Księgowi często mają wątpliwości, jak prawidłowo wystawić fakturę i kiedy należy to odnotować w księgach rachunkowych. Zobaczmy, czym jest ten dokument i jak go używać.
Faktura jest dokumentem rozproszonym, zgodnie z którym naliczana jest zarówno opłata za towar, jak i odliczenie podatku. W rachunkowości międzynarodowej dokument ten wygląda następująco:
Co mówi kodeks podatkowy
Zgodnie z kodeksem podatkowym okres wystawienia faktury jest ograniczony do 5 dni roboczych - w rzeczywistości jednego tygodnia. Okres ten liczy się w następujący sposób:
- w dniu otrzymania zaliczki (w całości lub w całości) z tytułu dalszych dostaw lub przeniesienia własności;
- w dniu faktycznej wysyłki towaru (świadczenie usług lub wykonywanie pracy), przeniesienie własności.
Okres pięciu dni jest rozpatrywany od następnego dnia po dacie pierwszej wysyłki. Jeżeli faktura została wydana za pracę lub świadczenie usług, termin wystawienia faktury liczony jest od daty pełnego świadczenia pracy lub świadczenia usług. Uwaga: nie chodzi o rozpoczęcie pracy, ale o pełne świadczenie uzgodnionych usług lub pracy. Wyjątkiem są przypadki, w których praca zostanie wykonana na podstawie zaliczki, a sytuacja ta jest wyraźnie wskazana w umowie gospodarczej. W takim przypadku kontrahentowi wystawiana jest faktura zaliczkowa. Termin wydania tych dokumentów wynosi pięć dni od daty zaksięgowania pieniędzy na koncie.
Dni robocze i dni wolne
Zdarza się, że termin wydania przypada na dzień wolny od pracy. W takim przypadku art. 6.1 Kodeksu Podatkowego zezwala sprzedawcy na odroczenie faktury do pierwszego dnia roboczego po upływie pięciu dni. Tę normę należy jednak stosować bardzo ostrożnie, ponieważ nawet jednodniowe opóźnienie doprowadzi do tego, że faktura nie będzie liczona przy następnej kontroli podatkowej. Dlatego audytorzy i doświadczeni główni księgowi zalecają fakturowanie w tym przypadku z wyprzedzeniem, nie czekając na koniec pięciodniowego okresu. Fakturowanie można wykonać tego samego dnia, w którym przeprowadzono odpowiednią transakcję biznesową. W razie potrzeby fakturę można zawsze skorygować.
Ujednolicone faktury
Zgodnie z kodeksem podatkowym niektóre przedsiębiorstwa komercyjne mogą wystawiać pojedyncze (skonsolidowane) faktury za sprzedaż na podstawie wyników miesiąca sprawozdawczego. Prawo do pracy na jednym koncie musi być ustalone w umowie. W tej formie wolno pracować wykonawcom, którzy wykonują:
- ciągła dostawa towarów;
- stale świadczyć usługi transportowe lub logistyczne;
- dostawa energii elektrycznej, zasobów paliwowych;
- świadczyć usługi komunikacyjne;
- codziennie i stale sprzedawać towary.
Jeżeli kontrahenci przepracowali mniej niż 30 dni kalendarzowych, faktura powinna zostać wystawiona przed upływem terminu dostawy. Ale w takim przypadku inspektorzy mogą nalegać na naruszenie zasady regularności i ciągłości dostaw. Dlatego do nowych kontrahentów o jednolitej stawce faktury należy podchodzić ostrożnie.
Jeśli chodzi o kodeks podatkowy, okres wystawiania faktur za miesiąc sprawozdawczy przypada w ciągu pięciu dni od miesiąca następującego po miesiącu sprawozdawczym. Musisz jednak zarejestrować takie konta w miesiącu, w którym przeprowadzono pierwszą sprzedaż otrzymanych towarów.
Odpowiedzialność za niedotrzymanie terminów
Kodeks karny nie wskazuje kar za naruszenie terminów wystawienia faktur. Z reguły jednak inspektorzy kierują się art.120 Kodeksu podatkowego i jest wezwany do opóźnionego rozliczenia, tak jak w przypadku braku faktur w ogóle. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku dokumentów, które należy utworzyć na styku dwóch okresów sprawozdawczych. Na przykład, jeśli faktura powinna zostać wystawiona w zeszłym miesiącu, ale utworzona tylko w bieżącym miesiącu, inspektorzy mogą uznać to za brak faktury i ukarać grzywnę firmy.
