Prosessen med å lagre kontrakter er forbundet med noen problemer. Det skjer slik at for å bestemme dokumenttypen, typen, begrepet og betingelsene for dets lagring, er metoden for ødeleggelse ganske vanskelig. Alle de ovennevnte faktorene er regulert av lov, men den samme kontrakten i forskjellige situasjoner kan ha forskjellige gyldighetsperioder, derfor er det ofte problemer med å bestemme lagringsvarigheten. For effektiv og korrekt journalføring er det nødvendig å forstå prosedyren og kravene i lovgivningen på dette området for å unngå bøter eller bøter. Nedenfor ser vi på holdbarheten for salgskontrakter i organisasjonen.
Formål med lagring
Tilgjengeligheten av kontrakter med konstant tilgang er ikke bare nødvendig i den perioden gyldigheten deres fortsetter. Etter det trengs de for å hente ut all informasjon fra dem. De fleste kontroversielle situasjoner der den ene eller den andre parten ikke oppfyller sine forpliktelser, blir løst i retten eller i forprosessprosedyren ved å presentere kontrakten.
I tillegg er det mulig å gjennomføre inspeksjoner hos foretaket av statlige myndigheter. De kan be om dokumenter i en viss periode, i dette tilfellet med feil lagring i organisasjonen, brudd på vilkårene for deres ødeleggelse, sanksjoner i form av ganske imponerende bøter. Først av alt er det ledelsen som ikke kontrollerer denne prosessen.
Dermed konkluderer vi at lagring av kontrakter og annen organisatorisk og administrativ dokumentasjon bør utføres på passende måte i en strengt avtalt periode.
Vilkår og typer lagring
Lagringstidene for arbeidsavtaler i organisasjonen er forskjellige. I følge den allrussiske klassifiseringen av dokumenter er de klassifisert som organisatoriske og administrative dokumenter. Og betingelsene for deres gyldighet klassifiseres på samme måte som holdbarheten til alle dokumenter. Tildel følgende avtalelagerperioder i organisasjonen:
- permanent;
- langsiktig (over 10 år);
- kortsiktig (inntil 10 år inkludert).
Et slikt system, som ser ut til å følge av logikken i selve dokumentene, er ikke veldig praktisk å bruke. Dette skaper ofte forvirring og fører til alvorlige feil i kontorarbeid.
Standard lagringssystem
En mer vanlig type lagringssystem. Som regel er kontrakter delt i flere varianter i de fleste virksomheter: kjernen (direkte relatert til kjernevirksomheten til foretaket), økonomisk og arbeidskraft.
Hva er for eksempel oppbevaringsperioden for servicekontrakter i en organisasjon? De to første kategoriene av dokumenter er ukrenkelige i ikke mer enn fem år. Ansettelseskontrakter har også en holdbarhet på ikke mer enn fem år. Det er imidlertid unntak. Hvis det for eksempel ikke er noen personlig konto, må dette dokumentet bevares i 75 år. Oppbevaringsperioden for leieavtaler i organisasjonen avhenger av perioden det er utarbeidet for.
Modell- og avdelingslister
Standarden lister opp dokumenter som er distribuert i de fleste organisasjoner, mens avdelingsdokumenter inneholder informasjon utviklet for dette bestemte byrået.
Det er forskjellige typer dokumenter. Listene er forskriftsdokumenter som brukes til å bestemme holdbarhet og valg av dokumenter for senere lagring eller ødeleggelse.
Når man sammenstiller nomenklaturer av saker og bestemmer betingelsene for lagring av kontrakter, brukes vanligvis typiske lister, godkjent av statlige organer, samt av relevante departementer og avdelinger. Holdbarheten på forsyningskontrakter i organisasjonen er 5 år etter utløpet.
Overfør til arkivet
Fremgangsmåten for overføring av dokumentasjon som allerede er utløpt til arkivet, kan ha små forskjeller i forskjellige organisasjoner. I noen tilfeller er det en vanlig måte dokumenter som stiftes sammen og settes i et metallskap, stolt omtalt som arkivet. Andre organisasjoner har et arkiv, en arkivar og en godkjent nomenklatur, og hele prosessen går i henhold til forskriftsdokumentasjon. Det vil si at det er visse regler for innlevering av dokumenter, registrering av dem, og så videre.
Begge alternativene har rett til å eksistere, du må ta hensyn til organisasjonens spesifikasjoner, volumet av arbeidsflyt og antall ansatte. Når det gjelder en stor, stor organisasjon med en stor stab, uten å bruke et tilstrekkelig dokumentlagringssystem, vil det ganske enkelt drukne i dem. Den generelle regelen om at alle organisasjoner prøver å overholde, uavhengig av eierform og antall ansatte, er tiden for overføring av dokumenter til arkivet.
Ansatte plikter å sende inn dokumenter til arkivet ikke tidligere enn en viss periode, noe som ikke er avhengig av når de faktisk gikk ut. Og vanligvis skjer slik arkivering på begynnelsen av året. Det vil si at selv om kontrakten gikk ut i februar, må du fremdeles vente til neste år med å overføre den til lagring. Hva er holdbarheten for forretningskontrakter i organisasjonen? Minimum tillatt periode er 5 år.
