Nominalna liczba pracowników to liczba wymaganych pracowników, dzięki którym możesz osiągnąć swoje cele i rozwijać firmę. Początkujący biznesmeni, szczególnie na wczesnych etapach, mają wiele pytań związanych z tą koncepcją. Jak obliczyć liczbę pracowników, którzy specjaliści są potrzebni. Bez zrozumienia tych problemów uruchomienie nawet najmniejszej produkcji lub firmy nie będzie możliwe.
Dlaczego musisz określić personel?
Liczba pracowników jest tym, bez czego żadne udane i wydajne przedsiębiorstwo nie może się obejść. Ważne jest, aby wziąć pod uwagę i monitorować ten wskaźnik, ponieważ od tego zależy ostateczny sukces całej firmy.
Konieczne jest, aby kierownik i kierownik działu personalnego nie zapomnieli kontrolować tych parametrów, stale aktualizować statystyki, dostarczając odpowiednich informacji. Dane dotyczące liczby pracowników powinny być regularnie rejestrowane w dokumentach sprawozdawczych. Ich zestawianie jest regulowane odpowiednimi aktami prawnymi i wymogami.
Określenie poziomów zatrudnienia
W szerokim sensie liczba pracowników to liczba pracowników w firmie lub przedsiębiorstwie, które stanowią część jej personelu. Lub jest to liczba, która pojawia się w zatwierdzonym przez kierownika (jest to obowiązkowe wymaganie) personelu.
Osobno warto zauważyć, że pracownicy sezonowi lub pracownicy, z którymi zawierasz umowy o pracę czasową, nie są uwzględnieni w ogólnej tabeli personelu. Dlatego nie trzeba ich brać pod uwagę.
Zastosowanie tej koncepcji stało się szczególnie powszechne w planowaniu biznesowym przy określaniu wartości liczby pracowników. Występuje również dość często przy omawianiu najskuteczniejszych rozwiązań problemów zarządczych związanych z rozwojem przedsiębiorstwa lub firmy.
Jak udokumentować liczbę pracowników?
Aby oficjalnie ustalić liczbę pracowników i nie można składać skarg do organów podatkowych ani inspekcji pracy, konieczne jest staranne i skrupulatne przechowywanie odpowiedniej dokumentacji.
Nominalna liczba pracowników jest wskaźnikiem pożądanym do zapisania w karcie spółki. Jest to jednak opcjonalny wymóg. Zazwyczaj wskaźnik ten jest obliczany w dużych przedsiębiorstwach, głównie państwowych. Tam jest ściśle monitorowane. Przeciwnie, w strukturach komercyjnych przypisuje się im mniejsze znaczenie, co nie zawsze jest uzasadnione. Większość specjalistów jest skłonna wierzyć, że rachunkowość jest konieczna, chociaż często jest to trudne.
Pracownicy sezonowi
W rzeczywistości menedżerowie przedsiębiorstw często spotykają się z sytuacją, w której liczba pracowników przy stole personelu jest znacznie mniejsza niż pierwotnie planowano. Wynika to z faktu, że znacznie bardziej opłacalne jest zatrudnianie pracowników sezonowych lub tymczasowych niż zawarcie formalnych umów i włączenie pracownika do personelu.
W tym drugim przypadku należy uiścić wszystkie odpowiednie podatki i opłaty ubezpieczeniowe - na obowiązkowy fundusz ubezpieczeń medycznych, rosyjski fundusz emerytalny. Jeśli pracownik pracuje tymczasowo, wszystko to można zapisać. Robią to często szefowie zwykle małych firm i firm.
Ponadto, gdy struktura i liczba pracowników jest niska, łatwiej jest prowadzić dokumentację.A jeśli potrzeby w zakresie usług konkretnego pracownika powstają nieregularnie, nie musi on płacić miesięcznych wynagrodzeń, ale można ograniczyć się do płatności za faktycznie wykonaną pracę.
Nawiasem mówiąc, wygodny system zatrudniania do pracy tymczasowej lub sezonowej jest powszechny w wielu krajach świata. Odbywają się to przez wyspecjalizowane agencje, które szukają niezbędnych pracowników na określony czas.
Często agencje te rekrutują pracowników, którzy następnie przenoszą się z jednej firmy do drugiej w celu leasingu. Dzięki temu możesz przeprowadzić pełne funkcjonowanie firmy bez zmiany średniej liczby pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze godzin. Z reguły dotyczy to specjalności przemysłowych i gospodarczych. Na przykład pracownicy firm sprzątających, ochroniarzy, pracowników naprawczych.
