Proprietários de pequenas e médias empresas são obrigados a trabalhar por um longo período de tempo. Alguns empresários até trabalham nos finais de semana. Para reduzir as cargas de trabalho de emergência, é aconselhável usar a automação de vários processos e ações de rotina. Mas existem algumas operações que são melhor realizadas de forma independente, para não encontrar perdas.
Recursos e vantagens da automação
Pequenas empresas muitas vezes precisam disso, já que os empreendedores e funcionários muitas vezes precisam realizar ações rotineiras e completamente inúteis. As vantagens incluem o fato de que você não precisa gastar muito tempo e esforço em ações simples e rotineiras que podem ser executadas automaticamente.
O tempo liberado pode ser usado para estabelecer contatos com contratados, comunicar-se com parentes ou realizar outras tarefas importantes que não podem ser automatizadas. Portanto, podemos distinguir vários processos de negócios que devem ser automatizados.
1. Respostas aos emails
Cada empresa tem um e-mail e muitas vezes recebe muitas cartas diferentes de parceiros, clientes ou apenas clientes particulares. Cerca de 25% do tempo gasto pelo proprietário da empresa verifica o email e escreve as respostas.
Ao mesmo tempo, é possível acelerar esse processo, para quais modelos são usados. Esta não é uma automação completa, mas você pode reduzir a quantidade de tempo que você gasta escrevendo textos.
2. Preenchimento de Faturas
Contabilidade é um processo complexo e demorado. Normalmente, um contador experiente está engajado nisso, mas muitas vezes os empreendedores iniciantes simplesmente não têm as capacidades financeiras para contratar um especialista. Portanto, eles têm que preparar de forma independente muitos documentos, que incluem o mesmo tipo de fatura.
Para sua compilação, é desejável usar programas de computador especiais, que permitem alterar apenas as informações básicas, deixando as outras informações inalteradas.
3. Folha de Pagamento
Sua compilação é um trabalho tedioso, que deve ser realizado mensalmente, já que a cada mês é dado um salário aos funcionários da empresa. É difícil automatizar a preparação das folhas de pagamento se muitos funcionários da empresa ainda receberem seus salários em dinheiro.
Portanto, é aconselhável transferir todos os funcionários para receber salários em forma não monetária. Para isso, são selecionados bancos que oferecem condições ótimas para abertura de cartões de depósito e folha de pagamento. Sob tais condições, em um modo automático, os fundos serão transferidos para as contas dos funcionários, para que você não precise lidar com as instruções de compilação.
4. Gerenciamento de tarefas
Cerca de 70% do tempo do empreendedor é gasto no gerenciamento de várias tarefas dentro de sua empresa. Para poupar tempo e esforço, é aconselhável usar software especializado. Com ele, você pode coordenar ações entre diferentes tarefas, eliminar ações repetitivas e também ajustar constantemente a lista de tarefas digitais.
Tais programas lembram certas ações que devem ser executadas por um empreendedor em um período específico de tempo. Por isso, não precisa de preocupar-se com o fato que o proprietário da companhia por várias razões esquecerá certas tarefas.
5. Relatórios e declarações
Cada empresário paga impostos com base em um sistema fiscal previamente selecionado. Para se reportar ao Serviço de Impostos Federal, é necessário preparar e enviar declarações fiscais ou outros documentos em tempo hábil. Para fazer isso, você precisa ser bem versado em contabilidade.
Mesmo esse processo pode ser automatizado. O serviço de impostos oferece ao empreendedor a oportunidade de baixar programas especiais do site oficial do Serviço de Impostos Federal. Apenas informações sobre os resultados da atividade da empresa são inseridas nesses programas, após o qual os cálculos são realizados automaticamente. Devido a este software, você pode reduzir significativamente a quantidade de tempo e esforço que você tem que gastar na compilação de documentação oficial.
Quais tarefas não podem ser automatizadas?
Embora a automação tenha muitas vantagens, ainda existem algumas ações que devem ser implementadas pessoalmente pelo empreendedor. Caso contrário, o empresário pode não levar em conta muitos pontos importantes, o que levará a perdas da empresa.
1. Problemas do cliente
A insatisfação do cliente e do cliente pode ocorrer a qualquer momento por vários motivos. Lidar com essas dificuldades no modo automático é simplesmente impossível, então o empreendedor deve participar desse processo. Ele deve consertar o problema para que o cliente insatisfeito não deixe uma reclamação na Internet.
Ao resolver esses problemas, é importante se concentrar na comunicação pessoal. Não use e-mails ou mensagens telefônicas, por isso é aconselhável marcar uma consulta e mudar a opinião do cliente.
2. Adaptação de clientes
Novos clientes que não têm certeza da conveniência da cooperação entram constantemente no negócio. Por isso, é importante utilizar determinados processos de negócios visando sua rápida adaptação.
No estágio inicial de interação, um empresário não pode confiar na automação, pois provavelmente perderá um grande cliente. Portanto, é necessária atenção pessoal para estabelecer um relacionamento forte.
3. Reconhecimento de empregados
Os funcionários da empresa são um recurso valioso para qualquer empreendedor. Portanto, se um homem de negócios quiser aprender constantemente sobre as várias realizações de especialistas, ele terá que lidar com a avaliação e a análise por conta própria. É impossível automatizar esse processo, porque de outra forma os trabalhadores começam a se sentir mais livres, o que geralmente leva a uma diminuição na produtividade do trabalho.
Se algum especialista atinge o auge em sua carreira, o empreendedor deve celebrar seu sucesso dando prêmios ou prêmios.
4. Processos criativos
Embora a automação aumente a produtividade, ela não pode substituir o trabalho criativo que as pessoas fazem. Programas não podem reproduzir o cérebro humano, portanto, a implementação e criação de idéias criativas exigem o envolvimento de profissionais experientes e talentosos contratados.
Portanto, os trabalhos criativos ainda estão em demanda e são altamente remunerados. Para abordar questões importantes, o funcionário deve ter um pensamento crítico e habilidades inovadoras.
5. Construindo fortes relacionamentos com colegas e clientes
Isso só é possível através da comunicação pessoal do empreendedor com representantes de outras empresas ou funcionários. Você não deve confiar em automação, por isso é aconselhável abandonar o uso constante de e-mails ou outros sistemas.
Para os funcionários, você precisa usar presentes diferentes ou cartas manuscritas de agradecimento. Se houver alguma insatisfação por parte dos clientes, você precisa conduzir conversas pessoais.
Portanto, mesmo ao usar tecnologias modernas, alguns processos não podem ser automatizados.
Conclusão
Automação pode economizar tempo e esforço de um empreendedor, por isso é aconselhável implementá-lo no trabalho da empresa ao realizar algumas operações de rotina.Mas existem alguns processos de negócios que exigem atenção pessoal de um empresário.