Start av kontraktlagringsperiode
Dette er et veldig vanskelig spørsmål, siden det er i forbindelse med denne datoen at de fleste feil oppstår. Lagring av kontrakter hos de fleste virksomheter er den samme og begynner med begynnelsen av det kalenderåret hvor dette dokumentet ikke lenger er gyldig. For eksempel er det en kontrakt hvis gyldighetsperiode gikk ut 15. juli 2010. Det kreves at den skal lagres i fem år, men den kan ikke ødelegges 15. juli 2015, men først i begynnelsen av 2016. Det vil si at fristen starter fra 01.01.2011, og ikke fra juli året før. For å minimere antallet feil legges som hovedregel ett år til den tidligere fristen. Og først etter at kontrakten har gått ut i organisasjonen, kan dokumentet bli ødelagt.
Spesifikasjoner for kontraktlagring
Som vi allerede har sagt, er det spesielle veiledningsdokumenter som fastsetter regler og vilkår for overføring til arkiv og lagring. Nok en gang husker vi at dokumentasjonen bør lagres i et tørt, ventilert rom med et visst temperaturregime. Mapper med dokumenter skal være plassert på lukkede eller åpne stativer. Om nødvendig skal arkivet ha spesielle safer for lagring av dokumenter merket "kommersiell hemmelighet". Selv om ingen sjekker prosessen med å lagre dokumenter, blir fraværet av visse filer lett oppdaget under verifiseringen, så å sette opp et sparesystem riktig er i bedriftens interesse. Så kontraktperioden i organisasjonen har gått ut, og dokumentet må ødelegges. Hvordan gjøre det riktig?
ødeleggelse
Det er umulig å ødelegge dokumenter akkurat som det. Først må du sørge for at gyldighetsperioden har gått. Først etter dette er ødeleggelse mulig, men det er fallgruver her som må tas i betraktning for ikke å falle inn under straffene til inspektører. Fremgangsmåten ser omtrent ut som følger. Ansatte foretar et utvalg av alle dokumenter hvis frist allerede er gått, deretter blir det laget en inventar, en rapport blir sendt til sjefen, en ødeleggelsesakt utarbeidet, dokumentet er signert av sjefen og ansvarlige personer. Deretter fordeles mappene til ødeleggelse.Det er meningsløst å oppbevare kontrakter og annen dokumentasjon i arkivet fortløpende. Derfor er det nødvendig å regelmessig gjennomføre denne prosedyren for ikke å bli fast i dokumentene.
Ansvar og implementere
Hovedansvaret for alt som angår sikkerheten til alle typer kontrakter og andre dokumenter i organisasjonen ligger selvfølgelig på hodet. Det er han som blir straffet med rubelen når brudd blir oppdaget under inspeksjoner. Neste på listen er hovedkontor, advokat og den ansatte som er ansvarlig for sikkerheten i dokumentasjonen. Men disse personene straffes av lederen selv etter beste begivenhet, og han er den første som får det. I praksis tilordnes kontroll- og lagringssystemet for kontrakter til regnskapsavdelingen i små selskaper, og regnskapsføreren oppnevner på sin side en bestemt ansvarlig person. Noen ganger utnevnes juridisk rådgiver for organisasjonen som ansvarlig for sikkerheten i dokumentasjonen. Men dette er ikke veldig praktisk, fordi en advokat bare kan være ansvarlig for kontrakter, og han er vanligvis veldig overfladisk kjent med andre papirer. Denne prosessen er enklest å finne ut om det er en spesifikk person som har ansvar og autoritet. Dette sikrer maksimal nøyaktighet og nøyaktighet ved håndtering av dokumenter.
Eksempel på regnskap og lagringssystem
For å forstå funksjonene og holdbarheten til kontrakter i organisasjonen bedre, kan du analysere hovedpunktene i et lite eksempel. Det er en ansatt (vanligvis en ansatt fra regnskap) som er ansvarlig for å holde kontrakter med entreprenører. Han arkiverer dem i en egen mappe der de befinner seg i gyldighetsperioden. Når du avslutter kontrakten, overføres den til en annen mappe. I dette tilfellet blir det som regel samlet en inventar eller et register, som inneholder en liste over dokumenter og lar deg spore bevegelsen deres. I tillegg blir lagringsperioden notert der, hvoretter de blir utsatt for ødeleggelse. Ved slutten av reguleringsperioden blir dokumenter ødelagt i samsvar med prosedyren som allerede er beskrevet.
Sikkerheten til organisatorisk og administrativ dokumentasjon av selskapet som helhet og kontrakter spesielt krever en gjennomtenkt, oppmerksom og nøyaktig holdning for å unngå problemer. Felles for alle virksomheter og organisasjoner er prinsippet om å organisere lagring i samsvar med loven. Dette eliminerer bruk av straff ved inspeksjoner. Interne dokumenter (handlinger, varelager, registre, forskjellige typer kontrakter) i form kan variere i forskjellige organisasjoner, men dette er ikke av grunnleggende betydning.