Veisyklene presenteres av den primære regnskapsdokumentasjonen, som må utarbeides av hver gründer eller bedriftsleder, hvis selskapets aktiviteter er relatert til bruk av biler. Hvis selskapet er eieren av bilen, er det veisentrene som bekrefter muligheten for å bruke kjøretøyet i ferd med å gjøre forretninger. Hvis bilen tilhører den ansatte, lar arkene deg bestemme det optimale kompensasjonsbeløpet for å bruke bilen til offisielle formål. Å fylle ut kupongen er en viktig prosess, siden det ikke kan gjøres alvorlige feil under inngrepet. Prosessen blir utført av selskapets tjenestemenn.
Konseptet og behovet for veisykler
Dette er de primære dokumentene som bekrefter bruken av maskinen for selskapet. De inneholder viktig informasjon om direkte kjøretøy, sjåfør og firma. Disse dokumentene kan sjekkes av arbeidstilsynet, skatteinspektørene eller trafikkpolitiet, så selskapets tjenestemenn må ta hensyn til reglene for utfylling av reiseark. De vil bidra til å unngå forskjellige brudd og feil.
Hvis inspektørene finner unøyaktig informasjon og feil, vil dette bli grunnlaget for å pålegge store bøter.
Hvorfor brukes?
Fylling av rutekort utføres av hver organisasjon, som på en eller annen måte er forbundet med behovet for å bruke kjøretøy. Ved hjelp av dette dokumentet kan du oppnå flere mål på en gang, som inkluderer:
- bevegelsen av bilen overvåkes i løpet av arbeidsdagen;
- basert på dette dokumentet, blir førerslønn beregnet;
- fast mengde penger brukt på drivstoff og smøremidler;
- avskrivninger er riktig beregnet på den brukte eiendommen;
- totale utgifter til bilen tas med i betraktningen.
I tillegg trenger sjåføren kupeen for presentasjon for trafikkpolitimannen, siden det er han som bekrefter lovligheten av godstransport eller passasjerer. Han fungerer som bevis på at kjøretøyet er i optimal tilstand, og at en bestemt innbygger er den offisielle sjåføren. Hvis det under kontrollen blir funnet feil i dokumentet, eller at det ikke er avdekket fraktbrev, vil sjåføren bli holdt ansvarlig på grunnlag av art. 12.13 Administrativ kode.
Dokumentfunksjoner
Fylling av kupong regnes som en ganske enkel prosess. Hvert selskap velger uavhengig om de vil bruke et enkelt skjema eller om en unik form av dette dokumentet skal utvikles, noe som er nedfelt i organisasjonens interne forskriftsdokumentasjon.
Hvis selskapet spesialiserer seg på transport av mennesker eller varer, bør bilregnskapsprosedyren kun utføres på et spesielt godkjent arkform. Hvem skal gi veibeskrivelse til sjåførene? Prosessen utføres utelukkende av arbeidsgiveren som utarbeider og fyller ut dette dokumentet. Vanligvis gir direktøren for selskapet en ordre hvor han utnevner den ansvarlige. Det er denne ansatt som er involvert i oppretting, fylling og overføring av brosjyrer til sjåfører.
Funksjonene ved å fylle ut et dokument inkluderer:
- et ark skrives utelukkende når du bruker bilen til forretningsformål;
- det har ikke noe av hvilken grunn selskapet som bruker et bestemt kjøretøy, så bilen kan eies av selskapet på grunnlag av eierskap eller leies ut;
- maksimal gyldighetsperiode for et dokument er 30 dager;
- det er lov å skrive det ut for en dag eller til og med for en tur.
I henhold til de nye reglene som gjaldt i 2018, er det tillatt å utvide gyldigheten av arket.
Dokumenttyper
Reglene for utfylling av veikanter kan variere litt avhengig av mangfoldet i dette dokumentet. Hver type kjøretøy bruker sin egen brosjyre. Derfor er det waybills for følgende kjøretøy:
- lastebiler;
- personbiler;
- spesiell transport;
- taxi, som kan være en bil eller en lastebil;
- busser som kan være beregnet på offentlig persontrafikk eller andre formål.
