Čo je to - administratívna činnosť? Prečo je to potrebné? Ako vyzerá tento druh činnosti? Je možné tu stretnúť „úskalia“? Na tieto a niekoľko ďalších otázok sa odpovie v rámci dnešného článku.
Všeobecné informácie
O akejkoľvek spoločnosti môžeme povedať, že existuje niekoľko funkcií, bez ktorých nie je možné sa obísť. To je nezávislé od toho, čo robí štruktúra. Patria sem administratívne práce. Toto je axióma, bez ktorého je úspešná činnosť teraz nemožná. Z tohto dôvodu je potrebné hovoriť o najdôležitejších vykonávaných funkciách, pozíciách, mieste a úlohe v štruktúre spoločnosti. Administratívna činnosť je vo všeobecnosti veľmi typickou záležitosťou. Hoci sa konkrétny obsah líši v závislosti od cieľov, ktorým spoločnosť v súčasnosti čelí, od jej veľkosti a dostupných zdrojov. Mali by ste však začať s definíciou. Administratívne podnikanie je práca spojená s organizáciou práce zamestnancov, oddelení a služieb podniku s cieľom dosiahnuť vysoký výkon organizácie. Zahŕňa všetky úrovne.
klasifikácia
Administratívne a ekonomické podporné činnosti možno rozdeliť na:
- Priebežné poskytovanie činností. Ide o nákup kancelárskych potrieb, spotrebného materiálu, kancelárskeho vybavenia, prístrojov a nábytku v prevádzkyschopnom stave, v prípade potreby opravy a preventívnu údržbu, poskytovanie komunikácií a veľké jednorazové nákupy.
- Tok dokumentov. Tým sa myslí vývoj systému výmeny papiera, údržba archívov, knižníc a databáz.
- Prevádzka budovy, priestorov a územia. Tým myslíme upratovanie, napájanie, inštalatérstvo, drobné opravy v domácnosti, vzhľad, usporiadanie okolia, terénne úpravy.
- Organizačná práca. Zahŕňa udalosti, usporiadanie pracovísk, zasadacie miestnosti, stravovanie zamestnancov, dopravné služby, poistenie zamestnancov a spoločností, premiestnenie.
- Poskytovanie vzťahov s tretími stranami. Príkladom je interakcia s vládnymi agentúrami, prenajímateľmi a dodávateľmi.
- Interný informačný personál. Zahŕňa to organizovanie oznámení o nových dokumentoch, monitorovanie vykonávania objednávok, organizovanie a udržiavanie aktuálnych vývesiek, vydávanie interných podnikových publikácií (letáky, informačné vestníky, noviny), rozposielanie správ, organizovanie interných výstav a múzeí.
Ako vidíte, administratívna a hospodárska činnosť nesedí a bije v zadných dverách.
Nuansy pri plnení úloh
Čitateľ by mal venovať pozornosť skutočnosti, že niektoré z funkcií sú trvalé, zatiaľ čo iné sú prezentované ako jednorazové úlohy. Napriek tomu by sa však malo toto všetko pamätať av prípade potreby prediskutovať so zamestnancami. Koniec koncov, môže to byť také, že bude potrebné vykonať jednorazovú, ale globálnu úlohu, ako je napríklad organizácia pohybu. A v tomto prípade by nemali byť otázky s otázkou „kto to všetko vykoná“. Špecialista na administratívne a ekonomické činnosti by mal dobre pochopiť, že jeho hlavným účelom je zabezpečiť pohodlnú a nepretržitú prevádzku všetkých služieb spoločnosti.Hlavnou úlohou je pomôcť ostatným jednotkám splniť plán výroby, bez ohľadu na to, čo. Vyššie uvedený zoznam funkcií je preto možné zmenšiť a rozšíriť. Všetko záleží na konkrétnej situácii.
O vplyve rôznych faktorov
Konkrétny zoznam vykonávaných funkcií ovplyvňujú tieto faktory:
- Veľkosť spoločnosti.
