W środowisku produkcyjnym często pojawia się sytuacja, gdy jeden z pracowników decyduje się przekazać tę lub inną informację swojemu kierownictwu. Taki apel, sformułowany na piśmie, nazywa się „memorandum”. Co to jest ten dokument i jak go skompilować? Warto o tym osobno mówić.
Podstawowe pojęcia
Każdy pracownik ma prawo skontaktować się ze swoim bezpośrednim przełożonym. Może to zrobić zarówno ustnie, jak i na piśmie. W pierwszym przypadku wszystko sprowadza się do normalnej rozmowy, która nie zobowiązuje żadnej ze stron do niczego. W drugim przypadku odwołanie jest już oficjalne.
Taki papier biznesowy nazywa się „notatką”. Jaka jest różnica między takim dokumentem a innymi oświadczeniami skierowanymi do kierownictwa? Istota pytania leży w samej nazwie. Pracownik sporządza taki dokument w celu zgłoszenia konkretnej sytuacji lub zdarzenia. Informacje mogą dotyczyć osoby, miejsca lub produkcji jako całości. W zależności od tego, do kogo jest wysyłana, notatka może odnosić się zarówno do dokumentów wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Pierwszą opcją jest, gdy pracownik zwraca się do szefa dowolnego poziomu w danym przedsiębiorstwie. A drugi uzyskuje się, jeśli wyśle swój papier do wyższego autorytetu. Następnie naturalnie idzie na poziom zewnętrzny.
Istota problemu
Z reguły sporządza się memorandum w określonym celu. Można go napisać w celu:
- Popraw sytuację. Na przykład pracownik ma fakty, że firma podejmuje działania, które zakłócają normalny przebieg procesu pracy. Poinformuje o tym swoje kierownictwo z prośbą o podjęcie odpowiednich środków.
- Chroń się przed niesprawiedliwością. Dzieje się tak, gdy osoba widząc stronnicze nastawienie, postanawia powiadomić o tym swoje bezpośrednie kierownictwo. Robi to w poszukiwaniu pomocy i ochrony.
- Popraw pracę. Czasami jeden z pracowników zauważa, że pracownicy innych działów lub jednostek strukturalnych popełniają błędy, które prowadzą do obniżenia wydajności. Następnie zwraca się do lidera, aby pomóc przywrócić porządek.
- Unikaj niechcianej odpowiedzialności. Dzieje się tak, gdy dochodzi do incydentu. Powiedziawszy o nim swoim przełożonym, pracownik stwarza sobie dogodne warunki, w których nie można wnieść żadnych skarg.
W każdym z tych przypadków pracownik nie tylko przekazuje informacje, ale prosi o pomoc w rozwiązaniu problemu.
Sprawiedliwa kara
Dyscyplina pracy zapewnia sumienne wykonywanie przez obywatela jego obowiązków podczas pobytu w miejscu pracy. Ponadto musi zastosować się do przyjętego zamówienia i zastosować się do wszystkich zamówień i zamówień swojego pracodawcy. Ale w życiu nie wszystko dzieje się tak płynnie. Czasami działania pracowników odbiegają od ogólnie przyjętych norm. W takim przypadku bezpośredni szefowie uważają za swój obowiązek poinformowanie kierownictwa przedsiębiorstwa o tym, co się dzieje. Wynikiem takiego sygnału jest memorandum o naruszeniu dyscypliny pracy.
Zwykle w tym dokumencie sprawa dotyczy:
- Niezastosowanie się do konkretnych zamówień.
- Niewykonanie bezpośrednich funkcji dotyczących pozycji sprawcy.
- Naruszenie dyscypliny pracy. Odnosi się to do przypadków nieobecności w pracy, spóźnienia, upicia się w miejscu pracy i innych.
- Popełnianie czynów niezgodnych z prawem, które pociągają za sobą odpowiedzialność administracyjną lub karną. W tym przypadku mówimy o kradzieży, psuciu, malwersacji i innych przestępstwach.
