Planowanie zakupów towarów jest jednym z najważniejszych etapów działalności każdej nowoczesnej instytucji lub przedsiębiorstwa. Jest przeznaczony do tworzenia dokumentacji przygotowawczej, jeśli to konieczne, do zakupu produktu, zamówienia pracy, usług. Najbardziej odpowiedni obszar dla gmin, przedsiębiorstw państwowych. Opracowano kilka metod planowania, które są uważane za część specjalistycznych kursów edukacyjnych. Oczywiście obliczenia teoretyczne mają zastosowanie w praktyce, zakres ich zastosowania jest niezwykle szeroki. Wynika to głównie z wymagań obowiązujących przepisów dotyczących uzasadnienia przejęć gmin i agencji rządowych.
Start bez błędów jest kluczem do sukcesu
Obecnie praktykowane jest planowanie zamówień zgodnie z ustawą federalną 44. W dokumencie tym stwierdzono na szczeblu federalnym, jak ważna jest procedura sporządzania planu. Wymagania dotyczące sporządzania przejęć pojawiły się po raz pierwszy w 2013 r. I od tego czasu wdrożenie poszczególnych instytucji zdecydowanie nie stało się łatwiejsze. Normy prawne obowiązujące w naszych czasach wymagają planowania przejęć w ścisłej zgodności z prawem, dokładnie dokumentując każdy krok, każdą operację.
Organizacja zamówień, opracowanie planu to zadania, które przy niezmienności prawa są rozwiązywane w naszych czasach przy użyciu bardziej nowoczesnych metod. Pozwala to na zwiększenie efektywności ekonomicznej wyniku w celu przestrzegania ustalonych standardów. System planowania zamówień jest kluczem do pozytywnego wyniku całego wydarzenia. Potrzeba jest ważna do przeanalizowania, biorąc pod uwagę kwotę funduszy przydzielonych przedsiębiorstwu. Oczywiście najlepszym rozwiązaniem jest przydzielenie mas finansowych w kwotach wymaganych przez daną instytucję do realizacji wszystkich planowanych transakcji, ale ograniczenia budżetowe rzadko pozwalają na zrealizowanie 100%.
Zrób to dobrze
Nawiasem mówiąc, istotność i złożoność problemu planowania planów zamówień, opracowywania projektów jest już widoczna z obfitości specjalistycznych publikacji, które zostały niedawno wydane, ujawniając różne subtelne aspekty i niuanse tego problemu. Wiele wynika z trudnej sytuacji gospodarczej w kraju, na podstawie której zaostrzone są wymagania prawa, a także z monitorowania ich przestrzegania. Ma to pozytywną stronę: można skutecznie zapobiegać nadużyciom, elementowi korupcji i nieefektywnemu marnotrawstwu oszczędności budżetowych.
Coroczne planowanie zamówień jest najczęstszą opcją. Opracowywanie planów przez długi okres czasu (plan pięcioletni) nie będzie zbyteczne, ale są one tworzone tylko ogólnie. Istnieją plany krótkoterminowe (na przykład na miesiąc), ale odzwierciedlają one tylko bieżące potrzeby przedsiębiorstwa. Roczny plan to nie tylko lista niezbędnych przejęć, ale także dokument pokazujący perspektywy instytucji, jej strategię rozwoju i usprawnienie procesu pracy. Często do planu dołączana jest nota wyjaśniająca, uzasadniająca potrzebę każdej z wymienionych pozycji. Pomaga to uniknąć podejrzeń o nadużycie i udowodnić potrzebę alokacji środków.
Główne cele: analiza przykładów zamówień
Planowanie, zamówienia mogą być obszarem odpowiedzialności zaniedbywanym przez firmę.W takiej sytuacji jakość usług świadczonych w wyniku pracy instytucji produktu będzie dość niska, a warunki będą długie. Jeśli nie można było poprawnie ustalić ceny kontraktu, zaplanować przejęcie, istnieje możliwość nieefektywnego wydatkowania środków, co można uznać za przestępstwo z wynikającymi z tego konsekwencjami.
Miejskie planowanie zamówień pomaga zapobiegać nieprzewidzianym anulowaniom. Inicjatorem bloku transakcyjnego może być organ kontrolny, kontrahent lub sama instytucja, która nagle znalazła błąd i dlatego została zmuszona do pilnego zakończenia współpracy w drodze porozumienia. Prowadzi to do tymczasowych strat finansowych. Klient, który nieprawidłowo zakończył proces zakupu, może zostać ukarany karami. W szczególności z istniejących przepisów wynika, że urzędnik, który nieodpowiedzialnie niepoprawnie wybrał metodę udzielania zamówień, jest zmuszony odpowiedzieć: kara osiąga 50 000 rubli.
