É difícil imaginar um negócio sem reuniões ou outras reuniões de gerenciamento com funcionários. Durante essas reuniões, o contato é feito na equipe, informações importantes são comunicadas e propostas são feitas. As reuniões nem sempre são interessantes ou importantes, sendo percebidas de maneira mais positiva por todos os funcionários. Para não perder tempo com a coleta vazia de funcionários, você deve conhecer os segredos de reuniões de negócios bem-sucedidas.
Agenda clara
Uma reunião de negócios não é uma reunião secreta, mas um evento planejado, que deve ser previamente acordado com todos os participantes. O líder ou a pessoa que reúne os membros da reunião é responsável pela agenda. Inclui os seguintes dados:
- Data e hora da reunião.
- O tema da conversa.
- Lista de oradores Se o líder ou organizador convidou alguém para fazer um discurso, o orador deve ser avisado com antecedência. Isso aliviará o constrangimento e o constrangimento e permitirá que o falante se prepare melhor para não desperdiçar o tempo de outros ouvintes com informações desnecessárias ou tentativas de recuperar os dados necessários.
Dica: todos que falam, exceto o organizador, devem saber o tempo deles aproximadamente. Isso permitirá que eles não saiam da reunião na hora errada e não enfraqueçam em antecipação. A impressão geral da reunião, durante a qual todos sabem o seu lugar, será positiva para a maioria dos participantes.
Nenhum ouvinte extra
Se não houver desejo de ver rostos bocejados e entediados da audiência, você não deve convidar aqueles que não precisam estar na reunião. Claro, pode acontecer que a reunião realmente interesse apenas 5 pessoas em 100. Mas neste caso, ainda não é necessário convidar 50 pessoas como extras, o que só irá incomodar os oradores e mentalmente desejar que tudo isso acabe em breve.
Dica: você sempre pode convidar "cabeças em chamas". Estes são aqueles que estão interessados no projeto, a idéia e não são avessos a participar da reunião ou de outra forma mostrando atividade. Esses funcionários, então, dirão a toda a equipe com satisfação o que foi discutido na reunião e como foi a reunião.
Oportunidade de falar
Esta regra de boa montagem decorre da anterior. Aqueles que estão realmente interessados na reunião não se importarão em expressar sua opinião sobre o assunto ou fazer uma oferta.
Mas uma discussão coletiva, se a reunião tiver mais de 15 pessoas, pode se arrastar por 1,5 horas ou mais. Para não ofender ninguém, você deve passar a palavra aos líderes dos grupos ou pedir que todos acumulem interesses para permitir que vários oradores anunciem suas opiniões.
Restrição de Monólogo
Os organizadores das reuniões e os líderes da equipe não devem deixar os presentes entediados, enquanto passam horas expressando seus pensamentos, esperanças e preferências. O tempo de cada participante deve ser limitado.
Se for necessário decidir qual é melhor: para tornar a apresentação curta ou prolongada, você deve escolher a primeira opção. Se você quiser ouvir os detalhes, os próprios alunos farão perguntas ou solicitarão outras informações.
Mas não há nada pior quando a questão surge aos olhos dos presentes: "Quando tudo vai acabar?" Enquanto isso, o organizador da reunião, como se nada tivesse acontecido, diz sua opinião sobre o novo projeto, não prestando atenção aos suspiros cansados dos trabalhadores.
Tarefas claras
Se a reunião não for de natureza puramente informativa, os participantes devem receber recomendações ou atribuições claras após o término.Se você quiser participar de um novo projeto, todos devem receber o nome da ideia, requisitos, tarefas e prazos para sua implementação.
Os gerentes que pedem aos funcionários que atendam aos requisitos, mas não definem prazos específicos, simplesmente perdem tempo. Sem limites rígidos, muitos fazem tudo no último momento, e não apenas os trabalhadores irresponsáveis são os culpados.
Controle de execução
Tendo recebido as tarefas após a reunião, nem todos os funcionários começam conscientemente a cumpri-las. Mas se o líder se esqueceu de quem ele tinha definido que tarefas, então a reunião foi desperdiçada.
O monitoramento regular da execução das tarefas recebidas durante a reunião é um componente importante do processo deliberativo. O acompanhamento deve ser aquele que deu as instruções. Caso contrário, os requisitos serão opcionais, o que acabará por anular os benefícios das reuniões de negócios nos negócios.
Sem distrações
Durante a fala em público, o falante não deve se distrair com sons estranhos, objetos ou atividades. Não é permitido procurar em qualquer lugar, exceto texto, a tela do monitor de apresentação ou aqueles que estão ouvindo seu discurso.
É aconselhável colocar o celular no modo silencioso ou desligado. Isso também se aplica àqueles que ouvem o discurso: chamadas, SMS e comunicação nas redes sociais durante a fala de outra pessoa é um sinal de que a reunião é chata e não traz informações úteis. Quando a reunião é eficaz, ninguém gasta tempo em gadgets ou outras maneiras de se divertir.
Prazos curtos
Não é recomendável realizar reuniões diariamente, pois essas reuniões podem ser entediantes para a maioria dos funcionários. Mas se a necessidade de reunir for ditada pela peculiaridade do negócio, você precisa prestar atenção especial ao horário da reunião.
Uma reunião será produtiva se não se tornar demorada. Um máximo de 20 minutos por dia é suficiente para transmitir informações importantes e conseguir nomear os responsáveis pelas tarefas diárias.
Análise do trabalho
Os líderes ou organizadores de reuniões são aconselhados a registrar o processo ou manter um calendário especial, cumprindo o diário. Deve-se notar quanto tempo durou a reunião, os principais pontos, tarefas e sugestões.
Isso permitirá que você não repita, mantenha a próxima reunião produtiva e elimine a necessidade de lembrar quais tarefas exigem monitoramento.