Under virksomheten til enhver bedrift vises det et stort antall dokumenter som må lagres i en viss periode. I vår artikkel ønsker vi å snakke om hvordan den operative lagringen av dokumenter og ødeleggelsen av dem blir utført.
Hva er online lagring?
Absolutt alle papirer som er opprettet eller mottatt i løpet av bedriften, er underlagt klar systematisering og grundig behandling. Slik at du i fremtiden kan bruke dem på nytt, må du organisere sikkerheten deres på riktig måte, og gi rask tilgang til noen av dem. Faktisk er den operative lagringen av dokumenter bevaring av papirer i en organisasjon eller strukturell enhet til de blir ødelagt eller overført til organisasjonens arkiv.
Oppbevaringsperioder for dokument
I enhver organisasjon er det en rekke papirer i henhold til graden av verdien. Noen har stor økonomisk eller vitenskapelig verdi, andre inneholder informasjon som er nødvendig for å løse spesifikke problemer, hvoretter de mister betydningen. Derfor må noen av papirene systematiseres og lagres, mens andre ganske enkelt ødelegges, i henhold til visse regler.
Operativ lagring av dokumenter med vitenskapelig eller praktisk verdi har sin egen tidsramme. De er avhengig av hvor viktig innholdet er.
Holdbarhet kan være som følger:
- Konstant.
- Midlertidig (mer enn ti år).
- Midlertidig (ikke mer enn ti år).
Det skal bemerkes at papirenes form ikke påvirker lagringstidene for dokumenter på noen måte (lagringstabellen er gitt av oss i artikkelen). Det er ingen hemmelighet at i dag blir mesteparten av informasjonen behandlet elektronisk. Vilkår avhenger først av alt innholdet i selve dokumentet.
Krav til lagring
Det er visse krav for operativ lagring av dokumenter. For eksempel bør avsluttede tilfeller av midlertidig eller permanent konservering forbli i organisasjonsenhetene i flere år. Etter denne perioden blir de plassert i arkivet til foretaket.
Så lenge papirene er i aktiv bruk, trenger de riktig design og vedlikehold. Operativ lagring av dokumenter innebærer dannelse av dem i henhold til bestemte grupper, samt nomenklaturspesifikasjoner som organisasjonen har vedtatt.
For å sikre et raskt søk i papirer, er det nødvendig å formatere navnene på mapper så informative som mulig. Som stasjon brukes som regel mapper, på forsiden der det skal være en lomme for utskiftbare navn på nomenklaturer.
Under lagring på nettet er følgende informasjon angitt på omslagene:
- Den midlertidige perioden med begynnelse og slutt på bruk.
- Totalt rene ark i en mappe.
- Angivelse av holdbarheten for slike verdipapirer.
- Fullt navn artist, hans telefonnummer.
- Ytterligere inskripsjoner kan også være til stede ("for godkjenning", "for signatur", etc.)
Nåværende lagring utføres i spesialutstyrte skap (metall) eller i et eget rom, som er lukket for tilgang. Midlertidig utstedelse av verdipapirer skal bare gjennomføres etter pålegg fra ledelsen for avdelingen som dokumentene forholder seg til. Mot slutten av dagen skal mappen returnere til sin plass - et trygt skap.
Ved slutten av den operative lagringsperioden tildeles dokumenter status som "fullført". Og først etter dette begynner prosedyren for forberedelse til overføring til arkivet.
Datoer for lagring av innkommende dokumenter
I enhver organisasjon akkumuleres innkommende dokumenter i aktivitetsprosessen. De har også holdbarhet. Generelt refererer innkommende korrespondanse til all dokumentasjon som ankommer foretaket. Lagringsperioder for slike papirer bestemmes av innholdet. Innkomne dokumenter anbefales å lagres i minst tre år. Imidlertid kan viktigere brev vare lenger (for eksempel mer enn fem år). Varighet bestemmes av graden av viktigheten av informasjonen i papirene. Derfor må klassifiseringen av slike dokumenter ta hensyn til viktigheten av informasjon. For eksempel bør brev fra myndigheter utheves i en mappe, og korrespondanse med forretningspartnere i en annen. Slike papirer bør lagres i minst fem år.
Utgående oppbevaringsperioder
Utgående dokumenter, som alle andre i bedriften, er lagret. Som for innkommende papirer har de dessuten visse vilkår, som avhenger av graden av deres betydning.
Det anbefales å systematisere dokumentene og angi lagringsperioder i hver mappe. Logisk sett skal utgående dokumenter deles inn i separate arrays: korrespondanse med leverandører, med kunder, kunder, offentlige organisasjoner, verktøy osv. De viktigste papirene bør oppbevares i driftslagring i minst fem år, og enklere - opptil tre år. Spesielt viktige brev kan lagres i ti år. Begrunnelsen for en så lang bruk må være fastsatt i en spesiell instruksjon om virksomhetens geistlige arbeid.
Dokumentlogger
Et dokumentregistreringsjournal er tilgjengelig hos enhver bedrift. Dessuten fordeles det som regel separate registreringsjournaler for innkommende og utgående verdipapirer hvis organisasjonen er aktiv. Så mye mer praktisk å systematisere all korrespondanse. Magasiner kjøpes og endres hvert år. For øyeblikket foretrekker mange selvfølgelig å føre en lignende journal i elektronisk form. Det må imidlertid være en papirkopi.
Forespørsler om dokumenter blir registrert i tidsskriftene, numre blir tildelt dem, og datoer er også angitt. Slik registrering av verdipapirer lar om nødvendig finne riktig dokument. Magasiner oppbevares i tre år. På slutten av denne perioden blir all dokumentasjon relatert til innkommende og utgående korrespondanse ødelagt, mens du utarbeider en handling.
