Det er forskjellige perioder med lagring i papirer av dokumenter av en viss type. Noen av dem forholder seg til de med ubegrenset informativ verdi, mens andre mister relevansen raskt nok. Så hvilke dokumenter og i hvor lang tid trenger du å oppbevare? Hvordan skal de kastes? Alt dette fremgår veldig tydelig i lovgivningen.
Tre typer oppbevaringsperioder
Listen over dokumentlagringsperioder i papirarbeid: midlertidig (inntil 10 år), langvarig (over 10 år) og permanent. Hvis vi snakker om tilfeller av langvarig og permanent lagring, blir de etter fullføring overført til spesielle avdelinger i en periode på 2 år, og deretter blir de arkivert.
Påvirker utseendet til media lagringstiden?
Type informasjonsbærer (papir eller elektronisk) påvirker ikke lagringsperioden. Informasjonen som den inneholder er viktig. Videre bruk av en bestemt sak bestemmes av en spesiell undersøkelse. Den klassifiserer alle dokumenter, indikerer om de kan brukes i interessene (eller mot) vitenskapen, staten, samfunnet, enkeltpersoner, etc.
Hvorfor gjennomføres en undersøkelse for å bestemme verdien av dokumenter?
Det er umulig å gjøre uten denne prosedyren innen kontorarbeid, det være seg et statlig arkiv, organisasjon eller bedrift.
Mål med undersøkelsen - å bestemme eller endre dokumentets holdbarhet; å gjøre et utvalg av de saker som blir disponert fordi de ikke lenger har verdi eller har mistet relevansen; angi perioden for bevaring av dokumenter som ikke har historisk eller vitenskapelig verdi, men som har praktisk verdi. Undersøkelsen skal også bestemme hvilken type verdi annen dokumentasjon forholder seg til: politisk, vitenskapelig, økonomisk, kulturell, industriell, etc.
For informasjon om bemanning, regnskap, lagring og videre utnevnelse av saker, bør du henvise til loven om arkivsaker.
Resultatet av undersøkelsen skal være en liste som inneholder 12 seksjoner med dokumenter som er resultatet av at statlige strukturer, organisasjoner, institusjoner og andre selskaper fungerer. Vi vil være spesielt oppmerksom på regnskaps- og personalsaker, med tanke på vilkårene og vilkårene for lagring av dokumenter hos foretak. Berør lett på medisinske dokumenter.
Medisinske poster
Medisinske papirer, så vel som andre informativt viktige, har sine egne spesifikke lagringsperioder for dokumenter i den geistlige organisasjonens geistlige arbeid. Denne perioden er regulert av Russiske føderasjons juridiske handlinger og varierer fra 1 år til 50 år for forskjellige kategorier av dokumenter.
Regnskapsposter
For dokumentasjon produsert av regnskapsavdelinger gjelder separate vilkår og lagringsperioder for dokumenter i papirer. Etter behandling må den primære dokumentasjonen, saldoer, data fra regnskapsregistre, rapporter lagres enten i et spesialrom eller i et lukket skap - til de blir overført til organisasjonens arkiv. Strenge rapporteringsskjemaer bør oppbevares i metallskap eller safer. Hovedbokføreren utnevner en person som er autorisert til å overvåke disse problemene.
Hvis denne typen dokumenter går tapt, skadet, overføres ulovlig til tredjepart, må organisasjonens ledelse informere de rettshåndhevende myndigheter om dette. Ødeleggelse eller beslaglegging av dokumentasjon skal skje utelukkende i henhold til kravene som er foreskrevet i loven.
Oppbevaringsperiode for regnskapsdokumenter
Eksisterende holdbarhetsstandarder for regnskap:
- primær dokumentasjon, skjemaer - 3 år;
- kontantdokumenter, informasjon relatert til finansielle transaksjoner - 5 år;
- betalings- og oppgjørsark (hvis det ikke er personlig konto) - 75 år.