- Špecifiká činnosti.
- Ciele spoločnosti.
- Použitie vlastných / vypožičaných prostriedkov a zdrojov.
Čo je dobré pre malé podniky, môže byť pre stredne veľkú štruktúru veľmi neefektívne. Je dobré, ak manažment dokáže uznať, že existujú problémy a je potrebná určitá reorganizácia spoločnosti.
Ako definovať funkcie a úlohy?
Postupne sme teda dospeli k záveru, že administratívna podpora organizácie by sa mala vykonávať v súlade s potrebami. Ako však určiť tie konkrétne funkcie a úlohy, ktoré bude potrebné vykonať? Tu je krátky návod, ako postupovať:
- Vykonáva sa analýza súčasného postavenia spoločnosti a zisťujú sa chýbajúce funkcie.
- Smer pohybu je formovaný na základe akceptovaných cieľov spoločnosti.
- Uvádzajú sa špecifiká podniku a ako to ovplyvňuje vykonávanie úloh.
- Vypočítava sa realizovateľnosť určitých prác samostatne alebo prilákaním tretích strán.
- Riešia sa otázky podriadenosti.
- Je určený najlepší formát na vykonávanie potrebnej funkcie (pridelenie jedného zamestnanca, oddelenia alebo celej služby).
Formát článku, bohužiaľ, neumožňuje plne zvážiť všetko a všetko. Preto sa organizácia pracovných miest pre zamestnancov bude považovať za jeden predmet štúdie. V skutočnosti často musia plniť medzifunkčné úlohy a kvôli nekonzistentnosti činností rôznych jednotiek vznikajú rôzne problémy.
Organizácia práce
Táto udalosť sa nevyskytuje každý deň. Preto v tomto prípade zvyčajne neexistujú žiadne nariadenia. Úlohy sa riešia podľa situácie, často v núdzovom režime. V takom prípade sa pre administratívne činnosti vyžadujú osobitné objednávky. Napríklad zavedenie pravidiel pre organizáciu nového pracoviska nám umožní naplánovať celý proces na papieri, pochopiť, ako ho možno optimalizovať, čo a v akom poradí by sa malo uskutočniť. To platí najmä pre tie spoločnosti, ktoré si stanovili cieľ dosiahnuť aktívny rozvoj. Toto je veľmi často spojené s rozširovaním zamestnancov a pre tento prípad je potrebné mať dobre rozvinuté obstarávanie.
Prvé kroky
Najprv by sa mal opísať pracovisko. Mal by obsahovať zoznam potrebného vybavenia a nábytku. Nie je to však iba niečo náhodné a najprv sa zdvihol pažou, ale niečo, čo sa používa na typickom pracovisku. Je možné vykonávať odstupňovanie v závislosti od úrovne pozície a prideliť najvyššie riadiace prepojenie, manažérov a výkonných pracovníkov na strednej úrovni. Alebo môžete stavať na špecifikách aktivity. Ide o prítomnosť návštevníkov, použitie doplnkového vybavenia, inventár, špeciálne požiadavky na teplotu miestnosti, súčasné osvetlenie a podobne. V ideálnom prípade by mal byť pre každý príspevok napísaný popis. Je to však tiež veľmi namáhavá práca. Preto sa v prvej fáze môžeme obmedziť na prípravu štandardného opisu. Napríklad pre laboratórnych pracovníkov je potrebné zabezpečiť dostatočné osvetlenie a určitý teplotný režim. Zamestnanci zákazníckeho servisu musia mať čakacie priestory. Pre účtovníkov musí byť k dispozícii trezor.
Aké úvahy musíte mať na pamäti?
