Cine este personalul administrativ al companiei?

Astăzi, activitatea de muncă în serviciul administrativ al structurii este adesea percepută ca stadiul inițial al unei cariere sau ca muncă pentru studenții din anul I, care, de regulă, nu necesită o pregătire serioasă. Ce se înțelege prin concept personal administrativ? Cine are legătură la categoria corespunzătoare? De ce? Răspunsurile la aceste și alte întrebări la fel de importante pot fi găsite în procesul de citire a acestui articol.

Caracteristici comune

În ciuda faptului că personalul administrativ adesea implică doar începutul creșterii, mulți oameni își construiesc o carieră de succes și primesc recunoaștere profesională în acest domeniu. Acești angajați nu vor apela la această muncă, neavând nevoie de calificări adecvate și extrem de ușoare. Care sunt responsabilitățile pe care le îndeplinește de obicei un serviciu? Personalul administrativ îndeplinește o serie de sarcini legate de organizarea proceselor de afaceri fundamentale. Printre ele se numără următoarele elemente:

• Ținerea evidenței.
• Control în ceea ce privește executarea ordinelor și ordinelor șefului pentru diferite departamente și divizii.
• Personalul administrativ angajat în furnizarea de servicii sociale, gospodărești, economice și materiale și tehnice structurii.
• Organizarea și repararea ulterioară la birou, dacă este necesar.
• Organizarea relocării.
• Personalul administrativ este angajații cărora li se cere să interacționeze cu serviciile operaționale.
• Interacțiunea cu proprietarii.
• Organizarea și organizarea ulterioară a evenimentelor corporative. Este important să adăugăm asta în acest caz personalul administrativ oferă numai asistență suplimentară.

Este important de menționat că această listă poate fi concretizată și completată în funcție de nevoile și sarcinile companiei.

Aspectul practic al problemei

După cum s-a dovedit, personalul administrativ este angajați a căror arie de activitate include implementarea funcțiilor manageriale sau executarea muncii legate de problemele manageriale organizaționale în termeni tehnici.

Deci, în organizațiile guvernamentale, departamentul de personal, care gestionează personalul și selectează personalul, este adesea inclus în departamentul administrativ, departamentul de administrare a afacerilor etc. Cu toate acestea, o astfel de practică în ceea ce privește organizațiile pe scară largă a proprietății private nu este larg răspândită - aici departamentul de gestionare este o structură independentă, desigur, condusă de șef. Este important de menționat că în personalul administrativ adesea, asistenții personali și managerii de departament nu sunt incluși. Deci, se raportează, de regulă, la personalul unei unități structurale date și se subordonează șefului corespunzător. Sarcinile lor sunt reduse direct la rezolvarea problemelor acestei unități. Caracterizând la fel grupul de personal administrativ colegii rezolvă problemele întregii organizații

Trebuie menționat că numărul de angajați administrativi ai companiei depinde în principal de structura internă, dimensiunea și aria de activitate a acesteia. De exemplu, multe asociații de stat, companii de conducere ale întreprinderilor pe scară largă sau exploatații mari separă personalul administrativ într-un departament independent. De regulă, se numește departament administrativ sau departament general.Departamentul este o organizație complexă, al cărei șef organizează managementul personalului și raportează șefului companiei.

Instituțiile statului

Departamentul administrativ al unei instituții de stat poate include următoarele departamente ale unui mod de activitate independent:

• Suport de documentare.
• Protocol-organizațional.
• Departamentul de control.
• Sprijin pentru gospodărie.
• Serviciul public și așa mai departe.

Este important de menționat că în structurile comerciale mari lucru. Personalul administrativ în acest caz reprezintă departamentul de afaceri. Cuprinde administratorii de birouri, secretarii, personalul de întreținere (șoferi, curățători, curieri). Șeful categoriei corespunzătoare este pe deplin responsabil pentru activitatea departamentului.

În companiile care au o structură complexă care include mai multe birouri, personal administrativ și tehnic, de regulă, este format după o schemă unică. Activitatea sa este supravegheată de activitățile directorului administrativ. Sarcinile sale includ gestionarea și coordonarea activităților structurii administrative în ansamblu. Directorul administrativ este subordonat șefilor departamentelor administrative, precum și managerilor de unități structurale și birourilor independente.

