Det er vanskelig å forestille seg en virksomhet uten møter eller andre ledermøter med ansatte. Under slike møter blir det tatt kontakt i teamet, formidlet viktig informasjon og foreslått forslag. Møter er ikke alltid interessante eller viktige, desto mer positivt oppfattes det av alle ansatte. For ikke å kaste bort tid på en tom samling av ansatte, bør du kjenne til hemmelighetene til vellykkede forretningsmøter.
Tydelig agenda
Et forretningsmøte er ikke et hemmelig møte, men et planlagt arrangement, som på forhånd må avtales med alle deltakere. Lederen eller personen som samler medlemmene på møtet er ansvarlig for dagsordenen. Det inkluderer følgende data:
- Dato og klokkeslett for møtet.
- Tema for samtale.
- Liste over høyttalere. Hvis lederen eller arrangøren inviterte noen til å holde en tale, bør taleren varsles på forhånd. Dette vil lindre forlegenhet og flauhet og la foredragsholderen forberede seg bedre for ikke å kaste bort tiden til andre lyttere på unødvendig informasjon eller forsøk på å huske nødvendig data.
Tips: alle som snakker bortsett fra arrangøren, bør kjenne tiden sin omtrent. Dette vil tillate dem å ikke forlate møtet til feil tid og ikke bli forsvunne i påvente. Helhetsinntrykket av møtet, der alle kjenner sin plass, vil være positivt for de fleste deltakere.
Ingen ekstra lyttere
Hvis det ikke er noe ønske om å se gjespende og kjedelige ansikter fra publikum, bør du ikke invitere de som ikke trenger å være på møtet. Selvfølgelig kan det vise seg at møtet virkelig interesserer bare 5 personer av 100. Men i dette tilfellet er det fortsatt ikke nødvendig å invitere 50 personer som statister, noe som bare vil irritere foredragsholderne og mentalt ønske at alt dette ender snart.
Tips: du kan alltid invitere "brennende hoder." Dette er de som er interessert i prosjektet, ideen og ikke er motvillige til å delta i møtet eller på annen måte vise aktivitet. Slike ansatte vil da gjerne fortelle hele teamet hva som ble diskutert på møtet og hvordan møtet gikk.
Mulighet for å snakke
Denne regelen om god montering følger av den forrige. De som virkelig er interessert i møtet, har ikke noe imot å si sin mening om saken eller gi et tilbud.
Men en kollektiv diskusjon, hvis møtet har mer enn 15 personer, kan dra på i 1,5 timer eller lenger. For ikke å fornærme noen, bør du gi ordet til lederne for gruppene eller be alle om å samle interesser for å la flere talere kunngjøre sine meninger.
Monologbegrensning
Arrangørene av møtene og lederne for teamet skal ikke gjøre de tilstedeværende lei, mens de bruker timer på å uttrykke sine tanker, håp og preferanser. Tiden for hver deltaker å snakke bør være begrenset.
Hvis det er nødvendig å bestemme hva som er bedre: å gjøre presentasjonen kort eller langvarig, bør du velge det første alternativet. Hvis du vil høre på detaljene, vil elevene selv stille spørsmål eller be om annen informasjon.
Men det er ikke noe verre når spørsmålet oppstår i øynene til de tilstedeværende: "Når vil det hele ta slutt?" I mellomtiden forteller arrangøren av møtet, som om ingenting hadde skjedd, sin mening om det nye prosjektet, uten å ta hensyn til de trette sukkene til arbeiderne.
Tydelige oppgaver
Hvis møtet ikke er rent informasjonsmessig, bør deltakerne motta klare anbefalinger eller oppgaver etter at det er slutt.Hvis du vil delta i et nytt prosjekt, skal alle få navnet på ideen, kravene, oppgaven og frister for gjennomføringen.
Ledere som ber ansatte oppfylle kravene, men ikke setter bestemte frister, mister bare tid. Uten harde grenser gjør mange alt i siste øyeblikk, og det er ikke bare uansvarlige arbeidere som har skylden.
Utførelse kontroll
Etter å ha mottatt oppgavene etter møtet, begynner ikke alle ansatte samvittighetsfullt å oppfylle dem. Men hvis lederen glemte hvem han hadde satt hvilke oppgaver, så ble møtet bortkastet.
Regelmessig overvåking av utførelsen av oppgaver mottatt under møtet er en viktig komponent i den overveiende prosessen. Oppfølging må være den som ga instruksjonene. Ellers vil kravene være valgfrie, noe som til slutt vil annullere fordelene ved forretningsmøter i virksomheten.
Ingen distraksjoner
Under offentlig tale skal ikke høyttaleren bli distrahert av fremmede lyder, gjenstander eller aktiviteter. Det er ikke tillatt å se noen steder bortsett fra tekst, skjermen på presentasjonsmonitoren eller de som lytter til talen hans.
Det anbefales å sette mobiltelefonen i stille modus eller av. Dette gjelder også de som hører på talen: samtaler, SMS og kommunikasjon på sosiale nettverk under talen til en annen person er et tegn på at møtet er kjedelig og ikke har nyttig informasjon. Når møtet er effektivt, er det ingen som bruker tid på gadgets eller andre måter å ha det moro på.
Korte frister
Det anbefales ikke å holde møter daglig, siden slike møter kan være slitsomme for de fleste ansatte. Men hvis behovet for å samles er diktert av det særegne ved virksomheten, må spesiell oppmerksomhet rettes mot møtetidspunktet.
Et møte vil være produktivt hvis det ikke blir langvarig. Maksimalt 20 minutter om dagen er nok til å formidle viktig informasjon og klare å utnevne de som er ansvarlige for daglige gjøremål.
Jobbanalyse
Ledere eller arrangører av møter oppfordres til å registrere prosessen eller føre en spesiell kalender, møtedagbok. Det skal bemerkes hvor lenge møtet varte, hovedpunktene, oppgavene og forslagene.
Dette vil tillate deg å ikke gjenta, holde neste møte produktivt og eliminere behovet for å huske hvilke oppgaver som krever overvåking.