I vår tid går papirarbeid (dokumenthåndtering) gradvis fra papirform til digital. I denne forbindelse bør enhver moderne utdannet person ha en ide om begrepet "elektronisk dokument" og funksjonene i dets anvendelse. La oss undersøke dette fenomenet mer detaljert, og også finne ut hva EDS er.
Det som kalles et dokument
Før du vurderer konseptet og strukturen til et "elektronisk dokument", er det verdt å minne om sin forgjenger.
I bred forstand er dette navnet på gjenstanden for den materielle verden, der informasjon er inneholdt i en fast form.
I en smalere forstand er et dokument et informasjonsmedium som bekrefter viktige fakta som presenteres i forskjellige former (tekst, bilde, lyd eller videoopptak, så vel som deres kombinasjoner). Den er designet for å lagre og overføre data i tid og rom.
Hvert dokument har visse detaljer som det kan identifiseres med.
Hvis et slikt medium inneholder falske opplysninger eller da den ble opprettet, ble de etablerte lovgivningsnormene brutt, kalles det falske (falske) og har ingen rettskraft.
Settet med transportører av pålitelig informasjon kalles dokumentasjon. Det er dannet på grunnlag av deres fokus på et spesifikt spørsmål, fenomen, prosess, person, institusjon osv. Selve prosessen med å lage / designe slike medier kalles dokumentasjon. Engasjert i det, er det viktig å ta hensyn til normene i gjeldende lovgivning, samt overholde nasjonale regler for sammenstilling. Ikke glem kompilatorens kompetanse. Så rektor har rett til å godkjenne et modningsbevis, men han kan ikke signere et universitetsdiplom. Mer presist kan det, men et slikt dokument vil ikke ha rettskraft.
Et annet viktig konsept i dette emnet er "papirarbeid." Dette er et sett med arbeider for å dokumentere den ledelsesmessige aktiviteten til et objekt og om å organisere i den bevegelsen til de nevnte informasjonsbærere.
I forskjellige historiske perioder ble denne prosessen utført på forskjellige materialer. Dette var levertabletter, stein, papyrus, lær, tre, bjørkebark osv. Etter hvert ble de alle erstattet av papir.
I henhold til typen bærermateriale skilles i dag:
- tradisjonell papirarbeid (papir);
- blandet (papir + elektroniske dataenheter);
- elektronisk (digital).
Avhengig av innhold og formål, kan dokumenter utføre en rekke funksjoner:
- Legal.
- Management.
- Sosiale.
- Kulturelle.
- Historisk.
- Informasjon.
- Kommunikative.
Utviklingen av konseptet "elektronisk dokument"
Siden oppfinnelsen av datamaskiner, har menneskeheten begynt å lete etter en måte å bytte til papirløs dokumentasjon. I Sovjetunionen begynte allerede på syttitallet av det tjuende århundre å tenke på å lage en slik modell for kontorarbeid. Det var sant at den gangen konseptet "elektronisk dokument" (ED) ennå ikke eksisterte. I stedet ble navnet "maskinlesbart medium" brukt.
På midten av åttitallet var en slik teknologi ennå ikke ferdig utviklet. Men på den tiden var innholdet i begrepet "elektronisk dokument" allerede stavet ut i lovgivningen. Det var sant at den også ble kalt "maskinlesbar." I GOST 1984 var dette navnet på et dokument som egnet seg til automatisk lesing av dataene i det.
Med begynnelsen av utbredt datamatisering på nittitallet og to tusendeler, fikk dette konseptet gradvis sin nåværende betydning.
Hvilket dokument som i dag kalles "elektronisk"
Det moderne begrepet "elektronisk dokument" har flere måter å tolke på, noe som gjenspeiles i lovgivningsrammen. Imidlertid er de alle nærme seg i forståelsen av essensen av dette fenomenet og krever tilstedeværelse av slike komponenter:
- digital form for innspilling;
- lagring av data på elektroniske medier med evnen til å lese og forstå av mennesker.
Basert på dette kan en generell definisjon av konseptet som vurderes gjøres.
Elektronisk dokument er et dokument hvis informasjon (inkludert detaljer) er registrert i form av digitale data. For eksempel som et sett med tegn, lyder, bilder eller kombinasjoner derav.
En ED kan opprettes, lagres, overføres og transformeres ved hjelp av digitale midler til en visuell form som er forståelig for mennesker.
Fordelen med et slikt dokument
I likhet med sin papirmotpart utfører ED det samme settet med funksjoner. Imidlertid har den en rekke egenskaper som gjør den til en mer lovende databærer:
- Informasjon registrert i elektronisk form redigeres enkelt og raskt.