Obliczanie liczby pracowników
Obecnie opracowano kilka technik, za pomocą których można przeprowadzić niezbędne obliczenia dotyczące personelu swoich pracowników. Są jednak metody, które są bardziej popularne niż inne; większość firm i organizacji z powodzeniem je stosuje.
Obliczanie liczby pracowników w oparciu o koncepcję standardów pracy wydaje się najbardziej obiecujące i skuteczne. Dzięki tej metodzie konieczne jest staranne rejestrowanie absencji z różnych powodów, w tym dobrych, które ostatecznie muszą być zgodne z zatwierdzonym planem. Wszystkie te obliczenia są uwzględnione w rocznych i kwartalnych sprawozdaniach finansowych.
Jednocześnie nie należy zapominać, że każde przedsiębiorstwo, bez względu na to, jak małe jest, ma prawo do samodzielnego opracowywania standardów i przyjmowania zaleceń metodologicznych dotyczących poziomu zatrudnienia. W przyszłości może się do nich trzymać, wykonując obliczenia tak długo, jak to konieczne.
Liczba pracowników
Zalecenia dotyczące określania liczby pracowników są ściśle związane z taką koncepcją, jak liczba pracowników. W rzeczywistości jest to iloczyn normatywnej liczby pracowników i odpowiedniego współczynnika, który powinien uwzględniać planowaną nieobecność pracowników w pracy. Oczywiście absencja bierze pod uwagę tylko dobre powody, takie jak choroba, urlop macierzyński, podróże służbowe, okoliczności o pilnym charakterze rodzinnym. Określa liczbę pracowników, których Twoja firma musi w pełni funkcjonować, biorąc pod uwagę wszystkie możliwe okoliczności życiowe.
Oblicza się to w następujący sposób. Planowany współczynnik nieobecności jest dodawany do procentu nieobecności, który z kolei zamienia się na akcje według systematycznego podziału przez 100. Ta metoda określania liczby pracowników jest uważana za jedną z najbardziej obiecujących.
Raportowanie liczby pracowników
Często w przedsiębiorstwach zarządzanie wymaga oficjalnej dokumentacji liczby pracowników. Aby to zrobić, skompilowano dane listy, które uwzględniają standardy określania wielkości firmy.
Dane wprowadzone na tych listach powinny odpowiadać liczbie pracowników uwzględnionych w karcie czasu pracy. Dzięki temu możesz efektywnie i bez zbędnej pracy rejestrować frekwencję.
Nie zapominaj również, że przy określaniu liczby pracowników należy przestrzegać zaleceń opracowanych przez inspekcję pracy. Rzeczywiście, poprawność twoich obliczeń będzie bezpośrednio zależeć od tego.
W szczególności konieczne jest włączenie wszystkich pracowników na listę personelu, bez wyjątku, z którymi zawierane są formalne długoterminowe umowy o pracę. Konieczne jest również uważne monitorowanie osób, które oficjalnie naliczają wynagrodzenie pieniężne za wykonywanie swoich obowiązków.
Ciekawe jest to, że wszyscy pracownicy muszą być wpisani do arkusza czasu pracy, nawet jeśli nie ma ich w miejscu pracy. I nie ma znaczenia z jakich powodów - z szacunkiem czy nie. Ostateczne dane dostępne w tabeli muszą ściśle odpowiadać tym, które znajdują się na karcie raportu.
Standardy rozliczania czasu pracy
Ponieważ obliczenie liczby pracowników nie jest łatwe, należy wziąć pod uwagę standardy rachunkowości dotyczące czasu pracy. To znacznie ułatwi pracę specjalistom HR. Ten wskaźnik rejestruje całkowite koszty czasu pracy, które szef przedsiębiorstwa lub odpowiedni dział wyznacza konkretnego pracownika lub grupy pracowników. Czas pracy niezbędny do wykonania zadania należy ustalić na etapie określania warunków technicznych i organizacyjnych, zgodnie z którymi zadanie będzie realizowane.
Ważne jest, aby pamiętać jednocześnie, że sami pracownicy muszą ściśle odpowiadać poziomowi kwalifikacji niezbędnemu do wykonania określonego zadania. W przeciwnym razie standardy rachunkowości dotyczące czasu pracy będą musiały zostać dostosowane. Ponadto, jeśli pracownicy są mniej wykwalifikowani niż jest to wymagane, to w większym stopniu, co doprowadzi do tego, że ostateczny cel zostanie osiągnięty znacznie później niż planowano.
