Na čo slúži popis práce? Tento dôležitý dokument obmedzuje funkčné povinnosti zamestnanca, zabezpečuje jeho úradnú autoritu, stanovuje povinné požiadavky na uchádzača o voľné miesto, predstavuje občana jeho neodňateľným (na pracovisku) práva, plnú zodpovednosť za konanie / nečinnosť, rozhodnutia. Dnes vám predstavíme popis práce administratívneho riaditeľa. Konkrétne s hlavnými ustanoveniami tohto dokumentu, jeho štandardnou štruktúrou a obsahom. Náš príbeh začíname všeobecným oboznámením sa s týmto miestom.
O pozícii
Administratívny riaditeľ je jednotka na plný úväzok, ktorá je charakteristická pre veľké korporácie s rozsiahlym systémom riadenia. Čo robí špecialista? Najčastejšie je to zástupca riaditeľa pre administratívnu prácu. V rámci svojej pôsobnosti však často patria:
- office;
- IT oddelenie;
- sekretariát;
- archívy a tak ďalej.
Rozsah pôsobnosti úradníka
Správne riaditeľstvo sa zaoberá predovšetkým organizačnými otázkami. V niektorých prípadoch rozsah jeho právomoci a povinností zahŕňa:
- Bezpečnosť v organizácii.
- Firemná etika.
- Otázky pracovnej disciplíny v spoločnosti alebo podniku.
Administratívny riaditeľ - dostatočne vysoký manažér. Úradné povinnosti tohto zamestnanca znamenajú, že je oprávnený vykonávať všeobecnú správu práce svojich podriadených jednotiek. A to znamená, že ich zamestnanci sú priamo podriadení tomuto úradníkovi. Z toho priamo vyplýva, že na riadiacich pracovníkov spoločnosti sa kladú pomerne prísne kvalifikačné požiadavky.
Legislatívna regulácia
Pri vypracúvaní popisov pracovných miest sa odborníci personálnych služieb organizácie spravidla riadia CEN (Jednotná referenčná príručka kvalifikácie pre manažérov, špecialistov a ostatných zamestnancov). Zákon bol schválený uznesením Ministerstva práce č. 37 v roku 1998.
V TSA však neexistuje žiadny administratívny riaditeľ (opis práce zamestnanca). Z toho vyplýva, že pri príprave dokumentu pre tohto zamestnanca sa špecialista na ľudské zdroje môže spoľahnúť na konanie pre podobné pracovné miesta:
- Vedúci obchodnej jednotky;
- vedúci kancelárie;
- hlavný (senior) administrátor;
- Vedúci oddelenia archívov a pod.
Popis úlohy
Nie je tu presne definovaný vzorec. Opis práce zástupcu riaditeľa pre administratívnu prácu však musí nevyhnutne obsahovať tieto oddiely:
- Všeobecné ustanovenia
- Hlavné ciele činnosti.
- Funkčné povinnosti odborníka.
- Práva úradníka.
- Zodpovednosť zamestnanca.
Na základe tohto dokumentu vyzývame čitateľa, aby sa oboznámil s aspektmi činnosti administratívneho riaditeľa.
Všeobecné ustanovenia opisu práce
Začíname analyzovať štruktúru tejto časti dokumentu:
- Úplný názov pozície. V našom prípade je všetko jednoduché: „administratívny riaditeľ“.
- Opis polohy, požiadavky na podriadenie. V našom prípade je špecialista podriadený generálnemu riaditeľovi. Na druhej strane môže mať menšie jednotky a ich vodcov.
- Podmienky prijatia žiadateľa na voľné miesto, ako aj podmienky jeho prepustenia, ktoré nie sú v rozpore so súčasnou ruskou pracovnou legislatívou. V našom prípade k prijatiu a prepusteniu dôjde na príkaz generálneho riaditeľa organizácie.
- Označenie zamestnanca, ktorý bude dočasne pôsobiť ako riaditeľ administratívnej časti, ak nie je na pracovisku.
Kvalifikačné požiadavky na uchádzača o pracovné miesto
Keďže práca administratívneho riaditeľa nie je priamo uvedená v TSA, je pomerne ťažké samostatne určiť kvalifikačné požiadavky pre zamestnancov. Najčastejšie naznačujú, že je potrebný zamestnanec s vyšším vzdelaním (v špecializácii spojenej s činnosťou zamestnávajúcej spoločnosti v oblasti personálneho manažmentu), ako aj skúsenosti s manažérskymi pozíciami.