For hvert kjøretøy brukes det tilsvarende skjemaet. Hvis organisasjonen er uavhengig engasjert i utviklingen av dokumentasjon, fikses det valgte skjemaet i en spesiell journal.
Nyansene med å fylle
Prosedyren for utfylling av kupeen bestemmes individuelt i hvert selskap. Oftest brukes følgende regler og funksjoner for dette:
- en koordinator utnevnes etter ordre fra lederen av selskapet, som utarbeider reiseark for hver bil som brukes av ansatte i prosessen med å oppfylle arbeidsoppgaver;
- Hvis selskapet er lite, blir dokumentasjonen ofte fylt ut av den direkte sjåføren av bilen, men de legger inn informasjon bare i en del av skjemaet, som refererer til kjørelengden på bilen, som kilometertellerindikatorer tas med i beregningen;
- det er lov å legge inn informasjon for å bruke et spesielt program som de ekstra delene av dokumentet er skjult med;
- Før du sender bilen på fly, må den ansvarlige ansatte i selskapet sørge for at kjøretøyet er i optimal stand;
- før flyturen må til og med sjåfører gjennomgå en medisinsk undersøkelse som bekrefter at innbyggerne kan kjøre.
Etter flyturen blir arket overført tilbake til koordinatoren. Så snart dokumentet utløper, overføres det for lagring til selskapets arkiv i 5 år. For feil og brudd på ansvaret er lederne av organisasjonen.
Et eksempel på utfylling av en kupong for kjøretøy finner du nedenfor.
Hvilken informasjon er inkludert?
Fylling av kupong på en bil eller lastebil skal utføres av en autorisert ansatt i selskapet. Han må først forstå reglene i denne prosessen. Obligatoriske detaljer når du fyller ut kupongen blir presentert med følgende informasjon:
- dokumentets navn;
- hans nummer;
- gyldighetsperiode;
- informasjon om eieren av bilen;
- type og maskinvare;
- bilregistreringsnumre;
- kilometertellerindikatorer, og de fjernes når bilen forlater foretaket, samt når du sender kjøretøyet til garasjen;
- eksakt tidspunkt for avreise og ankomst;
- informasjon om den ansvarlige ansatte i selskapet, som setter bilen på nett og sammenstiller en kupong;
- driverinformasjon;
- tid og dato for bestått medisinsk undersøkelse av sjåføren;
- informasjon om medisinsk offiser som utfører undersøkelsen;
- et merke på tidspunktet og datoen for den tekniske inspeksjonen av bilen, og prosedyren kan utføres direkte i organisasjonen, hvis det er nødvendig utstyr og relevante spesialister;
- informasjon om mekanikerne som utførte inspeksjonen.
Det er lov å legge inn annen informasjon i dokumentet. Dette er mulig hvis organisasjonen bruker sin egen rutepost.
Hvilken informasjon er valgfri?
Prosedyren for å fylle ut kupeen kan variere litt fra selskap til selskap. Følgende punkter tas i betraktning:
- Det krever ikke tilstedeværelse på utskriftsarket til selskapet med detaljene;
- spesielt bør man være oppmerksom på studier av bilens tekniske tilstand;
- den eneste formen for dette dokumentet er opphevet i loven;
- det er ikke nødvendig å indikere ruten i teksten, siden bare dataene som presenteres av kilometertelleren er påkrevd.
I praksis mener trafikkpolitiet eller ansatte ved andre kontrollorganer at mangelen på informasjon om ruten er et alvorlig brudd, slik at sjåfører og eiere av selskaper stilles til ansvar. I dette tilfellet må du gå til retten for å utfordre store bøter. For å unngå slike ubehagelige situasjoner, anbefales det å skrive direkte ned i teksten til dokumentet hva rutens sluttpunkt er.