Administratívny plán by mal pracovať na mnohých záležitostiach.Napríklad, čo je lepšie mať neustále na sklade alebo by sa malo získať po získaní informácií o novej osobe, ktorá bude pracovať. Napríklad v prípade zásob je žiaduce mať malú rezervu. Napokon to môžu potrebovať aj pracujúci zamestnanci. Môžete tiež navštíviť stoly so stoličkami. Zatiaľ čo náhradný počítač je už nadmerne vysoký. Je to drahé a rýchlo zastarané a nie je efektívne ho skladovať bez práce. Vo všeobecnosti by veľmi dobrým riešením bolo zostaviť maticu celého obchodného procesu, v ktorej by sa uviedli všetky oddelenia, ktoré sú do procesu zapojené. V tomto prípade si môžete jednoducho a jasne všimnúť, kde a v akom časovom rámci musíte niečo urobiť. To je dôležité, v neposlednom rade, kvôli skutočnosti, že často dôjde k opomenutiu v dôsledku zlyhania prenosu údajov. Nakoniec, ak nebudú k dispozícii dostatočné počiatočné informácie, potom ani tie najlepšie objednávky týkajúce sa administratívnych a ekonomických činností nebudú schopné úplne uspokojiť existujúce požiadavky.
Iné prístupy
Nemali by ste sa však obmedzovať iba na toto. Napríklad pri interakcii so zamestnancami môžete vytvoriť denník žiadostí. Potom sa v ňom zaregistrujú prichádzajúce vysvetlenia a potom sa prevedú na konkrétneho umelca na vykonanie. V takom prípade je potrebné pravidelne kontrolovať a monitorovať stav implementácie. Môže byť tiež dôležité stimulovať zamestnancov ku kvalite a rýchlosti spracovania aplikácií. Ak existuje opodstatnená sťažnosť, že jeden zo zamestnancov si neplní svoje povinnosti, malo by to skončiť potrestaním výkonného umelca. Na zabezpečenie spravodlivosti sa dôrazne odporúča stanoviť normy. V tomto prípade je potrebné zostaviť kompletný zoznam možných aplikácií s doplnením v prípade precedensov. A potom sa pre každú položku vyvinie jej vlastná norma. Aj keď veľmi často nie sú k dispozícii vzorové normy. Preto si spoločnosti stanovujú svoje vlastné hodnoty na základe špecifík svojich činností a súčasných úloh. Ak sa napríklad zobrazí správa, že žiarovka vyhorila, na vyriešenie tohto problému je určený jeden pracovný deň.
Zhrnutie vyššie uvedeného
Ako vidíte, organizácia administratívnych a ekonomických činností má svoje „úskalia“, ktoré na prvý pohľad nie sú viditeľné. Pri vypracúvaní nariadení a pracovných miest je potrebné zohľadniť pomerne veľké množstvo informácií. Vzťahuje sa to na ciele spoločnosti, jej špecifiká a veľkosť. Podrobné plánovanie a jasné predpísanie obchodných procesov vám umožní úspešne vyriešiť problémy zavedením primeraného postupu pre vykonávanie práce. Riadenie administratívnych a obchodných činností ustanovuje, že všetci, ktorí sa zúčastňujú na vykonávaní a kontrole procesu, by mali byť oboznámení s teoretickým zdôvodnením jeho vykonávania. Vždy by sa malo pamätať na to, že kompetentné vedenie môže výrazne zlepšiť efektívnosť procesu. Nezáleží na tom, čo to je - pokiaľ ide o administratívne a hospodárske činnosti štátnych inštitúcií, neziskovú štruktúru alebo súkromný podnik - dobrá správa vecí verejných má obrovskú rozvojovú rezervu. A musí sa použiť.
záver
Zvažovalo sa teda, čo predstavuje administratívne činnosti. Informácie poskytnuté iba v tomto článku samozrejme nestačia na to, aby sa okamžite stal dobrým manažérom. Nestačí ani jednoduchý úvod do inteligentných kníh. V tejto súvislosti je skutočne potrebné pochopiť aj praktický aspekt vykonávania činností. Knihy nehovoria o existencii absolútne všetkých „nástrah“, je potrebné vyplniť hrbole a získať skúsenosti sami.