Personlige dokumenter er dokumenter utstedt av statlige myndigheter som inneholder biografisk informasjon for å identifisere eieren. De kreves når du gjør transaksjoner med eiendom, skaffer lån, kjøper billetter. Samt registrering av arbeidsforhold.
Dokumentklassifisering
For klassifisering av dokumenter som bruker prinsippet om opprinnelse og likhet.
Etter opprinnelse er det typer dokumenter:
- privat;
- tjenestemann.
Et dokument av privat opprinnelse er et papirmedium skapt av en person i hans personlige liv, ikke relatert til hans arbeidskraft eller offentlige oppgaver. Slike dokumenter inkluderer brev, memoarer av privat art, dagbøker, fotoalbum.
Et offisielt dokument er en kilde til informasjon opprettet av en juridisk enhet, en individuell gründer for å oppfylle sine lovpålagte oppgaver og påvirke det sosiale og arbeidsfeltet.
Typer dokumenter
Blant de offisielle skiller disse typer personlige dokumenter:
- identitetskort;
- bekrefter spesialitet, utdanning, kvalifikasjon;
- bekrefter ansiennitet;
- av personlig karakter.
Det er umulig å finne en jobb hvis ovennevnte dokumenter ikke blir gitt til personaltjenesten. Denne ansattes forpliktelse reguleres av artikkel 65 i den russiske føderasjonens arbeidskode. Hoveddokumentet som beviser identiteten til en person er et pass.
Men i tillegg til passet er det mange dokumenter som kan erstatte det om nødvendig, identifikasjon. Dette er et sertifikat fra en sjømann, en militærtjeneste, militær ID, oppholdstillatelse, fødselsattest, utenlandsk pass osv.
Dokumenter for ansettelse
Ansettelse vil bli nektet hvis stillingen gir faglige ferdigheter og kandidaten ikke har et dokument om utdanning. For medisinske arbeidere er dette, i tillegg til et vitnemål fra et medisinsk institutt og en praksisplass, et sertifikat for videregående opplæring og et sertifikat for retten til å yte medisinske tjenester i en spesiell spesialitet.
Dokumenter av personlig art inkluderer klager, klager, skriftlige krav, forklarende.
Personlig fil
Listen over nomenklaturforhold er godkjent av lederen av organisasjonen. En personlig fil er ikke obligatorisk for selskaper. Et unntak for regjeringsorganisasjoner, der de blir gitt til alle. Arbeidsgiveren bestemmer uavhengig om han skal opprette eller ikke. Materielle fordeler: personlige filer gir rask, betimelig og fullstendig informasjon om hver enkelt ansatt. Når det gjelder inspeksjoner fra kontrollmyndighetene, når det kan være behov for en rekke dokumenter av ansatte, forenkler gjennomføringen av slike saker prosedyren i stor grad. Alle nødvendige dokumenter for å opprette mapper blir gitt av den ansatte selv, men noen ganger samler arbeidsgiveren uavhengig av informasjon for å bekrefte den nyansatte arbeidstakeren, for eksempel egenskaper og anbefalinger.
I løpet av arbeidsperioden er den ansatte involvert i arbeidsprosessen: det er mulig å flytte den til andre avdelinger eller til andre stillinger, innføre disiplinære sanksjoner eller priser. Alt dette er ledsaget av publisering av personaldokumenter som fyller den ansattes personlige fil. Den lukkes etter oppsigelsen av arbeidsforholdet til den ansatte. Oppbevaringsperioden for personlige filer til ansatte som er permittert før 01.01.2003 er 75 år, og 50 år for dem som er permittert etter 01.01.2003. Tilfeller av organisasjonens ledere, varamedlemmer på alle nivåer, ansatte med priser og titler lagres på ubestemt tid.
Reguleringsstruktur for dokumenter
Det er ingen handling som regulerer sammensetningen av personlige filer. Arbeidsgivere bestemmer listen over dokumenter uavhengig, basert på detaljene i organisasjonen. Innkomne dokumenter er delt inn i flere kategorier.
Det er personlige dokumenter som var nødvendig når du inngikk en arbeidsavtale. På deres grunnlag blir en arbeidsavtale fylt ut, informasjon blir lagt inn i 1C-programmet. Det er ingen måte å gjøre uten en arbeidsavtale, pass, ansettelsesrekord, TIN, SNILS.
Hvis kandidaten søker om en stilling som krever profesjonsutdanning, deretter et vitnemål. Hvis en kandidat er ansvarlig for militærtjeneste, så et militært kort. For noen kategorier av ansatte er en medisinsk rapport basert på resultatene av en medisinsk undersøkelse obligatorisk.
Den neste kategorien er dokumentene som ble opprettet i løpet av arbeidsperioden i organisasjonen. Dette inkluderer kopier av bestillinger for overføringer, en avskedigelse.
Og den siste kategorien er dokumentene som ble dannet ved oppsigelse av arbeidsavtalen. Avhengig av oppsigelsesgrunnene, er dette et avskjedsbrev, et varsel om permittering, en kopi av dødsattesten og en kopi av oppsigelsesordren.
Gjennomføring av forretningsdokumenter
Ansatte som er oppnevnt etter ordre fra daglig leder med ansvar for å opprettholde arbeidsflyten, er personlig ansvarlige for sikkerheten til dokumenter. Hvis informasjonen om den ansatte endres, blir den personlige filen supplert, men det gamle dokumentet kan ikke fjernes. Mapper med etuier skal være i et spesielt metallskap eller safe. Det er forbudt å lagre personlige dokumenter fra ansatte etter å ha oppnådd behandlingsmål. Når målet som dokumentene ble bedt om for er oppnådd, bør de ekskluderes fra saken og returneres til eieren under signatur. Hvis det ikke er noen mulighet til å komme tilbake, er de utsatt for ødeleggelse av en spesielt oppnevnt kommisjon.