Jeden po drugim
W nowoczesnych przedsiębiorstwach planowanie zakupów odbywa się poprzez systematyczne podejście do problemu przy użyciu skutecznych systemów elektronicznych, komputerowych i programowych. Minimalizuje to prawdopodobieństwo błędu ludzkiego. Sekwencja operacji polega na tworzeniu planu, jego koordynacji z wyższymi organami, wdrażaniu planu. Już na etapie przygotowawczym należy uzasadnić wszystkie planowane operacje, zweryfikować zgodność z celami określonymi dla instytucji i znormalizować zamówienia. Ta ostatnia obejmuje kontrolę jakości zakupionego produktu, zamówioną usługę pod kątem aktualnych wymagań, oczekiwanych cech konsumenckich. Na etapie planu analizowana jest wymagana ilość produktu i cena krańcowa, po której można go kupić.
Zarządzanie planowaniem zakupów obejmuje organizację publicznej dyskusji na temat wydarzenia. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku szeregu transakcji, dla których rozgłos jest przewidziany w przepisach prawa. Zdarzają się takie zdarzenia, których wdrożenie jest po prostu niemożliwe bez wstępnych badań publicznych z oceną wyników. Obecnie do organizacji takiego kroku aktywnie wykorzystywane są najnowocześniejsze środki i metody komunikacji, rozwiązania techniczne i technologie informacyjne.
Papiery nie mają końca!
Planowanie zamówień państwowych i komunalnych obejmuje opracowanie harmonogramu, planu zamówień. Drugi rodzaj dokumentacji został wprowadzony w 2016 r. Pierwszy był praktykowany wcześniej, jego forma pozostała niezmieniona od kilku lat. Harmonogram powstaje na rok. Plan zamówień jest sporządzany na średni okres i obejmuje wszystkie nazwy produktów potrzebnych instytucji i zakupionych od dostawcy. Zwykle taki dokument obejmuje trzyletni okres, ponieważ na ten okres tworzony jest budżet.
Planowanie zamówień publicznych jest szczególnie trudnym zagadnieniem. Konieczne jest skoncentrowanie się na ustawie federalnej przyjętej w 2011 r. Pod numerem 223. Zadeklarował możliwości opracowania elastycznego planu obejmującego okres 12 miesięcy. Niektóre zakupy nie muszą być uzasadnione. Dotyczy to listy, która podlega standardom drugiej części piętnastego artykułu wspomnianej wcześniej 44 ustawy federalnej. Pracownicy sektora publicznego mają prawo dostosowywać plany zgodnie z potrzebami. Nie ma limitu czasu ani powodu.
Wszystko zgodnie z planem
Zamówienia w planowaniu budżetu w formie wykresu obejmują wykorzystanie dokumentacji opracowanej w okresie trzech lat i opisanie podstawowych potrzeb instytucji jako podstawy.Nie każda osoba prawna po raz pierwszy z powodzeniem może stworzyć taki plan zamówień, który może zostać przełożony na rzeczywistość, dlatego prawo przewiduje możliwość dostosowania dokumentów już opublikowanych za pośrednictwem specjalistycznego systemu informacyjnego.
Często trzeba wprowadzić zmiany, ponieważ odkryto zapotrzebowanie na towary, których wcześniej nie można było zidentyfikować. Dzięki elektronicznemu budżetowi planowanie zamówień jest dość elastycznym procesem, można dodawać nowe pozycje, zwłaszcza jeśli możliwości finansowe ich realizacji wynikają z oszczędności w przetargach, które już minęły do czasu dostosowania. Zmiany można wprowadzać, gdy stymulują go wyniki dyskusji publicznej, jeśli zostały one zorganizowane jako spełniające wymogi prawa.
Logistyka zaopatrzenia
Aby zapewnić, że planowanie zamówień (budżet elektroniczny, przeprowadzany za pomocą nowoczesnych produktów programowych, zapewnia znaczną pomoc specjalistom) jest jak najbardziej skuteczne, organizuj wydarzenia, biorąc pod uwagę wymagania logistyki. Podczas sporządzania planu należy kierować się potrzebami przedsiębiorstwa, kosztami związanymi z procesami pracy, dostępnymi przestrzeniami do przechowywania. Istotną rolę odgrywa rola i ilość materiału potrzebnego do procesu produkcyjnego, czas, w którym powinien zostać dostarczony. Aby odnieść sukces, należy wziąć pod uwagę zasoby dostawców, zdolność do zorganizowania własnej produkcji niektórych materiałów eksploatacyjnych mających zastosowanie do produkcji produktu końcowego, świadczenia usług.