Zaliczki
Do tej pory rozmawialiśmy o fakturach wystawionych na pierwsze wydarzenie, takich jak dostawa towarów lub faktyczna prezentacja usług. A jak z góry napisać i obliczyć termin wystawienia faktury? Kiedy należy go przesłać kontrahentowi?
Termin faktur zaliczkowych jest bezpośrednio związany z obowiązkiem podatkowym firmy. Pieniądze otrzymane przez firmę w związku z działalnością handlową automatycznie stają się podstawą opodatkowania, a faktura jest dokumentem potwierdzającym poprawność odbioru pieniędzy.
Jeśli pierwszym zdarzeniem jest otrzymanie środków na rachunku bieżącym, termin wcześniejszego wystawienia faktury rozpoczyna się w tym samym okresie i na tych samych warunkach co faktura za dostawę towarów. Zatem w przypadku wstępnie przekazanych środków zobowiązanie podatkowe powstaje w ciągu pięciu dni po otrzymaniu pieniędzy, co powinno znaleźć odzwierciedlenie w odpowiednim dokumencie. Terminy wystawiania faktur zaliczkowych są określone w art. 164 ust. 4 obecnego kodeksu podatkowego.
Dokumenty elektroniczne
09/02/2010 Służba podatkowa Federacji Rosyjskiej uznała prawo podatników do pracy z elektronicznymi próbkami dokumentów podatkowych i księgowych. Po raz pierwszy dokument elektroniczny jest uznawany za równoważny i akceptowany wraz z dokumentami w formie papierowej. Ta norma jest ustalona w ust. 1 art. 169 Kod podatkowy. Terminy wydawania faktur elektronicznych są zbliżone do okresu przechowywania dokumentów papierowych, ponieważ w tym przypadku zarówno dokumenty papierowe, jak i wirtualne są identyczne.
Aby wdrożyć ten przepis, osobne zamówienie służby podatkowej zatwierdziło formaty faktur elektronicznych, dzienników rozliczeniowych tych dokumentów i innych książek. Procedura pracy z takimi dokumentami jest podobna do obiegu papieru. Na każdą wymianę rachunków przypada jeden dzień, ale tak naprawdę dzięki Internetowi operacja trwa kilka sekund. Wymiana rachunków jest ustalona w zamówieniu 174 n i obejmuje:
- Data pojawienia się faktury w księgowości kontrahenta to data otrzymania takiego pliku przez operatora. Uwaga: nie data faktury, ale data otrzymania przez operatora.
- Otrzymanie elektronicznych faktur VAT, termin wydania tych dokumentów nie jest liczony od daty w dokumencie, ale od wysłania faktury do kupującego przez operatora. Termin wystawienia faktury przez sprzedawcę zależy zatem nie tylko od pierwszego zdarzenia, ale także od przesłania dokumentu elektronicznego do operatora.
Dowodem odbioru dokumentu może być zawiadomienie. Wcześniej było to obowiązkowe wymaganie faktury elektronicznej. Teraz ten dokument stanowi uzupełnienie rachunku i jest wykonywany tylko w przypadku dodatkowej umowy między kontrahentami.
Rejestracja faktury
Księgowanie faktur, które są podstawą transakcji podatkowych, odbywa się w księgach rachunkowych. Od stycznia 2015 r. Tylko podatnicy są zobowiązani do prowadzenia takich czasopism. Istnieją jednak wyjątki od tej zasady. Zatem zgodnie z obowiązującymi przepisami dziennik faktur powinien być dostępny:
- z podatnikami;
- osoby zwolnione z obowiązku bycia podatnikiem;
- osoby niezarejestrowane jako podatnicy, jeżeli okresowo wystawiają lub otrzymują faktury podczas prowadzenia działalności, reprezentując interesy innych osób na podstawie umów dwustronnych.
Pełna lista zasad przetwarzania i przechowywania tych dokumentów zawarta jest w Zasadach prowadzenia rejestru faktur zatwierdzonych w 2011 roku.
Procedura wypełniania faktur
Zgodnie z zasadami wypełniania podatnicy mają możliwość wskazania dodatkowych informacji w tym dokumencie. Należą do nich:
- szczegóły dotyczące dokumentu głównego (faktura, wyciąg bankowy);
- imię i nazwisko osoby wystawiającej fakturę oraz aktualne dane ustawowe i rozliczeniowe.
