Organisasjoners økonomiske aktiviteter inkluderer mange handlinger, operasjoner, kommunikasjonstyper og andre aspekter av den daglige rutinen. Organisasjonens ledelse og dets ansatte blir daglig møtt med behovet for å adressere ulike spørsmål og ta ledelsesbeslutninger. Noen saker kan ikke løses mens du er på arbeidsplassen, og sitter komfortabelt i en kontorstol ved datamaskinen. Det er behov for turer og forretningsreiser, forhandlinger i andre byer og til og med land. Denne artikkelen drøfter i detalj spørsmålet om behovet for en forretningsreise, dens mål og eksempler, design i henhold til gjeldende lovverk, dokumentasjonskrav, og også funksjoner på turer til Russland og utlandet. I denne artikkelen vil også bli vurdert spørsmålet om hvem som kan sendes på tur og hva som bør betraktes som en forretningsreise.
Forretningsreiser-konsept
Dette konseptet har en klar definisjon som er stavet i arbeidsretten. I henhold til den russiske føderasjonens arbeidskode er en forretningsreise en retning av en ansatt på en tur med en spesifikk oppgave. Samtidig er destinasjonen ganske langt fra det viktigste arbeidsstedet, turen har et klart formulert mål, som er foreskrevet i dokumentene, og tidspunktet for gjennomføringen er begrenset. Registrering av medfølgende dokumenter, rapportering på slutten av reisen, garantier for den ansatte er regulert av arbeids- og skattelovgivningen. Eventuelle oppdragsmål er også skrevet, eksempler på dette blir presentert nedenfor.
Hvorfor trenger du forretningsreiser
Når en ansatt drar på forretningsreise, bestemmer ledelsen for ham en klar oppgave som han må fullføre i sin prosess. Oppgaven kan relateres til ulike områder i organisasjonens virksomhet. Eksempler på reisemål inkluderer følgende:
- inngåelse av kontraktsforhold på leveranser eller salg med motparter;
- forhandlinger om samarbeid;
- løsning av tvister, konflikter og andre spørsmål knyttet til den juridiske siden av aktiviteten;
- kjøp av utstyr, råvarer og forsyninger;
- forretningskonferanser, deltakelse i møter og utstillinger relatert til selskapets retning;
- markedsføring av varer i nye markeder, utvidelse av kundegrunnlaget;
- deltakelse i forskningsprosjekter relatert til selskapets aktiviteter;
- personalutvikling;
- forskning på salgsmarkeder, konkurrerende organisasjoner og andre markedsføringsspørsmål;
- å sette opp maskinvare, programvare og arbeide med andre tekniske problemer i datterselskaper eller divisjoner;
- gjennomføre kontroller av filialnettet og enhetene.
Det som ikke kan betraktes som en forretningsreise
Ikke alle ansatters tur kan betraktes som en forretningsreise. Å gjøre en tur er ulovlig i følgende situasjoner:
- mangelen på offisiell registrering av en ansatt i organisasjonen, en arbeidsavtale som ikke er inngått, ingen oppføring i arbeidsboka;
- den ansattes arbeidsavtale definerer reisens natur;
- den ansatte er en frilansansatt som ikke har et fast fast arbeidssted.
Typer reiser og tidspunktet for dem
Bedriftsoppdragsturer kan klassifiseres etter forskjellige egenskaper. Så på territorial basis blir det foretatt turer over Russlands føderasjons territorium og til utenlandske stater.Med betingelsene på turen skilles kortsiktig og langvarig. Reisendes sammensetning - gruppe og singel. Det kan også være planlagte og uplanlagte turer.
Til dags dato har ikke lovgivningen klare retningslinjer for tidspunktet for reisen. Det er ingen minimums- eller maksimalbegrensninger. Organisasjonens ledelse bestemmer uavhengig av oppgavens kompleksitet og tiden det tar å fullføre den. Begrensninger eksisterte før. Det ble antatt at den maksimale varigheten av turen ikke kunne overstige førti dager. Under bygging nådde maksimal terskel et år.
Juridiske krav og regulering
For turer utstedt som virksomhet stilles visse krav i lovgivningen. Turene i den russiske føderasjonens arbeidskode og den russiske føderasjonen er regulert. Arbeidskoden definerer regelverket for disse arbeidsprosessene i artikkel 166, 167, 168. De avslører en rekke problemer som kan oppstå under utførelsen av denne prosedyren: hva som kan betraktes som en forretningsreise, garantier for en ansatt, samt spørsmål om refusjon av utgifter til en reise.