Potrebné vedomosti a poradenstvo
V tejto časti popisu práce sa uvádza:
- Zoznam vedomostí, ktoré by mal mať úradník. Ide o ruský zákonník práce, postup podávania správ (vrátane personálnych záznamov) atď.
- Zoznam normatívnych aktov, ktorými by sa mal administratívny riaditeľ riadiť pri svojich úradných činnostiach. Sú to ruské právne predpisy, miestne akty a príkazy zamestnávateľskej organizácie, vnútorné pracovné predpisy atď.
Hlavné funkcie úradníka
V tejto časti je pre riaditeľa správneho odboru dôležité uviesť hlavné úlohy odborníka na pracovisku. Predvolená hodnota je:
- Kontrola nad činnosťami štrukturálnych útvarov organizácie.
- Pracujte s rôznymi ekonomickými a administratívnymi dokumentmi.
- Vyhľadajte kancelárske a výrobné zariadenia spoločnosti.
- Zabezpečenie potrebného kancelárskeho vybavenia, kancelárskeho vybavenia, nábytku atď.
- Výber personálu pre voľné pracovné miesta v podriadených štrukturálnych jednotkách.
- Prijímanie zodpovedných rozhodnutí s cieľom povzbudiť odlišných podriadených zamestnancov a postihovať tých, ktorí porušujú pracovnú disciplínu.
Funkčné povinnosti úradníka: verzia č. 1
Pri vypracúvaní pokynov pre administratívneho riaditeľa (zástupca vedúceho) by mal pracovník v tejto časti stručne, ale podrobne a jasne opísať povinnosti odborníka. Keďže v CEN nie sú žiadne konkrétne odporúčania, ponúkame vám niekoľko verzií obsahu tejto časti.
Prvý bude vyzerať takto:
- Dodržiavanie rozvrhu dovolenky.
- Časové záznamy.
- Kontrola pracovnej disciplíny v spoločnosti.
- Priama komunikácia pokynov vedenia spoločnosti bežným zamestnancom.
- Monitorovanie včasného vykonávania pokynov vedúceho pracovníkmi oddelenia.
- Nadviazanie kontaktov s partnermi, dodávateľmi, vládnymi agentúrami. Vyžadovanie dokumentácie od nich, účasť na diskusiách, riešenie problémov, ktoré si nevyžadujú povinnú prítomnosť vedúcich pracovníkov spoločnosti.
- Organizácia hromadných firemných podujatí pre zamestnancov spoločnosti.
- Kontrola zabezpečenia bezpečnosti majetku zamestnávajúcej organizácie.
- Vykonávanie opatrení, ktoré prispievajú k prevencii a odstraňovaniu oficiálnych konfliktov v spoločnosti.
- Organizácia upratovania kancelárskych, priemyselných priestorov, priľahlého územia.
- Poskytovanie potrebných zamestnancov spoločnosti, kancelárskych, výrobných doplnkov, strojov, zariadení atď.
- Uskutočnenie úvodného brífingu s novoprijatými zamestnancami - o bezpečnostných opatreniach, predpisoch požiarnej bezpečnosti, ochrane práce.
- Posúdenie prínosu pracovníkov k rozvoju spoločnosti, prijímanie zodpovedných rozhodnutí o povýšení zamestnancov.
- Účasť na riešení problémov porušenia pracovnej disciplíny, predloženie návrhov na disciplinárne konanie vyššiemu manažmentu.
Funkčné povinnosti úradníka: verzia č. 2
Teraz si predstavte ďalšiu verziu popisu úlohy. Konkrétne - sekcia zastupujúca povinnosti riaditeľa spoločnosti:
- Všeobecné riadenie administratívnych činností organizácie.
- Organizácia a implementácia dokumentácie pre zamestnávateľskú spoločnosť. Inými slovami, pracovné pracovné kroky.
- Príprava administratívneho rozpočtu. Monitorovanie odpadu, optimalizácia nákladov.
- Správa administratívnych pracovníkov - kancelária, sekretariát, AHO (administratívny úrad).
- Účasť na výbere personálu priamo pre administratívne jednotky.