- Slike dokumenter kan teoretisk sett lagres for alltid.
- ED-teknologi forenkler, fremskynder og reduserer kostnadene for papirprosessen.
- Slike dokumenter kan signeres og sendes eksternt, uten å kaste bort tid på personlige møter.
- Du kan raskt få det nødvendige antall ED-forekomster. Dessuten vil alle ha rettskraft.
Egenskaper til ED. metadata
Konseptet "elektronisk dokument" er preget av tre egenskaper:
- Innholdet er dets tekstlige, grafiske eller lydkomponenter.
- Kontekst er informasjon om forholdet mellom dokumenterte data og andre ED, fysiske eller juridiske personer.
- Strukturen til et elektronisk dokument er internt og eksternt. I det første tilfellet snakker vi direkte om innholdet i ED. I det andre - om miljøet den eksisterer i (lagringsmedium, format av selve filen osv.)
Begrepet "elektronisk dokument" er definert av metadata. Dette er navnet på informasjonen om alle egenskapene til ED, samt dens sosiale sikkerhet.
Metadata er en integrert del av lagringsprosessen til ethvert elektronisk dokument. De inneholder elementer av juridiske, forretningsmessige, organisatoriske og prosessuelle bevis på integriteten til ED, samt dens autentisitet.
Detaljer ED
Et annet viktig aspekt ved konseptet "elektronisk dokument" - detaljer. Dette er en slags analog av databladet, som inneholder all informasjonen om å lage ED.
Disse inkluderer:
- Navnet på det elektroniske dokumentet.
- Dato og sted for samlingen, samt alle (hvis noen) utgaver.
- Data om kompilatoren eller kompilatorene til ED.
- Informasjon om sikkerhetsnivået til dokumentet.
- Data som gjør det mulig å bestemme ektheten, ektheten og påliteligheten til den elektroniske digitale signaturen til ED.
- Data om programmene som kreves for å åpne dette dokumentet. Det handler om formatet. Datapirater trives i hjemmet i dag. I denne forbindelse bruker de fleste PC-brukere ulisensiert programvare og mistenker ikke alltid at alles elskede .doc, .xls og .ppt støttes av betalte Microsoft Office-programmer. Så under normale forhold må du betale for å bruke dem, og ikke laste ned de hacket versjonene. Derfor er det mest brukte, universelle og viktigst, gratis ED-formatet i dag i verden .odt. Populariteten gjorde at Microsoft til og med innebar muligheten til å lese den i programvaren. Blant de viktigste fordelene med dette formatet er kombinasjonen av funksjonene til programmer som Word, Excel, PowerPoint.
- Digital signatur.
Digital signatur
Som allerede nevnt ovenfor, er en av de viktigste komponentene i konseptet "elektronisk dokument" rekvisita. Spesielt digital signatur, som er oversatt fra engelsk som "digital signatur".
Dette er navnet på måten å se ED på, som oppnås som et resultat av kryptografisk konvertering av et sett elektroniske data.Denne signaturen lar deg identifisere personen som sa det, samt bekrefte integriteten til hele dokumentet.
I henhold til gjeldende lov er EDS i de fleste moderne land likestilt med en "våt" signatur på papir.
Det er viktig å merke seg den uløselige koblingen mellom begrepet "elektronisk dokument" og digital signatur. Tross alt er det nærværet av det andre som gir den første rettskraften.
Hver EDS har en personlig sertifisert nøkkel, som er en unik sekvens med sifre på 264 bits i størrelse. For å få det, må du kontakte et spesialisert selskap, som det er ganske mange i dag. Det er verdt å huske at en elektronisk digital signatur har en viss utløpsdato, i tillegg til forskjellige sikkerhetsnivåer.
Når du registrerer en elektronisk digital signatur, blir den samme individuelle nøkkelen registrert på flash-stasjonen til kunden. Det fungerer bare i takt med den offentlige nøkkelen - et annet program som brukes av andre og tredjepart for å autentisere den digitale signaturen i de mottatte dokumentene.
Dataene er i et digitalt sertifikat som inneholder informasjon om eieren, hans registreringsnummer (ikke å forveksle med en privat nøkkel) og varigheten av den digitale signaturen.
Ved hjelp av en elektronisk digital signatur kan du eksternt sende inn dokumenter til universiteter (noen ganger til og med utenlandske), gjennomføre banktransaksjoner, betale skatt og noen tjenester fra statlige organer i kommunale organisasjoner.