Skattekoden beskriver informasjon om hvordan du reflekterer reiseutgifter i regnskap, hva som kan debiteres fra hvilke beløp som utbetales til samfunnsforsikringsfond til innbyggere. Det er også separate resolusjoner som inneholder den mest fullstendige informasjonen om endringer i lovgivningsmessige handlinger, innovasjoner i regnskap og sikring av kravene fra tilsynsorganer. Du finner all denne informasjonen i følgende dokumenter: Dekres nr. 749, 729, 812, 64.
Hva er garantert for den ansatte
Garantier til den ansatte avhenger ikke av formålet med turen, det kan være mange eksempler. Men hos noen av dem har arbeidsgiveren noen forpliktelser overfor den ansatte. Den ansatte som blir sendt på forretningsreise har følgende garantier:
- beholde stilling, arbeidsplass, gjennomsnittlig dagslønn;
- betaling av fridager brukt på en forretningsreise med dobbel tariff;
- refusjon av utgifter som kan oppstå på forretningsreise til Russland og utlandet, inkludert utstedelse av utenlandsk pass, skaffe visum, toll og andre gebyrer.
Alle disse garantiene er gitt i arbeidslovgivningen og er underlagt obligatorisk oppfyllelse av arbeidsgiveren.
Hvem du skal sende på forretningsreise
Valget av den ansatte som blir sendt på en tur avhenger av målene for reisen, eksempler på jobben, dens varighet og alvorlighetsgrad av de forventede forholdene. Ulike grunner til å reise krever spesifikk kunnskap og ferdigheter fra en ansatt.
Så utførelsen av leveransekontrakten må overlates til en person som er kunnskapsrik i forretningsforhandlinger og diplomati. Dette kan være en spesialist hvis arbeidsoppgaver inkluderer å kjøpe, planlegge og beregne et budsjett for forretningsforbindelser med leverandører, eller en person som kan forklare sin stilling riktig og oppnå optimale forhold i en leveransekontrakt.
Hvis formålet med turen er å sette opp utstyr eller programvare, er det for den sendte ansatte ikke nok kunnskap om kontorarbeid og vanlig menneskelig karisma. En tjenestemann med teknisk bakgrunn sendes på en slik tur. Den samme situasjonen når du gjennomfører feltrevisjoner og revisjoner. En regnskapsfører eller økonom skal sendes på en slik tur.
Hvem er forbudt å sende på forretningsreiser
I tillegg til den menneskelige faktoren, spørsmål om kandidaters kvalifikasjoner og personlige evner, er det et annet aspekt ved å velge en ansatt på forretningsreise. Det er juridiske krav for kategorier av borgere som ikke under noen omstendigheter kan sendes ut. Disse inkluderer følgende grupper av individer:
- mindreårige ansatte, praktikanter, praktikanter;
- gravide kvinner;
- ansatte i selskapet som jobber under en studentavtale (bortsett fra forretningsreiser for opplæring);
- medlemmer av valgkamp, kandidater til politisk verv;
- mennesker hvis evner er begrenset av sykdommen.
Det er også grupper av mennesker som kan sendes på forretningsreise bare etter mottak av deres skriftlige samtykke:
- kvinner med små barn (opptil tre år);
- enslig forsørger som oppdrar et barn opp til fem år;
- foresatte for barn under majoritet;
- En ansatt i hvis familie det er en avhengig som trenger konstant omsorg.
Reiseavklaring
For at det skal tas hensyn til en forretningsreise i skatte-, regnskaps- og styringsregnskap, er det nødvendig å ordne det på riktig måte. Først av alt trekkes en misjonsoppgave, datoer og datoer settes. Kandidaten for turen må gjøre seg kjent med dokumentet som er utarbeidet og gi samtykke eller avslag skriftlig.
Hvis svaret er ja, gir lederen en ordre om å sende spesialisten på forretningsreise. Den ansatte får utstedt og utstedt et forretningsreiserattest og stillingsoppgave. På slutten av turen må den utstationerede ansatte gi en rapport om det utførte arbeidet og en forhåndsrapport med bekreftelse av sjekker, kvitteringer og billetter.
Siden 2016 har lovgivningen blitt endret i henhold til at utstedelse av sertifikat og offisiell oppgave opphørte å være obligatorisk. I stedet bruker de et notat. Men mange organisasjoner for intern regnskapsformål fortsetter å utarbeide disse dokumentene.
Når du bruker person- eller bedriftsbiltransport, er det nødvendig med en serviceanvisning og en rutekart, samt en fullmakt og andre dokumenter som bekrefter legitimiteten til å bruke en bestemt bil.
Informasjon i dokumentene
En tjenesteanmerkning er utarbeidet i gratis form, men det er en rekke detaljer som er obligatoriske for å indikere: en datert forretningsreise, informasjon om transporten som brukes, mål satt for den ansatte og resultatene av implementeringen av dem.
