Como em outras áreas de negócios, os especialistas em compras dão uma vantagem sobre um empreendedor ou um pequeno empresário, que descobre isso à medida que o negócio cresce. Enquanto especialistas discutem a redução de custos, o desenvolvimento de novos mercados e a minimização de riscos, a compra pode parecer bastante intimidadora para um pequeno empresário. Muitos empreendedores não estão familiarizados com esses tópicos e estão cientes do impacto das aquisições mais tarde do que deveriam.
As empresas com uma equipe de compras eficiente geralmente realizam grandes negócios e desfrutam do sucesso dos clientes regulares.
Para destacar todos os i, considere todos os processos básicos que a aquisição moderna implica. Isso lhe dará clareza sobre as principais funções que compõem a maior parte das responsabilidades de aquisição. Você precisará pesquisar tudo isso em qualquer plataforma de aquisição competente.
Verificação de requisitos e estoques
Antes de iniciar o ciclo de aquisição antes do pagamento, é necessário determinar a necessidade de um produto ou serviço. No contexto de pequenas empresas, a chave é avaliar a validade das necessidades. Como qualquer especialista em compras lhe dirá, verifique a disponibilidade de certos produtos / materiais em seu "estoque". Enfatize por si mesmo o que está perdendo e, a partir disso, exclua os pontos que parecem sem sentido para você. Dê preferência às compras mais reais e efetivas, para que depois tudo isso seja justificado. É muito importante que você verifique suas necessidades e verifique sua disponibilidade antes de passar para a próxima etapa: aumentar suas solicitações de compra.
Levantar uma solicitação de compra
Aqui, uma equipe ou membro da equipe que precisa de um produto / serviço específico enviará uma solicitação. Pode ser um formulário em papel, um formulário eletrônico ou um pedido verbal por telefone. Se você está começando de novo, use formulários eletrônicos para ajudar a armazenar e se comunicar. Assegure-se de que as solicitações só ocorram depois que certos requisitos administrativos sejam atendidos. Esse é um método que ajudará você a garantir que apenas solicitações válidas sejam executadas. Como mostra a prática, é justamente esse método no início que desempenha um grande papel, já que o revela como um empreendedor para os fornecedores do melhor lado. Siga as regras e regulamentos claros no processo de inscrição e, em seguida, sua empresa começará a desenvolver como deveria.
Gerenciar solicitações de compra
Comece atribuindo a responsabilidade primária pela aprovação de pedidos de compra. Alguém do departamento financeiro ou do departamento de compras considera cada solicitação de compra e a aprova e emite um pedido de compra ou o envia de volta ao cliente indicando o motivo da rejeição. Depois que o pedido for aprovado em nome da sua empresa, é recomendável realizar uma verificação de orçamento. Faça isso antes de enviar quaisquer consultas ou ofertas (RFP, RFQ) conforme necessário. Isso é importante porque muitas vezes acontece que pedimos tudo o que parecia necessário, e então não podemos pagar pela encomenda. Ficar endividado tanto no começo quanto no auge da criação de um negócio é uma política ruim. Faça tudo com base nas finanças.
Outra dica: você pode contornar isso se uma compra a granel for possível. Isso é mais adequado para compras únicas e únicas de produtos ou serviços de baixo valor ou compras não gerenciadas de uma determinada categoria.
Negociações e coordenação de ordens
Depois de enviar o pedido de compra ao fornecedor, ele pode aprová-lo, rejeitá-lo ou iniciar negociações.Nesse ponto, você pode discutir variáveis, como programações de entrega, itens alternativos, preços e modo de transporte. Por favor, note que o contrato é um contrato juridicamente vinculativo. Depois que o vendedor assina uma, eles são obrigados por lei a fornecer os serviços ou mercadorias listados de acordo com a programação especificada pelo preço indicado.
Recebimento de mercadorias e / ou produtos
Seu vendedor lhe envia as mercadorias ou fornece o serviço e apresenta um documento importante sobre o recebimento das mercadorias. Você o assina assim que confirmar que o produto solicitado (ou serviços fornecidos) está em ordem e está em seu depósito. Neste ponto, você também executa uma medida de segurança chamada conformidade tripartite, que significa comparar o pedido, a lista de embalagem que acompanha o produto ou serviço e a fatura do fornecedor. Assim que você se certificar de que todos eles correspondem, só então você deve ir para pagamentos.
Trabalho de escritório e produtividade do vendedor
Depois de concluir todos os processos que levam de “procurement” a “payment”, você toma duas medidas para garantir a consistência. O primeiro é a manutenção de registros e o segundo é a análise de desempenho do fornecedor. Após cada pagamento ser feito, registre-o para um registro permanente, útil para uma auditoria e, quando precisar receber detalhes sobre o pedido posteriormente, isso o ajudará. A mudança para dados digitais ajudará você a armazenar todos os seus dados de compra em um local centralizado de fácil acesso.
O trabalho do fornecedor talvez seja a única chave para a aquisição efetiva. Aqui você avalia cada fornecedor por fatores como a qualidade dos produtos entregues ou serviços prestados, como eles aderem aos cronogramas de entrega e obrigações contratuais, bem como a velocidade da resposta. Se você não gostou de nenhuma dessas áreas, verifique isso em vermelho. A análise do gerenciamento de desempenho do fornecedor ajuda a manter e estender os relacionamentos apenas com os fornecedores mais eficazes.
Conclusão
Entender processos de compras significa fazer compras de primeira classe! Os empreendedores pensam muito e não precisam sentir que precisam se tornar especialistas em compras para que seus negócios corram sem problemas. Basta começar com o básico e entender como fazer as compras certas. Configure alguns sistemas de compras automatizados para ter certeza de que eles funcionam sempre no mesmo ritmo.
Não deixe que a falta de conhecimento o impeça de competir com profissionais experientes - domine estes princípios corretamente e você já terá um bom começo!