Det er forbudt å beslaglegge saker ved slutten av lagringsperioden uten verifisering av skattemyndighetene, og en spesielt oppnevnt kommisjon må ta en beslutning om ødeleggelse av dokumenter i kontorarbeid med en utløpt lagringsperiode.
HR-administrasjon
Personaldokumentasjon har stor samfunnsmessig betydning (for det første gjelder det tilgjengeligheten av personopplysninger), derfor blir lagring av disse bestemt av spesielle regler. En betydelig del av dem fungerer som en faktisk bekreftelse av arbeidstakernes rettigheter til sosial trygghet (i alderdom, funksjonshemming osv.), Inneholder informasjon om ansiennitet, etc. I denne forbindelse er de fleste personaldokumenter relatert til personer med lang eller permanent lagringsperiode og brukes i arkiver. der innbyggerne tar kontakt for bakgrunnsinformasjon. De har også arkeografisk og biografisk verdi, fungerer som kilder for statistiske undersøkelser eller historiske og sosiale studier.
Hovedbetingelsen for å lagre dokumentasjon fra personalavdelingen er begrensningen av ulovlig tilgang til personlig informasjon om ansatte, samt muligheten til å raskt finne de riktige tingene.
To typer lagring kan skilles i organisering av kontorarbeid og perioder med lagring av personaldokumenter: nåværende og påfølgende. Den første typen er delt inn i to undertyper: lagring av dokumentasjon under utførelse og lagring av utført dokumentasjon.
Saker under henrettelsen deres befinner seg hos personen som arbeider med dem i spesielle mapper med navn (for eksempel "presserende", "for signatur"). Telefonnummer, etternavn, initialer til entreprenøren må angis her. Etter at de er arkivert og lagret i samsvar med nomenklaturen.
bestillinger
Alle ordrer må oppbevares i originalene, og kopiene deres (for insentiver, straff, ansettelse, oppsigelse osv.) Legges inn i den personlige filen til den ansatte. Den er plassert i en nummerert mappe, og sidene må blinkes. Forsiden til den personlige filen har sitt eget serienummer. Den gjeldende lagringsperioden for HR-poster gjelder bare for nåværende ansatte. Etter avskjed må saken fjernes fra mappen og henrettes for overføring til arkivet.
Oppbevaringsbetingelser for arbeidstakers bøker for ansatte, samt seler, frimerker, brevhoder, nøkler til skap med dokumentasjon, gjør at de oppbevares i safe for sjefen for personalavdelingen. I tillegg anbefales det at personalsjefen, som forlater kontoret, rengjør alle notater og dokumenter i et skap og slår av datamaskinen. På slutten av arbeidsdagen er det nødvendig å plassere all dokumentasjonen i et metallskap og forsegle det. Nøkkelen blir overlevert til instituttleder med en liste i tilsvarende journal. Alle utkast og avviste skjemaer blir ødelagt, datamaskiner kobles fra nettverket. Hvis den ansatte har mottatt en kopi eller et utdrag fra dokumentet, må han legge igjen en signatur på dette i journalen.
Bare dokumenter hvis lagringsperiode er mer enn 10 år, faller inn i arkivfondet. De har sosial, økonomisk, politisk, historisk og annen verdi. Planen som dokumenter sendes inn i arkivet, godkjennes av lederen eller arbeidsgiveren. Dokumenter skal komme hit i form av originaler. Hvis dette ikke er mulig, skal en kopi av dette sertifiseres og overleveres.
Regulerer begrepet og prosedyren for lagring av personaldokumentasjon "Liste over typiske styringsdokumenter", godkjent av Federal Archive. Periodene med lagring av dokumenter i papirarbeid og prosedyren for lagring av arbeidsbøker er godkjent i en spesiell forskriftslov - Dekret fra regjeringen i Den Russiske Føderasjon "På arbeidsbøker".
Vilkår for lagring av personaldokumentasjon
Så, i 5 år er lagret:
- Dokumenter (attester, informasjon, uttalelser osv.) Angående tilgjengeligheten, ervervet eller bevegelsen av arbeidstakere.