Alle utgifter påløpt av den ansatte under reisen må oppgis i utgiftsrapporten. Dette kravet gjelder absolutt alle typer utgifter, inkludert bolig, transport, drivstoff, mat og andre utgifter. For å bekrefte kostnadene for å betale for bolig, må du gi regnskapsavdelingen på slutten av turen en sjekk, kvittering eller kvittering som inneholder informasjon om utleier, kostnad og leieperiode for lokalene.
En styringsordre må utstedes deretter. I kontorarbeid er det et enhetlig skjema nr. T-9, men organisasjonen er ikke forpliktet til å bruke det utelukkende. I regnskapsprinsippene til en bestemt organisasjon kan det være fastlagt en egen form for dokument. Du kan også benytte anledningen til å utarbeide en ordre i gratis form. Hovedbetingelsen er innholdet i følgende data:
- navn og detaljer om organisasjonen som sendte den ansatte på turen;
- ansattes informasjon;
- datoer for utarbeidelse av ordren;
- start- og sluttdatoer for forretningsreisen;
- oppgaver for den ansatte, formålet med turen.
Eksempel på forretningsreise
Jo mer ansvarlig oppgaven, jo flere nivåer inneholder den. Jo mer et selskap investerer i en virksomhet, desto flere resultater har den til hensikt å få. Ikke alle mindre detaljer som lederen vil vite vil bli angitt i ordren. Noen av dem kan diskuteres muntlig på møter og under orientering om de reiste. Men mest sannsynlig vil den ansatte på grunnlag av reisen måtte rapportere for alle punkter, også for de som ikke ble offisielt registrert, men ble muntlig kunngjort. For å gjøre det klart, gir vi et eksempel på en arbeidsoppgave nedenfor.
Ta for eksempel målet - "Å inngå en leveransekontrakt, annonsere produkter." For å gjøre det lettere å reflektere bruker vi dokumenttypen som genereres av 1C-programmet.Du finner den i personaljournaler, skjema nr. T-10a. Dette skjemaet inneholder 11 kolonner som skal fylles ut: strukturell enhet, spesialiststilling, land, by og organisasjon som den ansatte ble sendt til, dato for start og slutt på en forretningsreise, antall kalenderdager totalt og eksklusiv reisetid, betalerorganisasjon, basis, innhold oppgaver og en kort rapport om gjennomføringen. Dokumentet er signert av sjefen for strukturenheten, organisasjonssjefen og den ansatte selv.
Bestillingen fyller ut turinformasjonen som følger:
- Etternavn, fornavn, patronym for den ansatte og hans personnummer: Sorokin Dmitry Evgenievich, 1 (personellnummer i et eget vindu, i henhold til personaljournaler).
- Underavdeling: Marketing and Advertising Department.
- Stilling (spesialitet, yrke): Ledende markedsfører.
- Sted for forretningsreise (land, by, organisasjon): Russland, Moskva, LLC "Company".
- I en periode på 14 kalenderdager fra 14. januar 2018 til 27. januar 2018.
- Med tanke på: reklamekampanje, inngåelse av en leveransekontrakt.
- Forretningsreise på bekostning av midler: LLC "Realizer".
- Grunnlag (dokument, nummer og dato): Jobboppgave nr. 3 av 01/13/2018
På slutten av bestillingen er signaturene fra leder og ansatt. Underskriften til den ansatte plasseres overfor inskripsjonen om at han er kjent med ordren.
Finesser av design
Hvis en ansatt av en eller annen grunn ikke har gitt underlag om utgifter (sjekker, kvitteringer), vil organisasjonen ikke betale ham for disse kostnadene. I prosessen med forretningsreise er det derfor så viktig å ikke glemme rapportering. Til og med en tur i en taxi eller buss må bekreftes med en billett eller førerkvittering.
Et viktig poeng er også en indikasjon på organisasjonens strukturelle enhet og formålet med turen. Avhengig av de spesifiserte dataene, vil ytterligere avskrivninger av utgifter til regnskap og skatteregnskap oppstå. Så hvis formålet med turen var å reparere maskinene, når du foretar regnskapsmessige beregninger, vil utgiften bli avskrevet for å avskrive det reparerte utstyret. Hvis målet var å inngå en kontrakt, vil avskrivningen skje som generelle virksomhetsutgifter.
Og det siste øyeblikket - en forretningsreise med et uoppfylt mål. I de fleste tilfeller blir ikke kostnadene for en slik reise anerkjent av skattetjenesten og reduserer ikke avgiftsgrunnlaget. Under høringen kan du prøve å forsvare uskylden din, men i de fleste tilfeller forblir loven på siden av Federal Tax Service.