- Monitorovanie dodržiavania predpisov o ochrane práce, protipožiarnych predpisov, bezpečnostných opatrení.
- Organizácia činnosti interných komunikačných štruktúr - pravidlá interakcie útvarov, informačných systémov, zamestnancov a štruktúrnych jednotiek.
- Nastavenie obchodných procesov a ich následné zlepšovanie.
- Metodická podpora spoločnosti: vývoj servisných štandardov, predpisov, ako aj sledovanie ich implementácie.
- Riadenie obstarávania (vybavenie, spotrebný materiál, kancelárske potreby, kancelársky nábytok atď.).
- Interakcia s organizáciami, partnermi podporujúcimi činnosť zamestnávajúcej spoločnosti, výberové konania.
Funkčné povinnosti úradníka: verzia č. 3
A najnovšia verzia povinností správneho riaditeľa:
- Monitorovanie úplného a včasného vykonania ustanovení dohôd s nimi uzavretých správcovskou spoločnosťou, prenajímateľom kancelárskych priestorov. Najmä zabezpečiť životnosť spoločnosti.
- Plánovanie, vedenie a monitorovanie činností pracovníkov AHO, ako aj zmluvných firiem pracujúcich v prospech zamestnávateľskej spoločnosti (voda, jedlo, čistenie atď.).
- Zabezpečenie hladkého fungovania organizácie.
- Organizácia opráv, obnovy, reštrukturalizácie kancelárskych a priemyselných priestorov (aj so zapojením dodávateľov). Koordinácia týchto akcií s prenajímateľom, správcovskou spoločnosťou atď.
- Organizácia pracovných miest pre nových pracovníkov.
- Poskytovanie nového nábytku, spotrebičov, zariadení, spotrebného materiálu pre spoločnosť.
- Vyhľadávanie a organizácia ponúk.
- Udržiavanie zmlúv s dodávateľmi, dodávateľmi potrebných služieb.
- Platba účtov, financovanie administratívnych projektov.
- Pracovný tok s dodávateľmi, partnermi, prenajímateľom.
- Organizácia prepravy zamestnancov, dodanie dokumentácie.
- Organizácia pracovných miest.
Práva špecialistov
Opis práce je potrebný na to, aby sa odborníkovi zaručil výkon jeho úradných povinností. Štandardné práva správneho riaditeľa sú tieto:
- Schopnosť podniknúť potrebné kroky na odstránenie konfliktných situácií.
- Vydávať (v medziach úradnej právomoci) príkazy záväzné pre podriadených zamestnancov.
- Predkladať návrhy vyššiemu manažmentu na uloženie disciplinárnej sankcie, prijímanie nových zamestnancov, prepustenie pracovníkov z pracovných povinností.
- Uzatvárať dohody s partnermi a zmluvnými stranami o kúpe potrebného vybavenia a materiálu. Vykonávanie príslušných bankových operácií.
- V mene celej zamestnávateľskej spoločnosti viesť rokovania v rámci svojich právomocí.
Na žiadosť zamestnávateľa možno vyššie uvedený zoznam práv úradníka rozšíriť.
Zodpovednosť úradníka
Táto časť popisu práce poskytuje informácie o disciplinárnej, trestnej a administratívnej zodpovednosti riaditeľa AXO. Tu je štandard:
- Disciplinárna zodpovednosť za porušenie vnútorných pracovných predpisov, nedodržiavanie pokynov vyššieho manažmentu, ako aj za povinnosti stanovené v popise práce.
- Za spáchanie trestných činov (nečinnosť), za ktoré je zodpovedná podľa Kódexu správnych deliktov, Trestného zákona Ruskej federácie.
- Za spôsobenie materiálnych škôd zamestnávajúcej spoločnosti a jej zamestnancom. Zodpovednosť spadá pod Občiansky zákonník Ruskej federácie.
Administratívny riaditeľ, rovnako ako každý iný zamestnanec, musí prísne dodržiavať požiadavky svojho popisu práce. Pred začiatkom výkonu pracovných povinností sa musí zamestnanec oboznámiť s obsahom tohto dokumentu a ubezpečiť sa jeho podpisom. Opis práce uvedený vyššie vo všeobecnosti odráža všetky aspekty činnosti zástupcu riaditeľa pre spoločnosť ACh vo veľkej spoločnosti, v podniku.