Den praktiske bruken av informasjon er grunnlaget for samlingen av alle former for presentasjon og formalisering av kildedata for fiksering, overføring og nøyaktig oppfatning av adressaten.
Når informasjon blir presentert av et dokument, er den spesifikk, det er innen området aksepterte og enhetlige normer, lovbestemmelser og krav i en sosial eller produksjonsprosess. Dette er alltid presise formuleringer og en viss form for uttrykk for mening for å oppnå et klart definert mål.
Oppretting og innhold av et dokument
Enhette dokumentasjonssystemer spiller ingen rolle, det er så vanlig å opprette dokumenter hver dag på eget initiativ og kunnskap, eller fylle ut dem i henhold til bestemte regler.
Livet i seg selv er et boblebad av informasjon, men til enhver tid er det menneskets natur å på en eller annen måte komponere og tydelig fikse noe. I samsvar med uskrevet skikk, dannes enhetlige dokumentasjonssystemer i hodet til hver person på skolen, hvis ikke tidligere. Men på det første stadiet av utviklingen, knytter ikke en person til seg den essensielle verdien som de fortjener.
Et dokument kan være av to grunnleggende forskjellige typer:
- skjema;
- struktur og innhold.
Formelt sett er blanke dokumenter vanlige skjemaer der streng definert informasjon registreres. Dokumenter av denne typen blir stadig behandlet (barnehage, skole, klinikk, arbeid, passkontor, ...).
Ekte dokumenter tar hensyn til de eksisterende kravene til utformingen av dem. Ellers vil de bli misforstått av adressaten og ønsket resultat oppnås ikke.
Hvert dokument skal utføres i form, ha en tydelig struktur og forventet innhold, uttrykt i en viss stil.
Formelt sett kan man referere til dokumenter som kunstverk, artikler, vitnemål, avhandlinger, bøker og andre skriftlige og grafiske arbeider, men dette er et mye mer uklart i struktur og innholdsresultat av å konvertere informasjon til en streng form for oppfatning av en viss krets av forbrukere (mottakere).
Essensen av samlingssystemer
Informasjonen er omfattende, men selv om du ikke tar hensyn til eksterne kilder, er hver statsstruktur, virksomhet, individuell entreprenør og vanlig person under betingelser (krav) til å velge en spesifikk standard fra det omliggende utvalg av enhetlige normer.
De eksisterende statlige enhetlige dokumentasjonssystemene er i nesten alle tilfeller rådgivende. Spesielt i samsvar med gjeldende forskrifter.
- Datoen for dokumentet er utarbeidet med arabiske tall i sekvensen: dag i måneden, måneden, året.
- Månedens dag og måned - to par arabiske tall, gjennom en prikk; år - fire sifre (4. desember 2017 = 4. desember 2017 i henhold til GOST R 6.30-2003).
- Samtidig tillater denne GOST muntlig indikasjon av månedens navn.
- Den samme GOST "tillater" omvendt rekkefølge: år, måned og dag.
En betydelig del av dokumentene “tjener” forvaltningssfæren. Arbeidssituasjoner gjentas, handlinger som er utført er like, men det er alltid funksjoner. GOST R 6.30-2003 forenkler opprettelsen av dokumenter, og ikke bare for administrasjonsfæren.
Etter felles mening er forening en reduksjon i antall og rekke dokumenter, designkrav, logikken i innholdet og strukturen. Foreningen inkluderer også prosessene for oppretting, behandling og utførelse av dokumenter.Størrelsen på mediet er viktig hvis det er et papirdokument, eller dataformatet hvis det er et elektronisk dokument.
Arbeidsflytområder og dokument semantikk
Organisasjonsstyring er et viktig, men ikke det eneste området som de enhetlige dokumentasjonssystemene er direkte knyttet til. Regnskapsavdelingen i ethvert foretak bruker ikke bare blanke skjemaer, inkludert strenge rapporteringsskjemaer, men også et bredt spekter av "gratis" utarbeidsdokumenter i samsvar med godkjente lovgivningsmessige og lokale standarder, GOST-bestemmelser.