Formacja, biorąc pod uwagę cały określony plan zamówień w planowaniu budżetu w odniesieniu do firm państwowych i prywatnych, pozwala na ustanowienie procesu pracy bez przestojów i strat finansowych z powodu nabycia nadwyżki, uszkodzenia materiałów eksploatacyjnych. Aby określić, ile materiału jest potrzebne (mianowicie ten wskaźnik jest podstawą do obliczenia większości innych), konieczne jest opanowanie kilku standardowych metod obliczania. Aby zastosować je do konkretnej firmy, najpierw musisz zebrać najbardziej kompletną bazę informacyjną na temat wykorzystania podobnych surowców w przemyśle.
Ile potrzeba?
Jedną z metod planowania zamówień jest ocena ilości produktów, które muszą zostać wyprodukowane, na podstawie zapotrzebowania klienta. Wiedząc, jak duże jest obecnie zapotrzebowanie na produkt, można rozsądnie obliczyć, ile surowca będzie potrzebne. Aby uprościć obliczenia formularzy list z produktami, materiałami, należy wziąć pod uwagę czas potrzebny do dostarczenia różnych produktów, czas przechowywania. Jeśli niektóre materiały eksploatacyjne można wyprodukować samodzielnie, należy wcześniej obliczyć, jak wielkie są koszty czasu.
Znając przedziały czasowe, szacują potrzebę brutto pozycji otrzymanych od dostawcy, wytwarzanych we własnym zakresie. Na tej podstawie popyt netto określa się, analizując istniejące zapasy, złożone zamówienia i planowane wielkości produkcji. Wśród zamówień mogą być te, które zostały wykonane wcześniej dla poprzedniej serii towarów. Przy planowaniu nowego cyklu produkcyjnego nie trzeba ich brać pod uwagę.
Wahania popytu
Ta metoda planowania zakupów jest istotna, gdy zainteresowanie konsumenta można opisać za pomocą wykresu falowego z powtarzającymi się elementami. Aby osiągnąć wygładzenie, należy ocenić, jak duże jest rzeczywiste zużycie produktu w ostatnim okresie, aby zidentyfikować stosunek z wcześniej obliczonymi wskaźnikami dla niego. Dla nowego okresu prognoza jest wskaźnikiem obliczonym dla poprzedniego okresu, do którego dodawana jest wartość korygująca - ilość towarów pomnożona przez współczynnik istotności.
Alternatywna opcja
Inna metoda planowania zakupów jest deterministyczna.Stosują się do tego, gdy wiadomo, ile czasu zajmuje wykonanie zamówienia, ile materiału jest na to potrzebne, w jakim czasie zostaną dostarczone materiały eksploatacyjne.
Czasami podejście stochastyczne ma największe zastosowanie w praktyce. Podstawą obliczeń są metody statystyczne, matematyka. Korzystając ze specjalistycznych formuł, możesz ocenić, czego oczekuje się od produktu, a na podstawie tego planu zakup materiałów eksploatacyjnych.
Wykorzystując zgromadzone doświadczenie personelu, możesz wdrożyć heurystyczne podejście do planowania zakupów.
Na wszystko jest czas
Planowanie zamówień publicznych, prywatne obejmuje dostępność najbardziej kompletnej bazy informacji na temat procesu produkcyjnego i wyników jego zastosowania. Konieczne jest zapewnienie analitykom dostępu do dokładnych informacji o ruchu materiałów eksploatacyjnych, komponentów, części zamiennych. Powinny istnieć dane dotyczące wszystkich etapów od momentu badania rynku zamówień do otrzymania zakupionego w magazynie.
Aby system zamówień logistycznych działał dobrze, musisz wiedzieć, jakie materiały są wykorzystywane w procesie produkcyjnym. Opracowanie planu zaopatrzenia obejmuje skoordynowane interakcje różnych osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie. Planowanie zamówień publicznych (i równie w prywatnych firmach) zmusza do ustanowienia wzajemnych relacji między różnymi działami, oddziałami, oddziałami osoby prawnej. Tylko starannie zorganizowana interakcja pozwala nam zagwarantować poprawność obliczeń, analiz i wyboru na korzyść optymalnej metody formowania zamówień. Wspólna praca pozwala zdecydować się na najlepszą politykę cenową, zawrzeć korzystną umowę z dostawcą i śledzić ilość przychodzących, dostępnych, wydatkowanych surowców. Logistyka obejmuje kontrolę nad terminami dostaw, rozmieszczanie surowców na obszarach magazynowych.