Wymienienie podstawowych dokumentów umożliwia sprzedającemu wskazanie dodatkowych informacji nie tylko dla sprzedawców, ale także dla kupujących, na przykład możliwe jest określenie daty odbioru towaru lub terminu zakończenia pracy, innych informacji będących przedmiotem zainteresowania po przeciwnej stronie. W celu uregulowania przepływu niezbędnych informacji dopuszczono takie dodanie.
Nowe zmiany
W 2017 r. Dokument został zmieniony. Tak więc obowiązkowym wymaganiem jest kod rodzaju towarów TN FEA, który jest niezbędny do nadzorowania odliczeń dla grupy towarowej towarów. W przypadku grupy towarowej odliczenie jest akceptowane w starym porządku, a w transakcjach z towarami niesklasyfikowanymi odliczenie odbywa się w nowej formie. Kod rodzaju towaru TN VVED stał się obowiązkowy do wskazania w dokumencie. Wynika to z faktu, że ten kod jest niezbędny do monitorowania odliczeń za towary z grupy towarowej, które są akceptowane w starym porządku. Wszystkie pozostałe grupy produktów są sporządzane w bieżącej formie.
Na nowych kontach należy podać adres, który musi odpowiadać danym z rejestru. Wcześniej wystarczyło podać szczegóły z dokumentów założycielskich, teraz nowe zasady zobowiązują do korespondencji zarówno na fakturze, jak i w rejestrze osób prawnych.
Fakturowanie korygujące
Faktury korygujące są wystawiane, jeśli nastąpiła zmiana wartości towarów, usług lub pracy. Rozmiar zmian w tym przypadku wskazany jest w kolumnie 5 faktury. Jeżeli zmienia się liczba jednostek dostarczonych towarów lub usług, zmiany wprowadza się w kolumnie 3.
Okresy rozliczeniowe budżetu i korekty
Przed zapoznaniem się z terminem wystawiania faktur korygujących zapoznanie się z umową, na podstawie której prowadzona jest działalność tego przedsiębiorstwa z kontrahentem, nie będzie zbędne. Jeżeli umowa wskazuje na możliwość wprowadzenia zmian, należy je wprowadzić w ciągu pięciu dni po zatwierdzeniu. Potwierdzenie takiej zgody może służyć jako akt stwierdzonej rozbieżności poświadczony przez obie strony.
Wszystkie czynności podatkowe związane z fakturami i fakturami korygującymi dotyczą okresu, w którym dokumenty te zostały wydane. Na podstawie faktury korygującej wystawionej w celu zmniejszenia całkowitego kosztu dostawy dostawca ma prawo do zmniejszenia własnych zobowiązań podatkowych. Aby otrzymać odliczenie podatku VAT, sprzedawca wystawia fakturę ujemną. W ten sposób kwota podatku VAT jest pomniejszana o kwotę pełnej faktury pomniejszoną o kwotę faktury korygującej. Przeciwnie, na kupującym ciąży dodatkowy obowiązek podwyższenia podatku VAT na podstawie faktury. W przypadku faktur elektronicznych obowiązują podobne wymagania. Termin wystawienia faktury korygującej format elektroniczny jest taki sam, jak w przypadku dokumentów papierowych - w ciągu pięciu dni od podpisania Raportu rozbieżności.
Korekta błędów na fakturach
Jest to możliwe, jeśli na fakturze znaleziono:
- błąd w danych kupującego lub sprzedającego;
- Niepoprawna stawka podatkowa
- prosta literówka.
Jeżeli faktura powinna zostać poprawiona, należy dla niej przygotować nowy, poprawiony dokument. Niezależnie od tego, kiedy korekta została wystawiona, faktura korygowana jest przypisywana do tego samego okresu podatkowego, w którym przeprowadzono operację i sporządzono fakturę początkową.Jeśli faktura, która została wystawiona z błędem, nie prowadzi do odmowy zwrotu podatku VAT, nie można jej poprawić.
Numeracja głównych i korygujących faktur w ciągu jednego okresu jest ciągła. Korekty faktur korygujących są przygotowywane w taki sam sposób, jak oryginalne. Ale numeracja skorygowanych kont na jednym koncie zawsze zaczyna się od jednego. W dziennikach księgowych wprowadza się wpis: faktura jest taka i taka, korekta nr 1 i jest to taki rachunek, który należy wziąć pod uwagę przy obliczaniu podatku VAT.