I følge den all-russiske klassifiseringen opererer flere tematiske systemer:
- banksektoren;
- finans-, regnskaps- og rapporteringsområde for budsjettinstitusjoner og organisasjoner;
- rapportering og statistisk sfære;
- arbeidsdokumentasjonssystem;
- utenrikshandel sfære, etc.
De forenklede dokumentasjonssystemene til Russland om temaer dekker hele den samfunnsøkonomiske infrastrukturen i landet. De kan ha spesifikasjoner etter region, etter næring, etter kompetanseområde for selskapet.
Hvis du overholder den all-russiske klassifisereren, kan du tilordne en åttesifret kode til hver dokumenttype og føre en egen post. De fleste organisasjoner bruker de eksisterende kravene til papirarbeid og godkjenner sitt eget regelverk på sitt grunnlag.
Nøkkelposisjoner
Formålet med dokumentet krever visse detaljer. Mangel på nødvendig forutsetning kan føre til ugyldighet av dokumentet eller umuligheten av utførelsen. I dette tilfellet spiller ikke lojaliteten til GOST R 6,30-2003 noen rolle.
Stillingsrekkefølgen inneholder et spesifikt utvalg stillinger. Ordren om å opprette avdelingen er en annen. Stillingsbeskrivelsen er samlet helt annerledes enn kvartalsrapporten til økonomiavdelingen.
Samtidig har mange detaljer applikasjonsfunksjoner. Datoen kan for eksempel ha forskjellige betydninger: øyeblikket for signering av bestillingen, tidspunktet for oppsigelse av den ansatte, øyeblikket for produksjonsstart, den multilaterale avtalen. I sistnevnte tilfelle kan ikke bare datoen for inngåelse av avtalen fra hver part gis, som alltid har juridisk betydning, men også den generelle datoen, for eksempel begynnelsen av gyldigheten av de avtalte bestemmelsene.
Valg av ord og frasering
Arbeidsflyten til enhver bedrift, som et dataprogram, er generelt en strengt formalisert prosess. I motsetning til et program er det ikke en datamaskin som fungerer her, men en person. Unøyaktig formulering er mulig. Men den generelle disposisjonen når du oppretter dokumenter, bestemmes i samsvar med GOST 6.30-2003 så nær kravene som mulig.
Avvik fra allment akseptert praksis og kravene til GOST er upassende her: en ordre, bestemmelse, uttalelse, orden osv. Er ikke kunstverk, og det er ikke nødvendig å se etter en form for tankegang.
Ikke bare ordforrådet blir ønsket velkommen, men også de delene av talen som er nødvendig i hvert enkelt tilfelle og i riktig sak. I henhold til etablert praksis, er absurditeter, manglende ord, setninger ofte funnet i dokumenter, det er uoverensstemmelser som ikke er karakteristiske for språklig tale. Men det er vanlig, og å gjøre det på sin egen måte er upraktisk.
Når det gjelder tegninger, deres signaturer og betegnelser, er det vanlig å bruke opplevelsen av å utvikle designdokumentasjon når det åpenbart er nødvendig. Ingenting hindrer imidlertid utformingen av en vanlig tegning på samme intime måte.
Når det gjelder tabellene, er bestemmelsene i GOST også fornuftige å vurdere. Dette er en veletablert praksis, og enhver tabell i et arbeidsdokument er først og fremst en guide til handling eller informasjon for å ta en beslutning.
Ordforråd, struktur og presentasjonslogikk
Teksten skal alltid kobles sammen. Setningene bestemmer hverandre gjensidig eller gjør avgrensninger. Spesifikke ord og uttrykk brukes. For å rekruttere en person, skriver direktøren en kort resolusjon om en korrekt skrevet uttalelse.
En søknad om ansettelse, skrevet av en ansatt i foreskrevet form, godkjennes i enhetene i foretaket og gjennomgår en foreløpig godkjenningsprosess. Dette er ikke et dokument ennå, men allerede grunnlaget for den endelige avgjørelsen fra lederen av foretaket i form av en spesifikk frase “i orden”.