Companiile mici

Personalul administrativ în companiile mici cu obiective comerciale, de regulă, este format dintr-un singur angajat. Poziția sa este denumită director de birou sau secretar. Dacă acest lucru lipsește, anumite funcții administrative (de exemplu, organizarea documentației, gestionarea documentelor sau comandarea biroului) sunt atribuite unui anumit angajat sub formă de sarcină suplimentară.

în mod tradițional, personalul administrativ include secretar, asistent departament, asistent personal la șef, șef departament administrativ. În plus, această listă include un director de birou și un director administrativ. Este important de menționat că acesta include un număr de angajați ai personalului de întreținere (de exemplu, personal administrativ și tehnic pentru siguranța electrică). În capitolele următoare, va fi oportun să luăm în considerare cele mai comune posturi administrative.

Director de birou

După cum s-a dovedit, caracterizând personalul administrativ subdivizate în sfere administrative și tehnice. Directorul de birou aparține primului grup. Într-un alt mod, el este numit administrator administrativ sau administrator senior. Directorul de birou raportează directorului de recrutare sau directorului executiv. În cercul subordonaților săi sunt doar angajați care susțin funcționarea structurii. Principalul obiectiv al administratorului principal este de a asigura funcționarea adecvată a biroului și buna funcționare a acestuia. Director de birou cum personal de sprijin administrativ îndeplinește următoarele funcții:

• Asigurarea controlului asupra disponibilității și funcționării echipamentelor de birou.
• Cheltuieli de buget pentru sprijinul biroului.
• Asigurarea procesării în timp util a corespondenței primite și trimise, livrarea acesteia în conformitate cu scopul.
• Participarea la inventarul complexelor de proprietăți de birou.
• Exercitarea controlului asupra termenelor pentru executarea valorilor mobiliare și executarea competentă a acestora.
• Organizarea și controlul activității lucrătorilor din subordine, printre care, de regulă, operatorii de telefonie, secretarii, șoferii, curățătorii și agenții de pază.
• Controlul și asistența sistemului de fișiere a companiei.
• Rezervarea biletelor, oferirea de asistență pentru viză și rezervarea camerelor angajaților companiei.

Următoarele cerințe privind experiența și calificările sunt relevante pentru managerul de birou:

• Educație adecvată (specială secundară sau superioară).
• Cunoașterea dorită a uneia sau a mai multor limbi străine.
• Cunoaștere excelentă a tehnologiei computerizate.
• Cunoașterea tehnologiei de birou.
• Experiență de muncă în domeniul administrativ timp de cel puțin un an.
• Sociabilitate, rezistență la stres, abilități în probleme organizaționale.

Șef departament juridic

Șeful acestui departament raportează exclusiv directorului general. Subordonații săi includ toți angajații departamentului juridic. Scopul activității șefului este constituirea și administrarea ulterioară a serviciului juridic al companiei. Angajatul în cauză îndeplinește următoarele funcții:

• Selectarea și formarea profesională a funcționarilor legali.
• Legalizarea structurii organizatorice a întreprinderii.
• Formarea standardelor corporațiilor interne.
• Crearea fluxului de lucru în conformitate cu standardele juridice juridice dezvoltate.
• Organizarea instruirii juridice pentru angajații companiei.
• Expertiza juridică a proiectelor din diverse documentații legale, a căror pregătire se realizează la întreprindere.
• Organizarea pregătirii concluziilor în conformitate cu problemele legale apărute în cursul structurii.
• Reprezentarea intereselor întreprinderii în autoritățile judiciare, precum și a asociațiilor publice și de stat în studiul problemelor juridice.
• Monitorizarea și luarea de măsuri pentru recuperarea datoriilor în conformitate cu acordurile executate anterior.

Cerințe pentru un specialist din punct de vedere al calificărilor și experienței:

• Educație juridică (de preferință superioară).
• Experiență în specialitatea relevantă mai mult de cinci ani.
• Cunoașterea limbii engleze la un nivel mediu.
• Experiență în negocierea și soluționarea problemelor pre-proces.
• Pregătirea pentru călătorii și călătorii de afaceri.
• Cunoștințe în următoarele domenii juridice: civil, fiscal, administrativ, corporativ, arbitraj și alte ramuri de drept.