Wszystkie prace w przedsiębiorstwie powinny być objęte tymi terminami. Tylko w tym przypadku produkcja będzie działać wyraźnie i płynnie. Ponadto, dzięki rozliczeniu czasu pracy, otrzymasz obiektywne dane dotyczące wymaganej liczby pracowników. Na tym etapie możliwe jest sprawdzenie liczby pracowników w kierunku zwiększenia lub zmniejszenia liczby pracowników.
Obliczanie standardów czasowych
Obowiązkiem działu zasobów ludzkich jest również obliczanie tymczasowych standardów. Są one również określane jako koszty czasu. Obejmują one badanie przepisów dokumentów regulacyjnych, realizację i wysyłanie odpowiednich wniosków, badanie i analizę materiałów i danych związanych z konkretną branżą, w której działa Twoja firma. Ważne jest również monitorowanie wdrażania zaplanowanych programów i planów.
Standardy czasowe obejmują również koszty niezbędne do realizacji działań, bez których realizacja zadań nie będzie możliwa, a także godziny, które zostaną przeznaczone na przygotowanie końcowego sprawozdania finansowego.
Standardy te są ustalane na podstawie ustalonego poziomu zatrudnienia. Odpowiednie liczby są zawarte w karcie czasu.
Wskaźniki te z reguły są ustalane we wszystkich firmach na jeden rok budżetowy. W takim przypadku liczba pracowników musi być zgodna ze standardami, czyli całkowite koszty pracy niezbędne do wykonania określonego zadania.
Przy ustalaniu ostatecznej liczby pracowników ważne jest, aby wziąć pod uwagę i poprawnie obliczyć wskaźnik absencji. Konieczne jest uwzględnienie czasu, jaki pracownicy spędzają na planowane wakacje, dni, które średnio zostaną przeznaczone na ustawiczne kształcenie, szkolenie i przekwalifikowanie, oraz uwzględnienie czasowej niepełnosprawności.
Nie zapomnij o współczynnikach korekcyjnych. Należą do nich czas, który pracownik spędza na osobistych potrzebach lub odpoczywa w trakcie pracy. Na przykład powinny obejmować przerwy na dym. Nie możesz o nich zapomnieć, ponieważ w przeciwnym razie liczby na wyjściu będą niepoprawne i nie uzyskasz wyniku, na który liczyłeś.
Planowanie czasowe
Kolejnym ważnym punktem, dla którego utrzymywana jest liczba pracowników, jest ocena ich pracy i potencjału. Ostatecznie jest to jeden z kluczowych wskaźników. Liczba ta obejmuje wszystkich pracowników, niezależnie od struktury organizacyjnej danego przedsiębiorstwa. Trzeba tylko pamiętać, aby na czas sprowadzić nowych pracowników i wykluczyć zwolnionych.
Aby obliczyć liczbę pracowników, dział zasobów ludzkich tworzy bilans czasu, w którym wprowadzane są tymczasowe wskaźniki wydajności każdego pracownika.
Podstawą jest fundusz kalendarzowy całego czasu pracy. Należy od niego odliczać wyłącznie święta, weekendy, a także planowane i dodatkowe urlopy, które są zapewniane pracownikom zgodnie ze statutem firmy.
Nie zapomnij o wakacjach zapewnionych pracownikom przez państwo. Przede wszystkim mówimy o dekrecie. Obliczenia absencji chorobowej dokonuje się zgodnie ze średnimi statystykami.
Ponadto w tym planie należy uwzględnić liczbę nieobecności, które mogą się zdarzyć, a także długość dnia roboczego każdego pracownika.
Fundusz tymczasowy składa się z trzech części. Są to fundusze kalendarzowe, efektywne i nominalne.
Łączne wartości kalendarza pokrywają się z planowanymi wskaźnikami. Jeśli produkcja odbywa się okresowo, wówczas weekendy i święta należy odliczyć od funduszu kalendarza. Otrzymujesz więc wartość nominalną.
I wreszcie skuteczny fundusz to fundusz nominalny, który nie uwzględnia nieobecności pracowników z powodu choroby, zadań publicznych i planowanych wakacji.
W rezultacie poziom zatrudnienia personelu Twojej organizacji jest określany na podstawie wielu różnych parametrów, z których głównym jest określona liczba pracowników potrzebnych do obsługi wszystkich zadań dostępnych w produkcji.