Eiere av små og mellomstore bedrifter blir tvunget til å jobbe i lang tid. Noen gründere jobber til og med i helgene. For å redusere nødbelastningen anbefales det å bruke automatisering av forskjellige rutinemessige prosesser og handlinger. Men det er noen operasjoner som best utføres uavhengig, for ikke å møte tap.
Funksjoner og fordeler ved automatisering
Småbedrifter trenger det ofte, da gründere og ansatte ofte må utføre rutinemessige og helt ubrukelige handlinger. Plussene inkluderer at du ikke trenger å bruke mye tid og krefter på enkle og rutinemessige handlinger som kan utføres automatisk.
Den frigjorte tiden kan brukes til å etablere kontakter med entreprenører, kommunisere med pårørende eller utføre andre viktige oppgaver som ikke kan automatiseres. Derfor kan vi skille flere forretningsprosesser som bør automatiseres.
1. Svar på e-post
Hvert selskap har en e-post, og ofte mottar det mange forskjellige brev fra partnere, kunder eller bare private kunder. Omtrent 25% av tiden en bedriftseier bruker på å sjekke e-post og skrive svar.
Samtidig er det mulig å fremskynde denne prosessen, som maler brukes til. Dette er ikke en komplett automatisering, men du kan redusere tiden du må bruke på å skrive tekster.
2. Fylling av fakturaer
Regnskap er en kompleks og tidkrevende prosess. Vanligvis er en erfaren regnskapsfører engasjert i det, men ofte har begynnende gründere rett og slett ikke økonomiske muligheter til å ansette en spesialist. Derfor må de uavhengig utarbeide mange dokumenter, som inkluderer samme type faktura.
For samlingen deres er det ønskelig å bruke spesielle dataprogrammer, som lar deg bare endre grunnleggende informasjon, slik at den andre informasjonen blir uendret.
3. Lønn
Samlingen deres er en kjedelig jobb, som må utføres månedlig, siden det hver måned gis en lønn til de ansatte i selskapet. Det er vanskelig å automatisere utarbeidelsen av lønnslister hvis mange ansatte i selskapet fortsatt mottar lønn i kontanter.
Derfor er det lurt å overføre alle ansatte til å motta lønn i ikke-kontant form. For dette velges banker som tilbyr optimale betingelser for åpning av innskudds- og lønnskort. Under slike forhold, i en automatisk modus, vil midler overføres til kontoen til ansatte, slik at du ikke trenger å forholde deg til utarbeidelse av uttalelser.
4. Oppgaveledelse
Cirka 70% av entreprenørens tid blir brukt på å styre forskjellige oppgaver i virksomheten hans. For å spare tid og krefter anbefales det å bruke spesialisert programvare. Med den kan du koordinere handlinger mellom forskjellige oppgaver, bli kvitt repeterende handlinger, og også tilpasse den digitale oppgavelisten kontinuerlig.
Slike programmer minner om visse handlinger som må utføres av en gründer i et bestemt tidsrom. Derfor trenger du ikke å bekymre deg for at eieren av selskapet av forskjellige årsaker vil glemme visse oppgaver.
5. Rapporter og erklæringer
Hver forretningsmann betaler skatt på grunnlag av et tidligere valgt skattesystem. For å rapportere til Federal Tax Service, er det nødvendig å utarbeide og sende selvangivelser eller andre dokumenter på en riktig måte. For å gjøre dette, må du være godt kjent med regnskap.
Selv denne prosessen kan automatiseres. Skattetjenesten gir gründeren muligheten til å laste ned spesielle programmer fra den offisielle hjemmesiden til Federal Tax Service. Bare informasjon om resultatene av selskapets aktivitet legges inn i disse programmene, hvoretter beregningene blir utført automatisk. På grunn av denne programvaren kan du redusere mengden tid og krefter du må bruke på å samle offisiell dokumentasjon betydelig.
Hvilke oppgaver kan ikke automatiseres?
Selv om automatisering har mange fordeler, er det fortsatt noen handlinger som må implementeres personlig av gründeren. Ellers kan ikke forretningsmannen ta hensyn til mange viktige punkter, noe som vil føre til tap av selskapet.
1. Kundeproblemer
Misnøye hos kunder og kunder kan oppstå når som helst av forskjellige årsaker. Det er rett og slett umulig å håndtere slike vanskeligheter i automatisk modus, så gründeren må ta del i denne prosessen. Han må ordne problemet slik at den misfornøyde klienten ikke legger igjen en klage på Internett.
Når du løser slike problemer, er det viktig å fokusere på personlig kommunikasjon. Ikke bruk e-post eller telefonmeldinger, så det anbefales å avtale tid og ombestemme seg for klienten.
2. Tilpasning av kunder
Nye kunder som ikke er sikre på om det er lurt å samarbeide, kommer stadig inn i virksomheten. Derfor er det viktig å bruke visse forretningsprosesser rettet mot den raske tilpasningen.
I det tidlige stadiet av samhandling kan ikke en forretningsmann stole på automatisering, siden det sannsynligvis vil miste en stor klient. Derfor kreves personlig oppmerksomhet for å etablere et sterkt forhold.
3. Anerkjennelse av ansatte
Bedriftsansatte er en verdifull ressurs for enhver gründer. Derfor, hvis en forretningsmann konstant ønsker å lære om de forskjellige prestasjonene til spesialister, vil han måtte ta seg av vurdering og analyse på egen hånd. Det er umulig å automatisere denne prosessen, fordi ellers begynner arbeidere å føle seg mer fritt, noe som ofte fører til en nedgang i arbeidskraftens produktivitet.
Hvis noen spesialister når høyder i karrieren, bør gründeren feire suksessen ved å gi priser eller priser.
4. Kreative prosesser
Selv om automatisering forbedrer produktiviteten, kan den ikke erstatte det kreative arbeidet folk gjør. Programmer kan ikke reprodusere den menneskelige hjernen, derfor krever implementering og opprettelse av kreative ideer involvering av erfarne og talentfulle innleide fagpersoner.
Derfor er kreative jobber fortsatt etterspurt og høyt betalte. For å ta opp viktige problemer, må den ansatte ha kritisk tenkning og nyskapende ferdigheter.
5. Bygge sterke relasjoner med kolleger og kunder
Dette er bare mulig gjennom personlig kommunikasjon av gründeren med representanter for andre selskaper eller ansatte. Du bør ikke stole på automatisering, så det tilrådes å forlate den konstante bruken av e-post eller andre systemer.
For ansatte må du bruke forskjellige gaver eller håndskrevne takkebrev. Hvis det er noen misnøye fra kundenes side, må du føre personlige samtaler.
Derfor, selv når du bruker moderne teknologier, kan ikke noen prosesser automatiseres.
konklusjon
Automatisering kan spare tid og krefter for en gründer, så det er lurt å implementere det i arbeidet med selskapet når du utfører noen rutinemessige operasjoner.Men det er noen forretningsprosesser som krever personlig oppmerksomhet fra en forretningsmann.