Siguranța electrică a personalului administrativ

Personalul electric care execută lucrări la instalații electrice este clasificat în următoarele categorii:

• Muncitorii administrativi și tehnici sunt manageri și specialiști care îndeplinesc sarcinile asociate cu organizarea operațională și de întreținere, instalare, reparare și punere în funcțiune în legătură cu instalațiile electrice.
• Angajați operaționali - personal care asigură întreținerea și gestionarea operațională a instalațiilor electrice. Aceasta include inspecția, pregătirea locului de muncă, comutarea operațională, admiterea și supravegherea ulterioară a angajaților, executarea muncii în conformitate cu operațiunea curentă.
• Personal de reparații - personal care asigură reparații și întreținere, punere în funcțiune, instalare și testare echipament.
• Personalul de operare și reparații - personalul de reparații care este special instruit și instruit pentru a deservi centrarea operațională într-o anumită cantitate de instalații electrice atribuite acestuia.

avocat

Adesea, un avocat este numit consilier juridic într-un mod diferit. El raportează directorului general sau șefului departamentului relevant. Subordonații avocatului sunt grefierii acestui departament. Scopul principal al activităților sale este de a oferi sprijin pentru activitatea departamentului juridic. Sarcinile cheie ale specialistului sunt următoarele puncte:

• Elaborarea documentației legale.
• Furnizarea de îndrumări metodologice pentru activitățile juridice ale companiei.
• Implementarea măsurilor de consolidare a disciplinei financiare, contractuale și de muncă.
• Consultarea personalului structurii din punct de vedere al problemelor profesionale, asistență la pregătirea documentației și a actelor de reglementare de orientare a proprietății.

Consilierul juridic îndeplinește următoarele funcții:

• Participarea la elaborarea documentației și contractelor legale.
• Participarea la litigiile legale.
• Oferirea de consiliere angajaților și managementului companiei în conformitate cu aspectele legale.
• Participarea la verificarea alfabetizării documentației, precum și a contractelor din punct de vedere legal.
• Menținerea sistemului de fișiere a contractelor.
• Oferirea asistenței angajaților departamentului relevant în dezvoltarea diferitelor tipuri de proiecte.

dispecer

Dispeceratul se raportează direct la șeful de producție, dar nu are subordonați. Scopul principal al lucrării sale este reglementarea operațională a procesului de producție și a altor activități ale structurii. Dispeceratul îndeplinește următoarele funcții:

• Monitorizarea disponibilității stocurilor necesare pentru un proces neîntrerupt de producție a diviziunilor companiei (componente, materiale, transport, echipamente)
• Organizarea controlului operațional asupra procesului de producție, livrarea produsului finit, executarea lucrărilor sau a serviciilor conform graficului procesului de producție.
• Efectuarea unui jurnal de expediere, formarea rapoartelor de raportare și a altor documentații tehnice în ceea ce privește procesul de producție.

În cazul expeditorului, următoarele cerințe privind calificările și experiența sunt relevante:

• Prezența învățământului profesional secundar.
• Cunoștințe în domeniul planificării producției la întreprindere.
• Rezistență la stres, sociabilitate.

Secretar general

Într-un alt mod, funcția poate fi numită asistent personal sau secretar-referent. Angajatul raportează directorului resurselor umane sau directorului general. Nu există subordonați ai secretarului general. Principalul obiectiv al activității secretarului-referent este de a oferi asistență administrativă de înaltă calitate structurii directorului. Un asistent personal îndeplinește următoarele sarcini:

• Asigurarea unui flux de lucru adecvat.
• Organizarea zilei directorului în planul de lucru.

Secretarul asistent îndeplinește în principal următoarele funcții:

• Programare pentru CEO, organizare de întâlniri de afaceri și călătorii de afaceri.
• Editarea, traducerea și executarea scrisorilor și documentației de afaceri.
• Asigurarea controlului corespondenței primite și a apelurilor telefonice.
• Pregătirea și executarea scrisorilor de afaceri, rapoarte, alte documente.
• Organizarea interacțiunii dintre director și ceilalți angajați ai structurii.
• Controlul calității pregătirii, întocmirea corectă, coordonarea ulterioară și aprobarea documentației transmise spre semnare direct directorului organizației.
• Organizarea lucrărilor de primire a directorului general.
• Îndeplinirea instrucțiunilor individuale ale capului.
• Escorta capului in calatorii de afaceri.

Cerințele actuale pentru experiență și calificări în acest caz sunt:

• Prezența învățământului superior.
• Cunoașterea unei limbi străine (preferabil engleza).
• Utilizare excelentă a computerului.
• Standard ridicat în ceea ce privește eticheta de afaceri.
• Cel puțin doi ani de experiență de muncă.
• Aspect prezentabil, sociabilitate.