- Dokumenter (lister, informasjon, attester) relatert til løslatelse eller behov for arbeidende ansatte, jobbskaping, kjønn, alder og faglige kvalifikasjoner til ansatte.
- Korrespondanse angående sysselsettingsspørsmål.
- Dokumenter om overføring av ansatte til en kortere arbeidsdag eller uke.
- Dokumenter knyttet til arbeidstvist.
- Rapporter om status og verifisering av arbeid med ansatte lagres fortløpende, og applikasjoner (sertifikater) for løslatelse og behov for ansatte oppbevares også i fem år.
I 3 år er lagret:
- Dokumenter (informasjon, arbeidstidsbalanser, informasjon, notater) knyttet til registrering av arbeidstid.
- Handlinger (informasjon, kjennetegn, meldinger, attester osv.), Som inneholder informasjon om arbeidsdisiplin.
- Handlinger (rapporter og annen informasjon) knyttet til bokføring av arbeidsinnsats og bøker.
Lagring i ett år gjelder timelister og tidssporingsbøker, samt ferieplaner.
Den personlige filen og personlige kortet til den ansatte er lagret i 75 år, og hvis vi snakker om denne dokumentasjonen for ledere, ansatte med statlige priser eller rekker, medlemmer av utøvende, styrende eller kontrollerende strukturer i organisasjonen, så permanent.
Bemanningen i organisasjonen og endringer i dem lagres fortløpende, og bemanningsordninger - i 75 år.
En typisk stillingsbeskrivelse på godkjenningsstedet og utviklingen lagres permanent, personlig (som en del av personlige filer) - i 75 år.
Arbeidsgiverens gjenværende kopi av arbeidsavtalen, arkivert i den ansattes personlige fil, må oppbevares i 75 år og deretter arkiveres. Hvis personlige filer ikke oppbevares, bør slike kontrakter formes til en egen virksomhet på samme lagringsforhold.
Regnskapskort, bøker, blader har også egne vilkår for lagring av dokumenter i papirer:
- Mottak, flytting, oppsigelse av ansatte - 75 år.
- Regnskap for forretningsreisende - 5 år fra oppsigelsesdatoen.
- Regnskap for militærtjeneste - 3 år.
- Ferieinformasjon - 3 år.
- Personlige filer, kort, arbeidsavtaler og avtaler - 75 år.
- Utstedelse av arbeidsinnsatser og bøker - 50 år.
- Utstedelse av lønnsbevis (sted eller arbeidserfaring) - 3 år.
- utstedelse av reisebevis - 5 år.
Oppsummering av alt dette ovenfor, for enkelhets skyld for dem som trenger informasjon i samlet form, kan du uavhengig sende inn lagringsperioder for dokumenter i papirarbeid i en tabell.
Hva gjør jeg hvis dokumentet er skadet?
Slike dokumenter er gjenopprettet. Hvis for eksempel timelisten er ødelagt (holdbarheten er syttifem år), kan du finne informasjon om det på datamaskinen til regnskapsavdelingen. Det er umulig å kaste ut et skadet rapportkort, da dette vil være en uautorisert reduksjon i lagringsperiodene som er foreskrevet av normene, noe som kan føre til straff av organisasjonens ledelse. Dermed må ethvert dokument som har blitt ubrukelig før fristen, bli gjenopprettet. Nå bruker alle organisasjoner programvaren, som inneholder nødvendig informasjon for dette.
Avslutningsvis
Så, lagringsperioder i papiravhengighet avhenger av typen og verdien av dokumenter. En betydelig del av personaldokumentasjonen har økt holdbarhet. Fra Russlands føderasjons lovgivning er det strenge foreskrevne standarder for dette. Loven regulerer også prosedyren og vilkårene for lagring av visse typer dokumenter, samt avhending av dokumenter: det skal bare skje etter undersøkelse og deretter.