Å skrive noe annet i resolusjonen er tillatt, det er ikke forbudt, men det bør i noen situasjon ha en rimelig verdi. For eksempel en universitetsutdannet. En setning kan gis i uttalelsesteksten eller i samsvar med foretakets logikk - dette overlates til direktøren å bestemme.
Et vesentlig og tradisjonelt trekk ved mange dokumenter er to deler:
- grunn (grunnlag, formål);
- konklusjon (beslutning, konklusjon, forespørsel).
Dette er ikke viktig, men der det er logisk, er det nødvendig å dele alle nødvendige setninger tydelig i to komponenter. Gosstandart, enhetlige dokumentasjonssystemer og lokale bestemmelser i selve virksomheten skal tjene som grunnlag for å konstruere strukturer der emnet for dokumentet bestemmer hvordan man utgjør årsaken og konklusjonen.
I praksis øker denne tilnærmingen opprettelsen av viktige dokumenter, og lar deg fokusere ikke på hele teksten, men bare på den variable delen.
Lokale dokumenter fra foretaket
Enhet og standardisering av dokumenter er karakteristisk for hver enkelt bedrift. Noen gjør dette skriftlig, andre holder seg til muntlig praksis. Det avhenger av virksomhetens størrelse og ansvarsnivå.
De fleste av de lokale bestemmelsene er utarbeidet under opprettelsen av et foretak på grunnlag av gjeldende lovverk, GOST, forskriftsdata som gjelder i industrien eller et spesifikt forretningsområde.
Slike enhetlige dokumentasjonssystemer er unike og ofte er kunnskapen til et bestemt selskap basert på programvaren som brukes og utgjør en handelshemmelighet. De endres sjelden, og endringer er assosiert med stadiene i selskapets vekst, utvidelse av dens kompetansesfære eller forretningsnivå.
Viktige lokale dokumenter er produksjonsplaner, tekniske spesifikasjoner, arbeidsplaner. Her er enhetingen og standardiseringen av dokumenter analog. Hver ny, for eksempel kalenderplan, er laget i likhet med den forrige, og en ny regnskapsplan i regnskapsprinsippet er formulert på grunnlag av den forrige som tar hensyn til endringer i eksterne krav (lovgivning, skatt, statlige kontrollorganer, ...)
Informasjon flyter
En godt debugged dokumentflyt av bedriften, spesielt når logikken, strukturen og vokabularet til det enhetlige dokumentasjonssystemet er implementert i form av et programvareteknisk styringssystem, gjør det ikke bare å forenkle virksomheten og funksjonaliteten til ansatte, men også å administrere deres aktivitet i riktig retning, og gir automatisering av dokumentoppretting, kontroll over deres behandling og utførelse.
Bedriftsinfrastrukturen, implementert i form av interne og eksterne informasjonsstrømmer, tidsbestemt og innhold, lar deg overføre ledelsen av bedriften til et høyere nivå.
Mange moderne informasjonssystemer har lenge arbeidet på oppgavenivå, og har formulert de nødvendige inndataene og utarbeidet rapporter. Arbeidernes rolle i et slikt system ligger i virksomhetens kreativitet og mål, og ikke i sammenheng med hvordan man utarbeider et bestemt dokument.
Bedrift og ansattes oppførsel
GOST R 6.30-2003 og andre forskriftsdokumenter bestemmer formen for dokumenter, detaljer, ord og uttrykk, spesifiserer uttrykkens logikk og størrelser på papirmedia, innrykk, marginer, figurer, tabeller og andre tekniske detaljer - alt dette er viktig og hensiktsmessig å ta hensyn til.
Det normale arbeidet i selskapet er den vanlige arbeidsflyten der hver ansattes rolle reguleres og forventes.
I denne sammenheng og i forbindelse med funksjonene i det moderne utviklingsnivået for informasjonsteknologi, har spørsmålet om ansattes atferd blitt relevant. På bakgrunn av den forventede varianten av utviklingen av visse hendelser, kan verk, dokumenter, avvik oppdages.
Dette aspektet er ikke mindre viktig for å bygge selskapets infrastruktur. Det er viktig ikke bare å organisere riktig arbeid med dokumenter, men også for å sikre kontroll over prosessen med å jobbe med dokumenter.