W każdym z tych przypadków sprawca będzie musiał ponieść zasłużoną karę.
Autor dokumentu
Najczęściej jego bezpośredni przełożony sporządza memorandum dotyczące pracownika. W nim przekazuje kierownictwu negatywne aspekty działalności podwładnego.
Jednocześnie dokument zwykle zawiera osobistą ocenę autora. Wraz ze swoją wizją problemu oferuje możliwe rozwiązania. Ale ostatnie słowo będzie oczywiście dla lidera. Na przykład pracownik dokonał wagarowania. W takim przypadku jego szef sporządza dokument skierowany do reżysera, który zwykle zaczyna się od słów „Zwracam uwagę”. Następnie szczegółowo opisuje, kiedy nastąpiło naruszenie, i ze swojej strony oferuje możliwość ukarania niedbałego pracownika. Ponieważ taka notatka odnosi się do dokumentów użytku wewnętrznego, może być wydana na zwykłym czystym arkuszu formatu A4. Tekst jest przedstawiany w dowolnej formie. Można go warunkowo podzielić na dwie części. Jeden zawiera opis problemu, a drugi zawiera wnioski i konkretne sugestie na ten temat.
Specjalny przypadek naruszenia
Jednym z rodzajów naruszenia dyscypliny pracy jest niespełnienie przez pracownika zadania powierzonego mu przez szefa. Może się to zdarzyć, jeśli pracownik zapomni, nie może lub po prostu zignoruje to zamówienie.
Takie działanie kwalifikuje się jako naruszenie dyscypliny, a bezpośredni przełożony sporządza protokół niespełnienia zadania. Za takie przestępstwo osoba będzie musiała zostać sprawiedliwie ukarana. Stanie się to jednak dopiero po przedstawieniu wyjaśnień dotyczących tego, co się wydarzyło. Jeśli powody, które skłoniły pracownika do takich działań, wydają się przekonujące, może nawet uniknąć kary. Trudniej jest rozwiązać problem, gdy nieposłuszeństwo pracownika prowadzi do negatywnych konsekwencji. Tutaj raczej nie będzie w stanie trzymać się z daleka. Zwłaszcza jeśli w wyniku takiego zaniedbania nastąpiła szkoda lub wyrządzono poważną szkodę. Kara w tym przypadku zostanie ustalona na podstawie odpowiednich aktów prawnych.
Jak zrobić raport?
Menedżer na dowolnym poziomie powinien wiedzieć, jak napisać notatkę. Próbkę można rozważyć na konkretnym przykładzie. Załóżmy, że jakiś pracownik nie przyszedł na czas do pracy i w tym czasie czekał na niego gość, aby podpisał ważną umowę. Po kilku godzinach pojawił się pracownik, ale stracił czas, a klient już wyszedł. Taki akt zawiera jednocześnie kilka naruszeń:
- spóźniony do pracy;
- zakłócenie terminu;
- szkody wyrządzone firmie w wyniku niepodpisania umowy.
Jeśli zmiana obecnej sytuacji nie jest możliwa, szef jest zobowiązany do poinformowania o tym kierownictwa.
Podobny dokument powinien wyglądać następująco:
- Najpierw w prawym górnym rogu jest napisane „cap”, co wskazuje, do kogo i od kogo jest kierowane.
- Dalej w centrum znajduje się jego nazwa.
- Poniżej znajduje się główny tekst, w którym informacje są umieszczone w określonej kolejności. Najpierw jest opis sytuacji. Następnie pojawia się prośba o pomoc w rozwiązaniu problemu. Następnie na podstawie wszystkich powyższych wniosków dokonuje się wniosku. Podsumowując, autor może wyrazić swoje pomysły lub sugestie, jak według niego najlepiej wydostać się z tej sytuacji.
- Na samym dole umieszcza datę i podpis z pełnym transkrypcją F. I. O. i zajmowanym stanowiskiem.
W zależności od przyczyny tekst notatki może mieć charakter wyłącznie informacyjny lub wymagać interwencji kierownictwa w celu przywrócenia porządku.