Nic więcej
Organizując logistykę zaopatrzenia, można osiągnąć minimalny poziom zapasów w magazynie przy nieprzerwanej dostawie materiałów eksploatacyjnych do procesu produkcyjnego. Aby planowanie było skuteczne, konieczne jest precyzyjne sformułowanie, które konkretne stanowiska są wymagane i w jakim zakresie, w jakim okresie powinny one być dokładnie do dyspozycji warsztatów, jak wielkie są możliwości znanych dostawców. Logistycy oceniają bieżące możliwości magazynu, opracowują sposoby organizacji procesu produkcyjnego materiałów eksploatacyjnych z wykorzystaniem własnych możliwości.
Kupujemy mądrze
Pod wieloma względami planowanie zamówień jest ściśle związane z wyborem konkretnego formatu współpracy z dostawcami. Ostatnio najbardziej rozpowszechnioną opcją jest przeprowadzenie przetargu. Dotyczy to w równym stopniu przedsiębiorstw państwowych, instytucji, jak i prywatnych dostawców. Pojęcie przetargu pojawiło się w gospodarce od dawna. Za organizację licytacji odpowiada klient, ogłaszając konkurencyjne warunki dostawy produktu, świadczenia usług. W ramach aukcji ci, którzy chcą, mogą wziąć udział w konkursie na prawo do zawarcia umowy z klientem na wcześniej ogłoszonych warunkach. Zasady, którym będzie podporządkowana współpraca, muszą zostać sformułowane, opublikowane z wyprzedzeniem. W tym celu wypełniony jest pełny pakiet dokumentacji przetargowej, wskazujący warunki wszystkich etapów wzajemnej pracy. Podane są nazwy produktów, usług, cen, które odpowiadają klientowi.
Klasyczny przetarg to procedura obejmująca dużą liczbę konkurentów. Zdobycie prawa do zawarcia umowy nie jest łatwe, ale sam proces jest opłacalny i sprawiedliwy. Jego organizacja jest przypisana do szefów przedsiębiorstwa, działających jako klient. Firma zbiera komisję ds. Zamówień, której skład zatwierdza personel dowodzący.Ci specjaliści przygotowują pakiet dokumentów, opracowują wszystko, co niezbędne, aby określić warunki publicznego oglądania. Należy pamiętać o aktualnych aktach prawnych i prawnych dotyczących przetargów i aukcji.
Ostrożnie i dokładnie
Wszystkie oferty złożone w ograniczonym czasie muszą zostać przeanalizowane przez uczestników komisji przetargowej. W odniesieniu do każdej opcji formułuje się ogólną decyzję: zaakceptować propozycję, wyznaczyć potencjalną osobę jako wykonawcę lub odrzucić opcję. Decydując się na konkretny wynik, musisz sprawdzić warunki konkursu, przeanalizować cechy wszystkich otrzymanych propozycji. Idealnym rezultatem procedury jest umowa po możliwie najniższej cenie, z zastrzeżeniem wszystkich wymagań i warunków klienta. Bezstronność, otwartość, przejrzystość to główne zalety takiej procedury.
Przy formułowaniu wymagań dotyczących wykonawców należy kierować się nie tylko własnymi zainteresowaniami, ale także przeciętnymi ofertami rynkowymi. Jeśli klient stawi celowo niekorzystne warunki, prawie nikt nie chce zapisać się na taką współpracę; w wyniku przetargu nie pojawi się ani jeden wniosek. Aby nie być w tak nieprzyjemnej sytuacji, co prowadzi do zakłócenia czasu dostawy, konieczne jest sformułowanie odpowiednich propozycji. Jednym ze sposobów, na które coraz częściej się odwołuje, jest określenie warunków, które są maksymalnie możliwe dla klienta. Każdy potencjalny wykonawca oferuje własne opcje, odpowiadające cenie lub bardziej przystępne, a na podstawie analizy wszystkich otrzymanych wniosków możesz wybrać najbardziej udany sposób współpracy.
Jak wydawać
Planując zakupy w formie przetargu, należy najpierw przeanalizować oferty cenowe na rynku, skompilować skonsolidowaną bazę ofertową, porównać różnych dostawców, a następnie przejść bezpośrednio do organizacji przetargu. W dołączonej dokumentacji należy wskazać wymagania dotyczące ceny zamówienia, termin jego realizacji, poziom kwalifikacji i jakość produktu. Każdy z uczestników zgodnie z wynikami przetargu otrzymuje indywidualny numer, pierwszy przeznaczony jest dla zwycięzcy. Jeśli ktoś odmówi zawarcia umowy, pierwszeństwo będzie miał drugi na liście i tak dalej. W trakcie przetargu kontakt członków komisji i przedstawicieli zainteresowanych potencjalnych wykonawców jest zabroniony.