Som på andre virksomhetsområder gir anskaffelsespesialister en fordel i forhold til en gründer eller eier av småbedrifter, som finner ut av dette etter hvert som virksomheten vokser. Mens eksperter krangler om å redusere kostnader, utvikle nye markeder og minimere risikoen, kan kjøpet virke ganske skremmende for en liten bedriftseier. Mange gründere er ikke kjent med disse temaene og er klar over virkningen av anskaffelser senere enn de burde.
Bedrifter med et effektivt anskaffelsesteam gjør ofte gode forretninger og nyter suksessen til vanlige kunder.
For å prikke alt i, bør du vurdere alle de grunnleggende prosessene som moderne anskaffelser innebærer. Dette vil gi deg klarhet angående kjernefunksjonene som utgjør hoveddelen av anskaffelsesansvaret. Du må søke på alt dette i hvilken som helst kompetent anskaffelsesplattform.
Kontroll av krav og aksjer
Før du starter anskaffelsessyklus før betaling, er det nødvendig å avgjøre behovet for et produkt eller en tjeneste. I forbindelse med små bedrifter er nøkkelen å vurdere gyldigheten av behov. Som enhver anskaffelsespesialist vil fortelle deg, sjekk tilgjengeligheten til visse produkter / materialer i "lageret". Legg vekt på hva du savner, og slett allerede disse punktene som virker meningsløse for deg. Gi preferanse til de mest reelle og effektive kjøpene, slik at alt dette senere blir berettiget. Det er veldig viktig at du sjekker behovene dine og dobbeltsjekker tilgjengeligheten din før du går videre til neste trinn: øke kjøpsforespørslene.
Ta opp en kjøpsforespørsel
Her vil et team eller et teammedlem som trenger et spesifikt produkt / tjeneste sende en forespørsel. Dette kan være et papirskjema, et elektronisk skjema eller en muntlig forespørsel på telefon. Hvis du begynner på nytt, bruk elektroniske skjemaer for å hjelpe deg med å lagre og kommunisere. Forsikre deg om at forespørsler først oppstår etter at visse administrative krav er oppfylt. Dette er en metode som vil hjelpe deg med å sikre at bare gyldige forespørsler blir utført. Som praksis viser, er det nettopp denne metoden helt i begynnelsen som spiller en enorm rolle, siden den avslører deg som gründer for leverandører fra den beste siden. Følg de klare reglene og forskriftene i søknadsprosessen, så vil virksomheten din begynne å utvikle seg som den skal.
Behandle kjøpsforespørsler
Begynn med å tildele hovedansvaret for å godkjenne kjøpsforespørsler. Noen fra finansavdelingen eller innkjøpsavdelingen vurderer hver innkjøpsforespørsel og enten godkjenner den og gir ut en innkjøpsordre, eller sender den tilbake til kunden som angir årsaken til avslaget. Når bestillingen er godkjent på vegne av firmaet ditt, anbefales det at du utfører en budsjettkontroll. Gjør dette før du sender inn forespørsler eller tilbud (RFP, RFQ) etter behov. Dette er viktig fordi det ofte hender at vi bestiller alt som syntes nødvendig, og da ikke kan betale for ordren. Å komme i gjeld både i begynnelsen og på toppen av å skaffe virksomhet er en dårlig politikk. Gjør alt basert på økonomi.
Et annet tips: du kan komme deg rundt dette hvis det er mulig å kjøpe inn bulk. Dette er best egnet for unike engangskjøp av varer eller tjenester med lav verdi eller ustyrte kjøp av en bestemt kategori.
Forhandling og godkjenning av ordre
Etter at du har sendt inn bestillingen til leverandøren din, kan de godkjenne den, avvise den eller starte forhandlinger.På dette tidspunktet kan du diskutere variabler som leveringsplaner, alternative elementer, priser og transportmåte. Vær oppmerksom på at avtalen er en juridisk bindende kontrakt. Etter at selgeren signerer en, er de pålagt ved lov å tilby de angitte tjenestene eller varene i samsvar med den angitte timeplanen til angitt pris.
Motta varer og / eller produkter
Selgeren sender deg varene eller leverer tjenesten og introduserer deg for et viktig dokument om mottak av varer. Du signerer det så snart du bekrefter at det forespurte produktet (eller leverte tjenester) er i orden og er på lageret ditt. På dette tidspunktet utfører du også et sikkerhetstiltak kalt trepartsoverensstemmelse, som betyr å sammenligne innkjøpsordren, pakkelisten som følger med produktet eller tjenesten og leverandørens faktura. Så snart du sørger for at alle stemmer overens, bare da bør du gå til betalinger.
Kontorarbeid og selgerproduktivitet
Etter at du har fullført alle prosessene som fører fra "anskaffelse" til "betaling", tar du to tiltak for å sikre konsistens. Den første er journalføring, og den andre er leverandørens ytelsesanalyse. Etter at hver betaling er utført, kan du registrere den for en permanent post, nyttig for en revisjon, og når du trenger å motta informasjon om bestillingen senere, vil dette hjelpe deg. Hvis du bytter til digitale data, kan du lagre alle kjøpsdataene dine på et lett tilgjengelig sentralisert sted.
Leverandørens arbeid er kanskje den eneste nøkkelen til effektiv anskaffelse. Her vurderer du hver leverandør av faktorer som kvaliteten på leverte varer eller leverte tjenester, hvor godt de overholder leveringsplaner og kontraktsmessige forpliktelser, så vel som responshastigheten. Hvis du ikke var fornøyd med noen av disse områdene, sjekk dette med rødt. Leverandørs resultatstyringsanalyse hjelper deg med å opprettholde og utvide forhold bare med de mest effektive leverandørene.
konklusjon
Å forstå anskaffelsesprosesser betyr å gjøre førsteklasses kjøp! Gründere tenker mye og de trenger ikke å føle at de trenger å bli anskaffelsesekspert slik at virksomheten går jevnt. Bare begynn med det grunnleggende og forstå hvordan du gjør de riktige innkjøpene. Sett opp noen automatiserte innkjøpssystemer, slik at du kan være sikker på at de fungerer i samme tempo hver gang.
Ikke la mangelen på kunnskap hindre deg i å konkurrere med erfarne fagpersoner - mestre disse grunnleggende korrekt, og du vil allerede ha en god start!