Dokumentundersøkelse
Som vi sa tidligere, varigheten av bruk og lagring av papir under ingen omstendigheter avhenger av skjemaet (papir eller elektronisk), bare innholdet i dokumentene er av betydning. For å bestemme betydningen av det, oppnevnes en eksamen. Dens oppgave er å finne ut hvilke dokumenter som er av betydning for produksjon, vitenskap, staten osv. For dokumenter som er valgt for operativ lagring, er det nødvendig å angi hvor lang tid de kan trenge. Derfor er bestemmelsen av lagringstiden en annen oppgave som er satt før undersøkelsen. Alle papirer før de blir sendt til ekspertvurdering som forberedelse for overføring til arkivet, blir dannet til nomenklaturforhold av visse strukturelle avdelinger eller kontorledertjenesten.
Verdiundersøkelse kan utføres hos foretakene selv, organisasjoners arkiver samt statlige arkiver.
Generelt, hvis vi snakker om seriøse administrasjonsdokumenter, er datoene for lagring av dem forhåndsbestemt på tidspunktet for opprettelsen. Hovedreferanse- og forskriftshjelpemidler som påvirker lagringsperioder er lister over dokumenter som indikerer lagringsperioder. De brukes i ekspertvurderingen av verdipapirer i kommunale, statlige arkiver og hos foretak. Og verdi, som vi har sagt, kommer til uttrykk i holdbarheten.
Listen over dokumenter med lagringsperioder er en systematisk liste over kategorier og typer verdipapirer som inneholder forskriftsinformasjon om lagringstidspunktet.
Listene inneholder lagringsperioder for standarddokumenter som er tilgjengelige i enhver organisasjon. Men spesifikke artikler som gjenspeiler visse funksjoner i virksomheten kan forholde seg til avdelingslister.
Dokumentarkiv
Et arkiv med dokumenter i en organisasjon kan ikke eksistere på egen hånd. Papirene er lagret i det i en viss tid, hvoretter de må overføres til kommunale arkiver eller statlige arkiver. Føderal lov definerer tydelig lagringsperioden for mange verdipapirer i den. Så for eksempel dokumenter på personell, notarialpapirer, forretningsbøker må bevares i 75 år, vitenskapelig dokumentasjon - femten år.
I tilfelle organisasjonen avvikles av en eller annen grunn, må arkivet med dokumenter med fast holdbarhet, samt personalpapir, overføres til det kommunale (statlige) arkivet. Ikke-statlige foretak for å overføre dokumenter må først inngå en avtale med Arkiveringsfondet til den russiske føderasjonen. Hvis det ikke ble konkludert i tide, bør arkivet ta for papir bare for lagring av personell i bedriften. Stedet for lagring av de gjenværende dokumentene bør velges av formannen for avviklingskommisjonen.
Hvordan ødelegge dokumenter?
Arkiveringsdokumenter som er lagret hos bedriften kan fjernes hvis lagringsperioden er utløpt. Ødeleggelse av dokumenter kan overlates til en tredjepart organisasjon, eller du kan utføre det selv. Det er ensartede regler som denne prosessen gjennomføres. Det er verdt å huske at du bare kan ødelegge de dokumentene som har gått ut lagringsperioder som har mistet den praktiske betydningen. Det er mulig å iverksette tiltak med hensyn til verdipapirer kun med sakkyndig skjønn.
Ødeleggelse av dokumenter ledsages av utførelsen av loven.
Å utarbeide en handling
Papirer kan inkluderes i ødeleggelsesakten i tilfelle lagringsperioden gikk ut 1. januar året dokumentet ble utarbeidet. Det vil si at hvis tilfellet 2014 og lagringsperioden er fem år, kan det tas med i loven først i 2020.
For å unngå ytterligere misforståelser, må alle saker gjennomgås fullt ut, og sørge for at alle papirene i den har mistet verdien. I praksis gjør de imidlertid ofte annet. Hvis dokumenter har ligget på en hylle i fem år og aldri blitt berørt av dem, blir reglene neglisjert. De blar gjennom selektivt tilfeller for å sikre at de virkelig ikke lenger er behov for det.
Handlingen må inneholde informasjon som er tilgjengelig på forsiden av saken. Slikt møysommelig arbeid vil virke unødvendig for de menneskene som ikke forstår vanskelighetene med arkivarbeid. Men i virkeligheten er dette ikke slik.
En handling må absolutt underskrives av den som foretok ekspertvurderingen. Videre noterer dokumentet at handlingene ble avtalt med ekspertkomiteen i organisasjonen. Til syvende og sist må loven godkjennes av sjefen for foretaket.
Først etter å ha fulgt alle prosedyrene kan organisasjonen ødelegge sakene oppført i loven.
Hvordan ødelegge forretningsdokumenter?
Det er flere måter å ødelegge dokumenter på. Hvis virksomhetens territorium tillater det, kan du brenne papiret selv og overvåke brannsikkerheten. I tillegg kan du bruke makuleringsdokumentene. Men dette er en ganske lang prosess, denne metoden er egnet for små volumer. I disse tilfellene blir en handling utarbeidet i en vilkårlig form, der faktum om ødeleggelse registreres.
Store mengder saker som er beregnet på ødeleggelse, vanligvis overfører foretak for avhending eller gjenvinning til spesialiserte organisasjoner som håndterer dette.
Fakta om overføringen må registreres i akseptbeviset. Dokumentet viser dato, vekt og antall saker. Eksperter anbefaler at en ansatt i selskapet er til stede ved ødeleggelse av papirer for å opprettholde konfidensialitet.