Nyansene ved å bruke dokumentet
Fylling av kupong for en lastebil eller annen transport er en obligatorisk prosess for alle selskaper som bruker forskjellige maskiner til arbeidsaktiviteter. Å bruke dette dokumentet har følgende funksjoner:
- Skjema 4-C gjelder hvis stykkindikatorer brukes til å beregne førerlønn;
- hvis det brukes tidsbaserte lønninger, opprettes en ruteplan i form 4-P;
- i tillegg til dette dokumentet, må sjåførene ha tilhørende dokumentasjon levert av konteringsbrevet for de transporterte varene;
- et dokument skrives utelukkende av en ansvarlig person som arbeider på et bestemt skifte;
- dokumentet må være merket av en mekaniker som kontrollerer maskinens tekniske tilstand, en medisinsk arbeider som utfører en medisinsk undersøkelse, en koordinator som sender bilen på flukt, og også den direkte sjåføren.
Hver rutepost skal være tilgjengelig i alle selskaper i optimal mengde.
Oppbevaringsperiode for dokument
Bedrifter må oppbevare turarkene sine i minst 5 år, som er foreskrevet i Order of the Ministry of Transport No. 152 og Federal Law No. 402.
Hvis det gjøres alvorlige feil eller brudd under utfyllingen av kupongen, blir dokumentet ugyldig, derfor kan det ikke brukes til noe formål. Ansvaret for slike feil ligger hos tjenestemenn som fyller ut dokumentasjonen, samt den direkte lederen av selskapet.
Hvordan utvikle du din egen form?
Ikke alle selskaper foretrekker å bruke ensartede skjemaer, så de foretrekker å utvikle sine egne former for dokumentet. For dette er det tillatt å bruke hvilken som helst struktur, så vel som å inkludere forskjellige punkter i dokumentet.
Men når man danner en ny form, blir det tatt hensyn til at obligatoriske detaljer skal inkluderes i teksten. Uten dem anerkjennes ruteplanen som ugyldig, derfor vil det ikke være mulig å bruke den til noe formål.
Etter å ha utviklet skjemaet, er det nødvendig å overføre prøven til Federal Tax Service på registreringsstedet. I dette tilfellet er det mulig å unngå problemer i fremtiden med tildelingen av utgifter til veisirkler til kostnadene for selskapet.
Ansvar for mangelen på et dokument
Hvis sjåføren beveger seg langs veiene uten det nødvendige settet med dokumenter, som inkluderer rutebilen, er dette en betydelig overtredelse. Han blir brakt til administrativt ansvar av trafikkpolitiet, så han må betale en bot på 500 rubler.
Juridiske personer med slike overtredelser skal betale en bot på 100 tusen rubler. De samme straffene gjelder for firmaer som transporterer mennesker eller varer med elektrisk transport.
Andre funksjoner
Når du fyller ut rutefilen til en buss eller annen transport, tas andre nyanser i betraktning:
- det er ikke nødvendig å utarbeide en ruteplan hvis en leid bil brukes, men med dens hjelp er det mulig å ta hensyn til kostnadene for drivstoff og smøremidler i selskapets utgifter;
- ett brosjyre er utarbeidet for en tur, men gyldighetsperioden kan variere fra 1 til 30 dager;
- det er ikke tillatt å fylle ut dokumentasjonen delvis, ellers blir et slikt dokument erklært ugyldig.
Den ansvarlige personen som er utnevnt som koordinator, må først bestå spesielle kurs som lar ham forstå reglene for å sammenstille den grunnleggende dokumentasjonen som enhver driver av selskapet må ha. I tillegg må sjåføren ha et sertifikat for medisinsk undersøkelse før flyturen.
konklusjon
Waybills er viktige dokumenter i ethvert selskap som spesialiserer seg på transport av varer eller personer. De blir satt sammen av spesielle ansatte i bedriften som er utnevnt til stillingen ved å gi en ordre av organisasjonens ledelse.
Hvert firma kan utvikle sin egen form for dokumentasjon, men noen obligatoriske detaljer må være til stede på skjemaet. Hvis det oppdages feil eller brudd, skal arket anses som ugyldig eller ugyldig.