Imidlertid er det en rekke tilfeller der et elektronisk dokument og en signatur på det ikke anses som legitimt. For eksempel å skaffe et sertifikat om arv eller utstede migrasjonsdokumenter.
Typer elektroniske dokumenter
For øyeblikket er det langt fra en klassifisering av ED. Imidlertid er slike dokumenter ofte delt inn i typer i følgende kategorier:
- Innholdstype: tekst, grafikk, lyd, animasjon og multimedia ED.
- Tilgjengelighetsnivå: åpent og skjult. Dokumenter av den første typen inneholder ikke noe hemmelig, og det er derfor de er i det offentlige domene og kan leses av alle. Dette er tekniske data om enheter eller sammensetningen av produkter, lisensavtaler, prislister, etc. Skjulte ED-er kan bare leses av en viss smal krets av mennesker. Vanligvis inneholder de informasjon som representerer kommersielle eller til og med statshemmeligheter. Dette kan være et kart over plasseringen av hemmelige militære enheter, tegninger av en patentert enhet eller sammensetningen av stoffet, data på bankkontoen til en individuell eller juridisk enhet, etc.
- Tilstedeværelse / fravær av en elektronisk digital signatur (EDS). Dokumentets lovlighet / ulovlighet avhenger av dette.
- Holdning til en bestemt bransje. De generelt aksepterte elektroniske dokumentene (skjemaet og innholdet er det samme for alle bruksområder) og smalt spesialiserte blir fremhevet.
Tegn på ED
Etter å ha vurdert konseptet og typene elektronisk dokument, er det verdt å ta hensyn til dets kjennetegn. De skiller ED fra andre gjenstander i den materielle verden.
- Semantikk av innhold. Ethvert dokument av denne typen er nødvendigvis fornuftig, og er ikke et tilfeldig sett med bilder, lyder eller symboler.
- Stabil materialform.
- Fullstendighet og integritet.
- Fokus på søknad om sosial kommunikasjon.
Juridisk aspekt
Etter å ha vurdert egenskapene, detaljene, attributtene, konseptet med et elektronisk dokument, struktur og typer, er det verdt å undersøke den juridiske siden av dette problemet nøye.
Hvis ED er utarbeidet i samsvar med alle juridiske normer, og signaturen har alle nødvendige sertifikater, har den rettskraft lik papirets motstykke.
I hver stat er naturlig nok den juridiske reguleringen av begrepet "elektronisk dokument" noe annerledes, men dette er bagateller.Generelt er lovgivningen i forskjellige land like lojal mot ED, for i dag har kontorarbeid av denne typen for lengst nådd det internasjonale nivået. I denne forbindelse oppnås et paradoks. Noen krefter er mer opptatt av ekstern elektronisk dokumenthåndtering. Samtidig kan det være nesten uutviklet innen staten. Her er en så overdrevet analog av nivået på moderne datakunnskaper. Hos ham vet en person hvordan du installerer forskjellige applikasjoner på Android, men vet ikke de grunnleggende prinsippene for å jobbe med Exel-tabeller.
Funksjoner ved digitalt kontorarbeid
Sammenlignet med papir har digitalt kontorarbeid flere viktige fordeler:
- Tilbyr operasjonell registrering, regnskap, lagring og tilgang til elektroniske dokumenter.
- Krever mindre finansiering.
- Trenger et minimumsareal for å imøtekomme arkivet. Faktisk er all dokumentasjon for et stort foretak lagt på en harddisk i en lomme.
- Ved hjelp av elektronisk geistlig arbeid reduseres ikke-produksjonskostnader for stabstiden.
- Hastigheten til spredning av data blant et bredt spekter av brukere øker.
- ED kan inneholde ikke bare tekst og bilder, men også multimediainformasjon. Og dette er veldig viktig hvis virksomhetens arbeid er assosiert med private presentasjonsarrangementer.
Det er verdt å merke seg at bruk av papirdokumenter ofte er tillatt i elektronisk kontorarbeid. Imidlertid er prioriteringen i dette tilfellet nettopp for ED.
De fleste private og offentlige organisasjoner i verden i dag er rettet mot gradvis eliminering av papirdokumentasjon fra papirarbeid. Men selv i høyt utviklede land er dette fortsatt en lang vei unna. Tross alt er dette en veldig lang og kostbar prosess.
Vi undersøkte konseptene til et elektronisk dokument og elektronisk dokumenthåndtering, sorterte ut alle nyansene i saken. Vi håper at informasjonen var nyttig for deg.