veľká bola inštitúcia a aké funkcie vykonávala, prečo bola reorganizovaná alebo likvidovaná a kedy k nej došlo.
O skratkách
Takýto zoznam sa zostavuje s ohľadom na abecedu. Mal by obsahovať všetky skratky použité pri zostavovaní súpisu. Dokument musí obsahovať celé meno každého slova, ktoré bolo aspoň raz zredukované. Skratky sa zvyčajne používajú na šetrenie miesta, menia sa iba často používané slová. Okrem toho technická podpora dešifruje všetky skratky. Správne zostavenie tohto prvku pomáha vytvoriť jednotný súpis, z ktorého každá položka je čo najosvedčujúcejšia a jasne poskytuje informácie potrebné pre čitateľa.
V písomnej reči sú všeobecne akceptované a aktívne používané skratky - symboly, ktoré kódujú dĺžku a hmotnosť, iné merné jednotky, ako aj skratky „t. d. “,„ t. e. “a podobné. Nemusia byť maľované. Nie je potrebné dekódovať tie skratky, ktoré sú skutočne používanými slovami. Napríklad „odborový výbor“ sa týka práve tejto kategórie skratiek, ktoré sa bežne používajú v hovorovej reči.
Ako to všetko začalo
Z histórie ľudstva je známe, že archívny inventár je možno najstarším typom referenčnej príručky zavedenej pre archívy. Oficiálne sa potvrdilo používanie súpisov v trinástom storočí, ktoré sa vtedy používalo na zohľadnenie dôležitých dokumentov a zaistenie bezpečnosti. Vďaka súpisom bolo ľahšie vyhľadávať dokumenty, takže bolo možné uchýliť sa k nim ako k zdrojom cenných informácií.V období 13 - 15 storočí boli zásoby krátke, zostavené bez osobitnej systematizácie, iba stručne opísané knihy, rukopisy. V skutočnosti išlo o neformálne zoznamy.
V šestnástom storočí sa prístup k inventáru stal zodpovednejším. Zoznamy obsahovali zoznam rôznych možností dokumentácie. Objavili sa súpisy, v ktorých boli objekty zoskupené podľa určitého atribútu, ale zároveň sa stále používali, v ktorých sa informácie zaznamenávali bez systematiky. V sedemnástom storočí pokračoval pokrok v tvorbe zásob, začali sa vytvárať podrobní sprievodcovia, ktorých formát sa odlišoval. Boli veľmi užitoční a dokonca aj moderní vedci, ktorí používajú tieto zoznamy, získajú od nich niekoľko dôležitých informácií o predtým vedených prípadoch a potom vypracujú dokumenty. V sedemnástom storočí zásoby konečne upevňujú systematický opisný charakter.